Limieten voor werk in uitvoering instellen

Azure DevOps Services | Azure DevOps Server 2022 - Azure DevOps Server 2019

Een essentiële Kanban-praktijk: Werk in voortgangslimieten, aangeduid als 'WIP-limieten', beperkt de hoeveelheid werk die uw team in elke werkfase uitvoert. Het is ontworpen om uw team te richten op het voltooien van items voordat u aan het nieuwe werk begint. Hoewel ze in het begin contra-intuïtief zijn, kunnen veel teams WIP-limieten gebruiken om hun productiviteit te verhogen en hun softwarekwaliteit te verbeteren.

U definieert WIP-limieten voor elke werkfase, die overeenkomt met elke tussenliggende kolom. Met de limiet wordt een zachte beperking ingesteld voor het aantal items dat in de kolom is toegestaan. Niets voorkomt dat u meer items naar de kolom verplaatst en de limiet overschrijdt. Uw Kanbanbord toont het aantal items in elke fase naast elke limiet.

Het instellen van WIP-limieten is eenvoudig, maar het naleven van de limieten neemt een teamtoezegging. Een geslaagde acceptatie van WIP-limieten omvat een cultuurwijziging. Het verplaatst teams van een focus op individuele productiviteit naar een van de teamproductiviteit.

Zie Het overzicht van Kanban voor meer informatie.

Vereisten

• Als u teaminstellingen wilt configureren, moet u worden toegevoegd aan de rol Team Beheer istrator of lid zijn van de beveiligingsgroep Project Beheer istrators. Zie Een teambeheerder toevoegen of Machtigingen op projectniveau wijzigen om toe te voegen.
• U moet basistoegang of hoger krijgen om alle achterstands- en bordfuncties uit te oefenen. Gebruikers met toegang tot belanghebbenden kunnen alleen werkitems op het bord bewerken en bestaande tags toevoegen aan een werkitem. Belanghebbenden kunnen geen werkitems toevoegen of velden bijwerken die worden weergegeven op kaarten. Zie Over toegangsniveaus voor meer informatie.

Initiële WIP-limieten bepalen

Laat uw team de initiële WIP-limieten bepalen die moeten worden ingesteld en hoe ze moeten worden gebruikt en bewaakt. Er zijn enkele regels van toepassing op welke getallen moeten worden ingesteld, omdat ze kunnen variëren op basis van verschillende factoren. Voer de volgende acties uit om te bepalen welke limieten u wilt instellen:

• Stel limieten in op basis van de huidige werkzaamheden die worden uitgevoerd. Tel de items die aanwezig zijn in uw bestaande Kanban-kolommen.
• Stel limieten in die niet groter zijn dan twee of drie items per teamlid dat binnen een fase werkt. Als u bijvoorbeeld drie teamleden hebt en elk teamlid maximaal twee taken tegelijk kan uitvoeren, is de resulterende WIP-limiet 6 (= 3 ontwikkelaars X 2 taken/ontwikkelaar).
• Begin met lage limieten om uw team te helpen knelpunten sneller te detecteren en procesproblemen te identificeren die moeten worden opgelost.

Binnen WIP-limieten houden

Nadat u uw WIP-limieten hebt ingesteld, wilt u bijhouden hoe goed uw team binnen de limieten blijft.

Het respecteren van WIP-limieten betekent dat teams geen items in een kolom ophalen als dat het aantal items in de kolom de kolomlimiet overschrijdt. Wanneer ze dit doen, geeft uw Kanban-bord direct feedback. Deze feedback moet fungeren als een signaal aan het team om zich onmiddellijk te richten op activiteiten om het aantal items in de kolom te verminderen.

Hoewel het in theorie eenvoudig is om binnen WIP-grenzen te blijven, kunnen individuen, teams en organisaties uit hun comfortzone dwingen. Teamleden die graag multitask willen, voelen zich mogelijk beperkt. Anderen kunnen zichzelf zonder werk vinden terwijl ze wachten totdat het werk in een upstream-fase is voltooid.

Als u de voordelen van het beperken van werk in uitvoering wilt krijgen, moet uw team regelmatig vergaderen om de proceswijzigingen te bespreken die plaatsvinden.

Knelpunten identificeren

Om de waardestroom te optimaliseren, wilt u natuurlijk knelpunten identificeren en elimineren. Knelpunten geven aan dat er afval bestaat in het algehele werkstroomproces.

Door uw Kanbanbord in de loop van de tijd te bewaken, kunt u leren waar knelpunten optreden. Wanneer er meerdere items in een kolom zitten die enkele dagen niet zijn bewerkt, is er een knelpunt opgetreden. Knelpunten treden meestal op wanneer WIP-limieten te hoog zijn. Er kunnen echter geen knelpunten worden aangegeven dat WIP-limieten te laag zijn.

Het maken van periodieke momentopnamen van uw Kanban-bord kan visueel catalogiseren waar werkstromen soepel verlopen en waar knelpunten worden weergegeven.

Dergelijke momentopnamen kunnen uw team de volgende informatie laten zien:

• Hoeveel items er gemiddeld bestaan in een werkstroomfase/-kolom
• Hoeveel items worden er gewerkt versus teamleden die binnen een werkstroomfase/-kolom werken
• Hoeveel en welke items gedurende lange tijd in een werkstroomfase/-kolom bleven
• Hoeveel items heeft het team voltooid aan het einde van een periode van één, twee of drie weken

Elimineren van afval

Omdat knelpunten wijzen op afval in uw werkstroomproces, moet u de bron van het afval identificeren. Kanban definieert afval als iets dat niet strikt nodig is om gewenste resultaten te produceren.

Veelvoorkomende verspillingen in softwareontwikkeling zijn onder andere:

• Ongebruikte code of functies
• Defecten die leiden tot herwerk
• Vertragingen of tijd die is besteed aan het wachten op iets
• Handoffs van de ene persoon, het team of het bedrijfsproces naar een andere persoon
• Onvoldoende vereisten
• Trage of slechte communicatie

Het elimineren van verspillingsoproepen voor teamdiscussies om oorzaken en oplossingen te identificeren die acceptabel zijn voor het team.

WIP-limieten instellen

Voer de volgende stappen uit om deze in te stellen met een goed begrip van de wijze waarop u WIP-limieten wilt gebruiken. Als u de werkstroom van uw team niet hebt toegewezen aan Kanban-kolommen, doet u dat eerst.

1. Open je Kanbanbord.

2. Selecteer het tandwielpictogram om het bord te configureren en algemene teaminstellingen in te stellen.

   

3. Kies Kolommen en vervolgens een kolomtabblad om de WIP-limiet voor die kolom in te stellen.

   

   Notitie

   Er zijn verschillende kolomtitels en keuzemogelijkheden beschikbaar op basis van het proces dat is gebruikt om uw project te maken en of uw team ervoor heeft gekozen om fouten zoals vereisten of taken te behandelen.

4. Selecteer Opslaan als u klaar bent.

WIP-limieten, uitdagingen en oplossingen

Teams overschrijden af en toe WIP-limieten met een of twee items. Als uw team echter vaak de limieten voor drie of meer items overschrijdt, moeten ze processen controleren of de limieten aanpassen.

Nadat een team al enkele weken met WIP-limieten heeft gewerkt, kunt u de uitdagingen bespreken die teamleden hebben. Bepaal vervolgens welke oplossingen ze willen gebruiken en pas de limieten indien nodig aan. De volgende lijst, hoewel niet volledig, geeft aan dat een aantal veelvoorkomende uitdagingenteams tegenkomen en bewezen oplossingen hebben om ze te overwinnen.

WIP-uitdagingen

• Sociale dynamiek. Als het gaat om de volgende regels, kunnen teamleden zich lastig voelen. Sommigen willen natuurlijk rebelleren. Anderen zien niet dat de regel op hen van toepassing is of niet ziet wat ze doen als het verbreken van de regels. Sommige teamleden kunnen extra werkzaamheden uitvoeren die buiten het bereik vallen van wat is overeengekomen. En nog anderen willen multitasking niet opgeven omdat ze geloven dat het de sleutel is voor hun productiviteit en individuele prestatie.

• Variabiliteit van het werk dat wordt uitgevoerd. Grote variabiliteit in de grootte van werkitems (verhalen en bugs van gebruikers) kan de algehele werkstroom negatief beïnvloeden. Items met schattingen die bijvoorbeeld variëren van 4 uur tot 14 dagen, of 2 tot 55 verhaalpunten, kunnen niet hetzelfde worden geteld als het gaat om het beperken van werk dat wordt uitgevoerd.

• Systemische problemen negeren. In plaats van werkstroomproblemen op te lossen wanneer knelpunten optreden, teams soldaat aan, waardoor er meer tijd nodig is om het knelpunt te overwinnen.

• Cultuurverandering. Het aannemen van WIP-limieten introduceert wijzigingen in het systeem, de cultuur en het team.

Oplossingen voor het beheren van WIP

• Bouw een cultuur van teamproductiviteit. Los de natuurlijke spanning op die bestaat tussen individuele productiviteit versus teamproductiviteit. Bepaal op welke manieren teamleden de algehele productiviteit van het team- en werkstroomproces kunnen verbeteren.

• Werkgrootte om de variabiliteit te minimaliseren. Voordat het werk aan een item begint, moet het team de totale hoeveelheid werk bespreken die vereist is en bepalen of het kan worden onderverdeeld in kleinere taken.

• Focus op de stroom van items met hoge prioriteit. Wanneer ze niet actief zijn, vragen teamleden hoe ze kunnen helpen een upstream-item vooruit te verplaatsen. Wanneer teamleden een item op tijd hebben geblokkeerd of gevraagd om een item op tijd te leveren, vragen teamleden om hulp bij het voltooien van een item.

• Capaciteit van het resourceteam voor elke werkfase. Knelpunten kunnen optreden wanneer er niet genoeg specialisten zijn die in een bepaalde fase werken. Bepaal manieren om teamvaardigheden binnen elke werkfase te vergroten of voeg zo nodig resources toe om te voldoen aan een onderbezet werkfase.

• Bouw gedeeld begrip. Continu streven ernaar om het inzicht van het team te vergroten in het werken met behulp van Kanban-procedures. Neem acties waarmee teamleden kunnen bijdragen aan het verwerken van wijzigingen. Overweeg regelmatig retrospectieven of teamvergaderingen te plannen om te bespreken wat goed werkt en wat er moet veranderen. Documenteer teambeleid om dubbelzinnigheid te beperken.

• Metrische gegevens gebruiken om processen aan te passen. Controleer regelmatig de metrische gegevens van kanban van werk die worden uitgevoerd en de doorlooptijd om te bepalen wanneer er wijzigingen moeten worden aangebracht.

• Beheer cultuurwijzigingen zorgvuldig. Mensen willen hun beste werk doen: een kern-tenet-onderliggende Kanban en de bijbehorende disciplines. Pas de principes voor wijzigingsbeheer toe terwijl u nieuwe procedures toepast. Maak meer eigendom binnen het team voor het succes van het implementeren van WIP-limieten.

Verwante artikelen:

• Kolommen splitsen
• Werk versnellen
• De definitie van Gereed toevoegen aan een kolom
• Kaarten aanpassen
• Fouten in backlogs en op borden weergeven