Privacy e accesso ai dati

Importante

Questo articolo fa riferimento all'app Workplace Analytics precedente e non riflette le funzionalità disponibili sulla piattaforma Viva Insights aggiornata. Accedi alla documentazione corrente per i dati analitici avanzati Viva Insights qui: documentazione dei dati analitici avanzati.

Essere consapevoli dei diritti dei dipendenti è un componente fondamentale per garantire un programma di successo usando Microsoft Viva Insights. Prima di usare le funzionalità Web Viva Insights, è importante prendere in considerazione leggi e normative in continua evoluzione in materia di relazioni tra datori di lavoro e dipendenti, privacy, dati personali e criteri aziendali.

Viva Insights non codifica criteri specifici. Fornisce invece il controllo agli amministratori per configurare il prodotto in modo che sia coerente con le leggi, le normative e i criteri aziendali applicabili. L'organizzazione sceglie i dati da usare nell'app.

Importante

Consultare i team legali e delle risorse umane prima di abilitare Microsoft Viva Insights per l'organizzazione.

Si decide chi può vedere quali dati

Le organizzazioni decidono chi può accedere ai dati Viva Insights. Gli utenti primari devono ricevere una formazione adeguata in materia di privacy, nei criteri aziendali e in altre aree tematiche applicabili, prima di poter accedere ai dati.

I livelli di autorizzazione seguenti forniscono l'accesso ai dati Viva Insights:

• L'analista (accesso limitato) ha accesso alle informazioni dettagliate sull'organizzazione in Microsoft Teams e Viva Insights con funzionalità di analisi in cui viene applicata la dimensione minima del gruppo.
• L'analista ha accesso completo a tutte le funzionalità del prodotto, ad eccezione delle funzionalità di amministratore.
• Il ruolo di amministratore ha accesso solo alle funzionalità di amministratore, ad esempio alcune impostazioni dell'analista e l'origine dati in Viva Insights.
• Program Manager ha accesso a Viva Insights in Teams e in Viva Insights, dove i program manager possono anche esplorare le metriche nei casi in cui vengono applicate le dimensioni minime del gruppo. Hanno anche accesso ai piani in Viva Insights e alle relative pagine Gestione e traccia, in cui possono configurare piani e tenere traccia dello stato di avanzamento dei piani attivi o terminati.
• Persone manager che soddisfano le dimensioni minime del team possono accedere a Viva Insights in Teams e in Viva Insights tramite le impostazioni di Manager. Possono anche esplorare le metriche relative al team specifico e ai piani di accesso in Viva Insights, in cui possono configurare piani e tenere traccia dello stato dei piani.

È possibile controllare i dati usati da Viva Insights

Si ha il controllo completo sui dati usati e sul modo in cui vengono usati all'interno di Viva Insights. Viva Insights usa la posta elettronica di Microsoft 365, i metadati del calendario e i dati esterni esportati da un sistema hr per calcolare il tempo che i gruppi all'interno dell'organizzazione trascorrono in riunioni, messaggi di posta elettronica, chiamate e chat.

Viva Insights elabora i dati dell'organizzazione dal sistema hr e i dati di collaborazione di Microsoft 365 per fornire agli analisti un pool unificato di dati da analizzare.

Dati organizzativo

I dati dell'organizzazione sono informazioni contestuali sui dipendenti (ad esempio, titolo, livello, posizione) e possono provenire da risorse umane, sistemi informativi o altri archivi dati line-of-business. Viva Insights combina i metadati di posta elettronica, calendario, chiamata e messaggi istantanei di Microsoft 365 con i dati dell'organizzazione che si sceglie di usare. Con questi dati, fornisce informazioni dettagliate dettagliate e interattive sulle tendenze di comunicazione e collaborazione dell'azienda per aiutarti a prendere decisioni aziendali più efficaci.

Il set di dati dell'organizzazione viene combinato con i metadati di Microsoft 365 per produrre il set di dati completo analizzato per ottenere informazioni dettagliate. I set di dati vengono combinati usando gli indirizzi di posta elettronica degli utenti, ma gli indirizzi di posta elettronica non vengono mai visualizzati in Viva Insights tramite dashboard o risultati di query.

Altre informazioni fornite nel set di dati dell'organizzazione vengono esposte in Viva Insights e in Viva Insights. Assicurarsi che il set di dati non includa dati personali, ad esempio l'ID dipendente. Per altre informazioni, vedere Preparare i dati dell'organizzazione.

Dati di collaborazione da Microsoft 365

I metadati di posta elettronica, calendario, chiamata e messaggi istantanei di Microsoft 365 costituiscono la base per tutte le analisi in Viva Insights. Quindi, il primo passaggio consiste nel determinare quali utenti includere. Quando si sceglie un utente da includere, Viva Insights usa le informazioni seguenti sugli elementi nella cassetta postale e nel calendario dell'utente:

Elemento	Mittente	destinatario	subject	Cronologia	stato	Sede
Posta elettronica	mittente	Destinatari	riga dell'oggetto	ora di invio
Riunione	Organizzatore	Invitati	riga dell'oggetto	ora pianificata	stato partecipante	posizione pianificata
Chiamare	Organizzatore	Invitati		ora pianificata, ora di chiamata unita, durata della chiamata	Stato di chiamata/join
Chat	mittente di messaggistica istantanea iniziale	Destinatari		Ora invio messaggistica istantanea

Importante

Gli allegati e il testo nel corpo della posta elettronica e delle riunioni non vengono mai usati da Viva Insights. Inoltre, sono escluse del tutto le riunioni e i messaggi con contenuti protetti, riservati e privati.