Анализ данных с помощью шаблонов Excel

 

Применимо к: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Эта функция появилась в обновлении CRM Online 2016 и в CRM 2016 (локальная версия).

Заинтересовались этой функцией? Как найти администратора Dynamics 365 или специалиста по поддержке.

Microsoft Excel предоставляет мощные возможности анализа и представления данных Dynamics 365. С шаблонами Excel можно легко создавать настроенный анализ и делиться им с другими пользователями организации.

Используйте шаблоны Excel для решения следующих задач:

• Прогнозирование продаж

• Управление воронкой продаж

• Оценка интересов

• Планирование территории

• И многое другое…

Опробуйте шаблоны Excel, предоставляемые в составе Microsoft Dynamics 365, чтобы получить общее представление о доступных типах анализа.

Совет

Просмотрите следующее видео: Создание документов непосредственно из Dynamics CRM с помощью шаблонов Word и Excel (2:38)

Создание нового шаблона Excel

Ниже дана пошаговая инструкция по созданию шаблона Excel.

Шаг 1. Создание нового шаблона из существующих данных

В Dynamics 365 создать шаблон Excel можно в двух разделах.

• На странице параметров. Перейдите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов > Создать (). Для перехода на страницу параметров потребуются достаточные права такие как, системный администратор или настройщик системы.

• Из списка записей. Например, щелкните Продажи > Возможные сделки > Мои открытые возможные сделки. В строке меню щелкните Шаблоны Excel > Создать шаблон Excel.

  

Открывается страница Создание шаблона из данных Dynamics 365.

Выберите данные для включения в шаблон

1. Щелкните Шаблон Excel.

2. Выберите сущность (тип записи) для включения в данные Dynamics 365 этой сущности. Представления, которые можно выбрать в следующем поле, зависят от выбранной сущности.

3. Выберите представление.

4. Щелкните Изменить столбцы, чтобы добавить, удалить и скорректировать свойства для столбцов, которые необходимо включить в шаблон.

5. Щелкните Загрузить файл, чтобы создать файл шаблона.

Предупреждение

Можно также загрузить шаблон, который не содержит никаких данных, кроме столбцов, связанных с типом записи (сущностью), воспользовавшись командами Параметры > Управление данными > Шаблоны для импорта данных. Дополнительные сведения см. в разделе Загрузка шаблона импорта данных.

Шаг 2. Настройка данных в Excel

Откройте только что созданный шаблон в Excel, чтобы настроить данные.

Рассмотрим простой пример настройки шаблона Excel с использованием примера данных Dynamics 365.

Пример настройки данных по возможным сделкам

1. Щелкните Разрешить редактирование, чтобы разрешить настройку электронной таблицы Excel.

2. Добавьте новый столбец и назовите его "Ожидаемый доход".

   

3. Создайте формулу ожидаемого дохода. Не ссылайтесь на ячейки по адресам. Вместо этого определите и используйте имена.

   

4. Создайте сводную таблицу и диаграмму. Эти и другие шаги демонстрации будут более подробно объясняться в будущем обновлении этого раздела.

   Поместите добавленное пользователем содержание над существующей таблицей данных или справа от нее. Это не позволит перезаписать содержание при добавлении новых данных в Dynamics 365 в дальнейшем и при создании нового шаблона Excel. Дополнительные сведения см. в разделе Рекомендации и факторы, которые необходимо учитывать при использовании шаблонов Excel.

   

5. Сохраните электронную таблицу.

Теперь вы готовы отправить шаблон Excel в Dynamics 365.

Шаг 3. Отправка шаблона и предоставление общего доступа к нему другим пользователям

Настроив шаблон Excel нужным образом, его можно отправить в Dynamics 365. Место отправки шаблона определяет его доступность.

АдминистраторыDynamics 365 могут использовать страницу параметров, чтобы отправить шаблон Excel в Dynamics 365. Шаблон, загруженный в параметрах, доступен всем пользователям в организации Dynamics 365.

Для администраторов: отправка шаблона Excel в Dynamics 365

1. В Dynamics 365 перейдите Параметры > Шаблоны > Шаблоны документов.

2. Щелкните Загрузить шаблон.

3. Перетащите файл Excel в диалоговое окно или найдите и отправьте файл с помощью кнопки "Обзор".

   

4. Нажмите кнопку Отправить.

Пользователи без прав администратора могут отправить шаблон для собственного использования в списке записей.

Для пользователей без прав администратора, которые хотят создать личный шаблон: отправьте шаблон Excel в Dynamics 365

1. В Dynamics 365 откройте страницу со списком записей, например, список возможных сделок по продаже. Перейдите в раздел Продажи > Возможные сделки > Мои открытые возможные сделки.

2. В строке меню щелкните Шаблоны Excel > Создать шаблон Excel.

3. Щелкните Шаблон Excel > Отправить.

   

4. Перетащите файл в диалоговое окно или найдите и отправьте файл с помощью кнопки "Обзор".

5. Нажмите кнопку Отправить.

Шаг 4. Выбор пользователей нового шаблона

Доступ к созданному шаблону Excel зависит от того, как он был загружен, и от доступа согласно роли безопасности. Обязательно проверьте Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам.

Если вы отправили шаблон со страницы "Параметры"

Страница "Сведения" для отправленного шаблона Excel будет выглядеть так.

Шаблоны, отправленные со страницы "Параметры", доступны всем пользователям в вашей организации Dynamics 365. Предпринимать дальнейшие действия не требуется.

Если шаблон отправлен из списка записей

Страница "Сведения" для отправленного шаблона Excel будет выглядеть так.

Шаблоны, отправленные из списка записей, доступны пользователю, отправившему шаблон. Чтобы предоставить общий доступ к шаблону другим пользователям, выполните следующие действия.

1. Со страницы сведений о шаблоне щелкните Предоставить общий доступ.

2. Используйте страницу Предоставить общий доступ к личному шаблону документа, чтобы предоставить общий доступ к шаблону Excel другим пользователям и задать разрешения.

Экспорт и анализ данных с использованием нового шаблона

Процедура использования шаблона Excel выглядит следующим образом.

Шаг 1. Выберите сущность для анализа

В Dynamics 365 выберите сущность (тип записи), чтобы проанализировать ее вместе с созданным шаблоном Excel. Например, щелкните Продажи > Возможные сделки > Мои открытые возможные сделки. С момента создания шаблона были добавлены две новые возможности.

Шаг 2. Экспорт данных Dynamics 365 с использованием нового шаблона Excel

Выберите созданный шаблон Excel.

Этот шаблон был создан на странице параметров, поэтому он будет отображаться в меню Шаблоны Excel. Если бы он был создан из списка записей, он бы появился в разделе Личные шаблоны Excel.

При наличии Microsoft Excel Online данные отображаются на месте в окне Excel в Dynamics 365. В противном случае или если вы предпочитаете создать файл Excel, щелкните Загрузить <название шаблона>.

Шаг 3. Анализ данных Dynamics 365 в Excel

Отображаемое в электронной таблице Excel зависит от двух факторов.

• Записи Dynamics 365. Представление, выбранное вами для экспорта, определяет, какие записи Dynamics 365 будут отображаться в экспортированном файле Excel. Например, если выбрано "Закрытые возможные сделки", вы увидите эти записи, даже если использовался шаблон, созданный с помощью раздела "Мои открытые возможные сделки".

• Столбцы. Используемый шаблон определяет, какие столбцы отобразятся в таблице в экспортированном файле Excel. Например, представление "Закрытые возможные сделки" содержит следующие столбцы: потенциальный клиент, статус, фактический доход и фактическая дата закрытия. Но если шаблон, который вы использовали, был создан в разделе "Мои открытые возможные сделки", вы увидите столбцы, связанные с этим представлением, и все операции по фильтрации столбцов, выполненные при создании шаблона.

Шаг 4. Предоставление общего доступа к результатам другим пользователям

Если вы используете Excel, сохраните копию в Интернете или на компьютере. Отправьте файл другим на рассмотрение и добавление информации.

Опробуйте образцы шаблонов Excel

Четыре шаблона Excel поставляется с Microsoft Dynamics 365.

Образцы шаблонов Excel были созданы с определенным типом записи (сущность). Вы сможете только применить шаблон к записями одного и того же типа.

Имя (название)	Сущность
Управление воронкой продаж	Возможная сделка (область продаж)
Обзор кампании	Кампания (область маркетинга)
Обращения по состоянию SLA	Обращение (область сервиса)
Сводка обращения	Обращение (область сервиса)

Применение образца шаблона Excel

1. Откройте список записей со сведениями о типе сущности, соответствующем образцу шаблона. Например, откройте список возможных сделок, чтобы применить шаблон управления воронкой продаж.

2. Щелкните > Шаблоны Excel, а затем в разделе Шаблоны Excel выберите образец шаблона.

3. Загрузите шаблон или откройте его на месте в Excel.

Совет

Можно экспортировать шаблоны, включенные в Microsoft Dynamics 365, менять их, а затем повторно импортировать как новые шаблоны. Это позволит быстрее приступить к созданию собственных настраиваемых шаблонов Excel.

Рекомендации и факторы, которые необходимо учитывать при использовании шаблонов Excel

Ниже изложено, о чем нужно помнить при создании и использовании шаблонов Excel в Dynamics 365.

Тестирование шаблонов Excel

Excel имеет множество функций. Рекомендуется проверить свои пользовательские настройки, чтобы убедиться, что все функции Excel работают, как ожидается.

Конфиденциальность и сводные диаграммы

По умолчанию данные сводной диаграммы не обновляются при открытии электронной таблицы. Это может создавать проблемы безопасности, если некоторые данные сводной диаграммы не должны быть доступны пользователям с недостаточными разрешениями.

Рассмотрим следующий сценарий:

• Администратор Dynamics 365 создает шаблон с конфиденциальными данными в сводных диаграммах и отправляет шаблон в Dynamics 365.

• Специалист по продажам, который не должен иметь доступ к конфиденциальным данным в сводных диаграммах, использует шаблон для создания файла Excel для анализа данных.

Результат. Специалист по продажам может увидеть данные сводной диаграммы в том виде, в котором они загружаются администратором Dynamics 365, включая доступ к представлениям, разрешение на просмотр которых у него отсутствует.

Кроме того, iOS не поддерживает обновление сводных данных и сводных диаграмм при использовании приложения Microsoft Excel на устройствах с iOS.

Рекомендация. Конфиденциальные данные не следует включать в сводные таблицы и диаграммы.

Настройка автоматического обновления данных сводной диаграммы

По умолчанию данные сводной диаграммы не обновляются автоматически при открытии электронной таблицы. Стандартные диаграммы обновляются автоматически.

В Excel щелкните правой кнопкой мыши сводную диаграмму, а затем щелкните Параметры PivotChart > Обновлять данные при открытии файла.

Размещение новых данных

Если нужно добавить содержание в шаблон Excel, поместите данные над существующими или справа от них. Второй вариант — поместить новое содержание на второй лист.

Шаблоны Excel с изображениями могут становиться причиной ошибки

При попытке анализа данных Dynamics 365 с шаблоном Excel, в котором сохранено изображение, может отобразиться следующая ошибка: "Произошла ошибка при попытке сохранить рабочую книгу. В результате рабочая книга сохранена не была". Попытайтесь удалить изображение из шаблона и повторно загрузить его в Dynamics 365.

Шаблоны Excel и приложение Office Mobile в Windows 8.1

Шаблоны Excel не будут открываться на устройствах Windows 8.1 с приложением Office Mobile. Появится сообщение об ошибке: "Мы попытались максимально восстановить ваш документ, но он недоступен для редактирования. Попытайтесь открыть и восстановить документ на своем ПК, чтобы устранить проблему".

Это известная проблема.

Использование имен столбцов таблицы и имен диапазона в формулах

При создании формул Excel не используйте заголовки столбцов или номера ячеек. Вместо этого воспользуйтесь именами столбцов таблиц и укажите имена для ячеек и диапазонов ячеек.

Использование ролей безопасности для управления доступом к шаблонам

Администраторы Dynamics 365 могут контролировать доступ к шаблонам Excel достаточно детально. Например, можно продавцу можно дать права на чтение, но не на запись для шаблона Excel.

1. В Dynamics 365 щелкните Параметры > Безопасность > Роли безопасности.

2. Выберите роль и перейдите на вкладку "Управление бизнесом".

3. Выберите Шаблон документа, чтобы настроить доступ для доступных шаблонов для всей организации. Выберите Личный шаблон документа для шаблонов с общим доступом для отдельных пользователей.

4. Щелкните кружки, чтобы изменить уровень доступа.

Просмотр и удаление личных шаблонов документов

Для удаления личных шаблонов документов выполните следующие действия:

1. Щелкните "Расширенный поиск" ().

2. Для Поиск выберите Личные шаблоны документов.

3. Щелкните Результаты(!).

4. Выберите личный шаблон документа для удаления, а затем нажмите "Удалить" ().

Шаблон Excel не отправляется в Microsoft Edge

Если шаблон Microsoft Excel отправится в Dynamics 365 при использовании Microsoft Edge в качестве браузера, обновите Microsoft Edge и повторите попытку.

Уведомление о конфиденциальности

Если вы используете Microsoft Dynamics 365 Online, в результате экспорта данных в статический лист будет создана локальная копия экспортируемых данных и сохранена на компьютере. Данные передаются из Dynamics 365 Online на ваш компьютер с помощью безопасного подключения, и связь между локальной копией и Dynamics 365 Online не сохраняется.

При экспорте в динамический лист или сводную таблицу связь между листом Excel и Dynamics 365 Online сохраняется. Каждый раз при обновлении экспортированного динамического листа или сводной таблицы пользователь должен проходить проверку подлинности в Dynamics 365 Online с использованием своих учетных данных. Вы сможете увидеть только те данные, на просмотр которых у вас есть разрешения.

Администратор определяет, обладают ли пользователи вашей организации разрешениями на экспорт данных в Excel, c помощью ролей безопасности.

См. также

Загрузка шаблона импорта данных
Использование шаблонов Word в Dynamics 365