このプロセスを自動化する価値はあるか?

次に、ソリューションを構築し、それが正当であるかどうかを判断するために必要な作業を検討します。 これには、プロセスを自動化するコストに対してビジネス価値を比較検討することが含まれます。 事業価値 はビジネスがプロジェクトから受ける継続的な利益です。

何もしないことのコスト

プロセスを自動化する価値があるかどうかを判断するには、最初に問題を解決し ない コストを理解する必要があります。

Microsoft Power Platform ソリューションから達成したいと考えているビジネス価値を定義する一環として、現在の方法で問題を解決するために何が自分の組織に対してコストがかかっているのかをよりよく理解する必要があります。 つまり、何もしない場合のコストを測定します。

現在のコストを計算するには、現在のプロセスに費やした時間を特定し、それを実行する人のコストを掛けます。 プロセスをエンドツーエンドで1回実行するコストを決定し、1年間にプロセスを実行する回数を掛けることで、年間コストを測定できます。 ソフトウェア ライセンス、紙、送料など、その他の費用を追加します。

例: 現在の経費プロセスのコスト

最初に理解する必要があるのは、経費報告プロセスを手動で継続して行うには、組織にどのようなコストがかかるのかということです。 同僚と話し合ったところ、次のことがわかりました。

  • すべての領収書をまとめて手動の経費報告書に記入するのに、同僚たちは毎週およそ 1 時間かかることがわかりました。 Abhay は、週あたり約 140 の経費報告書があると指摘しました。 また、各チーム メンバーに完全にロードされた場合のコストはおよそ $ 90/時間だとわかりました。

    (140 の経費報告書× 1 時間/週) × $90 = $12,600/週

    52 週間 × $ 12,600 = $年間 655,200

  • Nick は経費報告書の確認や承認はしていません。それはすべて Abhay と彼のチームへ落とされて完了させます。 Nick は定期的にチームの経費を監視していないことから、経費の健全性をチェックし、不正を監視し、チームの支出習慣を最適化する重要な機会を Nick は逃しています。

  • Abhay は、彼のチームは経費報告書あたりおよそ 15 分を費やし、平均して週に 140 の報告書を受け取り、その 25  パーセントが情報の欠落のため送り返されると語ってくれました。

    最初のレビュー: 140 の経費レポート × 15 分のレビュー = 35 時間

    最初のレビュー: 35 時間 × $ 90 = $週 3,150 = $163,800/年

    レビューの再作業: 35 の経費レポート × 15 分のレビュー = 8.75 時間

    レビューの再作業: 8.75 時間 × $90/時 = $787.50/週 = $40,950/年

    週あたりの合計コスト: $3,937.50

    合計年間コスト: $204,750

  • 経費レポートが正確であることを確認した後、経費レポートごとに約 7 分かかり、各経費カテゴリの総勘定元帳コードを検索して、レポートの各経費行に書き込みます。

    140 の経費報告書× 7 分のコーディング = 16.5 時間/週 = $1,485/週 = $77,220/年

  • 支払いを処理してシャーロットの財務レポートに表示されるように、財務システムで支払いジャーナルを作成するには、経費レポートごとに約 10 分かかります。

    140 の経費報告書 × 10 分 = 23.8 時間/週 = $2,142/週 = $111,384/年

  • Charlotte は毎週予算を見直したいと思っていますが、Abhay が見直しを完了し、情報が不足しているレポートを取り戻した後、木曜日まで彼女のレポートを得ることができません。 (これは金銭的なコストではありませんが、ビジネスに影響を与えます。)

このプロセス全体が会社にコストがかかっています。

$655,200 + $204,750 + $77,220 + $111,384 = $1,048,554

各タスクの従業員コストとプロセスの総コストを示すビジネス プロセス フローのチャート