Priekšapmaksas rēķini salīdzinājumā ar priekšapmaksu
Šajā rakstā ir aprakstītas un kontrastējošās divas metodes, ko uzņēmums var izmantot avansa maksājumiem (priekšapmaksas). Viena metode izveido priekšapmaksas rēķinu, kas saistīts ar pirkšanas pasūtījumu. Otra metode izveido priekšapmaksas žurnāla dokumentus, vispirms izveidojot žurnāla ierakstus un atzīmējot tos kā priekšapmaksas žurnāla dokumentus.
Organizācijas var pieprasīt priekšapmaksu (avansa maksājumus), kas jāmaksā kreditoram par precēm vai pakalpojumiem, pirms šīs preces vai pakalpojumi ir izpildīti. Pastāv divas kreditoru priekšapmaksas izsniegšanas metodes. Lai mazinātu risku, varat izsekot priekšapmaksu, definējot priekšapmaksu pirkšanas pasūtījumā. Lai izmantotu šo metodi, ir jāizveido priekšapmaksas rēķins, kas saistīts ar pirkšanas pasūtījumu. Šī metode tiek dēvēta par priekšapmaksas rēķinu izrakstīšanu. Organizācijas, kuras nevēlas precīzi izsekot priekšapmaksu vai nesaņem priekšapmaksas rēķinu no saviem kreditoriem, var izmantot priekšapmaksas žurnāla dokumentus, nevis priekšapmaksas rēķinu izrakstīšanas metodi. Varat izveidot priekšapmaksas žurnāla dokumentus, izveidojot žurnāla ierakstus un atzīmējot tos kā priekšapmaksas žurnāla dokumentus. Izmantojot šo metodi, nevar izsekot to, kura pirkšanas pasūtījuma priekšapmaksa kreditoram tiek veikta. Tomēr varat atzīmēt iegrāmatoto priekšapmaksu nosegšanai, salīdzinot to ar pirkšanas pasūtījumu.
Priekšapmaksas rēķinu un priekšapmaksas izmantošanas salīdzinājums
| Priekšapmaksas rēķinu izrakstīšana | Priekšapmaksas |
|---|---|
| Nosakiet priekšapmaksas vērtību pirkšanas pasūtījumā. | Pirkšanas pasūtījumā nav noteikta neviena priekšapmaksas vērtība. |
| Jāiegrāmato priekšapmaksas rēķins un galīgais rēķins. | Nav jāiegrāmato neviens priekšapmaksas rēķins. |
| Priekšapmaksas saistības tiek turētas priekšapmaksas kontā, nevis parādu kreditoriem kontā. | Priekšapmaksas saistības tiek glabātas parādu kreditoriem kontā. |
| Kreditora bilance neatspoguļo priekšapmaksas vērtību visā procesā. | Kreditora bilance atspoguļo priekšapmaksas vērtību visā procesā. |
| Priekšapmaksas rēķinu izrakstīšana ir pieejama tikai sadaļā Kreditori. | Priekšapmaksas ir pieejamas Modulī Parādi kreditoriem un Debitoru parādi. |
Priekšapmaksas procesa pārskats
Grāmatvedības prakse daudzās valstīs/reģionos pieprasa, ka priekšapmaksu, kas tiek saņemta no debitoriem vai maksāta kreditoriem, nedrīkst iegrāmatot parastajos debitoru vai kreditoru summu kontos. Tā vietā šī priekšapmaksa jāiegrāmato īpašos priekšapmaksas Virsgrāmatas kontos. Izveidojot pārdošanas pasūtījumu vai pirkšanas pasūtījumu, debitoram vai kreditoram tiek izsniegts rēķins. Pēc rēķina apmaksas priekšapmaksa un PVN priekšapmaksa priekšapmaksas virsgrāmatas kontos tiek anulēta, un rēķina summas automātiski tiek grāmatotas parastajos summu kontos. Lai izveidotu priekšapmaksu, rīkojieties šādi:
- Iestatiet priekšapmaksas grāmatošanas metodi.
- Lapās Debitoru parādu parametriun Parādu kreditoriem parametri sadaļā Virsgrāmata un PVN atlasiet jauno grāmatošanas metodi, izmantojot grāmatošanas metodi maksājumu žurnālam ar priekšapmaksas parametru.
- Izveidojiet maksājumu žurnālu un pēc tam izveidojiet jaunu maksājumu.
- Var atzīmēt maksājumu kā priekšapmaksa. Ja maksājums ir atzīmēts kā priekšapmaksa, maksājums tiek grāmatots Virsgrāmatas kontos, kas ir definēti 1. un 2. darbības laikā iestatītajā grāmatošanas profilā. Turklāt, ja maksājums ir atzīmēts kā priekšapmaksa, tiek aprēķināti nodokļi. Dažas valstis pieprasa, lai nodokļi tiktu samaksāti, reģistrējot priekšapmaksu, pat ja nav rēķina.
- Grāmatojiet priekšapmaksu.
- Pēc izvēles: varat nosegt maksājumu pret pirkuma pasūtījumu vai pārdošanas pasūtījumu pirms rēķina izveides. Pārdošanas pasūtījuma vai pirkšanas pasūtījuma lapā Darbības rūtī izmantojiet Darbību nosegšanu .
- Kad kreditors piegādā preces vai pakalpojumus, reģistrējiet rēķinu. Ja 6. darbībā veicāt priekšapmaksu atbilstoši pirkšanas pasūtījumam vai pārdošanas pasūtījumam, priekšapmaksa tiek automātiski veikta atbilstoši izveidotajam rēķinam. Ja priekšapmaksa netiek segta attiecībā pret pirkšanas pasūtījumu vai pārdošanas pasūtījumu, varat to manuāli nosegt attiecībā uz rēķinu, izmantojot debitora vai kreditora lapas darbības Nosegšanu. Priekšapmaksas summa tad tiek atsaukta no īslaicīgā piegādātāju/klientu virsgrāmatas konta. Turklāt, ja tika aprēķināti nodokļi, tie tiks atcelti, jo rēķinā ir faktiskie nodokļi.
Priekšapmaksas rēķinu izrakstīšanas procesa pārskats
Priekšapmaksas rēķini ir ierasta uzņēmumu darbības prakse. Kreditors izsniedz priekšapmaksas rēķinus, lai pieprasītu depozītu par pirkumu pirms pirkšanas pasūtījuma izpildes. Dažiem kreditoriem, piemēram, var būt nepieciešama priekšapmaksa par muitas precēm vai pakalpojumiem. Ja kreditors izraksta rēķinu, kam ir nepieciešama priekšapmaksa, varat izmantot priekšapmaksas rēķinu izrakstīšanas līdzekli. Priekšapmaksas vērtību var definēt pirkšanas pasūtījumā; priekšapmaksas rēķins ir ierakstīts un apmaksāts, un pēc tam priekšapmaksas rēķins tiek lietots galīgajā rēķinā. Lai izveidotu priekšmaksājumu, izpildiet tālāk aprakstītās darbības.
- Pirkšanas aģents izveido, apstiprina un pēc tam iesniedz pirkšanas pasūtījumu, kam kreditors ir pieprasījis priekšapmaksu. Priekšapmaksas vērtība pirkšanas pasūtījumā tiek definēta kā līguma daļa.
- Kreditors iesniedz priekšapmaksas rēķinu.
- Norēķinu ar piegādātājiem koordinators ieraksta priekšapmaksas rēķinu atbilstoši pirkšanas pasūtījumam, un pēc tam priekšapmaksas rēķins tiek apmaksāts.
- Kreditors nosūta maksājuma pieprasījumu, kas tiek saukts par standarta kreditora rēķinu. Pēc tam, kad kreditors piegādā preces vai pakalpojumus un ir saņemti saistītie standarta kreditora rēķini, kreditora koordinators lieto priekšapmaksas summu, kas jau tika apmaksāta atbilstoši standarta rēķinam.
- Norēķinu ar piegādātājiem koordinators veic maksājumu un sedz atlikušo standarta rēķina summu.
Iestatīt parametrus, lai iespējotu priekšapmaksas rēķina izrakstīšanas procesu
Priekšapmaksas konts ir jādefinē cilnes Pirkšanas pasūtījums sadaļā Krājumu grāmatošana ( Krājumuvadības >>> iestatījumu grāmatošana). Grāmatojot priekšapmaksas rēķinu, tiek atjaunināts priekšapmaksas konts, parasti debetēts. Bilance priekšapmaksas kontā tiek apgriezta, kad tiek grāmatots standarta rēķins, kas tiek lietots priekšapmaksas rēķinam. Ja priekšapmaksas rēķinu nenosedz ar maksājumu pirms priekšapmaksas rēķina lietošanas standarta rēķinam, tad uzskaites ieraksti no grāmatotā priekšapmaksas rēķina tiek apgriezti, kad tiek grāmatots standarta rēķins.
Korespondējošais kreditoru parādu kopsavilkums ir definēts kreditora grāmatošanas profilā. Lai definētu noklusējuma grāmatošanas metodi, dodieties uz sadaļu >>>Parādi kreditoriem iestatījuma Parādi kreditoriem parametri Virsgrāmatā un PVN > cilnē Grāmatošanas metode ar priekšapmaksas kreditora rēķinu.
Priekšapmaksas programmas politika norāda , vai apmaksātie priekšapmaksas rēķini tiks automātiski pielietoti beigu rēķinam, kas tika izveidots manuāli. Rēķini, kas izveidoti, izmantojot datu elementu, neattiecas uz priekšapmaksas programmas politiku. Nosegti priekšapmaksas rēķini ir manuāli jālieto rēķiniem, kas izveidoti, lietojot datu elementu. Lai definētu politiku, dodieties uz sadaļu Kreditoru >> iestatīšanas parādi kreditoriem parametri Virsgrāmata > un PVN cilne Priekšapmaksas > pieteikumu politika. Ja lauks Priekšapmaksas pieteikuma politika ir iestatīts uz Automātisks , priekšapmaksas rēķins tiek automātiski atzīmēts nosegšanai ar gala rēķinu. Ja lauks ir iestatīts uz Paziņojums , vizuāla norāde, ka priekšapmaksas rēķins ir pieejams programmai, tiks rādīts, izveidojot galīgo rēķinu.
Izveidot pirkšanas pasūtījumu, kas satur informāciju par priekšapmaksas rēķinu
Kad kreditors paziņo, ka pieprasa priekšapmaksu par precēm un pakalpojumiem, kas ietverti pirkšanas pasūtījumā, jādefinē priekšapmaksas vērtība saistītajā pirkšanas pasūtījumā. Dodieties uz Sadaļu Parādi > kreditoriem > kopējiem pirkšanas > pasūtījumiem un atrodiet kreditora pirkšanas pasūtījumu. Darbības rūtī atlasiet cilni Pirkums un pēc tam atlasiet Priekšapmaksa . Ievadiet informāciju par priekšapmaksu, tostarp aprakstu, priekšapmaksas vērtību, vai priekšapmaksa ir fiksēta summa vai procents un priekšapmaksas kategorijas ID.
Piezīme
Pirkšanas pasūtījumā nav atļautas vairākas priekšapmaksu definīcijas. Ja pirkšanas pasūtījumā ir jāatļauj vairākas priekšapmaksas, grāmatojiet maksājumus, izmantojot maksājumu žurnālu, nevis priekšapmaksas rēķinu.
Priekšapmaksu var noņemt no pirkšanas pasūtījuma, ja vien jūs jau neesat nosedzis maksājumu attiecībā uz grāmatoto priekšapmaksas rēķinu vai grāmatojis standarta rēķinu. Lai noņemtu priekšapmaksas informāciju no pirkšanas pasūtījuma, >>> dodieties uz Sadaļu Kreditori kopīgie pirkšanas pasūtījumi un atrodiet kreditora pirkšanas pasūtījumu. Darbību rūtī atlasiet cilni Pirkums un pēc tam atlasiet Noņemt priekšapmaksu .
Izveidot un grāmatot priekšapmaksas rēķinu
Lai ierakstītu kreditora priekšapmaksas rēķinu, dodieties uz lapu Kreditora rēķins . Pirkšanas pasūtījumu lapā atlasiet Priekšapmaksas rēķins (parādi kreditoriem >> kopējiem pirkšanas pasūtījumiem > visiem pirkšanas pasūtījumiem cilnes > Priekšapmaksas rēķins > ) atlase. Ievadiet informāciju par priekšapmaksas rēķinu, tostarp rēķina numuru. Priekšapmaksas rēķina daudzumus nevar mainīt. Ja kreditoram ir izrakstīts rēķins par iepirkuma pasūtījumā definētās priekšapmaksas vērtības daļēju summu, var atjaunināt vienības cenu, lai atspoguļotu daļējo vērtību.
Grāmatojot priekšapmaksas rēķinu, tiek atjaunināta kreditora bilance un priekšapmaksas konts. Priekšapmaksas pieteikuma vērtība priekšapmaksas definīcijā, kas ietverta pirkšanas pasūtījumā, tiek atjaunināta. Noklusējuma finanšu dimensijas ieraksti grāmatotajā priekšapmaksas dokumentā tiks ņemti no virsraksta informācijas pirkšanas pasūtījumā.
Ja kreditoru priekšapmaksas rēķina lapas rēķina rindu finanšu bloķēšanas funkcija ir ieslēgta, tad priekšapmaksas galvenes vai rindu dimensijas nevar atjaunināt.
Grāmatot un nosegt maksājumus priekšapmaksas rēķinam
Pēc tam priekšapmaksas rēķins tiks apmaksāts no maksājumu žurnāla lapas. Lai piekļūtu maksājumu žurnāliem, noklikšķiniet uz Kreditoru > žurnālu > maksājumu > maksājumu žurnāls. Pēc maksājuma nosegšanas iegrāmatošanas priekšapmaksas rēķinā, tiks atjaunināta pirkšanas pasūtījuma priekšapmaksas pieteikuma atlikusī vērtība.
Pirms standarta rēķina grāmatošanas priekšapmaksas rēķinam var atsaukt maksājuma no priekšapmaksas rēķina nosegšanu. Taču pēc tam, kad priekšapmaksas rēķinam ir piemērots standarta rēķins, maksājuma segšanu nevar atsaukt no priekšapmaksas rēķina.
Grāmatojiet standarta kreditora rēķinu pirkšanas pasūtījumam un piemēroiet priekšapmaksas rēķinu standarta rēķinam
Ierakstiet no kreditora saņemto standarta rēķinu. Kā daļa no šī procesa, jūs varat izmantot apmaksāto priekšapmaksas rēķinu kreditora rēķinam, lai rēķina vērtība tiktu samazināta par summu, kas jau ir samaksāta. Priekšapmaksas rēķina pielietošana kreditora rēķinam nodrošina, ka uzskaites ieraksti no priekšapmaksas rēķina tiks atgriezti.
Priekšapmaksas rēķina pielietošana pēc standarta rēķina grāmatošanas
Ja aizmirstat piemērot priekšapmaksu standarta kreditora rēķinam kreditora rēķina grāmatošanas laikā, segtā priekšapmaksa būs pieejama citiem šī kreditora rēķiniem no lapas Kreditori ( >>>> kreditoru kopīgie kreditori un visi kreditori, cilne Lietot). >
Priekšapmaksas pieteikuma procesa atcelšana
Ja nepieciešams nenospīst vai atgriezt priekšapmaksas rēķina pieteikumu no standarta rēķina,>> atlasiet darbību Atsaukt no kreditoru lapas ( >>> Kreditoru kopīgie kreditori visiem kreditoriem cilne Apgrieztais rēķins). Kad priekšapmaksas pieteikums ir atsaukts, priekšapmaksu var piemērot citam standarta rēķinam.