Автоматты түрде бақыланатын электрондық хабарларды көрсету

  • Мақала

Серверлік синхрондау және Dynamics 365 Sales, Тұтынушыға қызмет көрсету,Marketing,Field Dynamics 365 App for OutlookService жәнеProject Service Automation сияқтыклиенттерді тарту бағдарламаларында алынған хабарлар үшін электрондық пошта әрекеттерін автоматты түрде жасауға болады. ...

Әдепкі бойынша, синхрондау процесі автоматты бақылауға арналған пошта жәшігінің Кіріс қалтасындағы хабарларды ғана бағалайды. Кіріс қалтасының ішкі қалтасындағы электрондық пошта келесі синхрондау алдында хабарды кіріс қалтасына қайта жылжытсаңыз да, ішкі қалта қалта қалтасы қалта деңгейіндегі бақылау үшінконфигурацияланған жағдайда ғана өңделді. Серверлік синхрондау соңғы жіберу күнін электрондық пошта процестерімен қадағалайды. Келесі синхрондау циклі кезінде ол тек сол күннен және уақыттан кейін алынған электрондық хаттарды ғана бағалайды. Кіріс қалтасында болмаған электрондық поштаны өңдеу үшін келесі параметрлердің бірін пайдаланыңыз:

Пайдаланушылар электрондық пошта әрекеті ретінде қандай хабарлардың бақыланатынын анықтау үшін сүзгіні таңдай алады:

  • Барлық электрондық пошта хабарлары: Пайдаланушы алатын барлық электрондық пошта электрондық пошта қызметі ретінде Dynamics 365 бағдарламасында бақыланады.

  • Электрондық поштаға жауап ретіндегі электрондық пошта хабарлары: Тек бақыланатын хабарларға жауаптар электрондық пошта әрекеті ретінде бақыланады.

    Бұл параметр әдепкі бойынша қосылады. Жүйе жауаптарды электрондық пошта сүзілгеннен кейін бақыланған хабармен байланыстырып отырады. Әкімші ұйым деңгейіндегі Жүйе параметрлері тармағындағы Электрондық пошта қойындысындағы электрондық пошта корреляциясын қоса алады немесе өшіре алады.

  • Жетекшілерден, контактілерден және тіркелгілерден электрондық пошта хабарлары: Динамика 365 қызметіндегі қорғасынға, контактіге немесе тіркелгіге шешетін хабарлар ғана электрондық пошта әрекеті ретінде бақыланады.

  • Электрондық пошта қосылған жазбалардан электрондық пошта хабарлары: Реттелетін кестелерді қоса алғанда, Dynamics 365 қызметіндегі электрондық пошта мекенжайына шешілетін кез келген жазбадан хабарлар электрондық пошта әрекеті ретінде бақыланады.

  • Электрондық пошта хабарлары жоқ: Пайдаланушы алатын хабарлар электрондық пошта әрекеті ретінде автоматты түрде бақыланбаған.

Бұл параметрлерді жіберілген элементтерді автоматты түрде қадағалау үшін орнатуға болады. Сондай-ақ, оларды кезекпен жұмыс істеуге және пошта жәшіктерін кезекке қоюға болады.

Электрондық поштаны әрекеттерге автоматты түрде түрлендіру үшін сүзгі параметрлерінің скриншоты.

Пайдаланушы Автоматты бақылау үшін орнатқан сүзгі параметріне қарамастан, Dynamics 365 App for Outlook пайдаланушы Outlook бағдарламасында қалта деңгейіндегі бақылау немесе Outlook санатын Динамика 365 бағдарламасымен синхрондайтын электрондық пошта.

Белгілі бір пайдаланушылар үшін кіріс хабарларын қадағалауды өшіру үшін әкімші Кіріс электрондық поштасын Пошта жәшігі пішініне Ешқайсысына орната алады.

жүйесі электрондық хабарларды бақылау үшін сұхбаттарды қалай пайдаланады

Серверлік синхрондау Динамика 365 бағдарламасында бақыланатын электрондық поштаға сәйкес келетінін анықтау үшін электрондық поштадағы келесі ақпаратты пайдаланады:

  • MessageId: Электрондық пошта хабарын бірегей анықтайды. Ол электрондық пошта бағдарламасының пайдаланушы интерфейсінде жасырылған.

  • InRepdyTo: Электрондық пошта жауап беретін хабарды қамтиды . Ол электрондық пошта бағдарламасының пайдаланушы интерфейсінде жасырылған.

    Егер тұтынушы электрондық поштаға жауап берсе және тақырып жолын өзгертсе, электрондық пошта бағдарламасы жауаптан InReplyTo мәнін жоя алады. Серверлік синхрондау және Dynamics 365 бағдарламасы жауабын онсыз алдыңғы электрондық поштамен сәйкестендіре алмайды. Жұмыс үстелі Microsoft Outlook нұсқасы пайдаланушы электрондық поштаға жауап беріп, тақырыпты өзгерткен кезде InReplyTo мәнін жоюға кедергі келтіреді .

  • ConversationIndex: Хабарды электрондық пошта жібімен байланыстырады. Ол электрондық пошта бағдарламасының пайдаланушы интерфейсінде жасырылған.

  • Пән бойынша бақылау жетоны: A Dynamics 365 ұғымы, ол тікелей тақырып жолында штампыланған.

  • Тақырып сөздері мен алушылар: Конфигурацияға негізделген смарт-сәйкестікті, Dynamics 365 ұғымын пайдаланады.

Электрондық пошта корреляциясының логикасы келесі параметрлер арқылы өтеді:

  1. InRepdyTo корреляциясы: Егер InReplayTo мәні Бұрыннан Dynamics 365-тегі электрондық пошта хабарының Id мәніне сәйкес келсе, жаңа электрондық пошта бұрыннан бар электрондық поштамен байланысты. Бұл әдепкі, оны өзгертпеуге ұсынамыз. Электрондық пошта корреляциясы дәл, жалған позитивтері жоқ.

  2. Жетон корреляциясын бақылау: Егер субъектіде бақылау жетоны болса және ол Dynamics 365-тегі электрондық поштаның бақылау жетонына сәйкес келсе, жаңа электрондық пошта бар электрондық поштамен байланысты. Бұл параметр әдепкі бойынша қосылады. Бақылау жетоны пайдаланушыға көрінеді және оны өзгертуге болады, бұл жалған корреляция тудыруы мүмкін.

  3. Сөйлесу индексі: Егер ConversationIndex бұрыннан Dynamics 365-тегі электрондық поштаның Сөйлесу Index-іне сәйкес келсе , жаңа электрондық пошта бұрыннан бар электрондық поштамен байланысты.

  4. Смарт сәйкестік: Жүйе алушылар үшін Dynamics 365 жүйесінде бар электрондық поштаны және тақырып жолындағы сөздерді іздейді. Егер ол ұқсас алушылары бар біреуін тапса және тақырып сөздері жеткілікті болса, ол екі хабарды корреляциялайды. Бұл параметрді ұсынбаймыз, себебі ақылды сәйкестік жалған позитивтер тудыруы мүмкін. Дегенмен, бір сөйлесу жібіне жатпайтын электрондық хаттарды корреляциялау қажет болған жағдайда қол жетімді болады.

Электрондық поштаның автоматты түрде бақыланатынын және неліктен бақыланатынын анықтау әдісі

Жеке пайдаланушылар мен кезектерге арналған жалпы ұйымдастыру параметрлері мен параметрлері қандай электрондық хаттардың автоматты түрде бақыланатынын анықтайды. Электрондық поштаның автоматты түрде бақыланатынын және неліктен бақыланатынын анықтау үшін Электрондық пошта кестесіндегі бағандарды пайдалануға болады. Электрондық поштаның неліктен бақыланғанын және оның бұрын бақыланған электрондық поштамен байланыстырылғанын түсінуге көмектесетін электрондық поштаның қосымша табу көрінісіне қосыңыз.

Column Сипаттама
Қабылдау нысаны Электрондық поштаны алған және оны автоматты түрде қадағалау үшін конфигурацияланған пайдаланушы немесе кезек. Мысалы, барлық электрондық хаттарды қадағалау үшін конфигурацияланған Сатылымдар деп аталатын кезек электрондық поштаны алса, онда Сату кезегі Қабылдаушы субъект болып саналады.
Қабылдаушы пошта жәшігі Серверлік синхрондау кезінде өңделген пошта жәшігі электрондық поштада оны автоматты түрде бақылау үшін конфигурацияланған пайдаланушы немесе кезек бар екенін анықтады.

Егер SPSForceFilteringMethodForUserMailboxs деп аталатын OrgDBOrgSetting өшірілсе (әдепкі параметр), бұл бағанның мәні Қабылдаушы субъектіден өзгеше болуы мүмкін. Мысалы, бұрыннан бар электрондық хаттарға жауаптарды автоматты түрде қадағалау үшін орнатылған Луиза Альвес хабар алады деп ойлаймыз. Барлық электрондық поштаны қадағалау үшін орнатылған Сату кезегі бірдей хабарды алады. Серверлік синхрондау алдымен Luisa пошта жәшігін өңдеп, басқа алушы Sales электрондық поштаны автоматты түрде бақылау үшін конфигурацияланғанын тануы мүмкін. Бұл жағдайда Қабылдаушы субъект Сату кезегі болып табылады, бірақ Қабылдау пошта жәшігі Луиза болып табылады.
Байланыстырылған әрекет идентификаторы Электрондық поштаның бұрын бақыланған электрондық поштамен байланысты екенін көрсетеді. Мысалы, Dynamics 365-тен электрондық пошта жіберілсе және жауап автоматты түрде бақыланса, жауап корреляцияланған әрекет идентификаторы бастапқы электрондық поштаға сілтеме жасайды.
Өзара қатынас әдісі Электрондық поштаны автоматты түрде қадағалау үшін қолданылған корреляция әдісі. Қосымша табу немесе басқа көріністер мен пішіндер үшін қол жетімді емес, бірақ оны көру үшін Web API пайдалануыңызға болады. Мына URL пішімін пайдаланыңыз:

https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod

Мысалы, егер Dynamics 365 URL https://contoso.crm.dynamics.com мекенжайы болса және электрондық пошта идентификациясы fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5 болса, корреляция әдісін көру үшін осы URL мекенжайын пайдалануға болады:

https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod

Электрондық пошта идентификаторын табу үшін веб-браузерде электрондық поштаны ашыңыз. URL мекенжайынан кейін &id= барлығының идентификаттауы. Мысал ретінде солай болды &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.

Корреляция әдісінің мәні — нақты корреляция әдісіне сәйкес келетін бүтін сан. «EntityType » электрондық поштасының корреляция әдісі бөліміндегікестеге сілтеме жасаңыз. Мысалы, 3 мәні электрондық поштаның InReplayTo әдісі арқылы корреляцияланғанын көрсетеді.
Ата-ана әрекетінің идентификательі Егер ағымдағы электрондық пошта онымен байланысты болса, бұрын бақыланған электрондық поштаға сілтеме жасалады. Дегенмен, егер электрондық пошта InReplyTo немесе ConversationIndex әдісін пайдаланып корреляцияланған болса ғана баған қоныстанады. Егер электрондық поштаны бақылау жетоны сияқты басқа әдісті пайдаланып байланыстырса, Ата-ана әрекетінің идентификаторы бос болады.

Автоматты жауаптарды анықтау

Автоматты түрде жасалған электрондық пошта жауаптары кейде автоматты мүмкіндіктер арқылы іске қосылуы мүмкін. Мысалы, Microsoft Outlook автоматты жауаптар (Office бағдарламасынан тыс) мүмкіндігі алушы алыста болған кезде электрондық хаттарға жауап беру үшін орнатылуы мүмкін. Қазіргі уақытта Server-Side Синхрондау кіріс электрондық поштасы автоматты түрде бақыланатынын анықтағанда автоматты түрде жасалған жауап болып табыла ма, жоқ па дегенді белсенді бағаламайды.

Атрибутты электрондық пошта InternetMessageHeaders кестесінде осындай автоматты түрде жасалған жауаптарды анықтау үшін пайдалануға болады. Атрибут InternetMessageHeaders кіріс электрондық хаттары үшін тек электрондық пошта не үстіңгі деректемелерді қамтыған Auto-SubmittedReply-To жағдайда ғана қоныстанады. Бұл үстіңгі деректеме мәндері JSON пішімінде түсірілген.

Атрибуттың InternetMessageHeaders мәнін тексеру үшін, арнайы тақырып аттары мен мәндеріне қатынасу үшін JSON деректерін талдау. Сондай-ақ, бағанның өзіңізді қызықтыратын тақырып атауы бар-жоқтығын тексеруге болады. Мысалы, егер баған InternetMessageHeaders бар Auto-Submitted болса, ол электрондық поштаның автоматты түрде жасалғанын біледі.

Келесі кестеде автоматты жауаптардағы тақырыптар туралы қосымша ақпарат берілген.

Жоғарғы деректеме Сипаттама Мысалдар
Автоматты түрде жіберілмеді Егер бұл үстіңгі деректеме бар болса, ол электрондық поштаның автоматты түрде жауап беретінін білдіреді. Әр түрлі электрондық пошта провайдерлері осы тақырып үшін әр түрлі мәндерді пайдалана алады. Қосымша ақпарат: РФК - Электрондық поштаға автоматты жауап беру жөніндегі ұсынымдар. Gmail - Auto-Submitted : auto-replied

Outlook - Auto-Submitted : auto-generated
Жауап беру Егер бұл үстіңгі деректеме бар болса, ол электрондық поштаның жауап орнатуы бар дегенді білдіреді. Бұл тақырыптағы мән жауап электрондық пошта мекенжайын көрсетеді. Мән пішімі пошта провайдерлеріне және басқа конфигурацияларға байланысты өзгеруі мүмкін. Қосымша ақпарат: RFC - Жауап беру өрісі. Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”

Reply-To : “<example@contoso.com>”

Бағанға қатысты автоматты түрде жинау

Әр электрондық пошта жазбасында бар «Қатысты» бағаны бір жазбаны екіншісіне байланыстырады. Мысалы, электрондық пошта мүмкіндікпен, тапсырыспен немесе іспен байланыстырылуы мүмкін. Егер электрондық пошта жазбасын қолмен жасасаңыз немесе жаңартып жатсаңыз, электрондық поштаны әрекеттерге рұқсат беру үшін орнатылған кез келген кестедегі жазбаға қосу үшін «Қатысты » бағанын пайдалана аласыз.

Егер электрондық пошта бұрын бақыланған электрондық поштамен байланысты болғандықтан автоматты түрде бақыланса, «Қатысты» бағаны автоматты түрде бұрын бақыланған электрондық поштамен бірдей мәнге тағайындалады.

Customer Engagement бағдарламаларының бақылау белгілерін пайдалану жолы

Бақылау жетоны - клиенттерді тарту бағдарламалары арқылы пайда болатын және электрондық пошта тақырыбы желісінің соңына дейін жалғанған альфанумдық жол. Ол электрондық пошта хабарларына қатысты электрондық пошта әрекеттерін сәйкестендіреді. Бақылау жетонының мүмкіндігі әдепкі бойынша қосылады.

Бақылау таңбалауышының құрылымы

Әдепкі бойынша, клиенттерді тарту бағдарламалары төрт таңбалы префикс пен жеті таңбалы идентификатордан тұратын жетон құрылымын пайдаланады.

Бақылау жетонының құрамдас бөліктерін суреттеу.

Төмендегі кестеде бақылау таңбалауышының бөліктері мен сипаттамаларының тізімі беріледі.

Бөлігі Сипаттама
Префикс 1-20 таңбадан конфигурацияланады. Әдепкі мән - CRM. Префикс әр ұйым немесе ортасы үшін бірегей болуы мүмкін. Мысалы, Customer Engagement бағдарламаларын бірнеше қатысушылық орналастыруда әр ұйымның бірегей префиксті конфигурациялауын және пайдалануын ұсынамыз. Префиксті өзгертсеңіз, алдыңғы префикс мәндері әлі де сақталады және алдыңғы префикс негізіндегі электрондық хаттарды корреляциялау үшін пайдаланылады.
Онлайн/Офлайн белгісі Электрондық поштаны жіберу кезінде пайдаланушының офлайн немесе онлайн болғанын көрсететін баяғы мән. Бұл сан конфигурациялы емес.
Жаюдың негізгі бақылау нөмірі 0-2,147,483,647 конфигурацияланады. Әдепкі мән - 0. Пайдаланушы нөмірлерінің сандары үшін негізгі нөмір ретінде пайдаланылады. Мысалы, егер мән 0 және үш сан пайдаланушы нөмірі үшін конфигурацияланған болса, бірінші пайдаланушыда 001 идентификаторы болады. Мән 500 болса, бірінші пайдаланушы 501 болады.
Пайдаланушы нөмірлерінің саны 1-10 аралығында конфигурацияланады. Әдепкі ауқым үш санды құрайды. Бұл мән тұтынушыны тарту бағдарламасы электрондық пошта әрекетін жасаған пайдаланушы үшін сандық идентификаторды тағайындағанда қанша санды пайдалану керектігін анықтайды.
Үстеме хабары есептегішінің цифрлар саны 1-9 параметрлерінен конфигурацияланады. Әдепкі ауқым үш санды құрайды. Бұл мән тұтынушыны тарту бағдарламасы әрекеттегі жеке хабарларды емес, электрондық пошта әрекеті үшін сандық идентификаторды тағайындағанда қанша санды пайдалану керектігін анықтайды.
Ескертпе: Егер әдепкі мәнді үш таңбалы нөмірмен жетон жасау үшін пайдалансаңыз, ол санды 999 нөміріне дейін көбейтеді, содан кейін нөмірлеуді 000 мәніне қайта іске қосады. Электрондық поштаның белсенді жіптеріне қайталанатын жетондарды тағайындау мүмкіндігін азайту үшін сандардың үлкен санын пайдалануға болады.

Бақылау жетондарын қосу немесе өшіру

  1. Параметрлерді басқару жүйесінің параметрлері бөлімінде>Электрондық пошта>қойындысын таңдаңыз.

  2. Электрондық пошта корреляциясын теңшеу аймағында бақылау жетондарын қосу немесе өшіру және әдепкі құрылымды өзгерту.

Ақылды сәйкестендіру

Серверлік синхрондау кіріс электрондық поштасын өңдегенде, ол тақырыпты, жіберушінің мекенжайын және алушылардың мекенжайларын шығарып, оларды электрондық пошта әрекетін бұрыннан бар жазбалармен байланыстыруға тырысу үшін пайдаланады. Смарт-сәйкестік ретінде белгілі бұл корреляция процесі алынған электрондық хаттарды электрондық пошта әрекеттерімен сәйкестендіру үшін келесі шарттарды пайдаланады:

  • Тақырып сәйкестендіру: RE: не Re: сияқты префикстер; әріптер регистрі еленбейді. Мысалы, Re: hello және Hello пәндері сәйкестік болып саналады.
  • Жіберуші мен алушыны сәйкестендіру: Жүйе нақты жіберуші мен алушы электрондық пошта мекенжайларының жалпы санын есептейді.

Сәйкестендіру процесі аяқталған кезде, жүйе кіріс электрондық пошта хабарының иесі мен нысанын таңдайды.

Смарт-сәйкестік әдепкі бойынша өшіріледі. Оны қосуға және ұйым деңгейіндегі Жүйелік параметрлердегі Электрондық пошта қойындысындағы смарт-сәйкестік параметрлерін өзгертуге болады.

Ақылды сәйкестік қалай жұмыс істейді

Ақылды сәйкестендіру толығымен электрондық хабарлар арасында ұқсастықтың болуына негізделген. Субъект, жөнелтуші, сондай-ақ алушылар, оның ішінде БЦК және ОК алушылар ұқсастығын айқындайды.

Dynamics 365-тен электрондық хат жіберілгенде немесе бақыланған электрондық пошта келгенде екі хэш жиынтығы жасалады және дерекқорда сақталады.

  • Тақырып хэштері: Жүйелік параметрлерде қосылған болса, Динамика 365 жетонын қамтуы мүмкін электрондық поштаның тақырыбы «RE:» және «FW:» сияқты шу сөздерінен айырылады, содан кейін токенизацияланады. Жоқ жетондар—сөздер— содан кейін пәндік хэштерді жасау үшін хэштеледі.

  • Алушының хэштері: Жіберуші мен алушының тізімі бірегей электрондық пошта мекенжайлары үшін талданады. Әрбір бірегей электрондық пошта мекенжайы мекенжай хэшін жасайды.

Серверлік синхрондау кіріс электрондық поштасы мен шығыс электрондық пошта арасындағы корреляцияны табу үшін сақталған тақырыптағы және алушы хэштеріндегі сәйкес мәндерді іздейді. Егер екі электрондық поштада субъектілік хэштердің саны бірдей болса және алушы хэштері сәйкес келетін екіден кем болмаса, сәйкес келеді.

Ескертпе

Ұйым ұзақ уақыт бойы электрондық поштаны жіберіп, алатындықтан, EmailHosh кестесінде сақталған корреляция деректері айтарлықтай артуы мүмкін. Бұл аз шектеуші смарт-сәйкестік параметрлерімен немесе жалпы тақырыппен немесе алушы үлгілерімен біріктіріліп, смарт-сәйкестік өнімділігін төмендетуі мүмкін. Өнімділікті оңтайландыру ретінде, егер жүйе смарт-сәйкестік операцияларын орындау кезінде ресурстың жоғары пайдалануын анықтаса, ол электрондық поштаны алдыңғы 90 күннен бастап сәйкестендіреді.

Смарт сәйкес келетін қосымша параметрлер

  • HoshFilterKeywords: тақырып жолындағы шуды сүзу үшін қолданылатын тұрақты өрнек. Тақырып жолындағы тұрақты өрнектің барлық сәйкес нұсқалары тақырып хэштерін жасау алдында бос жолдармен алмастырылады.

    Әдепкі мән: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

    Қос нүктемен (:) аяқталатын тақырып жолының басындағы кез келген сөзді елемеу. Мысалы:

    Тақырыбы Еленбейтін сөздер
    1 Сынақ --
    2 RE: сынақ ЖАУАП:
    3 FW: RE: сынақ FW: RE:

    Әдепкі бойынша, «Жұмыстан тыс:» деген сөз тіркесіндегі алғашқы сөзден бастап назардан тыс қалмайды, «сыртқа» деген сөзден кейін қос нүкте (:). Бұл сөз тіркесін елемеу үшін мына сияқты тұрақты өрнекті өзгертіңіз: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

  • HeshMaxCount: кез келген тақырып немесе алушы тізімі үшін жасалатын хэштердің ең көп саны.

    Әдепкі мәні: 20

    Егер субъект шуды жойғаннан кейін 20-дан астам сөзді қамтыса, онда тек алғашқы 20 сөз хэштеледі.

  • HoshDeltaSubjectCount: Электрондық хаттардың тақырып хэш санақтары арасында рұқсат етілген ең үлкен айырмашылық.

    Әдепкі мәні: 0

  • ChashMinAddressCount: Корреляцияға жататын электрондық хаттар үшін алушылар тізімінде қажетті ең аз хэш саны сәйкес келеді.

    Әдепкі мәні: 2

Сонымен қатар қараңыз

Қайта жіберу пошта жәшігі және жеке пошта жәшіктері
Электрондық пошта мекенжайын жолмен байланыстыру