Biudžeto kontrolės apžvalga

Svarbu

Kai kurios arba visos šiame straipsnyje nurodytos funkcijos yra peržiūros leidimo dalis. Turinys ir funkcijos gali būti keičiami. Norėdami gauti daugiau informacijos apie peržiūros leidimą, žr. paslaugos naujinimo pasiekiamumą.

Šiame straipsnyje pristatyta biudžeto kontrolės funkcija ir pateikiama informacija, kuri padės jums konfigūruoti biudžeto kontrolę, kad būtų optimizuotas jūsų organizacijos finansinių išteklių valdymas.

Biudžeto kontrolė palaiko organizacijos finansinių išteklių valdymą sąskaitų planas, darbo eiga, vartotojų grupės, šaltinio dokumentai ir žurnalai, konfigūruojamas galimų lėšų skaičiavimas, biudžeto ciklai ir ribinės vertės. Kai naudojami valdikliai, organizacija gali planuoti, matuoti, valdyti ir prognozuoti savo finansinių metų finansinius išteklius.

Patvirtinus biudžetus sistemoje, galite naudoti biudžeto planus generuoti biudžeto registro įrašams, jei norite įrašyti organizacijos biudžeto išlaidas. Kitu atveju, galite sukurti biudžeto registro įrašus ar importuoti juos iš trečiosios šalies programos nenaudodami biudžeto planavimo funkcijos.

Išlaidas galima įrašyti naudojant pagrindines sąskaitas ir finansines dimensijas. Bendras išlaidas galite konfigūruoti taip, kad jos atitiktų organizacijos strategijas ir reikalavimus grupuodami finansinių dimensijų ir pagrindinių sąskaitų kombinacijas.

Toliau pateikiamoje diagramoje parodyta biudžeto kontrolės vieta įprasto biudžeto ciklo etapuose.

Galite konfigūruoti biudžeto kontrolę, atsižvelgdami į keletą veiksnių.

• Finansinės dimensijos – kokios finansinės dimensijos turi būti naudojamos biudžetui ir faktinėms dimensijoms pateikti ir kokių finansinių dimensijų reikia biudžetims valdyti? Ar yra konkrečių dimensijų kombinacijų ir pagrindinių sąskaitų, į kurias reikėtų atkreipti dėmesį? Pvz., ar reikia stebėti biudžeto faktines sumas pagal išlaidų centrą ir programą? Ar į kelionės išlaidas reikia atkreipti ypatingą dėmesį?
• Laikas – koks laikotarpis (ataskaitinis laikotarpis, ataskaitinis laikotarpis iki datos ir taip toliau) bus naudojamas įvertinat turimas biudžeto lėšas?
• Šaltinio dokumentai – kokie šaltinio dokumentai turi būti įvertinti pagal biudžeto kontrolę? Ar reikėtų įvertinti kiekvieną dokumentų eilutę, ar visą dokumentą?
• Turimos lėšų skaičiavimas – ar skaičiuojant turimas lėšas reikia atsižvelgti į dokumentus, pvz., pirkimo paraiškas (preliminarias biudžeto rezervavimas) ir pirkimo užsakymus (biudžeto rezervavimus? Ar skaičiuojant turėtų būti atsižvelgiama į juodraštinius dokumentus?
• Nepaisyti teisės – kas turi teisę viršyti prieinamą biudžetą?

Biudžeto kontrolė visiškai integruota į programą. Todėl galite įvertinti ir suplanuotų pirkimų, ir faktinių pirkimų galimą biudžetą. Prieinamos biudžeto užklausos ir ataskaitos. Todėl vartotojai gali įvertinti biudžetą pagal biudžeto ciklą ir biudžeto tikslinimų arba perkėlimų formoje atlikti reikiamus koregavimus. Biudžeto vadybininkas taip pat gali eksportuoti biudžetą ir faktines sumas į „Microsoft Excel“, kad pagal poreikį galėtų geriau analizuoti ir pateikti prognozę.

Biudžeto kontrolės konfigūravimas

Biudžeto ciklo trukmė

Sukonfigūrę pagrindinį biudžetą, galite nustatyti biudžeto planavimo ir biudžeto kontrolės laiką arba pradžios ir pabaigos laikotarpius biudžeto ciklo trukmės puslapyje. Biudžeto ciklai dažnai atitinka finansinius kalendorius, tačiau gali apimti finansinius metus.

Kiti konfigūravimo veiksmai atlikti skirtukuose, kurie atidaryti iš biudžeto kontrolės konfigūracijos puslapio.

Nustatyti parametrus

Atsižvelgdami į galimas biudžeto finansines dimensijas, biudžeto kontrolei galite naudoti visas finansines dimensijas arba jų pogrupį.

Taip pat galite nurodyti numatytąjį laiko intervalą (pvz. , Finansiniai metai, Finansiniai metai iki datos, Ataskaitinis laikotarpis arba Ketvirčio), kurį biudžeto kontrolė bus vykdoma susijusio biudžeto laikotarpiu. Taip pat galite nurodyti numatytąjį biudžeto vadybininką ir ribinę vertę, kuri naudojama pranešti vartotojams, kai pasiekiama ribinė reikšmė. Vertės šiuose laukuose bus naudojamos kaip numatytosios vertės bet kurioje naujai sukurtoje biudžeto kontrolės taisyklėje arba biudžeto grupėje. Tačiau numatytąsias vertes galima keisti atskiroms grupėms arba taisyklėms.

Biudžetų kūrimo ir įrašymo į biudžeto registrą būdas padeda nustatyti trukmę, kuri pasirenkama įvertinus turimas biudžeto lėšas. Jei sukuriama ir naudojama dimensijos reikšmės kombinacijos metinė suma, tada gali būti tinkamesnis požiūris pagal finansinius metus arba finansinius metus iki šios dienos. Tačiau jei organizacija, sukurianti biudžetą pagal ataskaitinį laikotarpį arba paskirstanti į ataskaitinius laikotarpius nori išsamesnės kontrolės, galbūt jai reikėtų pabandyti finansinio laikotarpio iki šios dienos arba ketvirčio trukmę.

Taip pat, kadangi organizacijos kultūra susijusi su biudžeto sudarymu ir kontrole, ji padeda nustatyti konfigūraciją.

Biudžeto viršijimo teisės

Tada skirtuke Biudžeto virši peržiūra galite nurodyti vartotojų grupes. Taip pat galite nurodyti, ar grupės nariais esantys vartotojai, turi teisę viršyti biudžetą. Galite neleisti vartotojams viršyti biudžeto praeities biudžeto slenkstį, kuris nustatytas puslapyje Biudžeto parametrai, arba galite neleisti vartotojams viršyti biudžeto bet kokia suma, nepaisant ribinės vertės. Atsižvelgiant į tai, kaip aktyviai organizacija valdo savo išlaidas, šios teisės gali jai padėti valdyti savo finansinius išteklius.

Turimos biudžeto lėšos

Tada, galimų biudžeto lėšų skirtuke, galite nustatyti formulę, naudojamą turimose biudžeto lėšose apskaičiuoti. Atsižvelgiant į tai, kaip konservatyviai organizacija valdo savo finansinius išteklius, arba pagal taisykles ir pramoninius reikalavimus, į skaičiavimą gali būti įtraukti juodraštiniai arba neužregistruoti dokumentai.

Banknotas

Jei skaičiavimas modifikuojamas biudžeto ciklo metu, pakeitimai neturės įtakos jokiams dokumentams, kurie anksčiau atliko biudžeto kontrolės patikrinimus ir buvo užregistruoti arba baigti. Naudojant funkciją, kuri pavadinta Tik sekimo sumos, galimų biudžeto lėšų apskaičiavime galima keisti duomenis, kurie duomenys sekami budgetSourceTracking lentelėse. Kai ši funkcija įjungta, sumos saugomos tik tada, jei jos yra pasirinktos naudoti galimame biudžeto lėšų skaičiavime. Daugiau informacijos rasite turimas biudžeto lėšas.

Dokumentai ir žurnalai

Skirtuke Dokumentai ir žurnalai galite pasirinkti, kuriems šaltinio dokumentams ir žurnalams bus taikomi biudžeto kontrolės tikrinimai ir ar čekiai bus atliekami eilutės įrašo lygiu ar visame dokumente. Be to, nauja biudžeto kontrolės dokumentų filtravimo patobulinimo priemonė, Microsoft Dynamics kuri yra pagal 365 finansų 10.0.27 versiją, pateikia užklausa pagrįstą filtro pasirinktį kiekvienam dokumentui, kuris įtrauktas į biudžeto kontrolę. Todėl galite nurodyti, kurių biudžeto kontrolės dokumentų biudžetas tikrinamas. Tokiu būdu priemonė įgalina tikrinti tik dokumento tipo subgrupį. Pavyzdžiui, galite patikrinti tik pirkimo užsakymus, kurių telkinio laukas nustatytas kaip 01. Naujas stulpelis, kuris įtrauktas į dokumentų ir žurnalų skirtuką, nurodo, ar pasirinktam dokumentų tipui nustatyta užklausa. Be to, du nauji mygtukai, įtraukti į įrankių juostą virš dokumentų tinklelio, leidžia pridėti, redaguoti arba naikinti filtravimą.

Turite sugretinti šaltinio dokumentus, kurių žymės langeliai pažymėti balansams, įtraukiamiems į turimų biudžeto lėšų skaičiavimą. Pavyzdžiui, jei pasirinkote biudžeto rezervavimus biudžeto rezervavimams, turėtumėte pasirinkti pasirinktį Pirkimo užsakymai. Kai atliekamas pirkimo eilutės sumų ir sąskaitų biudžeto tikrinimas, rezervavimui priskirta biudžeto kontrolės kategorija yra biudžeto rezervavimas. Kai atliekamas pirkimo paraiškos sumų ir sąskaitų biudžeto tikrinimas, biudžeto kontrolės kategorija, priskirta rezervavimui, yra preliminari biudžeto rezervavimas.

Jei biudžeto rezervavimai biudžeto rezervavimui ir ( arba) preliminariam biudžeto rezervavimui įtraukti į galimų biudžeto lėšų skaičiavimą ir turi būti pateikti registravimus DK, turite pažymėti tuos pasirinkimus DK parametrų puslapio įsipareigojimų apskaitos grupėje.

Priskirti biudžeto modelius

Tada, skirtuke Priskirti biudžeto modelius , priskiriate biudžeto modelius biudžeto ciklo trukmei, kuri turi būti įtraukta į biudžeto kontrolę.

Nustatyti biudžeto valdymo taisykles

Tada skirtuke Nustatyti biudžeto valdymo taisykles turite sukurti konkrečias taisykles pagal finansines dimensijas, kurios įgalintos biudžeto kontrolei. Pvz., jei dėmesys sutelkiamas į skyriaus išlaidas arba išlaidų intervalą, galite šias išlaidas apibrėžti ir įvertinti naudodami šio skirtuko parametrus. Kiekvienai biudžeto valdymo taisyklei galite apibrėžti skirtingas ribines reikšmes.

Svarbu

Biudžeto kontrolė bus įgalinta bet kurioje pelno ir nuostolio, išlaidų , įplaukų, balanso, įsipareigojimų, kapitalo ar turto tipo pagrindinėje sąskaitoje . Jei nustatyti biudžeto valdymo taisyklių skirtuke yra taisyklė, kurioje yra tuščių kriterijų, biudžeto kontrolė bus įgalinta visose finansinių dimensijų kombinacijose, kurios apima pagrindines šių tipų sąskaitas. Todėl įsitikinkite, kad jūsų sukurtos biudžeto kontrolės taisyklės apibrėžia tik tuos finansinių dimensijų kombinacijų, kuriose svarbu įjungti biudžeto kontrolę, intervalus.

Pasirinkti pagrindines sąskaitas

Jei pagrindinė sąskaita nėra pasirinkta kaip biudžeto valdymo dimensija puslapyje Nustatyti parametrus, bet konkrečios išlaidos yra valdomos, tas išlaidas galite pasirinkti skirtuke Pasirinkti pagrindines sąskaitas. Jei pagrindinė sąskaita pasirinkta kaip biudžeto valdymo dimensija, įrašų nereikia.

Nustatyti biudžeto grupes

Tada skirtuke Nustatyti biudžeto grupes galite pasirinktinai nurodyti unikalias finansinių dimensijų, kuriose biudžeto ištekliai telkiniai skirti antriniam biudžeto tikrinimas, kombinacijas. Galite sukurti vieną įrašą, kuriame yra visa organizacija arba galite nurodyti kelias atskirus padalinius arba išlaidų centrus atitinkančias grupes.

Nustatyti pranešimų lygius

Jei biudžeto kontrolės įspėjimo pranešimai turi būti susiųti bet kurioms vartotojų grupėms, galite nurodyti tas grupes puslapyje Nustatyti pranešimo lygius . Vartotojų grupių nariai ir toliau gaus klaidos pranešimus, kai pagal biudžeto viršijimo teises viršys turimas biudžeto lėšas.

Suaktyvinti biudžeto kontrolę

Sukonfigūrę biudžeto kontrolę, galite ją įjungti ir suaktyvinti skirtuke Suaktyvinti biudžeto kontrolę . Tuomet įsigalioja juodraščio versija.

Svarbu

Kai biudžeto kontrolė įjungta ir suaktyvinta ir po to, kai operacijos registruotos, metų viduryje jos išjungti negalima. Kai biudžeto kontrolė išjungta, veiklos nėra įrašomos biudžeto kontrolės tikslais, o biudžeto patikrinimai nebeatliekami. Todėl dokumentai, kurie jau buvo užregistruoti, su biudžeto kontrole susijusiose užklausose ir ataskaitose sumažinimo sumos arba balansai gali būti neteisingai atspindėti. Tai apima bet kokių atsisiuntimų arba dokumentų ir žurnalų koregavimo biudžeto kontrolės statistiką.

Be to, atkreipkite dėmesį, kad prieš įjungiant biudžeto kontrolę užregistruotos operacijos, įskaitant biudžeto registro įrašus, nesvarstomos atliekant biudžeto kontrolę. Todėl biudžeto kontrolę įjungti rekomenduojama tik naujo biudžeto ciklo pradžioje. Įsitikinkite, kad biudžeto registro įrašuose, kuriuose nurodomi biudžeto kontrolės pradžios biudžeto balansai, biudžeto balansai atnaujinami tik įjungus biudžeto kontrolę. Bus patikrintos bet kurio atidaryto dokumento (pvz., pirkimo užsakymo) turimos biudžeto lėšos ir bus suteikiama biudžeto rezervacija, skirta biudžeto kontrolei, kai vartotojas pats dokumente pažymi biudžeto kontrolės žymės langelį.

Biudžeto kontrolės naudojimas

Kai biudžeto kontrolė yra įjungta, jūs gaus biudžeto kontrolės įspėjimo ir klaidos pranešimus dokumentuose ir žurnaluose, kuriuose sukonfigūruota biudžeto kontrolė. Atminkite, kad biudžeto kontrolę galite konfigūruoti taip, kad vartotojai būtų įspėti, kai jie viršija biudžeto lėšas, bet vis dar gali patvirtinti arba registruoti operacijas. Biudžeto kontrolės klaidų ir įspėjimų puslapyje galite peržiūrėti išsamią informaciją apie neišlaikyus biudžeto tikrinimą.

Šiame puslapyje vartotojai gali detalizuoti biudžeto kontrolės statistiką pagal laikotarpio puslapį, kad galėtų peržiūrėti pasirinkto biudžeto valdymo dimensijų derinio biudžeto prieinamumo informaciją ir rezervacijas. Vartotojai taip pat gali detalizuoti biudžeto kontrolės statistikos puslapį, kad galėtų peržiūrėti visų finansinių dimensijų kombinacijų, naudojamų biudžeto kontrolėje, biudžeto prieinamumą.

Jei biudžeto kontrolė įjungta pirkimo užsakymams, biudžeto vadybininkas gali naudoti DK biudžetus ir prognozių darbo sritį, kad peržiūrėtų visų nepatvirtintų pirkimo užsakymų, kurių biudžeto tikrinimo įspėjimai ir klaidos yra, eilę. Jei biudžeto vadovui sukonfigūruotos biudžeto viršijimo teisės, pirkimo užsakymai gali būti patvirtinami tiesiogiai darbo srityje.