Outlook と Customer Engagement アプリをともに使用する最適な方法は何ですか?
Customer Engagement アプリ (Dynamics 365 Sales、Dynamics 365 Customer Service、Dynamics 365 Field Service、Dynamics 365 Marketing、Dynamics 365 Project Service Automation) でモデル駆動型アプリと Outlook を一緒に使用するには、3 つの方法があります。
Dynamics 365 App for Outlook
Dynamics 365 for Outlook
Microsoft Exchange フォルダー追跡
Dynamics 365 App for Outlook と組み合わせて を使用して、サーバー側同期 の Customer Engagement アプリを表示、および Customer Engagement アプリの Outlook 記録を追跡します。 Dynamics 365 App for Outlook は、web 上の Microsoft Outlook、Outlook デスクトップ アプリケーション、または Outlook モバイルと一緒に使用できます。 Dynamics 365 App for Outlook により、ユーザーの Outlook 電子メール メッセージまたは予定の横に Customer Engagement アプリの情報が表示されます。 たとえば、Customer Engagement アプリに保存されている取引先担当者と潜在顧客に関する情報をプレビューすることや、電子メール メッセージから取引先担当者を直接追加することができます。 また営業案件、取引先企業またはサポート案件のレコードなど、新規または既存のレコードに電子メール、予定、および取引先担当者のレコードをリンクすることができます。 Dynamics 365 App for Outlook を使用するには、サーバー側同期でメールを同期させる必要があります。 詳細: メール システムを統合する
レコードはどのくらいの頻度でサーバー側同期を行いますか。
レコードをサーバー側同期する場合は、プロセスは動的で、各ユーザーのメールボックスに対して一意です。 同期のアルゴリズムによって、電子メール メッセージの数およびメールボックス内の活動などの動的なパラメーターに基づいて、メールボックスが同期されることを保証されます。 通常、電子メールの同期は 5 分ごとに発生します。 メールボックスに大量の電子メール メッセージがある場合は、間隔を動的に 2 分間に短縮できます。 メールボックスがよりアクティブではない場合、間隔を 12 分を増やすことができます。 一般に、12 分ごとに少なくとも 1 回はメールボックスが同期されることを前提にできます。
Dynamics 365 App for Outlook を使用して電子メールやアポイントメントの関連するレコードの設定、または追跡をすると、受信したEメールや送信したアポイントメントはただちにに同期されます。 Dynamics 365 App for Outlook における即時同期処理が失敗した場合、サーバーサイド同期を利用することで、アクティビティー レコードを作成または更新します。
サーバー側での同期問題のトラブルシューティングに関する情報をどこで入手できますか。
トラブルシューティングと既知の問題に関する情報は、「サーバー側同期のトラブルシューティングと重要な情報」にあります。
セキュリティのアクセス許可は同期に影響しますか。
はい システム管理者が特定のフィールドまたはレコードのセキュリティを実装済みの場合、同期されるデータに影響します。
プライバシーに関する声明
Dynamics 365 を使用する場合、サーバー側同期を使用するときに、Dynamics 365 の取引先担当者および活動 (電子メール、予定、取引先担当者、およびタスクを含む) はユーザー指定の電子メール システム (Exchange など) と同期されます。
管理者はサーバー側同期機能を構成し、どのユーザーが Dynamics 365 から電子メールまたは予定を送信でき、Dynamics 365 とユーザーのメールボックス間で活動および取引先担当者を同期できるかを指定できます。 管理者およびエンド ユーザーはフィルター条件をさらにカスタマイズでき、管理者はどのエンティティ フィールドが同期するか定義することもできます。
Dynamics 365 (online) を使用する場合、Outlook の機能に対して同期を使用するとき、同期する Dynamics 365 データは Outlook に対して "エクスポート" されます。 リンクは Outlook 内の情報と Dynamics 365 (online) 内の情報の間で保持され、情報は両者の間で最新に保たれます。 Outlook の同期では、ユーザーが Outlook アイテムに関して追跡および設定を試みる時に使用する、関連 Dynamics 365 レコードの ID のみがダウンロードされます。 企業データはデバイス上に保管されません。
管理者は、組織のユーザーのセキュリティ ロールを使用することで、そのユーザーが Dynamics 365 データを Outlook に同期できるかどうかを決定します。
Microsoft Dynamics 365 for Outlook を使用するには、資格情報 (電子メール アドレスとパスワード) を使用してサインインする必要があります。 この資格情報は、Outlook を開くたびに入力しなくても済むように、ローカルに保存することができます。 この情報をローカルに保存することを選択する場合、Outlook をオープンするたびに Dynamics 365 for Outlook が自動的に Microsoft Dynamics 365 (online) に接続されます。
初めて Dynamics 365 for Outlook にサインインして使用した後は、お客様のコンピューターと Dynamics 365 (online) がインターネット利用時は常に接続された状態になります。 構成の設定を使用することによってのみ、コンピューターと Dynamics 365 間の接続をオフにすることを選択できますが、接続をオフにする場合、Dynamics 365 for Outlook のパフォーマンスが低下する場合があります。
電子メールの追跡に Dynamics 365 for Outlook を使用する場合、電子メール スレッドはその閲覧のアクセス許可を持つ組織内のユーザーに表示されます。
Dynamics 365 for Outlook は、お客様が受信するすべての電子メールについて、送信者の電子メール アドレス、受信者の電子メール アドレス、およびメッセージの件名を Dynamics 365 (online) に送信します。 これにより、Dynamics 365 (online) では特定のメールを Dynamics 365 (online) サービスによって保存する必要があるかどうかを確認できます。 アイテムを追跡すると、そのアイテムのコピーが Dynamics 365 サービスによって保持され、適切なアクセス許可を持つ組織内の他のユーザーに表示されるようになります。 アイテムの追跡を解除すると、そのアイテムを所有している場合に限り、アイテムのコピーが Dynamics 365 (online) から自動的に削除されます。