Fase twee - Onboarden
In deze fase van het ingebruiknameraamwerk werkt u met de belangrijkste belanghebbenden om uw ingebruiknameplan te maken en in te voeren. U bereidt uw omgeving voor, test uw ingebruiknamestrategie met early adapters en gebruikt feedback om aanpassingen door te voeren voordat u de schaal aanpast aan uw bedrijf.
De belangrijkste stappen in de fase Onboarden zijn:
- Uw ingebruiknameplan opstellen
- Invoeren voor early adopters
- Uw plan aanpassen
Selecteer deze koppeling om een PDF-versie van de Dynamics 365-ingebruiknamegids te downloaden.
Uw ingebruiknameplan opstellen
Vergroot de bewustwording door eindgebruikers bij het proces te betrekken. Eigenaren van succes zorgen ervoor dat zakelijke doelstellingen worden gerealiseerd door mensen te helpen de nieuwe Dynamics 365-oplossing te gebruiken en te benutten. Probeer de volgende methoden om de bewustwording te vergroten:
Communicatie
- Identificeer en implementeer een verscheidenheid aan tactieken.
- Richt u op de vraag wat u er aan hebt.
- Pas het plan aan uw bedrijf en cultuur aan.
- Verzend communicatie.
Betrokkenheidsevenementen
- Betrek eindverantwoordelijken bij de kick-off van de invoering.
- Personeelsevenementen met IT en kampioenen.
- Verspreid banners en folders.
- Plaats demonstratiestands in de cafetaria/foyer.
- Organiseer online evenementen voor externe kantoren.
De waarde voor het bedrijf illustreren aan de hand van scenario's
Succesverhalen opnemen
Om het succes van Dynamics 365 te demonstreren, zijn succesverhalen vaak net zo waardevol als kwantitatieve metingen. Tijdens de implementatie moeten projectteamleden en kampioenen voorbeelden identificeren die multidisciplinaire samenwerking en teamwork aantonen en deze delen met hulpmiddelen, zoals Yammer of Teams. Gebruik deze voorbeelden in uw communicatie om enthousiasme te wekken en de impact van Dynamics 365 aan te tonen.
Waaruit bestaat een goed succesverhaal?
- Tijd. Het verhaal moet beginnen met een tijdsaanduiding zodat het publiek weet wanneer het is gebeurd.
- Personages. Het verhaal moet namen bevatten, zodat het publiek weet wie erbij betrokken waren.
- Gebeurtenissen. In het verhaal moeten de gebeurtenissen aan bod komen die hebben plaatsgevonden.
- Visuele elementen. Het publiek moet zich een beeld kunnen vormen van wat er is gebeurd.
Invoeringsevenementen maken
Hier volgen enkele bronnen, ideeën en tactieken die u kunt gebruiken voor een zo effectief mogelijke invoering van de Dynamics 365-oplossing:
- Leden van het planningsteam en kampioenen dragen T-shirts met de naam van de Dynamics 365-oplossing.
- In het hele kantoor zijn banners, posters en folders van de Dynamics 365-oplossing te vinden.
- Demonstratiestands in de cafetaria/foyer om de verschillende hulpprogramma's en functies van Dynamics 365-oplossing te laten zien en een praktijkervaring te bieden.
Hoe u uw invoeringsevenementen kiest:
- Houd rekening met uw doelstellingen voor het gebruik van Dynamics 365. Hoe kan uw invoeringsevenement uw zakelijke doelstellingen ondersteunen?
- Houd rekening met uw bedrijfscultuur. Welke typen activiteiten vinden weerklank bij uw leiding en werknemers?
- Houd rekening met uw beschikbare tijd en middelen. Kunt u activiteiten combineren om iets te plannen dat aan uw behoeften voldoet en in uw planning past?
- Houd rekening met bestaande bedrijfsevenementen. Is er een bedrijfsevenement gepland ten tijde van de implementatie van Dynamics 365 die ook uw invoering kan omvatten?
Uw communicatiestrategie ontwikkelen
Ontwikkel een communicatiestrategie om bewustzijn en opwinding te genereren vóór de invoering en informatie over het succes van het gebruik te delen na de invoering. Houd rekening met de volgende aanbevolen procedures bij het ontwikkelen van uw strategie:
- Zorg dat ook aan werknemers wordt gedacht bij het formuleren van antwoorden op de vraag 'Wat heb ik er aan?'
- Kies voor een combinatie van activiteiten, zoals e-mail, posters en fysieke evenementen, en zet deze uit op de projecttijdlijn.
- Plan evenementen waar mensen de producten kunnen ervaren en vragen kunnen stellen.
- Pas de activiteiten voor het vergroten van het bewustzijn aan het bedrijf en de cultuur aan.
- Voor de validatie van het belang van de nieuwe technologie en om iedereen mee te krijgen, kan het veel uitmaken als u een leidinggevende kunt overtuigen om een aankondiging met betrekking tot Dynamics 365 te verzenden, als host voor een invoeringsevenement op te treden of de voordelen van de technologie uit de doeken te doen tijdens een vergadering met het voltallige personeel.
Voltooi de communicatie-evaluatie en gebruik de planningssjabloon in het planningswerkboek voor ingebruikname.
Uw trainingsstrategie opstellen
Richt u op het waarom. Zorg ervoor dat werknemers weten waarom de verandering wordt doorgevoerd, wat zij eraan hebben en waarom ze worden gevraagd te veranderen.
Gebruik echte werkscenario's. Gebruik taken of bedrijfsprocessen waarmee uw werknemers vertrouwd zijn om het aantrekkelijker te maken om te leren hoe de technologie moet worden gebruikt.
Gebruik meerdere indelingen. De training van eindgebruikers moet meerdere vormen aannemen om verschillende leerstijlen, geografische barrières en resourcebeperkingen te kunnen bieden.
Versterk de training. Zorg dat de training beklijft met versterkingsopties, zoals training op aanvraag, informatieve lunchsessies en trainingsopties voor nieuwe werknemers.
Aanbevolen procedures voor training
Houd bij het opstellen van uw trainingsprogramma rekening met het volgende:
- De huidige productiviteitsprogramma's die u gebruikt. Als u momenteel een productiviteitssysteem uitvoert, moet u mogelijk extra tijd investeren in de trainingsfase, omdat hiervoor een verandering in gedrag noodzakelijk is.
- In hoeverre het personeel is onderlegd in de technologie. Voor de planning van uw trainingsprogramma moet u weten hoe technisch onderlegd uw personeel is. Op deze manier kunt u bepalen hoe gemakkelijk uw personeel nieuwe werkwijzen oppikt.
- De huidige veranderingsprogramma's. Het is belangrijk om te begrijpen welke andere programma's momenteel worden uitgevoerd in het bedrijf, zodat u voorkomt dat u te veel vraagt van uw werknemers.
- Trainingsvoorkeuren van uw werknemers. Het is belangrijk dat u begrijpt hoe u het beste trainingen aan uw organisatie kunt leveren, of dit nu persoonlijk is, via begeleide of onbegeleide online zelfstudies of anderszins.
Uw trainingsstrategie afstemmen op het invoeringsplan
Ontwerp uw trainingsstrategie op basis van uw invoering. Begin met de groepen die als pleitbezorger van Dynamics 365 zullen optreden en bereid vervolgens het IT-team voor voordat u Dynamics 365 voor de hele organisatie invoert.
Gebruik het planningswerkboek voor ingebruikname om de trainingsbehoeften van uw organisatie te beoordelen en uw strategie te ontwikkelen.
Toegang tot leer- en trainingsbronnen
Krijg toegang tot gratis online trainingsbronnen om uw Dynamics 365-oplossing in te voeren. Microsoft Learn biedt stapsgewijze begeleide leerinformatie op basis van functie en product, inclusief video's, zelfstudies en bronnen voor leren in de praktijk. Raadpleeg de Microsoft Dynamics-community van experts en collega's. Vind antwoorden door vragen te stellen in de forums, blogs en artikelen met procedures te lezen en video's te bekijken.
Microsoft Learn-training: de primaire bestemming voor leren werken met Dynamics 365 met video's, zelfstudies en praktische informatie.
Dynamics 365-webinars: training op basis van producten zodat mensen die gereed zijn de services en apps effectief kunnen gebruiken.
Dynamics 365-zelfstudies: ga snel aan de slag met de basisinformatie die u nodig hebt om direct productief te zijn.
YouTube-kanaal voor Dynamics 365: ontdek hoe u met Dynamics 365 uw omzet kunt verhogen.
Een duurzame community van kampioenen opbouwen
Eigenaren van succes zorgen ervoor dat zakelijke doelstellingen worden gerealiseerd door mensen te helpen de nieuwe Dynamics 365-oplossing te gebruiken en te benutten.
Kampioenen:
- Moeten formeel worden getraind om hun kennis te verdiepen en te verbreden.
- Moeten worden aangemoedigd en in staat worden gesteld om hun collega's te begeleiden, te onderwijzen en te trainen.
- Hebben consequent positieve bevestiging nodig die het effect van hun inspanningen versterkt.
- Hebben een duidelijk plan nodig om uit te voeren.
De community van kampioenen integreren in het invoeringsplan
Uw strategie voor het programma voor early adopters opstellen en invoeren
Een programma voor early adopters biedt uw organisatie al in een vroeg stadium inzichten waarmee u Dynamics 365 tot leven kunt brengen voor alle gebruikers. Beschouw het als een testuitvoering onder een representatieve groep die u kan helpen bij de voorbereiding op een volledige invoering. Wanneer u met early adopters werkt, kunt u uw ideeën testen en feedback verzamelen zodat uw projectteam de volledige organisatiebrede invoering kan optimaliseren.
Waarom dit programma belangrijk is:
- Identificeer valkuilen. Verzamel in een vroeg stadium feedback en identificeer mogelijke valkuilen om de definitieve vorm van uw invoeringsplan te bepalen.
- Verzamel feedback. Ontvang feedback van gebruikers over de geïdentificeerde doelen en scenario's voor uw Dynamics 365-implementatie.
- Los problemen op. Los mogelijke problemen met een kleinere groep gebruikers op vóór een organisatiebrede invoering.
- Werf kampioenen. Ontwikkel een groep mogelijke enthousiastelingen om uit te werven. Deze personen helpen collega's met de ingebruikname van Dynamics 365 wanneer de volledige implementatie plaatsvindt.
Feedback van early adopters gebruiken om uw strategie voor ingebruikname aan te passen
Gebruik feedback van early adopters om uw communicatie-, trainings- en feedbackplannen te herzien. Pas uw algemene strategie aan op basis van de ontvangen input. Overweeg uw early adopters in de groep Dynamics 365-kampioenen op te nemen, zodat ze hun collega's tijdens de overgangsfase kunnen blijven ondersteunen.