Использование Business Central в качестве папки "Входящие" для бизнеса в Outlook

В Business Central появилась возможность управления бизнес-взаимодействиями с клиентами и поставщиками непосредственно в Microsoft Outlook. С помощью надстроек Business Central Outlook вы можете просматривать финансовые данные, связанные с клиентами и поставщиками, а также создавать и отправлять финансовые документы, такие как предложения и счета.

Получение надстройки

В Business Central один из шагов по сопровождаемой настройки "Приступая к работе" выполняется в окне Управление бизнесом из Office 365. В этом окне при нажатии кнопки Настроить в Outlook вы должны указать имя пользователя и пароль для Office 365. После этого надстройки Business Central будут автоматически добавлены в Outlook.

Затем при открытии Outlook отобразится сообщение электронной почты от администратора Business Central. Новая надстройка будет добавлена в ленту Outlook, а в Outlook Web Access вы сможете видеть ее в ленте надстроек непосредственно над телом сообщения электронной почты. Сама надстройка будет обновляться периодически, и вы будете получать уведомления о том, что новая версия готова к использованию в Outlook.

Некоторые организации, использующие Office 365, ограничивают права пользователей на развертывание надстроек. Поэтому вам следует убедиться, что вы используете подписку Office 365, включающую электронную почту и позволяющую развертывать надстройки. Если вы хотите попробовать надстройку в любом случае, вы можете попробовать Office 365 бесплатно.

Использование надстройки Contact Insights

Допустим, вы получили сообщение электронной почты от клиента, который желает получить предложение по определенным товарам. Непосредственно в Outlook вы можете открыть надстройку Business Central, которая распознает отправителя как клиента и откроет карточку клиента для его организации. На этой панели вы видите обзорные сведения о клиенте, а также возможность просматривать более подробную информацию в конкретных документах. Можно также просмотреть историю продаж для клиента. Если это новый клиент, его можно создать как нового клиента в Business Central, не выходя из Outlook.

В надстройке вы можете создать предложение по продаже и отправить его клиенту, не выходя из Outlook. Вся информация, которая вам нужна для отправки предложения продаже, доступна в рабочем почтовом ящике в Outlook.
После ввода данных вы можете учесть предложение. Затем его можно отправить по электронной почте. Business Central создает PDF-файл с предложением по продаже и прикрепляет его к сообщению электронной почты, черновик которого вы создаете в надстройке.

Аналогично, если вы получаете сообщение электронной почты от поставщика, вы можете использовать надстройку для работы с поставщиками и счетами покупки.

Иногда необходимо просмотреть больше полей, чем отображается в надстройке, например если вам нужно заполнить строки счета. Чтобы у вас было больше места для работы, вы можете открыть надстройку в отдельном окне. Она все еще будет частью Outlook, но более просторной. По мере ввода данных в документа в раскрывающемся представлении изменения автоматически сохраняются. После завершения ввода данных в документ можно нажать кнопку ОК. При выборе области надстройки в Outlook документ будет автоматически обновлен с учетом изменений, внесенных в раскрывающемся окне.

Создание счетов для встреч

Некоторые организации регистрируют все оплачиваемые встречи в календаре Outlook. С помощью Business Central можно создать счет для клиента непосредственно из календарной позиции. Откройте встречу, откройте надстройку Business Central, найдите существующую информацию или создайте счет либо другой документ продажи прямо здесь.

Быстрый поиск документов

Надстройка "Ссылки на документы Business Central позволяет быстро находить документы, упоминаемые в сообщениях электронной почты. Надстройка доступна для сообщения электронной почты, если номер документа распознан в теле сообщения. Открытие надстройки позволяет быстро перейти к документу.

Например, если вы получили сообщение электронной почты, содержащее текст S-QUO100, Business Central определит, что это предложение по продаже, и вы можете открыть этот документ в Outlook. В Outlook нажмите кнопку Ссылки на документ непосредственно над телом сообщения электронной почты. В Outlook Web App выберите текст S-QUO1001 в теле сообщения электронной почты.

В надстройке "Ссылки на документы" вы можете изменять документ и выполнять с ним другие действия, как в Business Central.

Добавление надстроек вручную

В некоторых случаях надстройки не добавляются автоматически в Outlook. Даже если вы или ваш коллега запускает руководство по сопровождаемой настройке от имени организации, Business Central может не отобразиться в Outlook. При возникновении этой проблемы вы можете добавить надстройки Business Central вручную.

Прежде всего, необходимо проверить, что у вас есть доступ к надстройкам в учетной записи Office 365. Откройте Outlook Web Access в браузере, а затем добавьте /owa/#path=/options/manageapps к URL-адресу в адресной строке. В результате откроется окно Управление надстройками, в котором можно включить Business Central для Outlook. Затем при переходе назад в Outlook приложение Business Central должно быть доступно.

Аналогичным образом, в настольном клиенте Outlook можно проверить, что приложение Business Central установлено, в окне Управление надстройками.

В обоих случаях, если Business Central все еще отсутствует, необходимо получить файлы манифеста надстройки. Для получения более подробных сведений обратитесь к администратору Office 365.

См. также

Приступая к работе
Финансы
Продажи
Покупки