Voorraad tellen, corrigeren en herindelen met dagboeken

Tel fysiek alle items in de voorraad om ervoor te zorgen dat uw hoeveelheden correct zijn. Sommige bedrijven doen een jaarlijkse fysieke telling, en andere tellen vaker alle of slechts enkele items. Nadat u artikelen hebt geteld, gebruikt u dagboeken om de werkelijke hoeveelheden naar het grootboek te boeken. Bijvoorbeeld wanneer u de voorraad aan het einde van een periode waardeert.

Gebruik cyclustellingen om sommige items vaker te tellen dan andere, misschien vanwege hun waarde. Voor cyclustellingen wijst u speciale telperioden aan de artikelen toe. Lees meer op Cyclustelling uitvoeren.

Om hoeveelheden aan te passen na een fysieke telling of andere doeleinden, gebruikt u een artikeldagboek om de inventarisatieposten te wijzigen zonder transacties te boeken. U kunt de hoeveelheid ook aanpassen voor één artikel op een artikelkaart.

Als u kenmerken van artikelposten wilt wijzigen, gebruikt u een artikelherindelingsdagboek. Typische kenmerken voor herindelen zijn onder meer dimensies en verkoopcampagnecodes. Herindelingsjournalen kunnen ook worden gebruikt voor overboekingen door opslaglocatie- en vestigingscodes te herindelen. Speciale stappen zijn van toepassing wanneer u serie- of lotnummers en hun vervaldatums wilt herindelen. Zie voor meer informatie Werken met serie- en lotnummers.

Notitie

In processen met meerdere stappen worden artikelen in opslaglocaties geregistreerd als magazijnposten, niet als artikelposten. Daarom voert u tellingen, aanpassingen en herindelingen uit in magazijndagboeken die opslaglocaties ondersteunen. Vervolgens synchroniseert u de nieuwe of gewijzigde magazijnposten met de gerelateerde artikelposten om de wijzigingen in voorraadaantallen en waarden weer te geven.

Tip

Als er veel regels op een journaal- of magazijnwerkblad staan en de actie Bewerken in Excel beschikbaar is op de pagina, kan dit het invoeren van gegevens eenvoudiger maken. U kunt in Excel wijzigingen aanbrengen in records en vervolgens de gegevens bijwerken in Business Central. Voor meer informatie over de actie Bewerken in Excel gaat u naar Bewerken in Excel.

Fysieke voorraad tellen

Tel de fysieke voorraad, dat wil zeggen tel de werkelijk beschikbare artikelen, om te controleren of het geregistreerde aantal gelijk is aan het aantal in voorraad. Doorgaans vinden tellingen plaats aan het einde van een boekjaar, maar soms gebeurt dit vaker. Als er verschillen zijn, boekt u de werkelijke hoeveelheden naar de artikelrekeningen voordat u de voorraadwaardering uitvoert.

Notitie

In deze procedure wordt beschreven hoe u een inventarisatie uitvoert met een dagboek op de pagina Inventarisatiedagboek. U kunt documenten gebruiken op de pagina's Inventarisatieorder en Inventarisatieregistratie. Deze documenten bieden meer controle en ondersteuning bij het verdelen van het telwerk over meerdere medewerkers. Meer informatie op Voorraad tellen met documenten.

De op documenten gebaseerde functionaliteit kan niet worden gebruikt om artikelen te tellen in opslaglocaties of magazijnposten.

Het telproces omvat ook de volgende taken:

• De verwachte voorraad berekenen.
• Het rapport dat bij het tellen moet worden gebruikt afdrukken.
• Invoeren en boeken van de werkelijke hoeveelheden.

Afhankelijk van de magazijninstellingen kunt u de inventarisatie op een van de volgende manieren uitvoeren. Zie voor meer informatie Magazijnbeheer instellen.

• Als uw vestiging geen gestuurde opslag en pick gebruikt, gebruikt u de pagina Inventarisatiedagboek. De procedure is vergelijkbaar met fysieke inventarisatie zonder cyclustelling.
• Als uw vestiging wel gestuurde opslag en pick gebruikt, gebruikt u de pagina Magazijninventarisatiedagboek. Gebruik vervolgens de pagina Artikeldagboeken om de actie Magazijnherwaardering berekenen uit te voeren.

Verwachte voorraad in standaardmagazijnconfiguraties berekenen

1. Kies het , pictogram, voer Inventarisatiedagboeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Kies de actie Voorraad berekenen.
3. Specificeer op de pagina Voorraad berekenen de voorwaarden die moeten worden gebruikt om de dagboekregels te maken, zoals of artikelen die niet op voorraad zijn al dan niet moeten worden opgenomen.
4. Stel alleen filters in als u de voorraad voor bepaalde artikelen, opslaglocaties, vestigingen of dimensies wilt berekenen.
5. Kies de knop Ok.

Notitie

Artikelposten worden verwerkt volgens de informatie die u hebt opgegeven en de regels in het inventarisatiedagboek worden gemaakt. U ziet dat het veld Aantal (inventaris) hetzelfde aantal heeft als het veld Aantal (Berekend). U hoeft het getelde aantal niet in te voeren voor artikelen waar deze waarden overeenkomen. Als de getelde hoeveelheid echter afwijkt, voer dan de getelde hoeveelheid in.

Het rapport afdrukken dat bij het tellen moet worden gebruikt

1. Klik op de pagina Inventarisatiedagboek met de berekende verwachte voorraad op de actie Afdrukken.
2. Specificeer op de pagina Fysieke voorraadlijst van magazijn of het rapport het berekende aantal moet tonen en of het rapport voorraadartikelen op serie-/lotnummers moet tonen.
3. Stel filters in als u het rapport alleen wilt afdrukken voor bepaalde artikelen, opslaglocaties, vestigingen of dimensies.
4. Kies Afdrukken.

Magazijnmedewerkers kunnen nu de voorraad tellen en eventuele afwijkingen in het afgedrukte rapport vastleggen.

Notitie

Het kan enkele dagen duren voordat afgedrukte rapporten terugkomen voor definitieve verwerking en boeking. Wanneer u de werkelijk getelde voorraad opgeeft en boekt, past het systeem de voorraad aan om het verschil weer te geven tussen de verwachte en de werkelijk getelde voorraad. U moet de oorspronkelijk berekende journaalregels behouden en de verwachte voorraad niet herberekenen, omdat de verwachte voorraad kan veranderen en tot onjuiste voorraadniveaus kan leiden. Als u meerdere rapporten moet uitgeven, bijvoorbeeld voor verschillende locaties of een groep items, moet u afzonderlijke dagboekbatches maken en bewaren.

De werkelijk getelde voorraad in standaardmagazijnconfiguraties invoeren en boeken

1. Voer op elke regel op de pagina Inventarisatiedagboek waar de werkelijk beschikbare voorraad, zoals bepaald door de telling, afwijkt van de berekende hoeveelheid, de werkelijk beschikbare voorraad in het veld Aantal (Inventarisatie) in.

Notitie

Als de verschillen in de telling worden veroorzaakt door artikelen die met onjuiste vestigingen zijn geboekt, moet u de verschillen niet invoeren in het inventarisatiedagboek. Gebruik in plaats daarvan een herindelingsdagboek of een transferorder om items om te leiden naar de juiste vestigingen.

2. Als de berekende aantallen wilt aanpassen aan de feitelijk getelde aantallen, kiest u de actie Boeken.

   Bij boeken worden artikelposten en inventarisatieposten gemaakt. Open de pagina Artikelkaart voor het artikel om de inventarisatieposten te bekijken.

3. Kies het , voer Artikelen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

4. Als u de telling wilt controleren, opent u de pagina Artikelkaart voor het artikel en kiest u de actie Inventarisatieposten.

De verwachte voorraad in geavanceerde magazijnconfiguraties berekenen

Synchroniseer artikelboek en magazijn voordat u de fysieke voorraad telt. Anders boekt u naar het inventarisatiedagboek en het artikelgrootboek de inventarisatieresultaten in combinatie met andere magazijncorrecties voor de artikelen. Zie voor meer informatie hoeveelheden synchroniseren in het artikelboek en magazijn.

1. Kies het pictogram, voer Magazijninventarisatiedagboek in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Kies de actie Voorraad berekenen om de pagina Magazijn - Voorraad berekenen te openen.

3. Stel de gewenste filters in om het aantal artikelen dat wordt geteld in het dagboek op te geven en klik vervolgens op OK.

   Business Central maakt een regel voor elke opslaglocatie die voldoet aan de filtercriteria. U kunt regels verwijderen, maar als u het resultaat wilt boeken als inventarisatie, moet u alle opslaglocaties opnemen in de artikeltelling.

   Als u alleen een artikel in sommige opslaglocaties telt maar niet in andere, kunt u verschillen invoeren en boeken in het artikeldagboek met de functie Magazijnherwaardering berekenen.

De werkelijk getelde voorraad in geavanceerde magazijnconfiguraties invoeren en boeken

1. Voer op de pagina Magazijninventarisatiedagboek de werkelijke hoeveelheden in het veld Aantal (inventaris) in.

   Notitie

   Het veld Aantal (berekend) wordt ingevuld op basis van opslaglocatierecords. Dit aantal wordt gekopieerd naar het veld Aantal (Fysiek) op elke regel. Als de hoeveelheden in deze velden niet overeenkomen, vul dan de werkelijke hoeveelheid in.

2. Wanneer u alle werkelijke aantallen hebt ingevoerd, kiest u de actie Registreren.

   Wanneer u het dagboek registreert, maakt Business Central twee magazijnposten in het magazijnregister voor elke getelde en geregistreerde regel:

   • Als de berekende aantallen niet overeenkomen met de werkelijke aantallen, wordt een negatief of positief aantal geregistreerd voor de opslaglocatie. Vervolgens wordt een tegengesteld aantal geboekt naar de correctieopslaglocatie van de vestiging.
   • Als het berekende aantal wel overeenkomt met het getelde aantal, registreert Business Central 0 voor zowel de opslaglocatie als de correctieopslaglocatie.

Wanneer u inventarisatie registreert, boekt u niet naar het artikel, de inventarisatie of de waardeboeken. De records zijn echter beschikbaar voor reconciliatie wanneer dat nodig is. Om de hoeveelheden nauwkeurig te houden, boekt u, nadat u de artikelen in alle opslaglocaties hebt geteld, de resultaten als een voorraadinventarisatie . Zie voor meer informatie Hoeveelheden synchroniseren in het artikelboek en magazijn.

Cyclustelling uitvoeren

U kunt artikelen zo vaak tellen als u wilt. Bijvoorbeeld omdat ze waardevoller zijn, of omdat ze snel worden omgezet en belangrijk zijn voor het bedrijf. Geef de telfrequentie op door speciale telperioden aan de artikelen toe te wijzen.

Afhankelijk van de magazijninstellingen kunt u cyclustelling op een van de volgende manieren uitvoeren. Zie voor meer informatie Magazijnbeheer instellen.

• Als uw vestiging geen gestuurde opslag en picks gebruikt, gebruikt u de pagina Inventarisatiedagboek. De stappen zijn vergelijkbaar met fysieke inventarisatie zonder cyclustelling.
• Als uw vestiging wel gestuurde opslag en pick gebruikt, gebruikt u de pagina Magazijninventarisatiedagboek. Gebruik vervolgens de pagina Artikeldagboeken om de actie Magazijnherwaardering berekenen uit te voeren.

U kunt als volgt tellingsperioden instellen

Een inventarisatie wordt gewoonlijk periodiek uitgevoerd, bijvoorbeeld maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. U kunt de inventarisatieperioden instellen die u wilt gebruiken en wijst er vervolgens één toe aan elk artikel. Gebruik daarna de actie Tellingsperiode berekenen op de pagina Inventarisatiedagboek om automatisch regels voor de artikelen te maken.

1. Kies het pictogram, voer Voorraadtellingsperioden in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Vul de vereiste velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.

Een tellingsperiode toewijzen aan een artikel

1. Kies het voer Artikelen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Selecteer het artikel waaraan u een tellingsperiode wilt toewijzen.
3. Selecteer in het veld Code van inventarisatieperiode de gewenste tellingsperiode.

Notitie

Als u de telperiode wijzigt, wordt er een bericht weergegeven met informatie over de resultaten van de wijziging. Kies Ja om de code te wijzigen en de eerste tellingsperiode voor het artikel te berekenen. De volgende keer dat u een tellingsperiode in het magazijninventarisatiedagboek berekent, wordt het item als een regel op de pagina Inventarisatieartikelselectie weergegeven. U kunt het artikel dan periodiek tellen.

Een telling starten op basis van tellingsperioden in standaardmagazijnconfiguraties

1. Kies het pictogram, voer Inventarisatiedagboek in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Kies de actie Tellingsperiode berekenen.

   De pagina Inventarisatieartikelselectie toont artikelen die moeten worden geteld op basis van hun tellingsperioden.

3. Tel de fysieke voorraad. Meer informatie op Fysieke voorraad tellen.

Een telling starten op basis van tellingsperioden in geavanceerde magazijnconfiguraties

1. Kies het pictogram, voer Magazijninventarisatiedagboek in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.

2. Kies de actie Tellingsperiode berekenen.

   De pagina Inventarisatieartikelselectie toont artikelen die moeten worden geteld op basis van hun tellingsperioden.

3. Tel de fysieke voorraad. Meer informatie op Fysieke voorraad tellen.

   Notitie

   Tel het artikel in alle opslaglocaties die het bevatten. Als u opslaglocatieregels verwijdert die zijn opgehaald voor telling op de pagina Magazijninventarisatie, is de telling onjuist wanneer u deze boekt in het fysieke voorraadjournaal.

De hoeveelheid van één artikel aanpassen

Nadat u een fysieke telling van een artikel hebt uitgevoerd, gebruikt u de actie Voorraad corrigeren om het werkelijke voorraadaantal vast te leggen.

1. Kies het pictogram , voer Artikelen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Selecteer het artikel waarvoor u voorraad wilt aanpassen, en kies vervolgens de actie Voorraad wijzigen.
3. Voer in het veld Nieuwe voorraad voor de vestiging het resultaat van de telling in.
4. Kies de knop Ok.

U kunt ook de actie Voorraad corrigeren gebruiken als eenvoudige manier om gekochte artikelen aan voorraad toe te voegen als u geen inkoopfacturen of orders gebruikt om uw inkopen te registreren. Meer informatie op Inkopen vastleggen.

Notitie

Nadat u de voorraad hebt gecorrigeerd, werkt u de huidige waarde bij. Zie Voorraad herwaarderen voor meer informatie.

De hoeveelheden van meerdere artikelen in standaardmagazijnconfiguraties corrigeren

Op de pagina Artikeldagboek kunt u rechtstreeks artikeltransacties boeken om voorraad te corrigeren voor inkopen, verkopen en positieve of negatieve mutaties, zonder documenten te gebruiken.

Als u het artikeldagboek vaak gebruikt om dezelfde of vergelijkbare dagboekregels te boeken, bijvoorbeeld voor materiaalverbruik, kunt u de pagina Standaardartikeldagboek gebruiken om deze terugkerende taak gemakkelijker te maken. Zie Werken met standaarddagboeken voor meer informatie.

1. Kies het voer Artikeldagboeken in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Vul de vereiste velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
3. Kies de actie Boeken om de hoeveelheden te corrigeren.

Opslaglocatieaantallen in geavanceerde magazijnconfiguraties aanpassen

Als uw vestiging gestuurde opslag en picks gebruikt, gebruikt u de pagina Magazijnartikeldagboek om ongeplande positieve en negatieve hoeveelheidswijzigingen te boeken. Bijvoorbeeld voor artikelen die als vermist zijn opgegeven en onverwachts verschijnen, of voor verliezen als gevolg van breuk.

Magazijnartikeldagboeken bieden u meer aanpassingsniveaus om uw hoeveelheden nauwkeuriger te maken. Het magazijn weet hoeveel artikelen er voorhanden zijn en waar ze zijn opgeslagen, maar elke aanpassing wordt niet in het artikelboek geboekt. Bijschrijvingen of afschrijvingen worden gedaan naar de echte opslaglocatie met de hoeveelheidsaanpassing. Er wordt een tegenboeking gemaakt in een correctieopslaglocatie. De correctieopslaglocatie is een virtuele opslaglocatie zonder echte artikelen. U geeft de virtuele opslaglocatie op in het veld Opslaglocatiecode voorraadherwaardering op Vestigingskaart-pagina's.

1. Kies het pictogram , en voer Magazijnartikeldagboek in. Kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Vul de informatie op de kop in.
3. Kies in het veld Artikelnummer op de regel het artikel.
4. Voer de naam van de opslaglocatie in waar u de extra artikelen wilt opslaan of waar de artikelen verloren zijn gegaan.
5. Als u extra artikelen hebt aangetroffen, voert u een positief aantal in het veld Aantal in. Bij ontbrekende artikelen voert u een negatieve waarde in.
6. Kies de actie Registreren.

De aangepaste magazijnposten synchroniseren met de gerelateerde artikelposten

Boek de correctieopslaglocatierecords in het artikelboek voor de perioden die u hebt gedefinieerd. Sommige bedrijven boeken dagelijkse aanpassingen in het artikelboek, terwijl andere minder vaak afstemmen.

1. Kies het voer Artikeldagboek in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
2. Vul de velden op de dagboekregels in.
3. Kies de actie Magazijnherwaardering berekenen en voeg filters toe op de pagina Magazijnherwaardering berekenen. Herwaarderingen worden alleen berekend voor de posten in de correctieopslaglocatie die aan de filtervereisten voldoen.
4. Op het sneltabblad Opties geeft u een waarde op voor het veld Documentnr.. Aangezien er geen getalreeks is ingesteld voor deze batchverwerking, kunt u het getalschema aanhouden dat is ingesteld voor het magazijn. Omdat er geen nummerreeks is ingesteld voor deze batchverwerking, moet u het nummerschema gebruiken dat is ingesteld door het magazijn of moet u de datum opgeven, gevolgd door uw initialen.
5. Klik op OK. De positieve en negatieve correcties worden opgeteld voor elk artikel en er worden regels gemaakt in het artikeldagboek.
6. Boek de dagboekregels om de verschillen in aantal in te voeren op de artikelposten. De voorraden in de opslaglocaties en het artikelboek komen nu overeen.

Zie ook

Voorraad tellen met documenten
Voorraad
Overzicht van magazijnbeheer
Verkoop
Inkoop
Werken met Business Central

U vindt hier gratis e-learningmodules voor Business Central