コラボレーション ガバナンス 計画の作成

明確なビジョンを持って、常にMicrosoft 365を開始してください。

  • 主なビジネス目標は何ですか?

  • ツールと機能は、組織全体と個々の従業員に価値を提供する方法を説明します。

  • 成功を測定する方法

明確なビジョンステートメントは、ガバナンス計画について考える上で必要になる、必然的な意思決定のトレードオフに重要なガイダンスを提供します。 ガバナンス計画を文書化するために必要な形式の程度と深さは、達成する結果と一致する必要があります。 したがって、ビジョンは、コンテキストとガバナンスへの投資の両方のフレームワークを提供します。

Microsoft 365をサポートするテクノロジの新しいパラダイムを作成します。 これらの新しいパラダイムは、これらのテクノロジの採用、管理、管理の方法を変更します。

Microsoft 365ガバナンスは、オンプレミス環境を管理する既存のポリシーを補完する必要があります。 しかし、クラウドはビジネスをサポートする新しい機会を提供しますので、これらの機会を理解し、ユーザーの目標、ビジネス リスク、業界と規制の要件の適切なバランスを作り出すガバナンスアプローチについて考える必要があります。

ガバナンスについて最初に考えるということは、全体的な成功に向け最適な位置を決定する重要な決定を下して、クラウドへの移行を開始する必要があります。 これらの決定の一部は次のとおりです。

これらの質問に対する完全な答えはありません。正しい答えは、組織のリスクと利益のバランスを取る答えです。

ガバナンスとは何を意味Microsoft 365?

ガバナンス計画はMicrosoft 365リスクを最小限に抑えながら、重要な情報資産を確実に保護する方法です。 ガバナンスにはいくつかの重要な分野が含まれます。それぞれの分野は、組織のニーズの変化とテクノロジの進化に合わせて計画、調整、および適合する必要があります。

  • 運用保証 – プラットフォームの運用を維持し、パフォーマンスを確保します。 これは主に、Microsoft が提供する作業のほとんどを含む IT タスクです。

  • Information Assurance – ライフサイクル全体を通じてコンテンツを管理し、レコード管理、コンプライアンス、セキュリティなどの資産として情報を扱います。 情報の保証には、ビジネス目標と規制要件の両方を理解する必要があります。 理想的には、ユーザーが間違いを犯したり、情報に基づいた意思決定を行う必要があるシナリオで警告したりする自動化されたポリシーを使用する必要があります。 ポリシーによって適用できない場合は、教育とトレーニングを計画する必要があります。

  • 結果アシュアランス – ビジネス結果を達成するために、権限を与えたサイトまたはチームの所有者を正しい方向に操作します。 結果の保証は、主にコンテンツ作成者、サイト、グループ、チームの所有者にガイダンスを提供することです。組織の全体的な基準とプラクティスの中で望ましい結果を得る方法を適切に選択する方法を知っている適切なトレーニングを確実に行います。

ガバナンス計画は最初に行う必要がありますが、ガバナンスは反復的なプロセスで継続的に再検討する必要があります。 データ資産の時間の変化に合わせて、変化するビジネス ニーズと機能の可用性に適応するためにガバナンスの決定を再検討する必要があります。 適合性を確保するために、より大きな監督が必要な場合があります。 コア機能のよりクリエイティブな適用を促す場合は、監視の必要が少ない場合があります。 ソリューションの変更や、ユーザーが異なるアプリケーションを使用する方法の変更を反映するために、役割と責任を更新する必要がある場合があります。

たとえば、組織外のユーザーと簡単に共同作業を行Microsoft 365機能を強化する機能の 1 つが、組織外のユーザーと共同作業を容易に行う機能です。 一部の業界の一部の組織では、すべての外部共有をブロックする選択があります。 他のユーザーは、特定のシナリオや特定の組織との外部共有を有効にします。 外部共有に関しては、正しいガバナンスの決定も間違った判断も行いません。また、Microsoft 365 で異なる設定を有効にして、場合によっては共有を許可し、他のユーザーでブロックできるさまざまなシナリオがあります。 ただし、オンプレミス環境からクラウドへの移行を始めたばかりの場合は、外部共有の決定について考え、さまざまな利用可能なオプションに関連する利点とリスクを理解することが重要です。

ガバナンスについて最初に考える

Microsoft 365 への投資は、可能なコンテンツとエクスペリエンスの価値と同じだけなので、ジャーニーの開始時点でガバナンスについて考えても、各決定の影響を理解して評価する機会を得る前に、ロックダウンや有効化を行いすぎずに行います。 複数の "ツマミとダイヤル" を使用すると、Microsoft 365 管理センターサイトとチームに対して有効にできます。 効果的なガバナンス計画は、ビジネス目標を達成するために不可欠ですが、ガバナンスとはリスクとメリットのバランスを取る方法です。 すべてをロックダウンすると、作業を完了するためにルールを回避する方法が見つからされます。

ガバナンスについて最初に考える場合は、次の機能を使用できます。

  • リスクと利点のバランスを取る。 展開の早い段階でガバナンスの決定を慎重に検討することで、組織はビジネス、規制、法務、コンプライアンスの完全な環境を理解し、リスクとメリットのバランスを取り、リスクを受け入れずにリスクを受け入れるなど、すべての結果を最適化するソリューションを計画することができます。 事前に情報に基づいた意思決定を行う場合は、スプロールや管理されていないコンテンツを使用せずに、より良い結果を得る必要があります。

  • さまざまな組織やさまざまな種類のコンテンツやシナリオに適応します。 ガバナンスの決定は、組織ごとに固有の決定です。1 つのサイズがすべてのサイズに適合するとは言えない。 組織ごとにガバナンスのニーズが異なるだけでなく、ガバナンスの決定は、多くの場合、組織のコンテンツの種類ごとに同じMicrosoft 365。 たとえば、チーム コンテンツのガバナンスは、イントラネット コンテンツのガバナンスと、グループ内の個々のコンテンツとは異なるOneDrive。

  • ビジネスの優先順位に合わせて調整します。 ガバナンスについて考え始めるのは、組織で構築するソリューションの重要なビジネスの優先事項を特定Microsoft 365。 これらの重要なビジネス結果は、ガバナンス計画のコンテキストを定義します。 ビジネス目標は、ガバナンスに投資する必要がある時間とエネルギーを定義するのに役立つため、これは重要です。 たとえば、組織全体でコンテンツの検出可能性を向上させるのがあまり重要ではない場合は、ファイルの名前付け規則の作成や計画に時間を費やす必要は少ない可能性があります。 一方、企業全体のさまざまなリポジトリで同じドキュメントの複数のバージョンのインスタンスを減らすのに役立つ場合、ガバナンスの決定には、コンテンツ作成者がファイルに名前を付け、"ドキュメントの 1 つのコピー" ガイダンスに従ってコンテンツが 1 つの場所にのみ投稿される方法を理解するためのプロセスとポリシーとトレーニングが必要になります。 また、同じ目的で複数のサイトまたはチームを不必要に作成しないプロセスが必要です。

ガバナンスについてどのようにコミュニケーションを取る必要がありますか?

ガバナンスに関する多くの決定は、組織の機能をオンまたはオフにすることでMicrosoft 365。 これはガバナンス基準を適用するのに役立ちますが、組織内のユーザーが利用できる理由と理由 (または理由) を理解するのに役立たない場合があります。

従来、ガバナンス チームは、すべてのガバナンス決定の概要を示す長いドキュメントを作成しています。 残念ながら、これらの長いドキュメントはめったに読まれなかった。 重要なガバナンスの決定を伝える方法を考える際に、複数の対象ユーザーを対象とする長いドキュメントを作成しないようにしてください。 代わりに、次の代替案について考えてください。

  • 作成するソリューションにガバナンスの決定を直接埋め込む。 Microsoft 365 全体で機密情報を保護する場合は、機密ラベルを実装して、ユーザーが誤って公開すべきではない情報をユーザーが公開しないようにします。 適切な保護を提供できないアプリケーションをブロックします。 詳細については、「感度ラベル」を参照してください

  • トレーニングを強化します。 Microsoft が提供するトレーニングMicrosoft 365組織固有の期待を強化するために、学習経路などのソリューションを調整します。

  • ドキュメントではなく、サイトとして配信します。 SharePoint コミュニケーション サイトに独自の Microsoft 365 導入センターを作成し、コンテンツ作成者とサイト所有者とチームの所有者が"方法" だけでなく"方法" も理解します。 さまざまなビジネス シナリオに対応するトピック固有のページを作成し、SharePoint および Teams および他のアプリケーションでさまざまな機能を活用または有効にしてビジネス成果を達成するためのガイダンスとベスト プラクティスの両方を提供します。

成功の主な要因は何ですか?

これらの重要な成功要因を組み込み、組織のガバナンス計画をMicrosoft 365。

ガバナンス のコア チームを特定する

ガバナンスはチーム スポーツです。 コア ガバナンス計画チームに、ビジネスと IT の両方の担当者が含まれる必要があります。 新しい機能と新しいビジネスの期待を確認するには、ロールアウトの開始時にチームが頻繁に会い、定期的に対応する必要があります。

主要なガバナンスの決定を実行しますが、すべての決定を一度に実行しようとはしません。 プロビジョニングと名前付けと外部アクセスに関する重要な決定を行い、残りの決定を実行します。

前に説明した外部共有に加えて、すべての組織のもう 1 つの重要な決定は、サイトとグループをプロビジョニングする方法です。 たとえば、次の内容を考慮します。

  • ユーザーが Microsoft 365 グループを作成するのは非常に簡単なので、他のユーザーに代わって作成する要求が IT に殺されていないグループの作成を開く必要があります。 "グループのスプロール" を回避するために、グループの作成直後にガバナンス、トレーニング、その他の情報を含むメールをグループ作成者に送信するカスタム ワークフローを作成できます。 (たとえば、「サイト/チーム、コミュニティなどを作成したばかりです。ここでは、自分の責任とトレーニングへのリンクを示します。」)。一方、ビジネスによっては、グループを作成できるユーザーを制御できます。

  • サイトの作成方法をSharePointする場合は、[サイトの作成] リンクを[サイトの開始] ページSharePoint非表示にできます。 カスタム フォームを作成するか、カスタム サイトデザインとサイト スクリプトを作成して、ガバナンスとトレーニングのベスト プラクティスへのリンクを含む定義済みのサイト構造を使用して、新しいモダン SharePoint サイトのプロビジョニングを自動化します。

意思決定をビジネス目標に合わせて調整する

ビジネス成果の目標は、ガバナンスの決定の主要なドライバーである必要があります。

  • 組織に影響を与える規制要件を理解します。 重要な決定と実装要件の中には、運用する環境に合わせて調整する必要がある場合があります。

  • 「いつもやったことです」に閉じ込められずにしてください。 多くの組織のクラウドとグローバリゼーションの増加は、新しい機会を導入します。 ビジネス目標に合わせない場合は、前提条件にチャレンジします。 一部のシナリオや一部のユーザーのルールをリラックスできますか? アクティビティを完全にブロックするのではなく、Microsoft 365機能を使用して同じビジネス結果を得る可能性がありますか?

  • すべてをロックダウンすると、ユーザーは回避方法を見つける可能性があります。 必要に応じて、ユーザーがガイドラインとトレーニングを有効にし、提供する重要なビジネス シナリオを理解してください。

  • 重要なサイトとアクティビティを確認するアクティビティを組み込み、サイトとチームの所有者がガバナンス ガイダンスに従っている必要があります。

役割と責任を定義する

ガバナンス チームに加 Microsoft 365えて、他にも重要な役割やチームがいくつかあります。 一部の役割は、同じユーザーによって結合または入力される場合と、すべての組織に適していない場合があります。 ほとんどの組織では、Microsoft 365全体のエグゼクティブ スポンサーを持ち、一部の組織には、Microsoft 365 全体またはイントラネット用の運営委員会またはチームがあります。 詳細については、「管理者の役割とアクセス許可の概要」を参照Microsoft 365。

ビジネスとテクノロジの変更に応じて再訪する

組織のガバナンスMicrosoft 365"一度と完了" ではありません。 必要に応じて、ガバナンス ガイドラインを適用し、Microsoft 365の変化の上に立つ計画を立て、 (これは、長いガバナンス ドキュメントを作成することが良い考えではない重要な理由です。 ビジネスとテクノロジの変化。 Web ページの更新は簡単です。 ドキュメントの更新と再配布は、はるかに困難です。

ガバナンス ポリシーとガイドラインを伝達するための戦略を持つ

最終的には、ガバナンス計画の取り組みの成功は、組織のメンバーに期待をどれだけ伝えたかによって異なります。 前述の提案に加えて、次の点も考慮してください。

  • "how to" トレーニングに "how should" を組み込むか。 つまり、Microsoft 365 用の "ユーザー リソース センター" を作成して、ユーザーが効果的に導入するのに役立つガイダンスとトレーニングを提供するためのリソースとトレーニングを提供Microsoft 365でしょうか。 最適なガバナンス コンテンツは、すべてのユーザーがサービスを利用して最も価値を高めるのに役立つガイダンスMicrosoft 365。

  • サイトとチームの所有者の認定と再認定を作成する必要がありますか?

  • 組織用にMicrosoft 365チャンピオン プログラムを作成できますか? さらに、世界中のMicrosoft 365チャンピオン プログラムに参加して、独自のチャンピオン プログラムのアイデアとアプローチを取得し、Microsoft 内および周辺の同じ考え方の人々や思考リーダーと接続する方法を検討してください。

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