Biudžeto planavimo apžvalga

Svarbu

„Dynamics 365 for Finance and Operations“ išplėsta į specialias programas, skirtas padėti valdyti konkrečias verslo funkcijas. Daugiau informacijos apie šiuos pakeitimus žr. „Dynamics 365“ licencijavimo vadove.

Šioje temoje aprašomas biudžeto planavimas. Joje taip pat pateikta informacija, kuri gali padėti konfigūruoti biudžeto planavimą ir nustatyti biudžeto planavimo procesus.

Biudžeto planavimo apžvalga

Organizacija gali konfigūruoti biudžeto planavimą, tada nustatyti biudžeto planavimo procesus, kurie atitiktų jos biudžeto sudarymo strategijas, procedūras ir reikalavimus. Žinodami „Microsoft Dynamics 365 Finance“ naudojamas sąvokas ir terminus, galėsite lengviau ir efektyviau įgyvendinti biudžeto planavimą savo organizacijoje.

Pagrindiniai terminai

  • Biudžeto planavimo procesai – biudžeto planavimo procesai lemia, kaip biudžeto planus galima naujinti, nukreipti, peržiūrėti ir patvirtinti biudžeto sudarymo organizacijos hierarchijoje. Biudžeto planavimo procesas yra susijęs su biudžeto ciklu ir organizacija per juridinį subjektą.
  • Biudžeto planai – biudžeto planuose pateikiami biudžeto ciklo biudžeto duomenys. Jūs galite turėti keletą biudžeto planų, kurie naudojami įvairiems tikslams. Pavyzdžiui, galite naudoti biudžeto planus kurti įvairių organizacinių vienetų biudžeto sumas. Taip pat galite juos naudoti lygindami ir priimdami pagrįstus sprendimus.
  • Biudžeto plano scenarijai – biudžeto plano scenarijuose nustatomos biudžeto planų duomenų kategorijos. Galite nurodyti biudžeto plano scenarijus pinigų ir kitų matavimo vienetų klasėms palaikyti, pvz., kiekius. Piniginės išraiškos biudžeto plano scenarijų pavyzdžiams priskirtini „Padalinio ankstesni metai” ir „Padalinio užklausos”. Kiekius naudojančių biudžeto planavimo scenarijų pavyzdžiams priskirtini „Ankstesnių metų techninio aptarnavimo skambučiai” ir „Visos darbo dienos ekvivalento (FTE) skaičiavimas”.
  • Biudžeto planavimo etapai – biudžeto planavimo etapuose nustatomi veiksmai, kuriais biudžeto plane remiamasi nuo pradžios iki galutinio patvirtinimo. Biudžeto planavimo etapai yra nurodyti biudžeto planavimo darbo eigose.
  • Biudžeto planavimo darbo eigos – biudžeto planavimo darbo eigas sudaro ir jose nustatomi biudžeto planavimo etapai. Biudžeto planavimo darbo eigos yra susijusios su biudžeto sudarymo darbo eigomis. Biudžeto sudarymo darbo eigos yra automatizuoti ir neautomatizuoti procesai, perkeliantys biudžeto planus per biudžeto planavimo etapus.

Biudžeto planavimo terminologija

Įprastos užduotys

Biudžeto planavimą galima naudoti toliau pateiktoms užduotims atlikti:

  • Kurti biudžeto planus, kad būtų galima nustatyti numatomas biudžeto ciklo įplaukas ir išlaidas.
  • Analizuoti ir atnaujinti kelių scenarijų biudžeto planus.
  • Automatiškai nukreipti biudžeto planus kartu su darbalapiais, pagrindimo dokumentais ir kitais priedais peržiūrai ir patvirtinimui.
  • Konsoliduoti kelis žemesnio organizacijos lygio biudžeto planus į vieną pirminį aukštesnio lygio biudžeto planą. Be to, galima sukurti vieną biudžeto planą aukštesniame organizacijos lygyje ir paskirstyti biudžetą žemesniems lygiams.

Biudžeto planavimas yra integruotas kituose moduliuose. Todėl galite įtraukti ankstesnių biudžetų, faktinių išlaidų, ilgalaikio turto ir personalo informaciją. Kadangi biudžeto planavimas taip pat integruotas programose „Microsoft Excel“ ir „Microsoft Word“, galite naudoti jas dirbdami su biudžeto planavimo duomenimis. Pavyzdžiui, biudžeto vadybininkas gali eksportuoti padalinio biudžeto užklausą iš biudžeto plano scenarijaus į „Excel“ darbalapį. Tada duomenis galima analizuoti, atnaujinti ir pateikti darbalapyje, o tada publikuoti biudžeto plano eilutėse.

Biudžeto planavimo konfigūravimas

Funkcija, kuri buvo įvesta „Dynamics 365 Finance” versijoje 10.0.9 (2020 m. balandis), yra funkcija, kuri padeda pagerinti našumą, kai naudojate mygtuką Publikuoti atnaujinti esamus įrašus programoje „Excel”, tada publikuoti juos atgal klientui. Ši funkcija padeda pagreitinti atnaujinimo procesą ir taip pat padeda sumažinti tikimybę, kad atnaujinimas bus blokuojamas, kai atnaujinsite daug įrašų tuo pačiu metu. Norėdami, kad ši funkcija būtų pasiekiama, eikite į darbo sritį Funkcijų valdymas ir įjunkite funkciją Biudžeto planavimo užklausos optimizavimas našumui didinti dalyje Biudžeto sudarymas. Rekomenduojame įjungti šią funkciją.

Puslapyje Biudžeto planavimo konfigūracija pateikiama dauguma parametrų, reikalingų norint nustatyti biudžeto planavimą. Toliau pateikiamuose skyriuose aprašomi kai kurie veiksniai, į kuriuos turėtumėte atsižvelgti konfigūruodami biudžeto planavimą. Užbaigę konfigūraciją galite nustatyti biudžeto planavimo procesus.

Biudžeto planavimo schema (pasirinktinai)

Pasirenkamas, tačiau rekomenduojamas pirmas veiksmas yra sukurti schemą, kurioje parodoma jūsų organizacijos biudžeto rengimo procedūra. Kurdami šią schemą galite naudoti bet kurį metodą.

Toliau pateikiamoje iliustracijoje rodomas bendrasis pavyzdys, kuriame skirtingiems organizacijos lygiams sukuriamos atskiros biudžeto planavimo darbo eigos. Etapai nurodomi kiekvienoje darbo eigoje ir kiekviename etape, kuriame laikomi biudžeto duomenys, priskiriami konkretūs scenarijai. Veiksmai atliekami perkelti duomenis iš vieno etapo į kitą. Pavyzdžiui, sumas galima paskirstyti arba sujungti į skirtingas sąskaitas, patvirtinimus arba kitas peržiūras. Šioje iliustracijoje pasvirasis tekstas nurodo scenarijų, kurio negalima redaguoti konkrečiame etape, arba praeities ar ankstesniame etape patvirtintus duomenis, kurie neturėtų būti keičiami.

Biudžeto planavimo bendroji schema

Šioje iliustracijoje parodomas pavyzdys, kada įmonių būstinės įvertina pradinio biudžeto bazines sumas ir paskirsto jas pardavimo skyriams. Tada pardavimo skyriai įvertina ir pateikia savo prognozę atgal į būstinę, o biudžeto vadybininkas sujungia ir pakoreguoja prognozę. Galiausiai biudžeto vadybininkas siunčia pakoreguotas biudžeto sumas vyriausiajam finansininkui (CFO) peržiūrėti, vykdyti galutinius koregavimus ir patvirtinti.

Biudžeto planavimo schemos pavyzdys

Biudžeto planavimo organizacijos hierarchija

Puslapyje Organizacijos hierarchija galite nurodyti organizacijos hierarchiją, kuri bus naudojama kaip kiekvieno biudžeto planavimo proceso biudžeto planavimo hierarchija. Biudžeto planavimo hierarchija nebūtinai turi atitikti standartinę organizacijos hierarchiją, kuri naudojama kitiems tikslams. Kadangi ši hierarchija naudojama duomenų sujungimui ir platinimui, galbūt norėsite, kad ji būtų kitokios struktūros. Schemos pavyzdyje pardavimo skyriai priklauso būstinės lygiui, kuriam priklauso biudžeto ir finansų skyriai. Ši struktūra galbūt skiriasi nuo struktūros, kuri naudojama tvarkant pardavimo skyrių operacijas. Kiekvienam biudžeto planavimo procesui gali būti priskirta tik viena organizacijos hierarchija.

Norėdami gauti daugiau informacijos, žr. Organizacijos ir organizacijų hierarchijos.

Vartotojo sauga

Apibrėždamas vartotojų teises biudžeto planavimas gali naudoti vieną iš dviejų saugos modelių. Norėdami nurodyti saugos modelį, puslapyje Biudžeto planavimo konfigūracija nustatykite biudžeto planavimo parametrą.

Biudžeto planavimo darbo eigų etapai

Biudžeto planavimo darbo eigos naudojamos kartu su biudžeto sudarymo darbo eigomis, kad būtų galima valdyti biudžeto planų kūrimą ir raidą.

Biudžeto planavimo darbo eigą sudaro etapų rinkinys, kuriuos pereina biudžeto planas. Kiekviena biudžeto planavimo darbo eiga yra susieta su biudžeto sudarymo darbo eiga. Biudžeto sudarymo darbo eigos yra vienas iš „Dynamics 365 Finance“ naudojamų darbo eigos tipų. Jos siunčia biudžeto planus kartu su darbalapiais, pagrindimais ir priedais per organizaciją peržiūrai ir patvirtinimui.

Puslapio Biudžeto planavimo konfigūracija dalyje Darbo eigos etapai sukuriate biudžeto planavimo darbo eigą. Ten galite pasirinkti etapus ir biudžeto sudarymo darbo eigą, kuri bus naudojama, ir sukonfigūruojate papildomus parametrus.

Naudinga sukurti kiekvieno biudžeto sudarymo hierarchijos lygio biudžeto planavimo darbo eigą. Tada priskiriate biudžeto sudarymo darbo eigą, kurioje yra elementų, atitinkančių biudžeto planavimo darbo eigos etapus. Pirmiau šioje temoje pateiktame schemos pavyzdyje viena biudžeto planavimo darbo eiga bus sukurta pardavimo skyriams, o kita – būstinei. Biudžeto sudarymo darbo eiga perkelia biudžeto planus per etapus.

Puslapyje Biudžeto sudarymo darbo eigos sukuriate biudžeto planavimo biudžeto sudarymo darbo eigą. Procesas panašus į kitų darbo eigų kūrimą. Toliau pateikiamoje iliustracijoje rodomas būstinės darbo eigos pavyzdys.

Biudžeto planavimo biudžeto sudarymo darbo eiga

Darbo eiga apima šiuos elementus:

  • Paskirstymas pardavimo skyriams ir jų pateikimų telkimas
  • Biudžeto vadybininko peržiūra
  • CFO patvirtinimas
  • Paruošimo perėjimai tarp kiekvieno biudžeto planavimo darbo eigos etapo

Puslapio Biudžeto planavimo konfigūracija dalyje Darbo eigos etapai priskiriate biudžeto sudarymo darbo eigą kiekvienai biudžeto planavimo darbo eigai.

Parametrai, scenarijai ir etapai

Naudodami pradinius puslapio Biudžeto planavimo konfigūracija parametrus galite sukurti kelis kūrimo blokus vėlesniems konfigūravimo veiksmams:

  • Parametrai – naudojant parametrus nustatomos biudžeto planams norimos taikyti saugos taisyklės ir numatytosios finansinės dimensijos, kurios turėtų būti naudojamos vartotojams detalizuojant sumas biudžeto plano scenarijuose.
  • Scenarijai – scenarijai apima norimų biudžeto planų duomenų kategorijas. Galite nurodyti biudžeto plano scenarijus pinigų ir kitų matavimo vienetų klasėms palaikyti, pvz., kiekį. Biudžeto plano scenarijai atitinka vieną biudžeto planavimo duomenų versiją. Piniginės išraiškos biudžeto plano scenarijų pavyzdžiams priskirtini „Praėjusių metų pardavimai” ir „Pasirašytos sutartys”. Kiekius naudojančių scenarijų pavyzdžiams priskirtinas „Pardavimo skambučių skaičius” ir „Visos darbo dienos ekvivalento (FTE) skaičiavimas”.
  • Etapai – etapais nurodomi biudžeto plano veiksmai nuo jo pradžios iki galutinio patvirtinimo. Biudžeto planavimo etapų pavyzdžiams priskirtinas „HQ sumavimas”, „Vyriausiojo finansininko peržiūra” ir „Galutinė suma”.

Paskirstymo grafikai

Planuodami biudžetą galite paskirstyti biudžeto plano eilučių sumas arba kiekius iš vieno scenarijaus į kitą scenarijų arba net į tą patį scenarijų. Pavyzdžiui, galite priskirti sumas ir kiekius tam pačiam scenarijui, jei norite taikyti keitimus finansinėms dimensijoms arba to scenarijaus sumų datoms. Paskirstymą galima atlikti biudžeto plane arba iš vieno biudžeto plano į kitą.

Paskirstymo grafikai automatiškai paskirsto biudžeto plano eilutes, kai apdorojama darbo eiga. Galite atlikti paskirstymus naudodamiesi bet kuriuo iš šių sąrašo Paskirstymo metodas metodų:

  • Paskirstyti laikotarpiams – naudokite laikotarpio paskirstymo raktą, jei norite biudžeto plano eilutes iš šaltinio biudžeto plano scenarijaus paskirstyti po paskirties scenarijaus laikotarpius.

    Pastaba

    Prieš paskirstydami laikotarpiams, puslapyje Laikotarpio paskirstymo kategorijos turite nustatyti laikotarpių paskirstymo raktus.

  • Paskirstyti dimensijoms – biudžeto plano eilutės paskirstomos iš šaltinio biudžeto plano scenarijaus finansinėms dimensijoms paskirties scenarijuje.

    Pastaba

    Prieš paskirstydami dimensijoms, puslapyje Biudžeto paskirstymo sąlygos turite nustatyti biudžeto paskirstymo sąlygas.

  • Sujungti – biudžeto plano eilutės sujungiamos iš susietųjų biudžeto planų šaltinio biudžeto plano scenarijaus į pirminio biudžeto plano paskirties scenarijų.

  • Paskirstyti – biudžeto plano eilutės paskirstomos iš šaltinio biudžeto plano scenarijaus pirminiame biudžeto plane į paskirties scenarijų susijusiuose biudžeto planuose.

  • Naudoti DK paskirstymo taisykles – biudžeto plano eilutės paskirstomos iš šaltinio biudžeto plano scenarijaus į paskirties scenarijų pagal pasirinktą DK paskirstymo taisyklę.

  • Kopijuoti iš biudžeto plano – galite pasirinkti kitą biudžeto planą, kuris bus naudojamas kaip paskirstymo šaltinis.

Etapo paskirstymai

Etapo paskirstymai naudojami norint automatiškai paskirstyti biudžeto plano eilutes apdorojant darbo eigą. Naudojant etapo paskirstymus, biudžeto plano eilutės paskirties scenarijuje gali būti sukuriamos ir modifikuojamos nedalyvaujant asmeniui, parengusiam biudžeto planą, arba redaktoriui.

Kai nustatote etapo paskirstymą, susiekite biudžeto planavimo darbo eigą ir etapą su paskirstymo grafiku. Biudžeto planavimo darbo eiga turi būti susieta su biudžeto sudarymo darbo eiga, kuri naudoja automatizuotą darbo eigos užduotį Biudžeto planavimo etapo paskirstymas. Darbo eigai pasiekus nurodytą etapą, paskirstymas vyksta automatiškai. Šią automatizuotą užduotį galima naudoti kuriant naujo scenarijaus biudžeto plano eilutes.

Pirmiau šioje temoje pateiktame schemos pavyzdyje paskirstymas atliekamas tam, kad būtų galima perkelti sumas iš biudžeto plano ir scenarijų būstinės etape „Pagrindinis” į kitą biudžeto planą ir scenarijus pardavimų skyriaus etape „Įvertinimas”. Toliau pateikiamoje iliustracijoje rodomas atitinkamas schemos pavyzdžio skyrius.

Etapo paskirstymas

Be to, schemos pavyzdyje telkimas atliekamas iš pardavimo skyrių etapo „Pateikta” biudžeto planų ir scenarijų į būstinės etapo „Sumavimas” pirminį planą. Toliau pateikiamoje iliustracijoje rodomas atitinkamas schemos pavyzdžio skyrius.

Telkimas

Prioritetai

Pasirinktinai galite naudoti biudžeto plano prioritetus ir galite nurodyti savo nustatytų biudžeto planų kategorijas ir tikslus. Taip pat galite naudoti prioritetus norėdami sisteminti, klasifikuoti ir įvertinti kelis biudžeto planus. Pavyzdžiui, galite sukurti sveikatos ir saugos biudžeto planavimo prioritetą, tada įvertinti tam prioritetui priskirtus biudžeto planus. Taip pat galite priskirti numerį biudžeto planams, kad nurodytumėte reitingavimą.

Stulpeliai ir maketai

Biudžeto plane biudžeto skaičiai rodomi eilutėse ir stulpeliuose. Pirmiausia turite nurodyti stulpelius, tada galite kurti maketą ir nurodyti tų stulpelių pateikimą.

Norėdami nurodyti stulpelį, pasirinkite biudžeto plano scenarijų. To scenarijaus eilutės sumos rodomos biudžeto plane. Pasirinkę laikotarpį galite filtruoti sumą, taip pat galite taikyti DK sąskaita grįstus filtrus.

Nurodydami maketą pasirinkite DK dimensijų rinkinį, kad galėtumėte sukurti norimas rodyti biudžeto plano eilutes, ir pasirinkite stulpelius kaip maketo elementus. Galite sukurti kelis maketus, kad biudžeto plane būtų rodomi pageidaujami duomenys skirtinguose biudžeto planavimo proceso etapuose.

Kartu su biudžeto sumų stulpeliais galite nurodyti stulpelius, skirtus biudžeto plano projekto, siūlomo projekto, turto ir siūlomo turto laukams. Taip pat galite nurodyti pareigų biudžeto stulpelį. Ši pasirinktis yra labai naudinga, kai turite analizuoti personalo biudžetus.

Pavyzdžiui, galite norėti sukurti Scenarijų „Ankstesnių metų pardavimas”, „Sutartys” ir „Prognozės” stulpelius. (Šioje iliustracijoje matyti schemos atitinkamas skyrius). Tada galite išskaidyti visus šiuo scenarijus ar vieną iš jų į atskirus stulpelius, skirtus kiekvienam finansinių metų ketvirčiui, kad pardavimų skyriaus vadybininkas galėtų tiksliai įvesti kiekvieno laikotarpio prognozės sumas.

Stulpelių įtraukimo schemos skyrių pavyzdys

Taip pat nurodote, ar galima redaguoti kiekvieną maketo elementą (stulpelį) ir ar tai galima padaryti bet kuriame tam maketui sukurto darbalapio šablone. Schemos pavyzdyje, etapui „Vertinimas” naudojamame makete, stulpelius „Prognozė” galima redaguoti, o stulpelius „Ankstesnių metų pardavimas” ir „Sutartys” galima tik skaityti.

Pastaba

Pagal numatytuosius parametrus yra 36 stulpelių ribų, nebent pratęsite biudžeto planavimo procesą atlikdami veiksmus, nurodytus Biudžeto planavimo maketo išplėtimas.

Šablonai

Puslapio Biudžeto planavimo konfigūracija dalyje Maketai galite kiekvienam maketui generuoti, peržiūrėti arba įkelti „Excel“ šabloną. Šie šablonai yra darbaknygės, kurios susietos su kiekvienu biudžeto planu, kad būtų galima pasinaudoti papildomomis analizės, grafiko ir duomenų įvedimo galimybėmis.

Sugeneravus šabloną, maketas užrakinamas ir negali būti redaguojamas. Šis užraktas padeda užtikrinti, kad šablono formatas atitinka biudžeto plano maketą ir kad jame yra tokie patys duomenys. Sugeneravus šabloną, jį galima peržiūrėti ir redaguoti. Pavyzdžiui, į šabloną galite įtraukti diagramų arba toliau tinkinti jo išvaizdą.

Pastaba

Šablonas turėtų būti įrašytas į tokią vietą, prie kurios vartotojas turi prieigą, kad baigus redaguoti jį būtų galima įkelti į maketą. Tokiu būdu šablonas bus naudojamas su maketą naudojančiais biudžeto planais.

Aprašai

Skyriuje Maketai, galite priskirti aprašus, kurie naudojami norint rodyti į maketą įtrauktos finansinės dimensijos pavadinimą. Pavyzdžiui, organizacija gali norėti rodyti pagrindinės sąskaitos pavadinimą, esantį greta pagrindinės sąskaitos numerio biudžeto plane. Tačiau galbūt norėsite praleisti kitų finansinių dimensijų pavadinimus, kad neperpildytų ekrano.

Biudžeto planavimo procesų nustatymas

Baigę konfigūruoti biudžeto planavimą, puslapyje Biudžeto planavimo procesas galite nustatyti biudžeto planavimo procesus. Biudžeto planavimo procesai yra taisyklių rinkiniai, kurie lemia, kaip biudžeto planus galima naujinti, nukreipti, peržiūrėti ir patvirtinti biudžeto sudarymo organizacijos hierarchijoje.

Kiekvienam biudžeto planavimo procesui pirmiausia pasirinkite biudžeto ciklą ir didžiąją knygą. Kiekvienas biudžeto planavimo procesas yra susijęs tik su vienu biudžeto ciklu ir viena didžiąja knyga. Tada „FastTab“ skirtuke Biudžeto planavimo proceso administravimas pasirinkite biudžeto organizacijos hierarchiją ir visiems tinklelyje rodomiems organizacijos atsakingiesiems centrams priskirkite biudžeto planavimo darbo eigą.

Norėdami priskirti arba pakeisti panašios atsakomybės centrų biudžeto planavimo darbo eigą, pasirinkite Priskirti darbo eigą ir pasirinkite reikiamą organizacijos tipą bei naudotiną biudžeto planavimo darbo eigą. Biudžeto sudarymo darbo eigos ID, susietas su kiekviena biudžeto planavimo darbo eiga, yra automatiškai įtraukiamas į tinklelį.

Kai „FastTab“ skirtuke Biudžeto planavimo etapo taisyklės ir maketai nustatote etapo taisykles ir šablonus, kiekvienam biudžeto planavimo etapui galite nurodyti skirtingus taisyklių ir numatytųjų maketų rinkinius. Pavyzdžiui, naudodami pardavimu skyrių etapą „Įvertinimas” vartotojai gali modifikuoti biudžeto plano eilutes, bet negali įtraukti eilučių. Naudodami etapą „Pateikta” vartotojai gali peržiūrėti eilutes, bet negali jų įtraukti arba modifikuoti, nes tame etape darbas baigtas ir negalima keisti biudžeto planų. Norėdami pasirinkti galimus biudžeto planų maketus, pasirinkite Alternatyvieji maketai.

„FastTab“ skirtuke Biudžeto plano prioritetų apribojimai galite pasirinkti biudžeto planavimo prioritetus. Tada galima pasirinkti prioritetus biudžeto planuose.

Paskutinis veiksmas – suaktyvinti biudžeto planavimo procesą naudojant meniu Veiksmai. Biudžeto planavimo proceso negalima naudoti, kol jis nebuvo suaktyvintas.

Galite taip pat naudoti meniu Veiksmai nukopijuoti esamą procesą ir sukurti naują procesą. Ši funkcija naudinga organizacijoms, kurios kiekvieną biudžeto ciklą naudoja tą patį proceso srautą ir atlieka nedaug pakeitimų arba visai nieko nekeičia.

Kita naudinga meniu Veiksmai komanda yra Peržiūrėti biudžeto proceso būseną. Ši komanda grafiškai atvaizduoja vykdomus biudžeto planus kartu su atitinkamais duomenimis, pvz., planų darbo eigos būsena, suvestinės pagal sumą ir vienetą ir nukėlimas į pačius biudžeto planus vienu paspaudimu.

Biudžeto planavimo proceso būsena