Generuoti finansines ataskaitas
Šiame straipsnyje pateikiama informacija apie finansinės ataskaitos sudarymą.
Norėdami sugeneruoti ataskaitą, atidarykite ataskaitos aprašą ir tada pasirinkite mygtuką Generuoti įrankių juostoje. Atsidarys Ataskaitos eilės būsena puslapis ir nurodys jūsų ataskaitos vietą eilėje.
Kuriant ataskaitą, puslapyje Ataskaitos eilės būsena gali būti matomi šie ataskaitų eilės būsenos indikatoriai.
| Būsena | Apskritis | Aprašymas |
|---|---|---|
| Perkeliama į eilę | Tarpinis | Ataskaitos apibrėžimas patvirtinamas prieš įtraukiant ataskaitą į generavimo eilę. |
| Eilėje | Tarpinis | Ataskaita patenka į ataskaitos generavimo eilę ir laukiama, kol bus apdorota. |
| Apdorojimas | Tarpinis | Ši būsena paprastai atitinka būseną Eilėje ir paprastai pereinama į būseną Galutinė, kai apdorojimas baigtas. |
| PostProcessing | Tarpinis | Ši būsena atitinka būseną Apdorojama ir nurodo, kad visi ataskaitos duomenys yra renkami, bet atliekami išvestiniai veiksmai, pvz., skaičiavimas ir apibendrinimas. |
| Atšaukiama | Tarpinis | Ataskaitų teikimas atšaukiamas vartotojo prašymu. Ši būsena atsiranda dėl naudotojo užklausos atšauktos ataskaitos būsenos Eilėje arba Apdorojama . Sistema bando perkelti ataskaitą į būseną Atšaukta, nebent sistema yra per toli pažengusi ir reikia ją užbaigti kitoje būsenoje. |
| Atšaukti | Galutinis | Ataskaita baigta apdoroti, bet neužbaigta dėl naudotojo užklausos sustabdymo. |
| Atlikta | Galutinis | Ataskaita paruošta naudojimui. |
| Atlikti nepavyko | Galutinis | Ataskaita baigta, tačiau nepavyko teisingai atlikti ir neturėtų būti naudojama. |
Pagal numatytuosius parametrus, sugeneruota ataskaita bus atidaroma žiniatinklio peržiūros programoje. Galima naudoti toliau nurodytas ataskaitų generavimo parinktis.
- Nustatykite grafiką, pagal kurį ataskaita arba ataskaitų grupė bus sugeneruota automatiškai
- Patikrinkite, ar ataskaitoje netrūksta sąskaitų arba duomenų, ir patikrinkite ataskaitos tikslumą
Generuojant ataskaitą, naudojamos parinktys, kurias nurodėte skirtukuose Ataskaitos aprašas.
Generuoti finansinę ataskaitą
Norėdami generuoti finansinę ataskaitą, eikite į Didžioji knyga>Užklausos ir ataskaitos>Finansinės ataskaitos.
- Pasirinkite norimą generuoti ataskaitą ir pasirinkite Generuoti.
- Užpildykite lauką Ataskaitos data ir pasirinkite Gerai.
Sugeneravus ataskaitą, ją bus galima peržiūrėti skyriuje Ataskaitos.
Galite pasirinkti Peržiūrėti arba Panaikinti ataskaitą.
Norėdami sugeneruoti ataskaitą naudodamiesi Ataskaitos kūrimo įrankis, atverkite ataskaitos aprašą ir pasirinkite mygtuką Generuoti įrankių juostoje. Atsidarys Ataskaitos eilės būsena puslapis ir nurodys jūsų ataskaitos vietą eilėje. Pagal numatytuosius parametrus, sugeneruota ataskaita bus atidaroma žiniatinklio peržiūros programoje.
Ko tikėtis, kai pateikiama ataskaitos generavimo užklausa?
- Klientui pateikus ataskaitos generavimo užklausą, ataskaita turėtų būti rodoma puslapyje Pranešimo eilės būsena skiltyje Ataskaitų eilės sąrašas.
- Jei vienu metu pateikiamos kelios ataskaitų generavimo užklausos, finansinių ataskaitų apdorojimo paslaugos egzemplioriuje vienu metu galima apdoroti iki trijų ataskaitų, o aplinkoje vienu metu galima apdoroti iki penkių ataskaitų.
- Ataskaitų generavimo eilė yra FIFO eilė.
- Ataskaitos generavimą galima atšaukti prieš jai įeinant į galutinę būseną, pasirinkus ataskaitą ir spustelėjus Pašalinti. Sėkmingai atšaukus ataskaitą, ji bus Atšaukta.
Ataskaitų grupės
Ataskaitų grupės yra efektyvus būdas vienu metu generuoti keletą ataskaitų. Pavyzdžiui, tarkime, kad kas mėnesį vartotojai kas mėnesį generuos aštuonias ataskaitas. Pasirinkite Ataskaitų grupė, o ne Generuoti kiekvienai iš aštuonių grupėje esančių ataskaitų, galite pasirinkti Generuoti ataskaitų grupei ir aštuonios ataskaitos bus sugeneruotos iš karto. Kai pasirinktos ataskaitų grupės ataskaitos yra sukurtos, galite eiti į Finansinės ataskaitos (Didžioji knyga > Užklausos ir ataskaitos > Finansinės ataskaitos), kad peržiūrėtumėte atskiras ataskaitas. Norėdami nustatyti ataskaitų grupę, atlikite šiuos veiksmus.
- Report Designer įrankyje, pasirinkite Ataskaitų grupės.
- Pasirinkite esamus ataskaitų apibrėžimus, kurie bus įtraukti į jūsų ataskaitų grupę.
- Pasirinkite perrašyti įmonės, informacijos ir datos parametrus kiekvienoje iš ataskaitų, kurios bus įtrauktos į grupę. Kiekvienai ataskaitai rekomenduojame nustatyti Įmonė, Laikotarpis, Metai ir Išsamumo lygis.
- Įrašykite ataskaitų grupę.
Ataskaitos generavimo planavimas
Siekdamos laikytis verslo procesų, daug įmonių turi pagrindinį ataskaitų, kurios rengiamos suplanuotais intervalais, rinkinį. Galite suplanuoti, kad ataskaita būtų generuojama reguliariai, pavyzdžiui, kasdien, kas savaitę, kas mėnesį arba kasmet. Tai gali būti viena ataskaita arba ataskaitų grupė, į kurią būtų įtrauktos kelios įmonės. Reikia įvesti jums suteiktus kredencialus (kiekvienos nurodytos įmonės), kurie pateikti ataskaitų medžio apraše. Jei kredencialai netinkami, ataskaitoje bus rodoma tik ta informacija, kurią pasiekti turite teisę, pavyzdžiui, įmonė, prie kurios tuo metu esate prisiregistravę. Išvesties informacija pirmiausia skaitoma iš ataskaitos grupės, o tada – iš atskirų ataskaitų.
Sukūrus ir įrašius ataskaitų grafikus, jie bus rodomi naršymo srities dalyje Ataskaitų grafikai. Galite sukurti ataskaitoms tvarkyti skirtus aplankus. Jei viena į grafiką įtraukta ataskaita nepaleidžiama, visos kitos ataskaitos bus paleidžiamos.
Svarbu
Norint kurti, modifikuoti ar panaikinti ataskaitų grafikus, jums turi būti suteiktas dizainerio arba administratoriaus vaidmuo. Vykdant ataskaitą, vartotojo, sukūrusio grafiką, kredencialai naudojami ataskaitai generuoti.
Ataskaitų grafiko kūrimas
Ataskaitų kūrimo įrankyjeFailas meniu, pasirinkite Naujas ir tada pasirinkite Ataskaitų grafikas. Atidaromas dialogo langas Naujas ataskaitų grafikas.
Dalyje Parametrai pasirinkite atskirą ataskaitą arba ataskaitų grupę, kurią norite paskirti į grafiką. Pasiekiamos tik tos įmonės ar kūrimo bloko ataskaitos arba ataskaitų grupės, prie kurių esate prisijungę.
Pažymėkite žymės langelį Aktyvus, kad įjungtumėte ataskaitų grafiką. Tik ataskaitos kūrėjas arba administratorius gali suaktyvinti ataskaitos grafiką arba jį išjungti.
Pasirinkite mygtuką Teisės norėdami įvesti įmonės kredencialus. Pagal numatytąjį nustatymą jūsų prisijungimo informacija naudojama įmonei, prie kurios esate prisijungę. Jei įtrauktos kitos įmonės, kaip ataskaitų medžio aprašuose, pasirinkite Naudoti atskirus kredencialus ir tada įveskite bet kurios kitos į ataskaitų grafiką įtrauktos įmonės kredencialus. Galite pasirinkti „Windows“ autentifikavimas arba įvesti kiekvienos įmonės vartotojo vardą ir slaptažodį. Pažymėkite žymės langelį Įrašyti kredencialus, kad įrašytumėte šių įmonių kredencialus, ir tada pasirinkite Gerai, kad užvertumėte dialogo langą.
Dalies Dažnumas lauke Pradėti pasikartojimą pasirinkite datą, kada pradėti grafiką. Pagal numatytuosius nustatymus pasirenkama dabartinė kliento kompiuterio sistemos data.
Lauke Vykdyti ataskaitą pasirinkite laiką, kada reikia vykdyti ataskaitą. Jei įvesite laiką, buvusį iki esamo sistemos laiko, ataskaita bus paleista kitą suplanuotą datą.
Srityje Kartojimas nurodykite, kaip dažnai ataskaita bus vykdoma. Pagal numatytuosius parametrus Kasdien yra pasirinktas su intervalo (dienos) verte 1. Kitos parinktys yra Kas savaitę, Kas mėnesį ir Kasmet.
Srityje Pasikartojimo diapazonas pasirinkite, kada ataskaitos generavimą reikia nutraukti.
- Nėra pabaigos datos – ataskaitos grafikas vykdomas neribotą laiką.
- Nustatytas pasikartojimų skaičius – ataskaitos grafikas vykdomas nurodytą skaičių kartų, o paskui išjungiamas.
- Baigti iki – ataskaitos grafikas baigiamas nurodytą datą.
Pasirinkite Įrašyti. Dialogo lange Įrašyti kaip įveskite ataskaitų grafiko unikalų pavadinimą ir aprašą.
Kad galėtumėte kopijuoti ataskaitų grafiką, turite turėti dizainerio arba administratoriaus vaidmenį. Net jei administratorius modifikuos ataskaitų grafiką, ataskaitoje išliks ją sukūrusio vartotojo kredencialai.
Ataskaitų grafiko kopijavimas
- Ataskaitų kūrimo įrankyje pasirinkite Ataskaitų grafikai ir atidarykite ataskaitų grafiką, kurį norite kopijuoti.
- Meniu Failas pasirinkite Įrašyti kaip ir tada įveskite naują grafiko pavadinimą ir aprašą dialogo lange Įrašyti kaip. Pasirinkite Gerai, ir naujas grafikas bus rodomas naršymo srityje.
- Jei reikia, naujame grafike modifikuokite laukus ir informaciją ir tada įrankių juostoje pasirinkite Įrašyti arba pasirinkite Įrašyti meniu Failas.
Kad galėtumėte panaikinti ataskaitos grafiką, turite būti ataskaitos grafiko savininkas arba turėti administratoriaus vaidmenį.
Ataskaitų grafiko naikinimas
- Ataskaitų kūrimo įrankyje, naršymo srityje pasirinkite Ataskaitų grafikai.
- Pasirinkti ataskaitų grafiką, kurį norite panaikinti, ir tada pasirinkite Naikinti arba paspauskite klavišą Naikinti.
- Naikinimo patvirtinimo dialogo lange pasirinkite Taip norėdami visam laikui panaikinti ataskaitos grafiką. Jei neturite teisės naikinti grafiko, rodomas pranešimas, ir ataskaita nepanaikinama.
kredencialai ir ataskaitų grafikai
Jei neįvesite kredencialų, kuriuos reikia įvesti prie visų įmonių, įtrauktų į ataskaitas, įrašydami ataskaitos grafiką gausite šį pranešimą: „Turite įvesti savo kredencialus prie įmonių, esančių šiame ataskaitų grafike. Norėdami įvesti kredencialus, pasirinkite mygtuką Teisės“
Pavyzdžiui, naudotojas prisijungia prie A įmonės, įvesdamas savo prisijungimo vardą ir slaptažodį. Naudotojas sukuria ataskaitos, kuri renka duomenis iš kelių įmonių naudodama ataskaitų medžio aprašą, grafiką. Įrašęs šį ataskaitos grafiką, naudotojas paprašoma įvesti kitų į ataskaitų medžio aprašą įtrauktų įmonių kredencialus. Kai kredencialų galiojimo laikas baigiasi, paveiktos ataskaitos ataskaitų grafike negeneruojamos, kol kredencialai atnaujinami. Ataskaitų eilėje rodomas pranešimas, kuriame nurodoma, kad būtina atnaujinti teises. Ataskaitų grafikas sutrinka esant bet kuriam iš šių scenarijų (nes šiais atvejais būtini kredencialai):
- į atskiros ataskaitos ataskaitų medį įtraukta nauja įmonė;
- Buvo modifikuota ataskaitų grupėje esanti ataskaita.
- Į ataskaitų grupę buvo įtraukta nauja papildomos įmonės ataskaita.
Norėdami tęsti, dialogo lange pasirinkite Ataskaitų grafikas spustelėkite mygtuką Teisės ir tada įveskite reikiamus kredencialus.
Trūkstamų sąskaitų analizės funkcija
Galite ieškoti finansinių sąskaitų ir dimensijų, kurių gali trūkti visuose eilučių aprašuose, ataskaitų medžio aprašuose ir ataskaitų aprašuose kūrimo bloko grupėje. Tai naudinga kuriant arba naujinant keletą sąskaitų arba kūrimo blokų per trumpą laikotarpį, ir norint patikrinti, ar į ataskaitas įtraukta visa nauja informacija.
Trūkstamos sąskaitos nustatomos naudojant mažiausią ir didžiausią reikšmes iš eilutės aprašo arba ataskaitų medžio aprašo, ir tada rodomas sąskaitų, kurių nėra eilutės apraše arba ataskaitų medžio apraše, bet kurios yra finansinių duomenų informacijoje, sąrašas. Jei trūkstamos sąskaitos vertė yra didesnė arba mažesnė nei eilutės apraše nurodyta vertė, ta sąskaita į trūkstamų sąskaitų sąrašą neįtraukiama.
Patarimas
Tikrinimo tikslais šį procesą reikia paleisti prieš generuojant mėnesio ataskaitas ir kuriant naujus kūrimo blokus.
Mažiau tikėtina, kad sąskaitų truks ataskaitose, turinčiose reikšmių diapazonus. Jei įmanoma, naudokite diapazonus kūrimo bloke, kad būtų įtrauktos naujos sukurtos sąskaitos. Jei kurios nors ataskaitos apraše įmonės nuostata yra @ANY, galima įeiti į konkrečią įmonę ir įvykdyti tos įmonės duomenyse trūkstamų sąskaitų analizę.
Banknotas
Jei buvo įtraukta nauja įmonė, turite įtraukti naują įmonę į ataskaitų medžius visose esamose ataskaitose, arba įmonė nebus įtraukta į trūkstamų sąskaitų analizę.
Trūkstamų sąskaitų analizės vykdymas
Ataskaitų kūrimo įrankyje pasirinkite Įrankiai ir tada pasirinkite Trūkstamų sąskaitų analizė.
Lauke Įmonės filtras pasirinkite įmonę, kurios rezultatai bus filtruojami, arba pasirinkite parinktį Visos (filtro nėra), kad būtų rodomi rezultatai iš visų galimų įmonių.
Lauke Dimensijų filtras pasirinkite dimensiją kurios rezultatus norite filtruoti, arba pasirinkite Visos (filtro nėra) norėdami peržiūrėti visų galimų dimensijų informaciją.
Lauke Grupuoti pagal pasirinkite rezultatų rūšiavimo parinktį. Rezultatus galima rikiuoti pagal konkretų kūrimo bloką arba dimensiją ir verčių rinkinius.
Peržiūrėkite pateiktus rezultatus. Pažymėjus viršutinėje srityje esantį elementą, apatinėje srityje pateikiama papildomos informacijos apie išimtį. Nurodomos susijusios dimensijos, vertės ir ataskaitos.
Norėdami atidaryti paveiktą elementą, pasirinkite susietą piktogramą rodoma sąrašo srityje, arba spustelėkite elementą dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite Atidaryti. Norėdami pasirinkti kelis elementus, palaikykite nuspaudę klavišą Ctrl, kol pažymėsite apatinėje srityje esančius elementus.
Jei grąžinama reikšmių, kūrimo blokų arba ataskaitų, kurios neturi būti įtrauktos į analizę, spustelėkite elementą dešiniuoju pelės klavišu ir pasirinkite Neįtraukti arba pažymėkite žymės langelį Neįtraukti, esantį šalia elemento, kad pašalintumėte elementą iš sąrašo. Neįtraukti elementai neįtraukiami atnaujinus sąrašą. Norėdami pasirinkti kelis elementus, palaikykite nuspaudę klavišą Ctrl, kol pažymėsite apatinėje srityje esančius elementus. Norėdami peržiūrėti visus elementus, įskaitant anksčiau analizėje pasirinktus rezultatus, pasirinkite Rodyti neįtrauktus blokus ir vertes žymės langelį, tada pasirinkite Atnaujinti.
Pasirinkite Atnaujinti norėdami atnaujinti išimtis, kurias sutvarkėte. Pasirinkite Taip, norėdami visiškai atnaujinti visus rezultatus, arba pasirinkite Ne, norėdami iš dalies atnaujinti sutvarkytus elementus.
Banknotas
Atidaroma forma automatiškai atkuriama, nebent ji buvo atidaryta per pastarąsias 15 minutes.
Išsprendę problemas spustelėkite, pasirinkite Gerai, kad uždarytumėte dialogo langą.
Klaviatūros spartieji klavišai trūkstamų sąskaitų analizei atlikti
Vykdant trūkstamų sąskaitų analizę, galima naudoti toliau nurodytus klaviatūros sparčiuosius klavišus.
| Norėdami tai padaryti | Paspauskite |
|---|---|
| Filtruoti pagal įmonę | Alt + C |
| Filtruoti pagal dimensiją | ALT + D |
| Pažymėti lauką Grupuoti pagal | ALT + G |
| Rodyti neįtrauktus kūrimo blokus ir vertes | ALT + S |
| Atnaujinti rezultatus | ALT + R |
| Neįtraukti pažymėto kūrimo bloko | ALT + X |
| Neįtraukti pažymėto eilutės aprašo | CTRL + B |
| Neįtraukti pažymėtos dimensijos vertės | CTRL + D |
| Atidaryti pažymėtos ataskaitos aprašą | CTRL + R |
| Atidaryti pažymėtos eilutės aprašą | CTRL + O |