Uw serviceaanbiedingen definiëren in Bookings

Wanneer u uw serviceaanbiedingen definieert in Microsoft Bookings, stelt u een servicenaam, beschrijving, locatie in (kies of u persoonlijk wilt vergaderen of een onlinevergadering wilt houden), duur, standaardherinneringen aan klanten en personeel, interne notities over de service en prijzen. U kunt ook de werknemers taggen die gekwalificeerd zijn om de service te bieden. Wanneer klanten vervolgens naar uw zakelijke website komen om een afspraak te boeken, kunnen ze precies zien welke soorten afspraken beschikbaar zijn, de persoon kiezen die ze de service willen leveren en hoeveel hun service kost.

U kunt ook aangepaste informatie en URL's toevoegen aan de e-mailbevestiging en herinneringen die u verzendt wanneer iemand een service boekt via uw boekingspagina.

De servicedetails maken

  1. Selecteer Microsoft 365 start voor apps en selecteer vervolgens Bookings.

  2. Ga naar Instellingen -> pagina Services beheren en selecteer Nieuwe service toevoegen.

  3. Voeg op de pagina Basisdetails uw selecties toe.

    Servicenaam: voer de naam van uw service in. Dit is de naam die wordt weergegeven in de vervolgkeuzelijst op de pagina Agenda. Deze naam wordt ook weergegeven wanneer iemand handmatig een afspraak toevoegt op de pagina Agenda en deze wordt weergegeven als een tegel op de pagina Selfservice.

    Beschrijving: De beschrijving die u op geeft, wordt weergegeven wanneer een gebruiker op het informatiepictogram op de pagina Selfservice klikt.

    Standaardlocatie: Deze locatie wordt weergegeven op bevestigings- en herinneringsberichten voor zowel medewerkers als klanten en deze wordt weergegeven in de agendagebeurtenis die voor de reservering is gemaakt.

    Onlinevergadering toevoegen: met deze instelling kunt u onlinevergaderingen voor elke afspraak in- of uitschakelen, via Teams of Skype, afhankelijk van welke u configureert als standaardclient voor het personeelslid.

    • Ingeschakeld:

      • Een koppeling naar een Teams- of Skype-vergadering, uniek voor de reservering, wordt toegevoegd aan de agendagebeurtenis in zowel de agenda's van het personeel als de agenda's van de klanten, samen met inbelgegevens.

      • De koppeling om deel te nemen aan de vergadering wordt toegevoegd aan alle bevestigings- en herinnerings-e-mailberichten, zoals wordt weergegeven in het volgende voorbeeld:

        Voorbeeld van koppeling om deel te Teams vergadering in Bookings.

        Notitie

        Teams vergaderingen kunnen worden samengevoegd via de Teams mobiele app, de Teams desktop-app, in een webbrowser of via de telefoon inbeltoepassing. We raden u ten zeerste aan om Teams in te stellen als de standaardservice voor onlinevergaderingen voor uw tenant, voor de beste ervaring bij het boeken van virtuele afspraken.

    • Uitgeschakeld:

      • Afspraken bevatten geen optie voor een vergadering en alle vergadervelden die worden weergegeven wanneer Onlinevergadering toevoegen is ingeschakeld, worden niet weergegeven.

    Duur: Dit is hoe lang alle vergaderingen worden geboekt. De tijd wordt geblokkeerd vanaf de begintijd, die tijdens de reservering is geselecteerd. De volledige afspraaktijd wordt geblokkeerd in de agenda's van het personeel.

    Buffertijd: Als u deze instelling inschakelen, kunt u extra tijd toevoegen aan de agenda van het personeel telkens als er een afspraak wordt geboekt.

    De tijd wordt geblokkeerd in de agenda van het personeel en de vrije/drukke informatie beïnvloeden. Dit betekent dat als een afspraak eindigt om 15:00 uur en 10 minuten buffertijd is toegevoegd aan het einde van de vergadering, de agenda van het personeel wordt als bezet en niet-boekbaar tot 15:10 uur. Dit kan handig zijn als uw personeel tijd nodig heeft voordat een vergadering wordt voorbereid, zoals een arts die de grafiek van een patiënt bekijkt of een financieel adviseur die relevante accountgegevens voorbereidt. Het kan ook handig zijn na een vergadering, bijvoorbeeld wanneer iemand tijd nodig heeft om naar een andere locatie te reizen.

    Prijs niet ingesteld: Selecteer de prijsopties die worden weergegeven op de Self-Service pagina. Als Prijs niet is ingesteld, wordt er geen prijs of verwijzing naar kosten of prijzen weergegeven.

    Opmerkingen: Dit veld wordt weergegeven in de reserveringsgebeurtenis voor geboekt personeel, evenals op de gebeurtenis die wordt weergegeven op het tabblad Agenda in de web-app Bookings.

    Maximum aantal deelnemers per gebeurtenis: met deze instelling kunt u services maken waarvoor meerdere personen dezelfde afspraaktijd en hetzelfde personeel (zoals een fitnessklasse) moeten kunnen boeken. De afspraaktijd voor de geselecteerde service, het personeel en de tijd zijn beschikbaar om te boeken totdat het maximum aantal deelnemers, dat door u is opgegeven, is bereikt. De huidige afspraakcapaciteit en deelnemers kunnen worden weergegeven op het tabblad Agenda in de Bookings Web-app.

    Voorbeeld van het instellen van maximale deelnemers in Bookings

    De klant de reservering laten beheren: deze instelling bepaalt of de klant zijn of haar reservering kan wijzigen of annuleren, mits deze is geboekt via het tabblad Agenda in de Bookings Web-app.

    • Ingeschakeld:

      De knop Reservering beheren wordt weergegeven in het bevestigingsbericht van de klant. Wanneer deze knop is geselecteerd door de klant, worden drie opties weergegeven:

      • Opnieuw plannen Als u deze optie selecteert, gaat de gebruiker naar een servicespecifieke Self-Service-pagina, waar hij/zij een nieuwe tijd en/of datum voor dezelfde service en hetzelfde personeelslid kan selecteren uit de oorspronkelijke reservering. Hoewel het oorspronkelijke personeelslid standaard is gekoppeld aan de nieuwe reservering, kan de gebruiker het personeelslid ook wijzigen.

      • Reservering annuleren Hiermee wordt de reservering geannuleerd en uit de agenda van het personeel verwijderd.

      • Nieuwe reservering Met deze optie wordt de gebruiker naar de Self-Service pagina met alle services en personeelsleden vermeld, voor het plannen van een nieuwe reservering.

        De knop Boekingen beheren in Bookings.

      We raden u alleen aan deze instelling ingeschakeld te laten als u tevreden bent met klanten die toegang hebben tot de Self-Service pagina.

    • Uitgeschakeld:

      De gebruiker kan zijn reservering niet opnieuw plannen of annuleren wanneer hij of zij via het tabblad Agenda in de Bookings Web-app boekt. Bij het boeken via Self-Service pagina hebben klanten echter nog steeds de knop Reservering beheren en alle opties, zelfs wanneer deze instelling is uitgeschakeld.

      U wordt aangeraden deze instelling uit te zetten als u de toegang tot de Self-Service wilt beperken. Daarnaast raden we aan om tekst toe te voegen aan uw bevestigings- en herinnerings-e-mailberichten waarin uw klanten worden verteld hoe ze hun reservering op een andere manier kunnen wijzigen, bijvoorbeeld door het kantoor te bellen of een e-mail te sturen naar de helpdesk.

  4. Op de pagina Beschikbaarheidsopties kunt u de opties zien die u hebt geselecteerd op uw reserveringspagina voor uw planningsbeleid en beschikbaarheid voor uw personeel. Zie Uw planningsbeleid instellen voor meer informatie.

    Voorbeeld van het instellen van maximale deelnemers in Bookings.

  5. Standaardprijs Dit is de prijs die wordt weergegeven op de Self-Service pagina. Als Prijs niet is ingesteld, wordt er geen prijs of verwijzing naar kosten of prijzen weergegeven.

  6. Notities Dit veld wordt weergegeven in de reserveringsgebeurtenis voor geboekt personeel, evenals op de gebeurtenis die wordt weergegeven op het tabblad Agenda in de web-app Bookings.

  7. Aangepaste velden kunnen handig zijn bij het verzamelen van gegevens die nodig zijn telkens wanneer de specifieke afspraak wordt geboekt. Voorbeelden hiervan zijn verzekeringsprovider vóór een bezoek aan de kliniek, leningstype voor leningsoverleg, hoofdstudie voor academische advisering of sollicitant-id voor sollicitatiegesprekken. Deze velden worden weergegeven op de pagina Reservering wanneer uw klanten afspraken met u en uw personeel boeken.

    E-mail, telefoonnummer, adres en notities van klanten zijn niet-verwisselbare velden, maar u kunt ze optioneel maken door Vereist naast elk veld te deselecteren.

  8. Op de pagina Herinneringen en bevestigingen kunt u herinneringen en meldingen instellen die u verzendt. Herinneringen en meldingen worden op een opgegeven tijdstip vóór de afspraak verzonden naar klanten, personeelsleden of beide. Er kunnen meerdere berichten worden gemaakt voor elke afspraak, afhankelijk van uw voorkeur.

    Een bevestigingsmail van Bookings.

    U kunt hier eventuele extra tekst opnemen die u wilt gebruiken, zoals informatie over het opnieuw plannen of wat klanten moeten meenemen voor de afspraak. Hieronder ziet u een voorbeeld van aangepaste tekst die is toegevoegd aan de oorspronkelijke bevestigings-e-mail, te zien in het veld Aanvullende informatie voor e-mailbevestiging:

    Aanvullende informatie in een e-mail van Bookings.

  9. Sms-meldingen voor uw klant inschakelen Als deze optie is geselecteerd, worden sms-berichten naar de klant verzonden, maar alleen als ze zich hebben aanmeld.

    • Opt-in box on the manual booking and Self-Service Page:

      Het opt-in vak in Bookings.

    • Sms-meldingen zien er als volgt uit (houd er rekening mee dat sms-meldingen momenteel alleen beschikbaar zijn in Noord-Amerika):

      Een sms-melding van Bookings.

  10. De standaardplanningsopties zijn standaard ingeschakeld. Schakel de schakelknop uit als u wilt aanpassen hoe klanten een bepaald personeelslid boeken.

  11. Publicatieopties Kies of deze service moet worden weergegeven als boekbaar op de pagina Self-Service of dat de service alleen kan worden geboekt op het tabblad Agenda in de Bookings Web-app.