Biudžetų sudarymo apžvalga

Beveik kiekviena įmonė, naudojanti finansinių Microsoft Dynamics funkcijų funkciją 365 finansuose, turės turėti galimybę kurti biudžeto ir faktinių duomenų ataskaitas. Šiame straipsnyje paaiškinama minimali konfigūracija, kurios reikia, norint sukurti biudžetus finansinėse ir operacijose arba įkelti juos iš trečiosios šalies programos.

Peržiūrėti

Patvirtintas juridinio subjekto biudžetas yra tvarkomas dokumente, pavadinimu biudžeto registro įrašas. Biudžeto registro įrašo dokumento eilutės vadinamos biudžeto sąskaitos įrašais, jose yra finansinės dimensijos informacija, datos ir patvirtinto biudžeto sumos. Biudžeto registro įrašo dokumentas yra integruotas su pagrindinėmis finansinėmis ataskaitomis ir užklausų puslapiais, kuriuose faktinės DK sumos yra lyginamos su biudžeto sumomis.

Galima naudoti kelis toliau pateiktus būdus, norint kurti biudžeto registro įrašus.

• Rankiniu būdu įveskite dokumento informaciją biudžeto registro įrašų puslapyje.
• Naudokite šabloną Microsoft Excel , kurį galite atidaryti spustelėdami mygtuką Atidaryti excel biudžeto registro įrašų puslapyje.
• Naudokite biudžeto sąskaitos įrašų duomenų objektą duomenų valdymo srityje, norėdami importuoti biudžeto registro įrašus. Turėtumėte apsvarstyti šį metodą ir įjungę apdorojimo parametrą Nustatyti pagal, kai turite importuoti daug biudžeto sąskaitos įrašų.
• Jei įmonė biudžeto duomenims paruošti naudoja biudžeto planavimo funkciją, galite naudoti periodinį biudžeto registro įrašo generavimo procesą.

Biudžeto registro įrašas bus laikomas atliktas, kai biudžeto balansai bus atnaujinti. Puslapyje Biudžeto registro įrašai spustelėkite Naujinti pasirinkto biudžeto registro įrašo biudžeto balansus arba kelis įrašus. Atnaujinus biudžeto balansus, biudžeto registro įrašo būsena pasikeičia į Baigta. Baigto biudžeto registro įrašo negalima atidaryti iš naujo ir redaguoti. Todėl, jei reikia redaguoti biudžeto duomenis, turite sukurti naują biudžeto registro įrašą, o ne redaguoti baigto biudžeto registro įrašo duomenis.

Konfigūravimas

Konfigūruokite biudžetą, pradėkite biudžeto parametrų puslapyje. Šiame puslapyje turite nustatyti biudžeto žurnalą, biudžeto registro įrašų numeraciją ir numatytąją darbo srities elgseną.

Biudžeto parametrų puslapyje galimi šie laukai:

• Paskirstymo raktas – šis laukas nustato, kaip biudžeto sąskaitos įrašo suma paskirstoma pinigų srautų prognozėje.
• Naudokite biudžeto perkėlimo taisykles – pasirinkite šią parinktį, norėdami įgalinti biudžeto perkėlimą.
• Rodyti senstelėjusią biudžeto analizės užklausą – pasirinkite šią pasirinktį, norėdami parodyti senstelėjusią biudžeto analizės užklausą.
• Numatytoji sąskaitos struktūra – pažymėkite šį žymės langelį, norėdami automatiškai užpildyti sąskaitos struktūrą biudžeto registre pagal pagrindinę sąskaitą. Šis žymės langelis galimas, jei funkcijų valdymo sistemoje įgalinta numatytoji biudžeto registro įrašo funkcijos sąskaitos struktūra.
• Biudžeto žurnalas – pasirinkite biudžeto asignavimų žurnalo pavadinimą. Šis laukas galimas, jei DK parametrų puslapyje pasirinkta lauką Įgalinti biudžeto asignavimus .

Po to, jei yra strategijų, kurios reglamentuoja biudžeto registro įrašų patvirtinimą, pagrįstą biudžeto tipu (pvz., pervedimais ar tiksliniimais), turite sukurti biudžeto registro įrašo darbo eigas biudžeto darbų eigos puslapyje. Jei yra scenarijų, pagal kuriuose perkėlimai būtų leidžiami be darbo eigos patvirtinimo, galite nustatyti biudžeto perkėlimo taisykles tiems scenarijams palaikyti.

Puslapyje Biudžeto dimensijos turite pasirinkti finansines dimensijas, naudojamas biudžetui sudaront, remiantis dimensijomis, kurios naudojamos sąskaitų lentelėje. Galite pasirinkti visas biudžeto sudarymo finansines dimensijas arba jų subrinkinį.

Nurodykite biudžeto modelį, kuris atitinka visus arba kai kuriuos biudžetus. Galite vieną visų biudžeto registro įrašų biudžeto modelį. Taip pat galite kurti atskirus modelius pagal biudžeto tipą, geografinę vietą arba naudodami kitą biudžeto klasifikavimo būdą.

Banknotas

Jei naudojama biudžeto kontrolė, su konkrečia biudžeto ciklo trukme galima susieti tik vieną biudžeto modelį.

Kurkite biudžeto kodus, nurodančius įrašytinų biudžeto operacijų tipą ir bet kokią susijusią darbo eigą. Biudžeto kodai gali palaikyti toliau nurodytus biudžeto tipus.

• Pradinis biudžetas
• Perkėlimas
• Tikslinimas
• Biudžeto rezervavimas
• Preliminarus biudžeto rezervavimas
• Perkeliamas biudžetas

Biudžeto kodai suteikia galimybę patvirtintų biudžeto pakeitimų įrašus sekti biudžeto ciklo metu. Jei darbo eiga susieta su biudžeto kodu, darbo eiga bus įgalinta visiems biudžeto registro įrašams, naudojantiems tą biudžeto kodą, ir darbo eigos žingsniai turi būti atlikti prieš tai, kai biudžeto registro įrašas galės pasiekti baigtą etapą.

Taip pat galite pasirinktinai nustatyti biudžeto pervedimo taisykles. Norėdami naudoti biudžeto pervedimo taisykles, pasirinkite Naudoti biudžeto pervedimo taisykles puslapyje Biudžeto parametrai. Kai naudojamos biudžeto pervedimo taisyklės, jei vartotojas sukuria dokumentą naudodamas perkėlimo tipo biudžeto kodą, biudžeto balansai nebus atnaujinti, jei bus pažeistos biudžeto pervedimo taisyklės. Pavyzdžiui, galite leisti biudžeto perkėlimo dokumentus, jei išlaidų biudžetas yra perkeliama pagrindinėse pardavimų ir rinkodaros padalinio sąskaitose, bet galite uždrausti biudžeto perkėlimą iš arba į tą padalinį, jei negautas to tipo biudžeto sąskaitos išrašo darbo eigos patvirtinimas.

Funkcijos, kurios buvo įvestos Microsoft Dynamics 365 finansinės versijos 10.0.7 (2020 m. sausio mėn.) galimybė ir lankstumo biudžeto registro įrašams. Norėdami įgalinti šiuos patobulinimus, eikite į funkcijų valdymo darbo sritį ir pasirinkite tik kiekio biudžeto registro įrašus ir (arba) biudžeto registro įrašus, kurių numatytasis sumos tipas.

Tik kiekio biudžeto registro įrašai leidžia registruoti biudžeto registro įrašą tik sumomis, skirtomis tik kiekiui. Pavyzdžiui, galite užregistruoti biudžeto įrašą, kurio kiekis yra 32, o kaina – nulis, tokiu būdu gaunant nulinę sumą. Tada šį kiekį galite naudoti finansinės ataskaitos kontekste, kad nustatytumėte kainą pagal kiekį. Atkreipkite dėmesį, kad naudojant šią funkciją nebuvo atnaujinta nė viena iš užklausų ar ataskaitų; funkcija tiesiog leidžia užregistruoti nulinę sumą.

Biudžeto registro įrašai, kurie yra numatytieji sumos tipo funkcijos parametrai, leidžia biudžeto registro įrašo numatytąjį sumos tipą naudoti kaip kitą sumos tipą, nei išlaidos. Kai pagrindinės sąskaitos tipas yra išlaidos, numatytoji biudžeto registro įrašo eilutė dabar bus išlaidos; kai pagrindinės sąskaitos tipas yra išlaidos, numatytoji eilutės bus pajamos; visiems kitiems sąskaitų tipams numatytoji eilutė bus išlaidos.

Darbo sričių ir užklausų puslapių naudojimas biudžetui ir faktinėms sumoms sekti

Biudžeto vadybininkas gali peržiūrėti dabartinę biudžeto būseną DK biudžetų ir prognozių darbo srityje. Skirtukuose Biudžeto viršijimas ir Įplaukos greitai peržiūrėkite finansinių dimensijų kombinacijas, kurių biudžeto tikslai nepasiekiami arba artėjama prie ribinės vertės. Galite pritaikyti biudžeto ribinės vertės procentą ir finansinių dimensijų rinkinius, naudojamus tuose skirtukuose, spustelėdami Konfigūruoti mano darbo sritį. Galite spustelėti vienetų vadovus , kad pamatytumėte darbuotojus, kurie atsakingi už konkrečias finansinių dimensijų kombinacijas, pasirinktas tuose skirtukuose. Pvz., jei matote, kad operacijų padalinio išlaidų biudžetas viršija biudžeto slenkstį, galite lengvai rasti ir susisiekti su operacijų padalinio vadovu bei tai aptarti.

Banknotas

Padalinio vadovo laukas organizacijos vienetų puslapyje nustato, kurie vadybininkai palaiko konkrečius finansinių dimensijų derinius. Norėdami atidaryti biudžeto ir faktinių sumų išsamesnės informacijos apie biudžeto sumas, palyginti su faktinėmis sumomis, skirtuko apačioje spustelėkite Daugiau informacijos.

Faktinio ir biudžeto užklausos puslapis leidžia detalizuoti biudžeto ir faktinių sumų informaciją. Pasirinkite užklausos puslapio eilutę, tada spustelėkite Laikotarpio balansai, kad pamatytumėte, kaip biudžetas ir faktinės sumos paskirstytos ataskaitiniams laikotarpiams. Biudžeto sąskaitos įrašų puslapis pateikia detalizavimo informaciją apie biudžeto sumą biudžeto registro įrašuose. Puslapis Bendrojo žurnalo įrašai atidaro DK operacijas, kurios įtrauktos į apskaičiuotą faktinę sumą.

Įmonė, naudojanti biudžeto planavimo funkciją, gali kurti ir naudoti biudžeto prognozes DK biudžetų ir prognozių darbo srityje.