Išankstinio mokėjimo sąskaitos faktūros ir išankstiniai mokėjimai
Šiame straipsnyje aprašomi ir priešingai du metodai, kuriuos organizacijos gali naudoti išankstiniams mokėjimams (išankstiniams mokėjimams). Vienas metodas sukuria iš anksto mokamą SF, kuri susieta su pirkimo užsakymu. Naudojant kitą būdą, išankstinio mokėjimo žurnalo kvitai kuriami sukuriant žurnalo įrašus ir pažymint juos kaip išankstinio mokėjimo žurnalo kvitus.
Organizacijos gali tiekėjams išduoti išankstinius mokėjimus (mokėjimus iš anksto) už prekes arba paslaugas prieš šių prekių ar paslaugų užsakymų įvykdymą. Tiekėjams galima išduoti išankstinius mokėjimus dviem būdais. Siekdami sumažinti riziką, išankstinius mokėjimus galite sekti, išankstinį mokėjimą nurodydami pirkimo užsakyme. Naudodami šį būdą turite sukurti išankstinio mokėjimo SF, susietą su pirkimo užsakymu. Šis būdas vadinamas išankstinio mokėjimo SF išrašymu. Organizacijos, kurios nenori išankstinių mokėjimų sekti taip atidžiai arba negauna išankstinio mokėjimo SF iš savo tiekėjo, gali naudoti išankstinio mokėjimo žurnalo kvitus, o ne išankstinio mokėjimo SF išrašymo būdą. Išankstinio mokėjimo žurnalo kvitus galite kurti, sukurdami žurnalo įrašus ir pažymėdami juos kaip išankstinio mokėjimo žurnalo kvitus. Naudodami šį būdą negalite sekti, kurie kurių pirkimo užsakymų išankstiniai mokėjimai tiekėjui yra atliekami. Tačiau galite pažymėti užregistruotą išankstinį mokėjimą sudengti pagal pirkimo užsakymą.
Kada naudoti išankstinio mokėjimo SF išrašymo būdą ir išankstinius mokėjimus
| Išankstinio mokėjimo SF išrašymas | Išankstiniai mokėjimai |
|---|---|
| Nurodykite išankstinio mokėjimo vertę pirkimo užsakyme. | Pirkimo užsakyme išankstinio mokėjimo vertė nenurodyta. |
| Išankstinio apmokėjimo sąskaita ir paskutinė sąskaita turi būti publikuotos. | Išankstinio apmokėjimo SF registruoti nereikia. |
| Išankstinio mokėjimo įsipareigojimai laikomi išankstinio mokėjimo sąskaitoje, o ne mokėtinų sumų sąskaitoje. | Išankstinio mokėjimo įsipareigojimai laikomi mokėtinų sumų sąskaitoje. |
| Tiekėjo balansas neatspindi išankstinio mokėjimo vertės visos proceso metu. | Tiekėjo balansas atspindi išankstinio mokėjimo vertę visos proceso metu. |
| Išankstinio mokėjimo SF išrašyti galima tik naudojant mokėtinas sumas. | Išankstiniai mokėjimai galimi mokėtinose sumose ir gautinose sumose. |
Išankstinio mokėjimo proceso apžvalga
Apskaitos praktikos daugelyje šalių ir regionų reikalauja, kad išankstiniai mokėjimai iš kliento ar pardavėjo nebūtų publikuojami į įprastas santraukų kliento ar pardavėjo ataskaitas. Vietoj to šie išankstiniai apmokėjimai registruojami į specialias DK sąskaitas, skirtas išankstiniams apmokėjimams. Kai prekybos užsakymas ar pirkimo užsakymas yra sukuriami, sąskaita yra išraoma klientui ar pardavėjo. Apmokant SF, išankstinis apmokėjimas ir PVM išankstinio mokėjimo kvitas, esantys išankstinių apmokėjimų DK sąskaitoje, atšaukiami, o SF sumos automatiškai užregistruojamos įprastose suminėse sąskaitose. Norėdami sukurti išankstinį apmokėjimą, atlikite šiuos veiksmus:
- Nustatykite išankstinių mokėjimų registravimo šabloną.
- Gautinų sumų parametruoseir mokėtinų sumų parametrų puslapiuose, skirtuke DK ir PVM pasirinkite naują registravimo šabloną naudodami mokėjimo žurnalo su išankstinio mokėjimo parametrais registravimo šabloną.
- Kurkite mokėjimo žurnalą ir tada kurkite naują mokėjimą.
- Mokėjimą galite pažymėti kaip išankstinį mokėjimą. Jei mokėjimas yra pažymėtas kaip išankstinis mokėjimas, jis yra publikuojamas į buhalterinės knygos sąskaitas, kurios yra nustatomos publikavimo profilyje, kurį nustatėte žingsnyje 1 ir 2. Be to, jei mokėjimas pažymėtas kaip išankstinis mokėjimas, skaičiuojami mokesčiai. Kai kurios vyriausybės prašo, kad mokesčiai būtų sumokėti, kai registruojamas išankstini mokėjimas net ir be sąskaitos.
- Užregistruokite išankstinį apmokėjimą.
- Pasirinktinai: galite nustatyti išankstinį mokėjimą pagal įsigijimo užsakymą ar pardavimo užsakymą prieš sukurdami sąskaitą. Pardavimo užsakymo arba pirkimo užsakymo puslapio veiksmų srityje naudokite sudengimo operacijas.
- Po to, kai tiekėjas pristato prekes arba paslaugas, įrašykite SF. Jei išankstinį mokėjimą sudengiate pagal pirkimo arba pardavimo užsakymą (6 veiksmas), išankstinis mokėjimas yra automatiškai sudengiamas pagal jūsų sukurtą SF. Jei nesudengėte išankstinio mokėjimo pagal pirkimo arba pardavimo užsakymą, galite ją sudengti pagal SF rankiniu būdu naudodami sudengimo operacijas kliento arba tiekėjo puslapyje. Tada išankstinio mokėjimo suma yra atšaukiama iš laikinos AP/AR DK sąskaitos. Be to, jei buvo apskaičiuoti mokesčiai, jie bus atšaukti, nes SF pateikiami faktiniai mokesčiai.
Išankstinio mokėjimo SF išrašymo proceso apžvalga
Išankstinio mokėjimo sąskaitos yra bendra verslo praktika. Tiekėjas išduoda išankstinio mokėjimo SF, reikalaudamas pirkimo depozito prieš pirkimo užsakymo vykdymą. Pavyzdžiui, kai kurie pardavėjai prašo išankstinio mokėjimo už tinkintas prekes ar paslaugas. Jei tiekėjas išduoda SF, pagal kurią reikalingas išankstinis mokėjimas, galite naudoti išankstinio mokėjimo SF išrašymo funkciją. Išankstinio mokėjimo vertė gali būti nustatyta prekybos užsakyme, išankstinio mokėjimo sąskaita yra užregistruojama ir mokama ir tuomet išankstinio mokėjimo sąskaita taikoma paskutinei sąskaitai. Atlikite toliau nurodytus veiksmus, norėdami sukurti išankstinį mokėjimą.
- Pirkimo agentas kuria, tvirtina ir tada pateikia pirkimo užsakymą, už kurį tiekėjas prašė išankstinio mokėjimo. Išankstinio mokėjimo vertė pirkimo užsakyme nurodoma kaip sutarties dalis.
- Tiekėjas pateikia išankstinio mokėjimo SF.
- Mokėtinų sumų koordinatorius užregistruoja išankstinio mokėjimo SF pagal pirkimo užsakymą, o tada išankstinio mokėjimo SF yra apmokama.
- Tiekėjas siunčia mokėjimo užklausą, nurodytą kaip standartinė tiekėjo SF. Po to, kai tiekėjas pristato prekes arba paslaugas, o susijusios standartines tiekėjo SF yra gautos, mokėtinų sumų koordinatorius taiko išankstinio mokėjimo sumą, kuri jau buvo sudengta pagal standartinę SF.
- Mokėtinų sumų koordinatorius moka ir sudengia likusią standartinę SF sumą.
Nustatyti parametrus, siekiant įgalinti išankstinio mokėjimo SF išrašymo procesą
Išankstinio apmokėjimo sąskaita turi būti apibrėžta atsargų registravimo puslapio skirtuke Pirkimo užsakymas (Atsargų valdymo nustatymo >>> registravimas). Registruojant išankstinio apmokėjimo SF, išankstinio mokėjimo sąskaita paprastai debetuojama. Išankstinio mokėjimo sąskaitos balansas atšaukiamas, kai užregistruojama standartinė SF, taikoma išankstinio apmokėjimo SF. Jei nesudengiiite išankstinio mokėjimo SF su mokėjimu prieš tai, kai išankstinio apmokėjimo SF pritaikote standartinei SF, užregistruotos išankstinio apmokėjimo SF apskaitos įrašai atšaukiami, kai užregistruojama standartinė SF.
Korespondentinės sąskaitos mokėtinų sumų sąskaita nurodyta tiekėjo registravimo šablone . Norėdami nustatyti numatytąjį registravimo šabloną, eikite į Mokėtinų >>>sumų nustatymo mokėtinų sumų parametrus DK ir SKIRTUKe PVM registravimo > šablonas su išankstinio mokėjimo tiekėjo SF.
Išankstinio apmokėjimo programos strategija nurodo, ar sudengtos išankstinio apmokėjimo SF bus automatiškai taikomos galutinę SF, kuri buvo sukurta rankiniu būdu. SF, sukurtos naudojant duomenų objektą, daugiau nebenaudos išankstinio apmokėjimo programos strategijos. Turite rankiniu būdu taikyti sudengtas išankstinio apmokėjimo SF SF, kurios sukurtos naudojant duomenų objektą. Norėdami nustatyti strategiją, eikite į Mokėtinų sumų nustatymo >mokėtinų > sumų parametrus DK > ir PVM skirtuką Išankstinio > apmokėjimo programos strategija. Jei išankstinio apmokėjimo programos strategijos laukas nustatytas kaip Automatinis, išankstinio mokėjimo SF bus automatiškai pažymėta sudengti su galutinėje SF. Jei laukas nustatytas kaip Pranešimas , vaizdinis nurodymas, kad galima naudoti išankstinio apmokėjimo SF, bus rodomas sukūrus galutinę SF.
Kurti pirkimo užsakymą, kuriame būtų išankstinio mokėjimo SF informacija
Kai tiekėjas jums nurodo, kad reikalauja išankstinio apmokėjimo už pirkimo užsakyme esančias prekes ir paslaugas, turite nustatyti susijusio pirkimo užsakymo išankstinio apmokėjimo vertę. Eiti į Mokėtinas > sumas > Bendrieji > pirkimo užsakymai Visi pirkimo užsakymai ir rasti tiekėjo pirkimo užsakymą. Veiksmų srityje pasirinkite skirtuką Pirkimas ir pasirinkite Išankstinis apmokėjimas. Įveskite informaciją apie išankstinį mokėjimą, įskaitant aprašą, išankstinio mokėjimo vertę, ar išankstinis mokėjimas yra fiksuota suma, ar procentas, ir išankstinio mokėjimo kategorijos ID.
Banknotas
Keli išankstinių apmokėjimų apibrėžimai pirkimo užsakyme negalimi. Jei turite leisti kelis išankstinius apmokėjimus pirkimo užsakyme, užregistruokite mokėjimus naudodami mokėjimų žurnalą, o ne išankstinio apmokėjimo SF.
Išankstinis mokėjimas gali būti pašalintas iš pirkimo užsakymo, nebent jūs jau sudengėte mokėjimą pagal užregistruotą išankstinio mokėjimo SF arba užregistrnote standartinę SF. Norėdami pašalinti išankstinio apmokėjimo informaciją iš pirkimo užsakymo, eikite į Mokėtinas >>> sumas, eikite į Bendruosius pirkimo užsakymus Visi pirkimo užsakymai ir raskite tiekėjo pirkimo užsakymą. Veiksmų srityje pasirinkite skirtuką Pirkimas ir pasirinkite Pašalinti išankstinį apmokėjimą.
Publikuoti ir kurti išankstinio mokėjimo sąskaitą
Norėdami įrašyti tiekėjo išankstinio apmokėjimo SF, eikite į tiekėjo SF puslapį. Pasirinkite išankstinio mokėjimo SF pirkimo užsakymų puslapyje (mokėtinų sumų bendrieji > pirkimo > užsakymai visi > pirkimo užsakymų SF išankstinio > apmokėjimo > SF skirtuke). Įveskite informaciją apie išankstinio mokėjimo SF, įskaitant SF numerį. Negalima keisti išankstinio mokėjimo SF kiekių. Jei tiekėjas išrašė SF dalį išankstinio mokėjimo vertės, kuri nurodyta pirkimo užsakyme, sumos, galite atnaujinti vieneto kainą, kad atspindėtų dalinę vertę.
Užregistrus išankstinio mokėjimo SF, atnaujinamas tiekėjo balansas ir išankstinio apmokėjimo sąskaita. Atnaujinama išankstinio apmokėjimo prašymo vertė išankstinio apmokėjimo apibrėžime, pateiktame pirkimo užsakyme. Užregistruoti išankstinio mokėjimo kvito numatytieji finansinės dimensijos įrašai bus paimti iš pirkimo užsakymo antraštės informacijos.
Jei tiekėjo išankstinio mokėjimo SF funkcijos, kurios yra funkcijų valdymo puslapyje, SF eilutėse užrakinti finansines dimensijas, išankstinio apmokėjimo antraštėje arba eilutėse dimensijų atnaujinti negalima.
Registruoti ir sudengti išankstinio mokėjimo SF mokėjimus
Po to išankstinio apmokėjimo SF bus sumokėta iš mokėjimų žurnalo puslapio. Norėdami pasiekti mokėjimo žurnalus, spustelėkite Mokėtinų sumų žurnalų >> mokėjimų > mokėjimų žurnalas. Užregistrus mokėjimo sudengimą išankstinio mokėjimo SF, bus atnaujinta pirkimo užsakymo išankstinio apmokėjimo prašymo likusi vertė.
Prieš registruodami standartinę išankstinio mokėjimo SF SF, galite atšaukti mokėjimo sudengimą iš išankstinio mokėjimo SF. Nepaisant to, prieš registruodami standartinę išankstinio mokėjimo SF SF, galite atšaukti mokėjimo sudengimą iš išankstinio mokėjimo SF.
Registruoti standartinę tiekėjo SF pirkimo užsakymui ir taikyti išankstinio apmokėjimo SF standartinei SF
Įrašykite standartinę iš tiekėjo gautą SF. Kaip šio proceso dalį galite taikyti sudengtą išankstinio apmokėjimo SF tiekėjo SF taip, kad SF vertė būtų sumažinta iki jau sumokėtos sumos. Pritaikę išankstinio apmokėjimo SF tiekėjo SF užtikrinsite, kad bus atšaukti išankstinio mokėjimo SF apskaitos įrašai.
Išankstinio mokėjimo SF prašymas užregistrus standartinę SF
Jeigu pamiršote pritaikyti išankstinį apmokėjimą standartinei tiekėjo SF, registruojant tiekėjo SF, sudengtą išankstinį apmokėjimą bus galima taikyti kitoms šio tiekėjo SF iš tiekėjų puslapio (>>>>> taikoma mokėtinų sumų bendrųjų tiekėjų visų tiekėjų SF skirtukas).
Išankstinio mokėjimo prašymo proceso atšaukimas
Jei norite atšaukti išankstinio mokėjimo SF sudengti ar atšaukti iš standartinės SF taikymą, pasirinkite veiksmą atšaukti iš tiekėjų puslapio (>> mokėtinų sumų bendrųjų tiekėjų visų tiekėjų SF skirtukas > Atšaukti). >> Atšaukę išankstinio apmokėjimo prašymą, jį galite taikyti kitai standartinei SF.