Budžeta plānošana

Šīs laboratorijas mērķis ir nodrošināt vadāmu skatījumu uz Microsoft Dynamics 365 finanšu funkcionalitātes atjauninājumiem budžeta plānošanas apgabalā. Šī uzdevuma nolūks ir ilustrēt budžeta plānošanas moduļa ātras konfigurēšanas piemēru un demonstrēt, kā var paveikt budžeta plānošanu, izmantojot šo konfigurāciju. Šajā uzdevumā īpaša uzmanība tiks pievērsta šādiem biznesa procesiem vai uzdevumiem:

• Budžeta plānošanas organizācijas hierarhijas izveide un lietotāja drošības konfigurēšana
• Budžeta plāna scenāriju, budžeta plāna kolonnu, izkārtojumu un Excel veidņu definēšana
• Budžeta plānošanas procesa izveide un aktivizēšana
• Budžeta plāna dokumentu izveide, ievelkot reālos datus no Virsgrāmatas
• Sadalījumu izmantošana, pielāgojot budžeta plāna dokumenta datus
• Budžeta plāna dokumentu datu rediģēšana programmā Excel

Priekšnosacījumi

Lai izmantotu šo apmācību, jums ir jāpiekļūst Microsoft Dynamics 365 Finance videi ar Contoso demonstrācijas datiem un jābūt nodrošinātam kā instances administratoram. Šī uzdevuma izpildē neizmantojiet privātās pārlūkošanas režīmu — ja nepieciešams, pārlūkprogrammā izrakstieties visiem citiem kontiem, un pēc tam pierakstieties, izmantojot administratora akreditācijas datus. Piesakoties, jums OBLIGĀTI atzīmējiet izvēles rūtiņu "Saglabāt mani pieteicies". Tādējādi tiks izveidots pastāvīgs sīkfails, kas pašlaik nepieciešams programmai Excel. Ja pierakstāties programmā, izmantojot citu pārlūkprogrammu, izņemot IE, tiek piedāvāts pierakstīties programmā Excel. Noklikšķinot uz "pieteikties" programmā Excel, tiks atvērts IE uznirstošais logs un, piesakoties, OBLIGĀTI atzīmējiet izvēles rūtiņu "Saglabāt mani pieteicies". Ja programmā Excel noklikšķinot uz Pierakstīties, netiek atvērta neviena uzvedne, pārlūkprogrammā IE notīriet sīkfailu kešatmiņu.

Scenārija pārskats

Jūlija ir grāmatvede uzņēmumā Contoso Entertainment Systems (DEMF) Vācijā. Tuvojoties 2016. gadam, Jūlijai ir jāstrādā pie uzņēmuma nākamā gada budžeta izveides. Tālāk ir aprakstīts budžeta sagatavošanas process.

1. Jūlija izmanto iepriekšējā gada faktiskās summas kā sākuma punktu, lai izveidotu budžetu.
2. Pamatojoties uz iepriekšējā gada faktiskajiem rādītājiem, Jūlija veido aplēses par 12 mēnešiem nākamajā gadā
3. Jūlija pārskata budžetu kopā ar galveno grāmatvedi. Kad tas ir izdarīts, Jūlija veic nepieciešamās korekcijas budžeta plānā un pabeidz budžeta sagatavošanu.

Budžeta plānošanas konfigurācijas shēma scenārijam izskatās šādi:

Budžeta sagatavošanai Jūlija izmanto šādu Excel veidni:

1. vingrinājums. Konfigurācija

1. uzdevums: izveidojiet organizācijas hierarhiju

Viss budžeta izstrādes process notiek finanšu daļā, tādēļ Jūlijai ir jāizveido ļoti vienkārša organizācijas hierarhija — kas sastāv tikai no finanšu daļas.

1.1. Pārejiet uz sadaļu Organizācijas hierarhijas (Organizācijas administrēšana > Organizācijas > Organizācijas hierarhijas) un noklikšķiniet uz pogas Jauns.

1.2. Nosaukuma rūtī ievadiet organizācijas hierarhijas nosaukumu un noklikšķiniet uz pogas Piešķiršanas nolūks.

1.3. Atlasiet vienumu Budžeta plānošanas nolūks, noklikšķiniet uz pogas Pievienot un piešķiriet jaunizveidoto organizācijas hierarhiju.

1.4. Atkārtojiet iepriekšējo darbību organizācijas nolūkam Drošība. Kad darbība ir pabeigta, aizveriet formu.

1.5. Formā Organizācijas hierarhijas noklikšķiniet uz Skats. Sadaļā Hierarhijas noformētājs noklikšķiniet uz Rediģēt un izveidojiet hierarhiju, noklikšķinot uz Ievietot.

1.6. Atlasiet budžeta hierarhijai vienumu Finanšu nodaļa.

1.7. Pēc tam noklikšķiniet uz Publicēt un Aizvērt. Atlasiet 1/1/2015 kā hierarhijas publicēšanas spēkā stāšanās datumu.

2. uzdevums. Lietotāja drošības konfigurēšana

Budžeta plānošanas procesā izmanto īpašas drošības politikas, lai konfigurētu piekļuvi budžeta plāna datiem. Jūlijai sev ir jāpiešķir piekļuve finanšu budžeta plāniem.

2.1. Pārslēdzieties uz DEMF juridiskās personas kontekstu.

2.2. Pārejiet uz Budžeta veidošana > Iestatīšana > Budžeta plānošana > Budžeta plānošanas konfigurācija. Cilnē Parametri vienumam Drošības modeļa vērtība iestatiet vērtību Pamatojoties uz drošības organizāciju.

2.3. Dodieties uz Sistēmas administrēšana > Lietotāji > Lietotāji. Piešķiriet lietotājam Administrators (Jūlija Funderburka) lomu Budžeta pārvaldnieks.

2.4. Izvēlieties lietotāja lomu un noklikšķiniet uz Piešķirt organizācijas.

2.5. Atlasiet Atsevišķi piešķirt piekļuvi noteiktām organizācijām. Atlasiet organizācijas hierarhiju, ko izveidojāt pirmās darbības laikā. Atlasiet zaru Finanses un noklikšķiniet uz pogas Piešķirt ar apakšelementiem.

Svarīgi!Pārliecinieties, ka, veicot šo uzdevumu, atrodaties DEMF juridiskās personas kontekstā, jo katrai juridiskajai personai tiek piemērota organizācijas drošība.

3. uzdevums. Scenāriju izveide

3.1. Pārejiet uz Budžeta veidošana>Iestatīšana > Budžeta plānošana > Budžeta plānošanas konfigurācija. Lapā Scenāriji pārskatiet scenārijus, ko izmantosim tālāk šajā uzdevumā: Iepriekšējā gada faktiskās izmaksas un Budžeta.

Piezīme. Ja vēlaties, šim uzdevumam varat izveidot jaunus scenārijus un izmantot tos.

Piezīme. Tā kā Jūlija budžeta sagatavošanai neizmanto formālu apstiprināšanas procesu, mēs izlaidīsim darbplūsmu, posmu un darbplūsmas posmu iestatīšanu šajā laboratorijā un izmantosim esošos iestatījumus darbplūsmai Automātiska apstiprināšana. Šo darbplūsmas konfigurāciju skatiet pielikumā.

4. uzdevums. Budžeta plāna kolonnu izveide

Budžeta plāna kolonnas ir atkarīgas no naudas vai daudzuma kolonnām, kuras var izmantot budžeta plāna dokumenta izkārtojumā. Mūsu piemērā ir jāizveido kolonna scenārijam Iepriekšējā gada faktiskās izmaksas un 12 kolonnas katram mēnesim budžeta gadā. Kolonnas var izveidot vai nu vienkārši noklikšķinot uz pogas Pievienot un ievadot vērtības, vai arī, izmantojot vienumu Datu elements. Šajā uzdevumā vērtību ierakstītīšanai mēs izmantosim vienumu Datu elements.

4.1. Pārejiet uz Budžeta veidošana>Iestatīšana > Budžeta plānošana > Budžeta plānošanas konfigurācija un atveriet lapu Kolonnas. Formas augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz Office pogas un atlasiet vienumu Kolonnas (bez filtra).

4.2. Sistēma atvērs Excel darbgrāmatu, kas jāizmanto vērtību aizpildīšanai. Ja tiek pieprasīts, noklikšķiniet uz Iespējot rediģēšanu un Uzticēties šai programmai.

4.3. Mums būs nepieciešamas papildu kolonnas, lai aizpildītu vērtības. Labajā rūtī noklikšķiniet uz Dizains, lai režģim pievienotu kolonnu.

4.4. Noklikšķiniet uz zīmuļa pogas blakus vienumam PlanColumns, lai apskatītu pieejamās kolonnas, ko var pievienot režģim.

4.5. Veiciet dubultklikšķi uz katra pieejamā lauka, lai to pievienotu vienumam Atlasītie lauki, un pēc tam noklikšķiniet uz Atjaunināt.

4.6. Excel tabulā pievienojiet visas kolonnas, kas ir jāizveido. Programmā Excel lietojiet līdzekli Automātiskais aizpildījums, lai ātri pievienotu rindas. Pārliecinieties, ka rindas tiek pievienotas kā daļa no tabulas (izmantojot vertikālo ritjoslu, režģa augšpusē vajadzētu būt redzamām kolonnu galvenēm).

4.7. Atgriezieties programmā un atsvaidziniet lapu. Tiks parādītas publicētās vērtības.

5. uzdevums. Budžeta plāna dokumenta izkārtojumu un veidņu izveide

Izkārtojums definē, kā izskatīsies budžeta plāna dokumenta rindu režģis, kad lietotājs atver budžeta plāna dokumentu. Budžeta plāna dokumentu izkārtojumu var arī pārslēgt, lai datus aplūkotu no dažādiem aspektiem. Tagad, kad kolonnas ir definētas lietošanai ar mūsu budžeta plāna dokumentu, Jūlijai ir jāizveido budžeta plāna dokumenta izkārtojums, kas izskatītos līdzīgi Excel tabulai, ko izmanto budžeta datu izveidei (skatiet šīs laboratorijas sadaļu Scenārija pārskats).

5.1. Pārejiet uz Budžeta veidošana>Iestatīšana > Budžeta plānošana > Budžeta plānošanas konfigurācija un atveriet lapu Izkārtojumi. Izveidojiet jaunu izkārtojumu ikmēneša budžeta ierakstam.

• Atlasiet dimensiju kopu MA + BU, lai izkārtojumā iekļautu vienumu Galvenie konti un Biznesa vienības.
• Norādiet visas budžeta plāna kolonnas, ko izveidojāt iepriekšējā darbībā sadaļā Elementi. Iestatiet, lai visas summas, izņemot iepriekšējā gada faktiskās izmaksas, būtu rediģējamas.
• Noklikšķiniet uz pogas Apraksti, lai atlasītu, kuras finanšu dimensijas ir jāparāda rindā Apraksti.

Pamatojoties uz budžeta plāna izkārtojuma definīciju, varam izveidot Excel veidni, kas jāizmanto kā alternatīva metode budžeta datu rediģēšanai. Excel veidnei ir jāatbilst budžeta plāna izkārtojuma definīcijai. Pēc Excel veidnes ģenerēšanas, budžeta plāna izkārtojumu nevar rediģēt, tāpēc šis uzdevums jāveic pēc tam, kad visi izkārtojuma komponenti ir definēti.

5.2. Izkārtojumam, ko izveidojāt 5.1. darbībā, noklikšķiniet uz pogas Veidne > Ģenerēt. Apstipriniet brīdinājuma ziņojumu. Lai skatītu šo veidni, noklikšķiniet uz Veidne > Skats.

Piezīme. Noteikti atlasiet “Saglabāt kā” un atlasiet vietu, kur veidne jāsaglabā, lai to rediģētu. Ja lietotājs dialoglodziņā atlasa "Atvērt", nesaglabājot, failā veiktās izmaiņas netiks saglabātas, aizverot failu.

5.3. < Izvēles darbība> Modificējiet Excel veidni, lai tā izskatītos lietotājam draudzīgāka — pievienojiet kopējās formulas, galvenes laukus, formatējumu utt. Saglabājiet izmaiņas un augšupielādējiet failu budžeta plāna izkārtojumā, noklikšķinot uz Izkārtojums > Augšupielādēt.

6. uzdevums. Budžeta plānošanas procesa izveide

Jūlijai ir jāizveido un jāaktivizē jauns budžeta plānošanas process, apvienojot iepriekš minētos visus iestatījumus, lai sāktu ievadīt budžeta plānus. Budžeta plānošanas procesā definē, kādas budžeta organizācijas, darbplūsma, izkārtojumi un veidnes tiks lietotas budžeta plānu izveidē.

6.1. Pārejiet uz Budžeta veidošana > Iestatīšana > Budžeta plānošana > Budžeta plānošanas process un izveidojiet jaunu ierakstu.

• Budžeta plānošanas process — DEMF budžeta veidošana 2016. finanšu gadam
• Budžeta cikls — 2016. finanšu gads
• Virsgrāmata — DEMF
• Noklusējuma konta struktūra — ražošanas peļņa un zaudējumi
• Organizācijas hierarhija — atlasiet uzdevuma sākumā izveidoto hierarhiju
• Budžeta plānošanas darbplūsma — piešķiriet Automātiska — Darbplūsmas apstiprināšana finanšu nodaļai
• Budžeta plānošanas stadijas nosacījumos un veidnēs katrai darbplūsmas budžeta plānošanas stadijai jāatlasa, vai ir atļauta rindu pievienošana un modificēšana, un kādi izkārtojumi ir jāizmanto pēc noklusējuma.

Piezīme. Varat izveidot papildu dokumentu izkārtojumus un piešķirt tiem pieejamus budžeta plānošanas darbplūsmas posmā, noklikšķinot uz pogas Alternatīvi izkārtojumi.

6.2. Atlasiet Darbības > Aktivizēt, lai aktivizētu šo budžeta plānošanas darbplūsmu.

2. uzdevums. Procesa simulācija

7. uzdevums. Ģenerējiet budžeta plāna sākotnējos datus no Virsgrāmatas.

7.1. Pārejiet uz Budžeta veidošana > Periodisks > Budžeta plāna ģenerēšana no virsgrāmatas. Aizpildiet periodiskā procesa parametrus un noklikšķiniet uz pogas Ģenerēt.

7.2. Pārejiet uz Budžeta veidošana > Budžeta plāni, lai atrastu procesa ģenerēšanas laikā izveidoto budžeta plānu.

7.3. Atveriet dokumenta informāciju, noklikšķinot uz hipersaites Dokumenta numurs. Budžeta plāns tiek parādīts atbilstoši izkārtojumam, kāds tika definēts šī uzdevuma izpildes laikā.

8. uzdevums. Pašreizējā gada budžeta izveide, pamatojoties uz iepriekšējā gada faktiskajām summām

Budžeta plānā var izmantot sadalījuma metodes, lai viegli kopētu budžeta plānu informāciju no viena scenārija citā/izplatīt tos dažādos periodos/sadalītu pa dimensijām. Mēs izmantosim sadalījumus, lai izveidotu pašreizējā gada budžetu no iepriekšējā gada faktiskajam summām.

8.1. Atlasiet visas rindas budžeta plāna dokumentu režģī un noklikšķiniet uz Piešķirt budžetu.

8.2. Atlasiet sadalījuma metodi, perioda atslēgu, avota un mērķa scenārijus un noklikšķiniet uz Piešķirt.

Iepriekšējā gada faktiskās summas tiks kopētas uz pašreizējā gada budžetu un sadalītas pa periodiem, izmantojot pārdošanas līknes perioda atslēgu.

9. uzdevums. Budžeta plāna dokumenta koriģēšana, izmantojot programmu Excel, un dokumenta pabeigšana

9.1. Noklikšķiniet uz pogas Darblapa, lai dokumenta saturu atvērtu programmā Excel.

9.2. Kad tiek atvērta Excel darbgrāmata, pielāgojiet budžeta plāna dokumenta skaitļus un noklikšķiniet uz pogas Publicēt.

9.3. Atgriezties pie budžeta plāna dokumenta. Noklikšķiniet uz Darbplūsma > Iesniegt dokumentu automātiskai apstiprināšanai.

Kad darbplūsma ir pabeigta, budžeta plāna dokumenta stadija mainās uz Apstiprināts.

Pielikums

Darbplūsmas konfigurācijas automātiska apstiprināšana

A. Budžeta veidošana > Iestatīšana > Budžeta plānošana > Budžeta veidošanas darbplūsmas. Izveidot jaunu darbplūsmu, izmantojot veidni Budžeta plānošanas darbplūsmas:

Šai darbplūsmai ir tikai viens uzdevums — Budžeta plāna stadijas pāreja.

Saglabājiet un aktivizējiet darbplūsmu.

B. Pārejiet uz Budžeta veidošana > Iestatīšana > Budžeta plānošana > Budžeta plānošanas konfigurācija. Cilnē Stadijas izveidojiet 2 stadijas — Sākotnējais un Iesniegts.

C. Pārejiet uz Budžeta veidošana > Iestatīšana > Budžeta plānošana > Budžeta plānošanas konfigurācija. Cilnē Darbplūsmas stadijas A darbības laikā izveidoto automātiskas apstiprināšanas darbplūsmu saistiet ar stadijām Sākotnējais un Iesniegts.