Procedure consigliate per evitare l'overload della posta elettronicaBest practices for avoiding email overload

La posta elettronica è lo strumento di collaborazione più utilizzato con una stima di 110 miliardi messaggi inviati giornalmente.Email is the most widely used collaboration tool with an estimated 110 billion messages sent daily. Nonostante i vantaggi, la posta elettronica può diventare travolgente da gestire.Despite the benefits, email can become overwhelming to manage. Ruba la tua attenzione e porta a livelli di stress più alti.It steals your attention and leads to higher stress levels.

Procedure di posta elettronica migliori possono ridurre lo stress, migliorare la comunicazione, aumentare la produttività e supportare la possibilità di concentrarsi.Better email practices can reduce stress, improve communication, boost productivity, and support your ability to focus.

Perché è importanteWhy it matters

Come spendere meno tempo per la posta elettronica ogni giorno spiega come:How to spend way less time on email every day explains how:

  • "Il professionista medio spende il 28% della giornata lavorativa leggendo e rispondendo alla posta elettronica, in base a un'analisi McKinsey"."The average professional spends 28 percent of the work day reading and answering email, according to a McKinsey analysis."
  • "In media, i professionisti controllano la posta elettronica 15 volte al giorno o ogni 37 minuti.""On average, professionals check their email 15 times per day, or every 37 minutes."

Procedure consigliateBest practices

  • Designare un canale di comunicazione destinato ai messaggi urgenti.Designate a communication channel that is intended for urgent messages.
  • Consentire ai dipendenti di disconnettersi dal messaggio di posta elettronica dopo il lavoro.Enable employees to disconnect from email after work. Se arriva qualcosa di urgente, è possibile raggiungerlo tramite i canali alternativi.If something urgent comes up, they can be reached by the alternative channels.
  • Impostare le aspettative chiare e sollecitare la gestione per impostare l'esempio appropriato per il resto dell'organizzazione.Set clear expectations and urge management to set the right example for the rest of the organization.
  • Scrivere la posta elettronica nel modo desiderato per leggerli.Write email the way you want to read them. Tienili brevi, usa il linguaggio semplice ed evitare blocchi di testo lunghiKeep them short, use simple language and avoid long blocks of text
  • Non "seppellire il piombo".Don’t “bury the lead.” Scrivere il messaggio importante e/o la prima domanda nella posta elettronica seguita da qualsiasi sfondo criticoWrite the important message and/or question first in your email followed by any critical background
  • Non è necessario un utilizzo eccessivo del campo "CC" premeditatamente selezionando i destinatari in base al ruolo e resistono a una pressione eccessiva.Don’t overuse the “Cc” field by thoughtfully selecting recipients based on role and resist pressure to be over-inclusive.
  • Apportare suggerimenti concreti con orari, posizioni e scadenze specifiche per ridurre i tempi di inutilità inutili.Make concrete suggestions with specific times, locations, and deadlines to reduce unnecessary back-and-forth.
  • Inviare meno messaggi di posta elettronica per ricevere un numero minore di messaggi di posta elettronica prendendo in considerazione diversi medium (il telefono, una riunione o una chat) per il messaggio.Send fewer emails to receive fewer emails by strategically considering different mediums (the phone, a meeting, or chat) for your message.
  • Evitare di "Rispondi a tutti" prendendo in considerazione il ruolo del thread e l'invio di messaggi mirati.Avoid “reply-all” by considering your role in the thread and sending targeted messages instead.
  • La posta elettronica del processo batch selezionando due o tre volte al giorno per elaborare la posta elettronica, invece di controllare la posta elettronica costantemente durante il giorno e la notte.Batch process email by selecting two or three times per day to process email, instead of checking email constantly throughout the day and night.
  • Confermare la posta elettronica importante.Acknowledge important email. Se non si ha il tempo di rispondere, inviare un breve messaggio di posta elettronica con un tempo di risposta previsto.If you don’t have time to respond, send a short email with an expected response time instead.
  • Impostare i limiti, ad esempio l'astensione dalla posta elettronica al di fuori dell'orario di lavoro e la gestione delle aspettative in termini di risposta.Set boundaries, such as refraining from email outside of working hours and manage response-time expectations.

Modificare le strategieChange strategies

Impostare una pratica e una cadenza per la posta elettronicaSet an email practice and cadence

Delineare i parametri e le aspettative evidenti quando si verificherà e risponderà ai messaggi di posta elettronica.Outline clear parameters and expectations on when you will check and respond to emails. Modalità per eseguire le operazioni seguenti:Ways to do this:

  • Scegliere la frequenza con cui si verificherà la posta elettronica ogni giorno: 3 volte al giornoChoose how often you will check your email each day: 3 times per day

  • Utilizzare momenti specifici durante la giornata come promemoria: subito prima del pranzoUse specific moments throughout the day as reminders: Right before lunch

  • Condividere le proprie intenzioni e incoraggiare i membri del team a fare lo stesso.Share your intentions and encourage your team members to do the same. Ad esempio:For example:

    "A volte tutti possono essere sopraffatti dalla posta elettronica e il passaggio tra la posta elettronica e altri lavori può influire negativamente sulla produttività personale."Sometimes we can all get overwhelmed by email, and switching back and forth between email and other work can impact our personal productivity. Per questo motivo, ho intenzione di controllare la posta elettronica tre volte al giorno.For this reason, I plan to check my email three times a day. Se si richiede una risposta immediata, è possibile contattarmi con una chat o una telefonata di team.If you require an immediate response, you can reach me with a Teams chat or phone call. Incoraggio tutti a provare questo e vedere se aiuta anche voi.I encourage everyone to try this and see if it helps you as well."

Dimostrare buone prassi per i teamDemonstrate good Teams practices

Mostra al team la potenza dei prodotti basati su chat, come Microsoft teams, usandoli personalmente e incoraggiando il team a collaborare con loro.Show your team the power of chat-based products, like Microsoft Teams, by using them yourself and by encouraging your team to collaborate with them.

Ridurre il numero di destinatario della posta elettronicaReduce the email recipient number

Quando si risponde a un messaggio di posta elettronica, ridurre l'utilizzo di Reply All e rimuovere i partecipanti che non devono partecipare alla conversazione.When replying to email, reduce the use of reply all and remove participants who do not need to participate in the conversation.

Procedure consigliate per l'analisi del lavoroWorkplace Analytics best practices