Įsigijimo ir šaltinio pasirinkimo apžvalga

Šiame straipsnyje apžvelgiamos modulyje Įsigijimas ir šaltinio pasirinkimas prieinamos funkcijos.

Įsigijimo ir šaltinio parinkimo procesas apima visus veiksmus nuo produktų ir paslaugų poreikio nustatymo iki produktų įsigijimo, gavimo, SF išrašymo ir mokėjimo apdorojimo su tiekėjais. Įsigijimo procesus galima konfigūruoti pagal konkrečius verslo poreikius, apibrėžiant pirkimo strategijas ir darbo eigas.

Produktų ir paslaugų poreikio nustatymas

Produktų ar paslaugų poreikį gali lemti paraiškos, pvz., kai darbuotojui reikia produkto. Prekių katalogaigali būti nustatytas taip, kad būtų vadovaujamasi renkantis turimus produktus, iš kurių galima pasirinkti, arba galima pateikti užklausas dėl produktų, kurie dar nepateikti kataloge, leidžiant pirkimo skyriui apsvarstyti, kaip produktas gali būti tiekiamas.

Išlaidų limitai gali būti naudojamas apriboti paraiškos išlaidas ir pirkimo darbo eiga prideda galimybę reikalauti patvirtinimo prieš užsakant. Taip pat prireikus galima nurodyti biudžeto lėšų paskirstymą.

Įsigijimo padalinys identifikuoja reikiamų produktų ir paslaugų tiekėjus, o tai gali apimti pasiūlymo patvirtinimo siuntimą keliems potencialiems tiekėjams. Galima bendrai naudoti prašomo produkto specifikacijas ir tiekėjai gali jas matyti bei įvertinti, ar jie gali pristatyti produktą, atsižvelgdami į tas specifikacijas. Pardavėjai grąžina savo pasiūlymus, kuriuos pirkimų skyrius peržiūri prieš pasirinkdamas tiekėją, iš kurio nori pirkti.

Pirkimo užsakymuose yra galimybė pirkimo užklausą tiekėjui siųsti kaip išsamesnio pirkimo pasiūlymo proceso alternatyvą. Pirkimo užklausa gali būti naudojama norint nustatyti tokias sąlygas kaip kainos, nuolaidos ir užsakymo gavimo data. Jei nustatyta, kad tiekėjai gali naudoti portalą Tiekėjas, pirkimo užklausos funkcija išjungta. Užsakymas yra bendrai naudojamas portaleTiekėjas, todėl išsiuntus patvirtinimo užklausą tiekėjas gali tiesiogiai užsakymą patvirtinti.

Pardavėjų katalogai gali būti naudojamas rinkti informaciją apie prekių asortimentą, kurį pardavėjai gali pateikti. Tiekėjai gali publikuoti savo katalogą, todėl katalogą naujinti lengviau. Prie produkto galima pridėti patvirtintų tiekėjų sąrašą, kuris atidarant naujus pirkimo užsakymus padėtų pasirinkti tiekėjus ir neleistų naudoti nepageidaujamų tiekėjų.

Įsigijimas

Pirkimo užsakymai gali būti sukurta keliais skirtingais būdais, įskaitant:

• Kaip bendro planavimo rezultatas, dėl kurio buvo nustatyta paklausa, kurią reikia įsigyti. Naudojant šį procesą sukuriami suplanuoti pirkimo užsakymai, o kai jie išleidžiami, sukuriami pirkimo užsakymai.
• apdorojant pirkimo paraiškas, kurios lemia įsigijimą;
• apdorojant pirkimo sutartis, kai pirkimo užsakymai kuriami kaip iš sutarčių išleisti užsakymai. Tai būdinga tada, kai bendrieji užsakymai sudaromi naudojant pirkimo sutartis;
• Rankiniu būdu, kai sukurtas pirkimo užsakymas nėra pagrįstas kitu dokumentu.

Pirkimo užsakymai, sukonfigūruoti su pirkimo patvirtinimo darbo eigos reikalauti patvirtinimo, kol jie įrašomi kaip patvirtinti, o tai būtina, kad užsakymą būtų galima apdoroti toliau.

Pirkimo užsakymai yra patvirtinti siekiant nustatyti, kad su tiekėju buvo sudaryta sutartis. Tada pirkimo užsakymas bus padorojamas palaipsniui keliais etapais, kol galiausiai bus išrašyta jo SF arba jis bus atšauktas.

Kai kuriate pirkimo užsakymą, daug laukų yra užpildomi tiekėjo numatytosiomis reikšmėmis, kurios įrašytos puslapyje Tiekėjai. Todėl pardavimo užsakyme jums reikia užpildyti ribotą skaičių laukų, nors numatytųjų reikšmių galite ir nepaisyti.

Kainos ir nuolaidos

Kainos ir nuolaidos apima informaciją apie jų siūlomas kainas, nuolaidas ir nuolaidų sąlygas. Kainos ir nuolaidos gali būti apibrėžtos kaip prekybos sutartis. Prekybos sutartys atitinka tiekėjo kainoraščius su kainomis arba nuolaidomis ir joms taikomas konkretus galiojimo datų rinkinys. Dėl kainų ir nuolaidų galima derėtis ir jas apibrėžti naudojant pirkimo sutartis su sąlygomis, pavyzdžiui, įsipareigojimus nupirkti tam tikrą kiekį arba už tam tikrą pinigų sumą kaip išankstines derybų sąlygas. Sutartys dėl nuolaidų gali būti kuriami su tiekėjais, kai įsigijus konkrečius produktus ar prekių grupes, pardavėjas gali gauti nuolaidą, priklausomai nuo pirkimo sumos ar apimties.

Pristatymo parinktys

Galima naudoti įvairias su pirkimo užsakymu susieto pristatymo proceso parinktis. Užsakytus produktus galima skaidyti į pristatymo grafikus, kai dalį užsakyto kiekio gali būti planuojama pristatyti skirtingu laiku. Pristatymas taip pat galia apimti pardavimo užsakymo inicijuojamą tiesioginį pristatymą; pardavimo užsakyme generuojamas važtaraštis tuo pat metu, kai pardavimo užsakyme registruojamas produkto gavimo kvitas. Pirkimo užsakymai taip pat gali būti vidinės įmonės užsakymų grandinės dalis, dar vadinama vidinės įmonės pirkimo užsakymais, kai produktai yra užsakomi iš atitinkamo vidinės įmonės pardavimo užsakymo. Šiuo atveju kai kurie abiejų susijusių vidinės įmonės užsakymų veiksmai yra atliekami automatiškai.

Papildomos prekės

Galima nustatyti, kad į produktus būtų įtrauktos papildomos prekės. Taip galima siūlyti produktus, kurie yra susiję su užsakomu produktu. Papildomi produktai gali būti privalomi arba pasirenkami. Kai kuriais atvejais papildomos prekės gali būti įtrauktos kaip nemokami produktai, kai įmonė perka kitų produktų.

Pirkimo užsakymo mokesčiai

Išlaidos gali būti priskirtos pirkimo užsakymui. Tai gali įvykti automatiškai, nustatant automatines išlaidas, arba įtraukiant išlaidas neautomatiniu būdu. Išlaidos gali būti priskirtos užsakymui antraštės lygyje arba užsakymo eilutės lygyje. Galima naudoti kelis išlaidų apskaitos nustatymo būdus. Pavyzdžiui, galite nustatyti mokestį taikyti kaip produkto kainą. Tokiu atveju, prieš patvirtinant užsakymą, išlaidos turi būti priskirtos užsakymo eilutės lygyje. Yra parinktis, kuri gali padėti paskirstyti mokesčius iš užsakymo antraštės į eilutes.

Produkto gavimo kvitas ir SF išrašymas

Paprastai pirkimo užsakymų, apimančių faktinius produktus, gavimo registracija atliekama sandėlyje, o po to užregistruojamas užsakymo produkto gavimo kvitas. Pirkimo užsakymus, kurių produktai atitinka paraiškas, galima sukonfigūruoti taip, kad produktų reikalaujantis darbuotojas taip pat turėtų pateikti gavimo patvirtinimą.

Kai kuriuose pirkimo užsakymuose yra produktų, kurie yra paslaugos arba kiti nefiziniai produktai, kurių gavimo sandėlyje nereikia. Tokių užsakymų produktus galima kurti kaip paslaugas arba galima tiesiogiai pirkimo užsakyme naudoti įsigijimo kategorijas. Tokių užsakymų produkto gavimo kvito apskaita kartais yra praleidžiama ir užsakymo SF yra išrašoma tiesiogiai arba vykdoma produkto gavimo kvito registracija neatliekant išankstinės gavimo registracijos.

Produktų gavimas gali lemti automatinį konkretaus tikslo suvartojimą. Tai apima netiesioginį suvartojimą ir tiesioginį pristatymą, į projektą orientuotą suvartojimą arba produkto kaip ilgalaikio turto apskaitą.

Kada pardavėjo sąskaitos faktūros gauti iš pardavėjo, jie pirmiausia gali būti įrašyti į sąskaitų faktūrų registras nepriklausomas nuo pirkimo užsakymo, o vėliau patvirtintas kaip pirkimo užsakymo įrašas. Tiekėjo SF su pirkimo užsakymu registravimas apima produkto gavimo kvito ir SF gretinimą.

Apskaitos paskirstymai gali būti nurodytas pirkimo užsakyme, kad būtų aprašyta, kaip apskaita turi būti atliekama knygoje, taip pat galima apibrėžti, kaip gaunamas biudžeto lėšų paskirstymas, kai tai įtraukta į jūsų konfigūraciją.

Pirkimo užsakymai, kurių SF išrašytos, mokėtinų sumų įsipareigojimą įrašo į tiekėjo sąskaitą, kurioje galima apdoroti tiekėjo mokėjimą.

Tiekėjo darbo našumas

Pirkimo veikla ir peržiūra yra palaikoma naudojant įsigijimo ir mokėtinų sumų ataskaitas, kurios apima išlaidų analizę ir tiekėjo efektyvumo analizę.