Project Online での需要管理にワークフローを使用する

  • [アーティクル]

この記事では、Project Web Appでの需要管理の実装方法について説明します。

Project Web Appの需要管理ツールを使用して、すべてのプロジェクトのアイデアを 1 か所でキャプチャし、ビジネスのニーズに合った意思決定プロセスをガイドできます。 ユーザーはこれらのツールを使用して、承認する提案を決定し、作業が完了するまでプロジェクトの進捗を追跡できます。

Project Onlineでの需要管理では、次が使用されます。

  • プロジェクトの詳細ページ - ユーザーがプロジェクト情報を表示および更新できるページをProject Web Appします。

  • ステージ - プロジェクト ライフサイクルの 1 つの領域に固有のプロジェクト詳細ページのセット。

  • フェーズ - 複数のステージを整理する方法。

  • ワークフロー - プロジェクトがさまざまなフェーズとステージを移動する際にビジネス プロセスを適用する方法です。

  • エンタープライズ プロジェクトの種類 - フェーズ、ステージ、プロジェクトの詳細ページとワークフローを組み合わせて、標準化された方法でプロジェクトを実行する方法です。

以下のセクションでは、これらのそれぞれについて説明します。

プロジェクト詳細ページ

Project Web App のユーザーはプロジェクトのプロジェクト詳細ページでデータを表示または更新します。 表示するフィールドを使用する Web パーツを選択することにより、プロジェクト詳細ページをカスタマイズできます。 需要管理では、プロジェクトのさまざまなステージで、ユーザーから情報を収集したりユーザーに情報を表示したりする必要が生じるときにはいつでも、プロジェクト詳細ページがユーザーに表示されます。

Stages

ステージには、プロジェクトについての情報を収集するためにグループ化された 1 つまたは複数のプロジェクト詳細ページが含まれます。 この情報は、ワークフローで使用または更新することができます。

Project Web Appでは、特定のステージに表示するプロジェクト詳細ページ、必要なフィールド、読み取り/書き込みまたは読み取り専用の各ページ、ステージの一部であるフェーズ (次のセクションのフェーズについて説明します) を定義できます。

プロジェクトの各ステージで、実行する必要がある操作と収集する必要がある情報を、プロジェクトのビジネス要件に基づいて定義することをお勧めします。 この情報は、プロジェクト詳細ページに表示する必要のあるフィールドの一覧、およびワークフローが実行する必要のあるアクションを定義するのに役立ちます。 次の手順は一般的な操作を示しています。

  1. プロジェクトの各ステージで生じる必要のある事柄を定義する

  2. プロジェクト詳細ページを使用して収集する必要のある情報を定義する

  3. 各ステージでのフィールドの状態を定義する (必須、読み取り/書き込み、または読み取り専用)

フェーズ

需要管理フェーズは、プロジェクトのライフ サイクルで一般的な一連のアクティビティを構成する複数のステージを整理するために使用されます。 フェーズの例としては、プロジェクトの作成、プロジェクトの選択、およびプロジェクト管理があります (既定のProject Web Appフェーズでは、作成、選択、管理として表されます)。 フェーズ自体はステージを整理する方法に過ぎず、ステージの実行順序は決定されません。 (ステージの順序は、関連付けられているワークフローによって決まります)。

詳細については、「 フェーズとステージを作成するためのベスト プラクティス 」を参照してください。

ワークフロー

ワークフローはビジネス プロセスを適用し、プロジェクトがフェーズとステージを移動するための構造化された方法を提供します。 電子メールの送信、タスクの割り当て、特定のプロジェクトアクションの待機など、各ステージのユーザー入力に基づいてさまざまなアクションを実行するワークフローを設定できます。

たとえば、プロジェクト コストのユーザー設定フィールドを含むプロジェクトの詳細ページを含める "初期提案" ステージがあるとします。 プロジェクト コストが一定の限度を超えているかどうかに基づいてプロジェクトが自動的に承認または却下されるようにワークフローを構成できます。

次の図は、Project Web Appに含まれる需要管理の 5 つのフェーズと、それらがどのように一緒に収まるかを示しています。 各フェーズ内には、"アイデアの提案" や "初期レビュー" などのステージの例があります。各ステージには、1 つ以上のプロジェクト詳細ページを関連付けることができます。 ステージのコレクション全体は、エンタープライズ プロジェクトの種類に関連付けることのできる、1 つのワークフローを表します。

ワークフローのフェーズとステージを示す図。

Project Web Appでワークフローを作成するには、次の 4 つの一般的な手順を実行します。

  1. ビジネス要件に基づいてワークフローを設計する。

  2. 必要なユーザー設定フィールド、プロジェクト詳細ページ、フェーズ、およびステージをProject Web Appで作成します。

  3. SharePoint Designer 2013 でワークフローを作成し、Project Web Appに展開します。

  4. ワークフローを使用するエンタープライズ プロジェクトの種類を作成する。

エンタープライズ プロジェクトの種類

エンタープライズ プロジェクトの種類は、単一のワークフローをそのフェーズやステージ、および部署やプロジェクト サイトのテンプレートの定義と一緒にして、需要管理のすべての要素を組み合わせます。 通常、エンタープライズ プロジェクトの種類は、個々の部署に合わせます (マーケティング プロジェクト、IT プロジェクト、HR プロジェクトなど)。 エンタープライズ プロジェクトの種類を使用すると、プロジェクトのライフ サイクルが類似した、同じ組織内の複数のプロジェクトを分類するために役立ちます。 ユーザーがプロジェクト センターの [新しいプロジェクト ] をクリックすると、そのユーザーに対し、エンタープライズ プロジェクトの種類がドロップ ダウン リストで表示されます。