Trasformare la cultura relativa alle riunioniTransform meeting culture

Le riunioni sono essenziali per la collaborazione, tuttavia le riunioni non necessarie e le procedure non necessarie possono danneggiare l'impegno e limitare la produttività.Meetings are essential for collaboration, however unnecessary meetings and bad practices can harm engagement and limit productivity. Ognuno dei comportamenti elencati mostra il confronto tra l'organizzazione e gli altri in base alla ricerca di settore e ai dati specifici dell'organizzazione.Each of the behaviors listed show how your organization compares with others based on industry research and your specific organizational data.

Pagina Trasforma impostazioni cultura riunione

CalcoliCalculations

Di seguito sono riportate le informazioni dettagliate percentuali, le metriche sottostanti e alcuni dei calcoli utilizzati per questi elementi.The following are the percentage insights, their underlying metrics, and a little about the calculations used for them.

Trasformare le riunioni che esaminano le riunioni ricorrenti

ComportamentoBehavior Approfondimenti percentualiPercentage insight MetricheMetrics CalcoliCalculations
Ottimizzare le ore di riunioneOptimize meeting hours Percentuale di dipendenti che trascorrono la maggior parte del tempo di riunione in riunioni lunghe o di grandi dimensioniPercentage of employees who spend a majority of their meeting time in long or large meetings Riunioni lunghe, riunioni di grandi dimensioni, riunioni decisionalie ore di riunioneLong meetings, large meetings, decision-making meetings, and meeting hours Percentuale di dipendenti che trascorrono la maggior parte delle ore di riunione in riunioni lunghe, ovvero più di un'ora, o riunioni di grandi dimensioni, con più di otto partecipanti.Percentage of employees who spend a majority of their meeting hours in long meetings, which are more than one hour, or large meetings, which have more than eight attendees. Queste informazioni vengono calcolate settimanalmente e calcolate nella media per l'intero periodo di tempo.This insight is calculated weekly and averaged for the entire time period.
Esaminare le riunioni ricorrentiExamine recurring meetings Percentuale di dipendenti che trascorrono la maggior parte del tempo in riunioni ricorrentiPercentage of employees who spend a majority of their time in recurring meetings Filtro riunione ricorrente e ore riunioneIsRecurring meeting filter and meeting hours Percentuale di dipendenti che trascorrono più del 50% delle ore di riunione nelle riunioni ricorrenti.Percentage of employees who spend more than 50 percent of their meeting hours in recurring meetings. Queste informazioni vengono calcolate settimanalmente e calcolate nella media per l'intero periodo di tempo.This insight is calculated weekly and averaged for the entire time period.
Promuovere abitudini di riunione integrePromote healthy meeting habits Percentuale di dipendenti che significativamente multitasking nelle riunioniPercentage of employees who significantly multitask in meetings Ore riunione multitaskingMultitasking meeting hours Percentuale di dipendenti che trascorrono più del 25% delle ore di riunioni in multitasking.Percentage of employees who spend more than 25 percent of their meetings hours multitasking. Queste informazioni vengono calcolate settimanalmente e quindi calcolate nella media per l'intero periodo di tempo.This insight is calculated weekly and then averaged for the entire time period.

Di seguito vengono definiti i dati dell'organizzazione mostrati nelle informazioni visive sul comportamento.The following defines the organizational data shown in the visual behavioral insights.

Trasformare le riunioni per promuovere abitudini di riunione integre

ComportamentoBehavior Informazioni visiveVisual insight DefinizioneDefinition
Migliorare la qualità delle riunioniImprove meeting quality Riunioni per durata e numero di partecipantiMeetings by duration and number of attendees Utilizza le ore di riunione per calcolare le percentuali seguenti:Uses meeting hours to calculate the following percentages:
  • Riunioni di grandi dimensioni: percentuale di riunioni con più di otto partecipanti, ma con una durata inferiore a un'ora.Large meetings - Percentage of meetings that are larger than eight attendees but have a duration of less than one hour.
  • Riunioni lunghe: percentuale di riunioni più lunghe di un'ora ma con meno di otto partecipanti.Long meetings - Percentage of meetings that are longer than one hour but have less than equal to eight attendees.
  • Riunioni lunghe e grandi: percentuale di riunioni con più di otto partecipanti e più di un'ora.Long and large meetings - Percentage of meetings that have more than eight attendees and are longer than one hour.
  • Riunioni decisionali: percentuale di riunioni con un numero di partecipanti compreso tra due e otto e durata inferiore a un'ora.Decision-making meetings - Percentage of meetings that have between two and eight attendees and are less than one hour in duration.
Esaminare le riunioni ricorrentiExamine recurring meetings Riunioni ricorrenti o non ricorrentiRecurring vs. non-recurring meetings Percentuale di ore di riunione totali ricorrenti e non ricorrenti.Percentage of total meeting hours that are recurring and those that are non-recurring. Queste ore vengono sommate per l'intero periodo di tempo e quindi vengono calcolate le percentuali.These hours are summed for the entire time period and then the percentages are calculated. Questi calcoli utilizzano la metrica orario riunione e il filtro Riunione ricorrente.These calculations use the meeting hours metric and the IsRecurring meeting filter.
Promuovere abitudini di riunione integrePromote healthy meeting habits Distribuzione del multitasking nelle riunioniDistribution of multitasking in meetings Percentuale di dipendenti in base all'orario settimanale delle riunioni multitasking.Percentage of employees based on their weekly multitasking meeting hours. Sono suddivisi in coloro che trascorrono tra zero e un'ora, una e cinque ore e più di cinque ore di multitasking nelle riunioni.They are divided into those who spend between zero and one hour, one and five hours, and more than five hours multitasking in meetings. Queste percentuali vengono calcolate settimanalmente e vengono calcolate nella media per l'intero periodo di tempo.These percentages are calculated weekly and averaged for the entire time period.

Eseguire un'azioneTake action

È possibile selezionare Visualizza informazioni dettagliate per visualizzare i modi in cui è possibile cambiare o trasformare la cultura delle riunioni dell'organizzazione.You can select See your insights to see ways you can drive change or transform your organization's meeting culture. A seconda del ruolo, oltre alle raccomandazioni contenute in Azione, sono disponibili le opzioni seguenti.Depending on your role, the following are available in addition to the recommendations within Take action.

  • Gruppi di opportunità: elenca i gruppi più interessati e trarrebbe i migliori vantaggi da queste procedure consigliate o piani,che si basano sui dati dell'organizzazione e sulla ricerca di settore.Opportunity groups - Lists the groups who are most affected and would benefit the most from these recommended best practices or Plans, which are based on your organizational data and industry research.

  • Esplorare le statistiche: i seguenti suggerimenti collegano a dati più approfonditi sul lavoro in team o sulle riunioni dell'organizzazione.Explore the stats – The following recommendations link to more in-depth data about your organization's teamwork or meetings. Nella sezione Azione da eseguire per ognuno dei comportamenti seguenti selezionare Visualizza informazioni > dettagliate Esplorare le statistiche per accedervi:In the Take action section for each of the following behaviors, select See your insights > Explore the stats to access them:

    ComportamentoBehavior ConsiglioRecommendation Esplorare le statisticheExplore the stats
    Ottimizzare le ore di riunioneOptimize meeting hours Ridurre le ore di riunioneReduce meeting hours Panoramica riunioniMeetings overview
    Esaminare le riunioni ricorrentiExamine recurring meetings Reinventare la riunione ricorrenteReinvent the recurring meeting Lavoro in teamTeamwork
    Promuovere abitudini di riunione integrePromote healthy meeting habits Migliorare le procedure per le riunioniImprove meeting practices Lavoro in teamTeamwork
  • Esplorare in Power BI: collegamenti ai report di Power BI per un'analisi più avanzata di uno o più suggerimenti.Explore in Power BI - Links to Power BI reports for more advanced analysis for one or more of the recommendations.

  • Piani: apre un nuovo piano che è possibile configurare in relazione a uno o più elementi consigliati.Plans - Opens a new Plan you can set up relating to one or more of the recommendations.

Procedure consigliateBest practices

In questa sezione vengono descritti i motivi per cui ognuno dei comportamenti seguenti è importante e le principali procedure consigliate che possono contribuire a trasformare la cultura delle riunioni.This section describes why each of the following behaviors matter and the top best practices that can help transform meeting culture.

Ottimizzare le ore di riunioneOptimize meeting hours

Le riunioni lunghe e di grandi dimensioni sono costose e spesso considerate una perdita di tempo.Long and large meetings are costly and often considered a waste of time. Riunioni più brevi con meno persone possono migliorare le prestazioni dei singoli utenti e dei team.Shorter meetings with fewer people can enhance individual and team performance.

Nella guida per l'esecuzione delle riunioni vengono illustrate alcune nuove idee che possono contribuire a rendere più efficaci le riunioni, ad esempio se "si desidera che le persone possano collaborare, è necessario limitare la partecipazione".The condensed guide to running meetings explains a few new ideas that can help make your meetings more effective, such as if "you want people to have the opportunity to contribute, you need to limit attendance." Altri modi per ridurre l'orario delle riunioni:Other ways to reduce meeting time:

  • Usare i canali di Microsoft Teams per consentire ai membri del team di ottenere risposte alle domande e fornire aggiornamenti senza la necessità di una riunione.Use Microsoft Teams channels as a way for team members to get questions answered and provide updates without the need for a meeting.
  • Incoraggiare i dipendenti a dire di no alle riunioni che non hanno un'agenda o sono disallineate con le priorità.Encourage employees to politely say no to meetings that lack an agenda or are misaligned with priorities. Il feedback motiva gli organizzatori a pianificare riunioni migliori.The feedback will motivate organizers to plan better meetings.

Per ulteriori procedure consigliate e strategie di modifica, vedere Procedure consigliate per le riunioni.For more best practices and change strategies, see Best practices for meetings.

Esaminare le riunioni ricorrentiExamine recurring meetings

Le riunioni ricorrenti per gli aggiornamenti del team spesso consumano grandi quantità di tempo.Recurring meetings for team updates often consume large amounts of time. Nel tempo possono diventare gonfiati di partecipanti, improduttivi e disconnessi dagli obiettivi originali.Over time they can become bloated with attendees, unproductive and disconnected from original goals.

Come descritto in How to finally kill the useless, recurring meeting, we all know how wasteful a "bloated" weekly meeting can be.As described in How to finally kill the useless, recurring meeting, we all know how wasteful a "bloated" weekly meeting can be. Ma c'è la possibilità di: "Per liberare le vittime da questo ciclo di disaffezione apparentemente ineludibile, è necessario avviare un ciclo virtuoso in cui tutti siano in grado di dire di no, chiedere perché e identificare le strategie per consentire a tutti gli utenti di un'organizzazione di essere più efficaci quotidianamente".But there's hope: "To liberate victims from this seemingly inescapable vicious cycle, it’s necessary to kick-start a virtuous cycle in which everyone is empowered to say no, ask why, and identify strategies to allow everyone in an organization to be more effective on a day-to-day basis." Modi per ottimizzare le riunioni ricorrenti:Ways to optimize recurring meetings:

  • Usare i canali di Microsoft Teams per consentire ai membri del team di ottenere risposte alle domande e fornire aggiornamenti senza la necessità di una riunione.Use Microsoft Teams channels as a way for team members to get questions answered and provide updates without the need for a meeting.
  • Sperimentare riunioni di 15 minuti.Experiment with 15-minute meetings. Le brevi riunioni di stand-up con agende mirate sono comuni nei luoghi di lavoro più importanti per discutere o riflettere su un evento.Short stand-up meetings with focused agendas are common in high-stakes workplaces to debrief or reflect on an event.

Per ulteriori procedure consigliate e strategie di modifica, vedere Procedure consigliate per le riunioni.For more best practices and change strategies, see Best practices for meetings.

Promuovere abitudini di riunione integrePromote healthy meeting habits

L'invio di messaggi di posta elettronica e chat durante le riunioni può comportare interpretazioni diverse delle decisioni, indicazioni perse e follow-through incoerenti sulle attività.Emailing and chatting during meetings can lead to different interpretations of decisions, missed guidance and inconsistent follow-through on action items.

In base alla multitasking durante le riunioni, anche il team:"I manager che inviano spesso messaggi di posta elettronica durante le riunioni hanno una probabilità 2,2 volte maggiore di avere rapporti diretti che hanno anche più attività nelle riunioni".According to If you multitask during meetings, your team will, too: “Managers that frequently send emails during meetings are, according to our analysis, are 2.2 times more likely to have direct reports who also multi-task in meetings.” Modi per migliorare le riunioni:Ways to improve meetings:

  • Utilizzare le informazioni dettagliate di MyAnalyticsper preparare le riunioni, che includono informazioni sulle riunioni, i documenti correlati e i promemoria per prenotare il tempo di preparazione.Use MyAnalytics insights to prepare for meetings, which includes information about the meetings, related documents, and reminders to book preparation time.
  • Quando si pensa di inviare un messaggio di posta elettronica durante una riunione, aggiungerlo rapidamente all'elenco attività e andare avanti.When distracted by a thought to send an email during a meeting, add it quickly to your to-do list instead and move on. Ciò garantisce soddisfazione e può aiutarti a riprendere lo stato attivo.This provides satisfaction and can help you regain focus.

Per ulteriori procedure consigliate e strategie di modifica, vedere Procedure consigliate per le riunioni.For more best practices and change strategies, see Best practices for meetings.