Wat is cloud-boekhouding?

De cloud verandert hoe IT-kosten in rekening worden gebracht, zoals wordt beschreven in Een financieel model maken voor cloudtransformatie. Verschillende IT-boekhoudmodellen zijn veel eenvoudiger te ondersteunen vanwege de manier waarop de cloud kosten toewijst. Het is dus belangrijk om te begrijpen hoe u rekening moet houden met cloudkosten voordat u begint met een cloudtransformatietraject. In dit artikel vindt u een overzicht van de meest voorkomende cloudboekhoudingsmodellen voor IT.

Traditionele IT-boekhouding (kostenplaatsmodel)

Het is vaak nauwkeurig om de IT een kostenplaats te overwegen. In het traditionele IT-boekhoudmodel consolideert IT de inkoopkracht voor alle IT-assets. Zoals we in het artikel over financiële modellen hebben opgemerkt, kan de consolidatie van inkoopkracht softwarelicenties, terugkerende kosten voor CRM-licenties, aankoop van desktops van werknemers en andere grote kosten omvatten.

Wanneer IT fungeert als kostenplaats, wordt de waargenomen waarde van IT grotendeels bekeken via een inkoopbeheerlens. Deze perceptie maakt het moeilijk voor de raad van bestuur of andere leidinggevenden om de ware waarde te begrijpen die IT biedt. Inkoopkosten hebben de neiging om de weergave van IT te vertekenen door elke andere toegevoegde waarde van de organisatie op te wegen. In deze weergave wordt uitgelegd waarom IT vaak wordt gegooid in de verantwoordelijkheden van de chief financial officer of de chief operating officer. Deze perceptie van IT is beperkt en kan kortzichtig zijn.

Centrale IT-boekhouding (profit center model)

Om de kostenplaatsweergave van IT te overwinnen, hebben sommige CIO's gekozen voor een gecentraliseerd IT-model van boekhouding. In dit type model wordt IT behandeld als een concurrerende bedrijfseenheid en een peer-to-revenue-producerende bedrijfseenheden. In sommige gevallen kan dit model volledig logisch zijn. Sommige organisaties hebben bijvoorbeeld een professionele AFDELING IT-services waarmee een omzetstroom wordt gegenereerd. Vaak genereren gecentraliseerde IT-modellen geen aanzienlijke omzet, waardoor het moeilijk is om het model te rechtvaardigen.

Ongeacht het omzetmodel zijn gecentraliseerde IT-boekhoudmodellen uniek vanwege de wijze waarop de IT-eenheid rekening moet houden met de kosten. In een traditioneel IT-model registreert het IT-team kosten en betaalt het deze kosten van gedeelde fondsen, zoals bewerkingen en onderhoud (O&M) of een toegewezen P&L-rekening (winst en verlies).

In een centraal IT-boekhoudmodel markeert het IT-team de services die worden geleverd om rekening te houden met overhead, beheer en andere geschatte uitgaven. Vervolgens worden de concurrerende bedrijfseenheden gefactureerd voor de gemarkeerde services. In dit model wordt verwacht dat de CIO de P&L beheert die is gekoppeld aan de verkoop van deze services. Dit kan leiden tot oplopende IT-kosten en conflicten tussen centrale IT- en bedrijfseenheden, met name wanneer IT kosten moet verlagen of niet aan overeengekomen SLA's moet voldoen. In tijden van technologie of marktverandering zou elke nieuwe technologie een verstoring veroorzaken van de centrale IT's P&L, waardoor transformatie moeilijk wordt.

Terugstorting

Een van de veelvoorkomende eerste stappen bij het wijzigen van de reputatie van IT als kostenplaats is het implementeren van een terugstortingsmodel van accounting. Dit model is vooral gebruikelijk in kleinere ondernemingen of zeer efficiënte IT-organisaties. In het terugstortingsmodel worden alle IT-kosten die zijn gekoppeld aan een specifieke bedrijfseenheid behandeld als operationele kosten in het budget van die bedrijfseenheid. Deze procedure vermindert de cumulatieve kosteneffecten voor IT, waardoor bedrijfswaarden duidelijker kunnen worden weergegeven.

In een verouderd on-premises model is terugstorting moeilijk te realiseren omdat iemand nog steeds de grote kapitaalkosten en afschrijvingen moet dragen. De lopende conversie van kapitaaluitgaven tot operationele uitgaven die verband houden met het gebruik is een moeilijke boekhoudoefening. Deze moeilijkheid is een belangrijke reden voor het maken van het traditionele IT-boekhoudmodel en het centrale IT-boekhoudmodel. Het operationele kostenmodel van cloudkostenboekhouding is bijna vereist als u efficiënt een terugstortingsmodel wilt leveren.

Maar u moet dit model niet implementeren zonder rekening te houden met de implicaties. Hier volgen enkele gevolgen die uniek zijn voor een terugstortingsmodel:

• Terugstorting resulteert in een enorme vermindering van het totale IT-budget. Voor IT-organisaties die inefficiënt zijn of uitgebreide complexe technische vaardigheden in bewerkingen of onderhoud vereisen, kan dit model deze uitgaven op een beschadigde manier blootstellen.
• Verlies van controle is een veelvoorkomend gevolg. In zeer politieke omgevingen kan terugstorting leiden tot verlies van controle en personeel dat opnieuw wordt toegewezen aan het bedrijf. Dit kan aanzienlijke inefficiënties creëren en het vermogen van IT om consistent te voldoen aan SLA's of projectvereisten.
• Problemen met het boekhouden van gedeelde services zijn een ander veelvoorkomend gevolg. Als de organisatie is gegroeid door overname en daardoor technische schulden draagt, is het waarschijnlijk dat een hoog percentage van gedeelde diensten moet worden gehandhaafd om alle systemen effectief te laten samenwerken.

Cloudtransformaties omvatten oplossingen voor deze en andere gevolgen die zijn gekoppeld aan een terugstortingsmodel. Maar elk van deze oplossingen omvat implementatie- en operationele kosten. De CIO en CFO moeten de voor- en nadelen van een terugstortingsmodel zorgvuldig wegen voordat ze er een overwegen.

Showback of awareness-back

Voor grotere ondernemingen is een showback- of awareness-backmodel een veiligere eerste stap in de overgang van kostenplaats naar waardecentrum. Dit model heeft geen invloed op financiële boekhouding. In feite veranderen de P&Ls van elke organisatie niet. De grootste verschuiving is in mindset en bewustzijn. In een showback- of awareness-backmodel beheert IT de gecentraliseerde, geconsolideerde inkoopkracht als agent voor het bedrijf. In rapporten die teruggaan naar het bedrijf, worden alle directe kosten aan de relevante bedrijfseenheid gekoppeld, waardoor het waargenomen budget dat rechtstreeks door IT wordt verbruikt, wordt verminderd. IT plant ook budgetten op basis van de behoeften van de bijbehorende bedrijfseenheden, waardoor IT nauwkeuriger rekening kan houden met de kosten die zijn gekoppeld aan uitsluitend IT-initiatieven.

Dit model biedt een balans tussen een echte terugstortingsmodel en meer traditionele it-accountingmodellen.

Impact van cloudboekhoudingsmodellen

De keuze van boekhoudmodellen is cruciaal in het systeemontwerp. De keuze van het boekhoudmodel kan van invloed zijn op abonnementsstrategieën, naamgevingsstandaarden, tagstandaarden en beleids- en blauwdrukontwerpen.

Nadat u met het bedrijf hebt gewerkt om beslissingen te nemen over een cloudboekhoudingsmodel en wereldwijde markten, kunt u meer leren over hoe u meer kunt bereiken met uw investering in de cloud.

Meer bereiken met uw investering in de cloud