Использование шаблонов Word в Dynamics 365

 

Применимо к: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Эта функция появилась в обновлении CRM Online 2016 и в CRM 2016 (локальная версия).

Заинтересовались этой функцией? Как найти администратора Dynamics 365 или специалиста по поддержке.

После создания и импорта шаблонов Microsoft Office Word в Microsoft Dynamics 365, пользователи смогут одним щелчком создавать стандартизованные документы, автоматически заполненные данными Dynamics 365. Эта функция имеет ряд особенностей, которые следует учитывать для создания шаблонов Word.

Совет

Просмотрите следующее видео: Создание документов непосредственно из Dynamics CRM с помощью шаблонов Word и Excel (2:38)

Предупреждение

Существует проблема создания шаблонов в Word. В данном разделе содержатся сведения о том, как устранить взаимодействия, которые потенциально могут дестабилизировать работу Word. См. раздел Важно! Известная проблема и способ ее избежать

Поддерживаются следующие версии Word.

С областями	Версия Word
Создание шаблона Word	2013, 2016
С помощью документа Word, созданного в Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Следуйте инструкциям, приведенным в этом разделе, для успешного создания и использования шаблонов Word в Dynamics 365.

Шаг 1. Создание шаблона Word

Где можно создать шаблон

Есть три места в Dynamics 365, где можно создать шаблон Word:

• На странице параметров. Перейдите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов > Создать (). Для перехода на страницу параметров потребуются достаточные права такие как, системный администратор или настройщик системы.

• Из записи. Откройте запись, например организации в продажах. Перейдите Продажи > Client_Accounts > Мои активные организации. Щелкните организацию, чтобы открыть ее, а затем щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word > Создать шаблон Word. Созданные здесь шаблоны являются личными и доступны только для создавшего их лица.

• Из списка записей. Например, перейдите Продажи > Client_Accounts > Мои активные организации. Выберите одну организацию, чтобы открыть ее, а затем щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word > Создать шаблон Word.

  

Совет

Для удаления личных шаблонов документов выполните следующие действия:

1. Щелкните "Расширенный поиск" ().

2. Для Поиск выберите Личные шаблоны документов.

3. Щелкните Результаты (!).

4. Выберите личный шаблон документа для удаления, а затем нажмите "Удалить" ().

После нажатия Создать шаблон Word выберите сущность для фильтрации, а затем щелкните Шаблон Word > Выбрать сущность.

Появится страница выбора отношения.

Каковы отношения 1:N, N:1 и N:N?

Для этого экрана требуется понимание вашей структуры данных Dynamics 365. Ваш администратор или настройщик Dynamics 365 может предоставить сведения об отношениях сущностей. Сведения для администраторов см. в разделе TechNet. Создание и изменение отношений сущностей.

Ниже приведено несколько примеров отношений сущности "Организации".

Отношение	Описание
	Организация может иметь несколько контактов.
	Интерес, организация или контакт могут иметь несколько организаций.
	Организация может иметь несколько маркетинговых списков. Маркетинговый список может иметь несколько организаций.

Отношения, выбираемые на этом экране, определяют, какие сущности и поля будут доступны в будущем при определении шаблона Word. Выберите только отношения, для которых необходимо добавить данные Dynamics 365 в шаблон Word.

Примечание

Чтобы обеспечить своевременную загрузку документов, предусмотрено предельное количество связанных записей, возвращаемых для каждого отношения — 100. Например, если при экспорте шаблон организации может потребоваться включить список контактов, документ вернет не более 100 контактов организации.

Загрузите шаблон

Щелкните Загрузка шаблона на странице Выбрать сущность для создания файла Word на локальном компьютере с экспортированной сущностью, включенной как данные XML.

Шаг 2. Включение вкладки разработчика

Откройте файл шаблона Word. На этом этапе документ будет пустым.

Для просмотра и добавления данных XML Dynamics 365, необходимо включить вкладку разработчика Word.

1. Перейдите Файл > Параметры > Настройка ленты и включите Разработчик.

   

2. Нажмите кнопку ОК.

Вкладка Разработчик теперь появилась на ленте Word.

Важно! Известная проблема и способ ее избежать

Имеется проблема с созданными Dynamics 365 шаблонами Word и Microsoft Office Word В следующем разделе будут добавляться поля элемента управления содержимым XML в шаблон Word.

Предупреждение

Есть ряд причин, которые могут привести к зависанию Word, для чего потребуется использовать Диспетчер задач, чтобы выключить Word:

• Вы вставляете элемент управления содержимым, отличный от Рисунок или Обычный текст.

• Вы вносите изменение в текст, например изменяете регистр букв или добавляете текст в элемент управления содержимым. Эти изменения могут возникнуть в функции автозамены, как и правки пользователя. По умолчанию функция автозамены Microsoft Word записывает предложения прописными буквами. При добавлении поля элемента управления содержимым Word считает его новым предложением и напишет его прописными буквами, когда фокус будет убран с этого поля.

Для предотвращения проблем с полями элемента управления выполните следующие действия:

Добавляйте только поля как обычный текст или изображение

1. Используйте панель XML-сопоставления для добавления полей сущности Dynamics 365 в свой шаблон Word. Обязательно добавляйте только поля как обычный текст или изображение.

   

Не вносите изменения в текст добавленного элемента управления содержимым

1. Можно изменить форматирование полей элемента управления содержимым, например,сделать полужирным текст, но не другие текстовые изменения, включая изменения регистра букв.

   

Если Word зависает или медленно работает, попробуйте выключить функцию автозамены

Отключите автозамену

1. С файлом шаблона, открытым в Word, перейдите Файл > Параметры > Правописание > Параметры автозамены.

   

2. Отмените выбор Делать первые буквы предложений прописными и Автоматически исправлять орфографические ошибки

   

3. Отмените выбор Дефисы на тире на вкладках Автозамена и Автоформат при вводе.

4. Нажмите кнопку ОК.

Если вы выполнили вышеуказанные рекомендации, все готово для определения шаблона Word.

Шаг 3. Определите шаблон Word

Используйте панель XML-сопоставления для определения шаблона Word с полями сущности Dynamics 365.

1. В шаблоне Word щелкните в Разработчик > Область сопоставления XML.

   

   Выбрана схема XML по умолчанию.

   

2. Выберите XML-схема Dynamics 365. Она будет начинаться с “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Важно!

   В случае частых случайных правок, вызывающих зависание Word или медленную работу, не забудьте отключить параметры автозамены в соответствии с разделом "Известная проблема и способ ее избежать".

3. Разверните сущность Dynamics 365, щелкните правой кнопкой мыши поле сущности, а затем щелкните Вставить элемент управления содержимым > Обычный текст.

   

Поля сущности Dynamics 365 добавляются в шаблон Word.

Добавьте дополнительные поля сущности, добавьте описательные метки и текст и отформатируйте документ.

Завершенный шаблон может выглядеть так:

Некоторые заполненные поля элемента управления содержимым нередко имеют нескольких строк данных. Например, организации имеют более одного контакта. Для включения всех данных в шаблон Word, задайте поле элемента управления содержимым для повторения.

Настройка полей элемента управления содержимым для повторения

1. Поместите полях с повторяющимися данными в строку таблицы.

2. Выберите всю строку таблицы в шаблоне.

   

3. В области сопоставления XML щелкните правой кнопкой мыши отношение, содержащее поля элемента управления содержимым, а затем щелкните Повторение.

   

При использовании шаблона Word в Dynamics 365 для создания документа, таблица будет заполнена несколькими строками данных.

Если шаблон содержит поля и необходимое форматирование, сохраните его и отправьте в Dynamics 365.

Шаг 4. Отправьте шаблон Word обратно в Dynamics 365

"После составления шаблона Word необходимым образом, сохраните его, чтобы его можно было загрузить в Dynamics 365.

Доступ к созданному шаблону Word зависит от того, как он был загружен, и от доступа согласно роли безопасности. Обязательно проверьте Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам.

АдминистраторыDynamics 365 могут использовать страницу параметров, чтобы отправить шаблон Word в Dynamics 365. Шаблон, загруженный в параметрах, доступен всем пользователям в организации Dynamics 365.

Для администраторов: отправка шаблона Word в Dynamics 365

1. В Dynamics 365 перейдите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов.

2. Щелкните Загрузить шаблон.

3. Перетащите файл Word в диалоговом окне или найдите файл.

   

4. Нажмите кнопку Отправить.

Пользователи без прав администратора могут отправить шаблон для собственного использования в списке записей.

Для пользователей без прав администратора, которые хотят создать личный шаблон: отправьте шаблон Word в Dynamics 365

1. В Dynamics 365 откройте страницу со списком записей, например, список организаций клиентов в продажах.

2. Выберите один элемент, например организацию, а затем щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word > Создать шаблон Word.

3. Щелкните Шаблон Word > Отправить.

   

4. Перетащите файл Word в диалоговом окне или найдите файл.

5. Нажмите кнопку Отправить.

Шаг 5. Создайте документ из шаблона Word

Чтобы использовать созданный шаблон Word, выполните следующие действия:

1. Откройте запись с данными, по которым нужно создать документ. Например, откройте запись организации клиента в продажах.

2. Щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word, а затем в разделе Шаблоны Word выберите шаблон, который был только что создан.

   Если созданный шаблон не отображается, существует две причины:

   1. Отображаются только шаблоны, для выбранного типа записи (сущности). Например, если открыть запись возможной сделки, шаблон, созданный для сущности "Организация" не будет отображаться.

   2. Требуется обновить Dynamics 365 для просмотра шаблонов. Или обновите страницу браузера или закройте и откройте ее Dynamics 365.

После выбора шаблона WordDynamics 365 создаст документ Word из выбранной записи.

Поработайте с образцами шаблонов Word

Есть пять шаблонов Word, включенных в Microsoft Dynamics 365.

Образцы шаблонов Word были созданы с определенным типом записи (сущность). Вы сможете только применить шаблон к записями одного и того же типа.

Имя (название)	Сущность
Сводка по возможным сделкам	Возможная сделка (область продаж)
Сводка по кампании	Кампания (область маркетинга)
Сводка обращения	Обращение (область сервиса)
Счет	Счет (область продаж)
Сводка организации	Client_Account (области продаж, сервиса и маркетинга)

Чтобы применить образец шаблона Word

1. Откройте запись со сведениями о типе сущности, соответствующем образцу шаблона. Например, откройте запись организации клиента в продажах, чтобы применить шаблона "Сводка по организации".

2. Щелкните Дополнительно (…) > Шаблоны Word, а затем в разделе Шаблоны Word выберите образец шаблона.

Откройте созданный шаблон Word и изучите его.

Примечание

Можно просмотреть, но не изменять шаблоны, включенные в Microsoft Dynamics 365.

Дополнительные рекомендации

Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам

Администраторы Dynamics 365 могут управлять доступом к шаблонам Word с некоторой детализацией. Например, можно продавцу можно дать права на чтение, но не на запись для шаблона Word.

1. В Dynamics 365 щелкните Параметры > Безопасность > Роли безопасности.

2. Выберите роль и перейдите на вкладку "Управление бизнесом".

3. Выберите Шаблон документа, чтобы настроить доступ для доступных шаблонов для всей организации. Выберите Личный шаблон документа для шаблонов с общим доступом для отдельных пользователей.

4. Щелкните кружки, чтобы изменить уровень доступа.

Списки в созданных документах располагаются в другом порядке по сравнению с записями

Списки записей, созданных из пользовательского шаблона, могут не отображаться в том же порядке в документах Word, что в Dynamics 365. Записи отображаются в порядке времени и даты создания.

См. также

Анализ данных с помощью шаблонов Excel