외부 공급업체와 공급업체 협업

공급업체 협업 모듈은 Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management와 EDI(전자 데이터 교환) 통합이 없는 공급업체를 대상으로 합니다. 이를 통해 공급업체는 구매 주문(PO), 송장, 위탁 재고 정보 및 견적 요청(RFQ)을 처리하고 공급업체 마스터 데이터의 일부에 액세스할 수 있습니다. 이 문서에서는 공급업체 협업 인터페이스를 사용하여 PO, RFQ 및 위탁 재고에 대해 작업하는 외부 공급업체와 협업할 수 있는 방법에 대해 설명합니다. 또한 특정 공급업체가 공급업체 협업을 사용할 수 있도록 하는 방법과 모든 공급업체가 PO에 응답할 때 보게 되는 정보를 정의하는 방법도 설명합니다.

외부 공급업체가 공급업체 협업 인터페이스에서 수행할 수 있는 작업에 대한 자세한 내용은 고객과 공급업체 협업을 참조하세요.

공급업체가 송장 발행 프로세스에서 공급업체 협업을 사용하는 방법에 대한 자세한 내용은 공급업체 협업 송장 발행 작업 영역을 참조하세요. 새 공급업체 협업 사용자를 프로비저닝하는 방법에 대한 정보는 공급업체 협업 사용자 관리를 참조하세요.

공급업체가 PO에 응답할 때 표시되는 정보 정의

공급업체는 귀하가 보낸 PO에 응답할 때 세 가지 메시지 상자 중 하나를 보게 됩니다. 여기서 PO를 수락할지, 거부할지 또는 변경 사항과 함께 수락할지 확인해야 합니다. 그 시점에서 공급업체에 표시되어야 하는 정보는 귀하의 비즈니스에 따라 다를 수 있으므로 각 확인 메시지에 표시되는 텍스트를 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 텍스트는 프로세스의 다음 단계 또는 이용 약관에 대해 공급업체에 알릴 수 있습니다.

PO 응답에 표시되는 텍스트를 정의하려면 다음 단계를 따르세요.

1. PO에 응답하는 공급업체에 대한 정보 페이지에서 응답 유형을 선택한 다음 편집을 선택합니다.
2. 정보 메시지 상자의 메시지 상자에 공급업체에 표시되어야 하는 정보를 입력합니다.

둘 이상의 언어로 메시지를 추가해야 하는 경우 별도의 메시지를 만들고 각각에 대해 적절한 언어 코드를 지정하세요. 각 공급업체에 표시되는 메시지는 공급업체가 사용하는 언어로 표시됩니다.

특정 공급업체에 대한 공급업체 협업 옵션 설정

관리자는 협력하는 모든 공급업체에 사용할 수 있는 보안 역할과 같은 공급업체 공동 작업에 대한 일반 설정을 구성합니다. 그러나 각 공급업체 계정마다 다를 수 있는 설정도 있습니다. 이러한 설정을 구성해야 합니다.

• 공급업체 협업을 활성화합니다.
• 공급업체에 가격 정보가 표시되어야 하는지 여부를 지정합니다.

공급업체 협업 활성화

외부 공급업체에 대한 사용자 계정을 생성하기 전에 공급업체가 공급업체 협업을 사용할 수 있도록 공급업체 계정을 구성해야 합니다. 공급업체 페이지의 일반 탭에서 협업 활성화 필드를 설정합니다. 다음 옵션을 사용할 수 있습니다.

• 활성(PO가 자동 확인됨) – 공급업체가 변경 없이 수락하면 구매 주문이 자동으로 확인됩니다. 이 옵션을 사용하는 경우, 확인 처리를 담당하는 공급업체 협업에서 수락된 구매 주문 확인 일괄 처리 작업을 예약해야 합니다. 지침은 다음 섹션을 참조하세요.
• 활성(PO가 자동 확인되지 않음) – 조직은 공급업체가 구매 주문을 수락한 후 수동으로 구매 주문을 확인해야 합니다.

자동 확인 일괄 처리 작업 예약

하나 이상의 공급업체에 대해 활성(PO가 자동 확인됨) 옵션을 사용하는 경우(이전 섹션에서 설명한 대로) PO ​​처리 및 확인을 담당하는 공급업체 협업에서 수락된 구매 주문 확인 일괄 처리 작업을 예약해야 합니다. 그렇지 않으면 자동 확인이 발생하지 않습니다. 이 작업을 예약하려면 다음 절차를 따릅니다.

1. 조달 및 소싱 > 구매 주문 > 구매 주문 확인 > 공급업체 협업에서 수락된 구매 주문 확인으로 이동합니다.

2. 공급업체 협업에서 수락된 구매 주문 확인 대화 상자의 백그라운드에서 실행 빠른 탭에서 되풀이를 선택합니다.

3. 되풀이 정의 대화 상자에서 작업이 실행되어야 하는 일정을 정의합니다. 일정을 선택할 때 다음 문제를 고려하세요.

   • 시스템이 대량의 데이터를 처리하고 많은 일괄 처리 작업을 실행하는 경우 성능이 문제가 될 수 있습니다. 이 경우 이 작업을 10분보다 더 자주 실행하면 안 됩니다(다른 요구 사항에 따라 다름). 성능이 문제가 되지 않는다면 필요한 경우 1~2분마다 자주 실행할 수 있습니다.
   • 공급업체가 상품을 신속하게 배송하는 경향이 있는 경우(동의한 날짜 이내) 되풀이가 자주 발생해야 합니다(대략 10~30분마다). 이러한 방식으로 창고 작업자는 확인이 완료된 후 확인된 PO의 상품을 수령할 수 있습니다.
   • 공급업체의 리드 타임이 긴 경우(24시간 이상) 이 작업을 하루에 한 번만 실행하도록 설정할 수 있습니다.

4. 확인을 선택하여 일정을 적용하고 공급업체 협업에서 수락된 구매 주문 확인 대화 상자로 돌아갑니다.

5. 필요에 따라 추가 배경 옵션을 설정합니다. 대화 상자는 Supply Chain Management에서 일괄 처리 작업을 설정하기 위한 일반적인 옵션을 제공합니다.

일괄 처리 작업에 대한 자세한 내용은 일괄 처리 개요를 참조하세요.

공급업체에 가격 정보가 표시되어야 하는지 여부 지정

공급업체 협업 인터페이스를 통해 PO에 대한 가격 정보를 공유하려면 공급업체 계정의 구매 주문 기본값 탭에서 구매 주문 가격/금액 옵션을 예로 설정해야 합니다. 이 가격 정보에는 단가, 할인 및 요금이 포함됩니다.

공급업체 협업이 사용되는 경우 PO 작업

공급업체에 PO 보내기

PO는 Supply Chain Management에서 준비됩니다. PO 상태가 승인됨인 경우 구매 주문 페이지에서 확인을 위해 보내기를 선택하여 공급업체에 보냅니다. 그런 다음 PO 상태가 외부 검토 중으로 변경됩니다. PO가 전송된 후 공급업체는 공급업체 협업 인터페이스의 검토용 구매 주문 페이지에서 이를 볼 수 있습니다. 그런 다음 공급업체는 PO를 수락하거나 거부하거나 변경을 제안할 수 있습니다. 공급업체는 PO 변경과 같은 정보를 전달하기 위해 설명을 추가할 수도 있습니다. 새 PO에 대한 공급업체의 관심을 유도하려는 경우 인쇄 관리 시스템을 사용하여 PO를 이메일로 보낼 수도 있습니다.

공급업체의 PO 확인 및 수락

공급업체가 PO를 수락한 후 PO는 자동으로 확인되거나 수동으로 확인해야 할 수 있습니다. 동작은 협력 활성화 필드가 공급업체에 대해 활성(PO가 자동 확인됨) 또는 활성(PO가 자동 확인되지 않음)으로 설정되었는지 여부에 따라 다릅니다.

다음 표는 확인을 위해 PO를 보낼 때 공급업체의 응답에 따른 일반적인 정보 교환을 보여줍니다.

공급업체 응답	결과
공급업체는 주문을 수락하고 Supply Chain Management는 공급업체가 수락한 PO를 자동으로 확인하도록 구성됩니다.	주문 상태가 확인됨으로 업데이트됩니다. 어떤 이유로 주문을 업데이트할 수 없는 경우 공급업체 응답은 여전히 수락됨으로 기록되지만 PO 상태는 외부 검토 중으로 유지됩니다. 공급업체에 발송되고 외부 검토 중 상태인 PO는 라인의 확인된 수령 날짜로 갱신됩니다. 이 업데이트는 자동으로 확인됨 상태로 설정되는 새 버전을 시작합니다. PO가 확인되면 공급업체 협업 인터페이스에 나타납니다.
공급업체는 주문을 수락하지만 Supply Chain Management는 공급업체가 수락한 PO를 자동으로 확인하도록 구성되어 있지 않습니다.	공급업체 응답은 수락함으로 기록되지만, PO의 상태는 외부 검토 중으로 유지됩니다. 공급업체에 발송되고 외부 검토 중 상태인 PO는 라인의 확인된 수령 날짜로 갱신됩니다. 이 업데이트는 자동으로 외부 검토 중 상태로 설정되는 새 버전을 시작합니다. 그런 다음 PO를 수동으로 확인할 수 있습니다.
공급업체가 주문을 거절합니다.	공급업체 응답은 거부됨으로 기록되며, PO의 상태는 외부 검토 중으로 유지됩니다. 거부는 공급업체 메모와 함께 수신됩니다.
공급업체는 변경 사항이 있는 주문을 수락합니다. 변경 사항은 라인 수준에서 제안됩니다. 공급업체는 개별 라인을 수락하거나 거부할 수 있습니다. 다음은 공급업체가 제안할 수 있는 몇 가지 다른 변경 사항입니다. 날짜 또는 수량을 변경합니다. 다른 수령 날짜 또는 수량에 대한 분할 라인. 항목을 대체합니다. 공급업체는 가격 정보 및 요금을 변경할 수 없습니다. 그러나 공급업체는 메모를 사용하여 이러한 변경 사항을 제안할 수 있습니다.	공급업체 응답은 변경 사항이 수락됨으로 기록되며, PO의 상태는 외부 검토 중으로 유지됩니다. 상태는 공급업체가 제안한 변경 유형을 표시합니다. 변경 사항의 자동 사용에 대한 자세한 내용은 이 문서 뒷부분의 "공급업체가 변경 사항을 제안할 때 PO 업데이트" 섹션을 참조하세요.

구매 주문 준비 작업 영역을 사용하여 공급업체가 응답한 PO를 모니터링할 수 있습니다. 이 작업 영역에는 외부 검토 중 상태인 PO가 포함된 두 개의 목록이 있습니다.

• 외부 검토에서 조치 필요
• 공급업체 응답을 기다리는 외부 검토 중

PO 변경

공급업체가 이미 응답한 PO를 변경하려면 공급업체에 새 버전의 PO를 보내야 합니다. 새 PO에는 이전에 전송된 PO의 수정된 버전임을 나타내는 버전 접미사가 있습니다. 구매 주문 공급업체 확인 내역 페이지에서 귀하와 공급업체는 각 주문의 내역을 추적할 수 있습니다. 이전에 확인된 PO 버전은 새 PO가 확인될 때까지 확인된 PO 목록에 남아 있습니다.

PO 취소

PO를 취소하면 상태가 승인됨으로 변경됩니다. 공급업체가 취소를 확인하거나 거부할 수 있도록 PO를 공급업체에 다시 보내야 합니다. 취소가 확인된 후 PO는 공급업체의 확인된 PO 목록에 취소됨으로 표시됩니다.

PO에 첨부 파일 추가

문서 관리 시스템을 사용하여 PO에 파일, 이미지, 메모와 같은 첨부 파일을 추가할 수 있습니다. 외부 유형의 첨부 파일은 PO를 보낼 때 공급업체에 표시됩니다.

공급업체가 변경 사항을 제안할 때 PO 업데이트

공급업체가 PO에 응답하고 변경 사항을 제안한 경우 다음 단계는 응답을 처리하는 것입니다.

구매 주문 준비 작업 영역의 외부 검토 필요 작업 목록에서 공급업체가 변경 사항을 수락한 PO를 식별할 수 있습니다. 이 목록에서 공급업체의 응답으로 이동할 수도 있습니다.

응답에서 공급업체는 헤더에서 다음 정보를 변경할 수 있습니다.

• 공급업체 문서 참조
• 배송 방식
• 배송 조건
• 확인된 수령 날짜

공급업체는 메모나 첨부 파일을 추가할 수도 있습니다.

라인에서 공급업체는 수량과 수령 날짜를 변경하고, 메모와 첨부 파일을 추가하고, 라인을 거부하고, 텍스트로 입력된 다른 제품으로 라인을 대체하고, 라인을 여러 납품으로 분할할 수 있습니다. 라인 상태는 공급업체가 제안한 변경 사항에 따라 달라집니다.

• 변경 사항과 함께 수락됨
• 거부됨
• 대체됨 – 이 경우 대체 상태인 추가 라인이 추가됩니다.
• 확인됨
• 일정으로 분할 – 이 경우 일정 라인 상태인 추가 라인이 추가됩니다.

라인에 변경 사항이 없으면 라인 상태는 수락됨입니다.

응답에서 라인 상태는 공급업체가 수행한 변경 유형을 알려줍니다. 또한 변경된 모든 필드는 변경 사항을 식별하는 데 도움이 되도록 굵게 표시됩니다.

응답에서 또는 한 번에 한 줄씩 PO 업데이트 처리를 선택하여 PO를 업데이트할 수 있습니다. PO 업데이트가 처리됩니까? 헤더의 필드와 행은 응답에서 비롯된 변경 사항으로 PO를 업데이트하기 위해 시스템이 헤더를 처리했는지 여부를 나타냅니다. 헤더 또는 라인당 한 번만 PO 업데이트 프로세스 작업을 실행할 수 있습니다.

제안된 모든 변경 사항을 PO에서 업데이트할 수 있는 것은 아닙니다. 헤더의 업데이트와 라인의 일자 및 수량 업데이트만 PO에서 자동으로 업데이트될 수 있습니다. 다른 변경 사항의 경우 PO를 수동으로 업데이트해야 합니다. 이 경우 PO 업데이트가 처리됩니까? 필드는 수동 업데이트입니다. 예를 들어, 공급업체가 라인을 일정으로 분할하도록 제안하는 경우 이 변경은 수동으로 이루어져야 합니다.

상태가 수락됨인 모든 라인에는 확정된 수령 날짜가 있습니다. PO 업데이트 처리 작업을 실행하면 이 날짜가 PO에서 업데이트됩니다. 메모 및 첨부 파일은 현재 PO로 자동 전송되지 않습니다. 또한 PO 업데이트 처리 작업을 통해 현재 PO를 업데이트할 때 무역 계약은 PO 라인에서 재평가되지 않습니다.

PO 상태 및 버전

이 섹션에서는 PO가 확인될 때까지 PO가 가질 수 있는 다양한 상태에 대해 설명합니다. 또한 공급업체가 새 버전의 PO를 사용할 수 있게 된 경우도 설명합니다. 동작은 PO에 변경 관리를 사용하는지 여부에 따라 다릅니다.

변경 관리를 사용하지 않는 경우 버전 및 상태

다음 표는 PO가 수행할 수 있는 상태 및 버전 변경의 예를 보여줍니다.

작업	상태 및 버전
PO의 초기 버전은 Supply Chain Management에서 생성됩니다.	상태는 승인됨입니다.
PO는 공급업체로 전송됩니다.	공급업체 협업 인터페이스에 버전이 등록되고 상태가 외부 검토 중으로 변경됩니다.
공급업체는 변경 사항이 수락됨 응답을 보냅니다.	상태는 아직 외부 검토 중입니다.
공급업체에서 요청한 일부 변경을 수행합니다.	상태가 승인됨으로 변경됩니다.
새 버전의 PO를 공급업체로 보냅니다.	공급업체 협업 인터페이스에 새 버전이 등록되고 상태가 외부 검토 중으로 변경됩니다.
공급업체가 새 버전의 PO를 수락합니다.	공급업체가 PO를 수락할 때 PO를 자동으로 확인됨 상태로 설정하도록 공급업체 계정이 구성되지 않는 한 상태는 여전히 외부 검토 중입니다.

공급업체는 공급업체 협업 인터페이스를 사용하여 PO를 확인할 필요가 없습니다. 이메일을 보내거나 다른 채널을 통해 PO 수락을 알릴 수도 있습니다. 그런 다음 주문을 수동으로 확인할 수 있습니다. 이 경우 공급업체의 응답이 없는 경우에도 주문이 확인 중이라는 경고가 표시됩니다. 그런 다음 PO는 확인 내역에 응답이 없는 미결 확인 주문으로 나타납니다. 이 시점에 공급업체는 더 이상 PO를 확인하거나 거부할 수 없습니다.

참고

Supply Chain Management의 다른 프로세스에서 사용할 수 있는 PO 버전은 해당 버전이 아직 공급업체 협업 인터페이스에 등록되지 않은 경우에도 항상 최신 버전입니다.

변경 관리를 사용하는 경우 버전 및 상태

PO에 대해 변경 관리가 활성화된 경우 PO는 승인 워크플로를 거쳐 승인됨 상태에 도달합니다. 이 프로세스는 공급업체에 표시되지 않습니다.

다음 표는 변경 관리가 켜져 있을 때 PO가 수행할 수 있는 상태 및 버전 변경의 예를 보여줍니다. 버전 등록은 PO가 승인될 때 등록되는 것이지, PO가 공급업체에게 발송되거나 확인될 때가 아닙니다.

작업	상태 및 버전
PO의 초기 버전은 Supply Chain Management에서 생성됩니다.	상태는 초안입니다.
PO는 승인 프로세스에 제출됩니다. (승인 프로세스는 공급업체가 관여하지 않는 내부 프로세스입니다.)	승인 프로세스 중에 PO가 거부되지 않은 경우 상태가 초안에서 검토 중에서 승인으로 변경됩니다. 승인된 PO는 버전으로 등록됩니다.
PO는 공급업체로 전송됩니다.	공급업체 협업 인터페이스에 버전이 등록되고 상태가 외부 검토 중으로 변경됩니다.
공급업체가 요청한 일부 변경을 수동으로 수행하거나 응답에 대한 PO 업데이트 처리 작업을 사용하여 PO를 업데이트합니다.	상태가 초안으로 다시 변경됩니다.
PO는 승인 프로세스에 다시 제출됩니다.	승인 프로세스 중에 PO가 거부되지 않은 경우 상태가 초안에서 검토 중에서 승인으로 변경됩니다. 또는 특정 필드 변경에 재승인이 필요하지 않도록 시스템을 구성할 수 있습니다. 이 경우 상태가 먼저 초안으로 변경된 다음 자동으로 승인됨으로 업데이트됩니다. 승인된 PO는 새 버전으로 등록됩니다.
새 버전의 PO를 공급업체로 보냅니다.	공급업체 협업 인터페이스에 새 버전이 등록되고 상태가 외부 검토 중으로 변경됩니다.
공급업체가 새 버전의 PO를 승인합니다.	자동으로 또는 공급업체로부터 응답을 받은 다음 PO를 확인하면 상태가 확인됨으로 변경됩니다.

위탁 재고 정보 공유

위탁 재고를 사용하는 경우 공급업체는 공급업체 협업 인터페이스를 사용하여 다음 페이지에서 정보를 볼 수 있습니다.

• 위탁 재고를 소비하는 구매 주문 – 위탁 재고에 대한 PO는 재고 소유권이 공급업체에서 귀사로 변경될 때 생성됩니다. 제품 영수증이 동시에 게시됩니다. 이러한 위탁 PO는 위탁 재고를 소비하는 구매 주문 페이지에만 표시됩니다. 공급업체 협업 모듈의 확인된 모든 구매 주문 페이지에는 포함되지 않습니다.
• 위탁 재고에서 받은 제품 – 이 페이지에는 제품 소유권이 공급업체에서 귀사로 이전된 모든 거래가 나열됩니다. 공급업체는 이 정보를 사용하여 고객에게 송장을 보낼 수 있습니다.
• 현재고 위탁 재고 – 이 페이지는 귀하의 창고에 입고된 공급업체 소유의 현재고 위탁 재고를 보여줍니다.

공급업체 협업을 사용할 때 RFQ 작업

이 섹션에서는 RFQ 프로세스 중 고객과 공급업체 간의 상호 작용에 대해 설명합니다. 또한 정보가 공급업체에 전달되는 방법도 설명합니다. RFQ 프로세스 지원에 대한 기본 개요는 견적 요청(RFQ) 개요를 참조하새요.

대체, 첨부, 수정 및 반품

• 대체 – RFQ 케이스의 헤더에서 카탈로그가 아닌 품목 라인에 대해 대체가 허용되도록 지정할 수 있습니다. 대체가 활성화되면 공급업체는 요청된 각 라인에 대해 대체 라인을 추가할 수 있습니다.

• 첨부 파일 – RFQ 케이스의 헤더 레벨과 라인 레벨 모두에서 첨부 파일을 추가할 수 있습니다. 첨부 파일은 내부 또는 외부로 분류할 수 있습니다. 내부 첨부 파일은 고객 측에서만 볼 수 있지만 공급업체는 외부 첨부 파일을 보낸 후 볼 수 있습니다.

  공급업체는 입찰 응답에 첨부 파일을 추가할 수도 있습니다. 이러한 첨부 파일은 공급업체가 입찰 응답을 제출한 후 고객 측에서 볼 수 있습니다. 공급업체가 추가하는 첨부 파일은 항상 외부로 분류됩니다. 공급업체가 입찰과 함께 제출한 첨부 파일에 액세스하려면 입찰 첨부 파일 또는 입찰 라인 첨부 파일을 선택합니다.

  RFQ 케이스와 함께 보낸 첨부 파일을 열려면 회신에 문서 처리 종이 클립 기호를 사용하세요.

• 수정계약 – 수정이 완료되면 기존 입찰 응답을 제거하여 업데이트된 값으로 대체할 수 있습니다. 이전 입찰 응답의 라인 가격 및 수량과 같은 정보는 RFQ 사례의 저널을 통해 볼 수 있습니다.

  수정 처리를 시행하려면 조달 및 소싱 매개 변수 페이지의 견적 요청 빠른 탭에서 발송될 때 RFQ 잠금 옵션을 예로 설정하세요. (이 옵션은 공공 부문에 대해 설정되며 필수입니다.)

• 반환 – 공급업체가 입찰을 제출했지만 RFQ 사례에 대해 더 많거나 수정된 정보가 필요한 경우 고객은 입찰을 공급업체에 반환할 수 있습니다. 이전에 제출된 입찰의 데이터는 유지되며 공급업체는 입찰 프로세스를 다시 시작할 필요 없이 요청된 수정을 수행할 수 있습니다.

공공 부문 확장

공공 부문의 경우 확장된 기능을 통해 RFQ 케이스를 공급업체에 보내고 게시할 수 있습니다. RFQ를 게시하면 정보를 요청하는 모든 사람이 대부분의 공공 부문 규정을 준수하는 작업을 볼 수 있습니다. 사용 가능한 모든 작업은 공개된 견적 요청 목록 페이지에 반영되며 취소, 보류 중 또는 낙찰된 RFQ는 마감된 견적 요청 목록 페이지에서 볼 수 있습니다. 이러한 문서는 다음 데이터 엔티티와의 통합을 통해 Supply Chain Management 외부의 사이트에서도 볼 수 있습니다.

• 게시된 견적 요청
• 게시된 견적 라인 요청
• 견적 헤더 첨부에 대한 게시된 요청

이러한 엔터티를 사용하면 Supply Chain Management에서 프로비저닝된 사용자가 아니지만 외부 사이트에 대한 익명 액세스 권한이 있는 사용자가 사용 가능한 작업과 마감된 작업을 볼 수 있습니다. 또한 보내기 및 게시의 확장된 기능을 사용하면 RFQ 프로세스에 대한 매개 변수를 설정하는 사용자가 이메일 템플릿을 정의할 수 있습니다. 그런 다음 조달 전문가가 RFQ 사례를 생성할 때 RFQ 사례에 대해 공급업체에 필요한 정보를 보낼 이메일 템플릿을 선택해야 합니다.

RFQ 프로세스에 대한 매개 변수를 설정하는 사용자는 여러 이메일 템플릿을 생성할 수 있습니다. 이러한 이메일 템플릿에는 정적 텍스트와 다음 대체 토큰이 모두 포함될 수 있습니다. 토큰은 이메일이 생성될 때 컨텍스트 값으로 대체됩니다.

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수정이 필요하고 RFQ가 전송된 후 전송되는 경우 RFQ는 초대된 모든 공급업체에게 다시 전송됩니다. 게시된 문서는 공개된 견적 요청 페이지에서도 업데이트됩니다.