Marcas de retenção e políticas de retenção no Exchange ServerRetention tags and retention policies in Exchange Server

O Gerenciamento de Registros de Mensagens (MRM) ajuda as organizações a gerenciar o ciclo de vida do email e reduzir os riscos legais associados a emails e outras comunicações. Com o MRM fica mais fácil manter mensagens necessárias para conformidade com políticas da empresa, regulamentações do governo ou necessidades legais e remover conteúdo que não tenha valor legal ou de negócios.Messaging records management (MRM) helps organizations to manage email lifecycle and reduce legal risks associated with email and other communications. MRM makes it easier to keep messages needed to comply with company policy, government regulations, or legal needs, and to remove content that has no legal or business value.

Estratégia de gerenciamento de registros de mensagensMessaging records management strategy

MRM no Exchange Server é realizada usando marcas de retenção e políticas de retenção.MRM in Exchange Server is accomplished by using retention tags and retention policies. Antes de discutir os detalhes sobre cada um desses recursos de retenção, vamos ver como os recursos são usados na estratégia geral de MRM:Before discussing the details about each of these retention features, let's learn how the features are used in the overall MRM strategy:

  • Atribuir marcas de política de retenção (RPTs) a pastas padrão, como caixa de entrada e itens excluídos.Assigning retention policy tags (RPTs) to default folders, such as the Inbox and Deleted Items.

  • Aplicação de DPTs ( marcas de política padrão ) a caixas de correio para gerenciar a retenção de todos os itens não marcados.Applying default policy tags (DPTs) to mailboxes to manage the retention of all untagged items.

  • Permitir que o usuário atribua marcas pessoais a pastas personalizadas e a itens individuais.Allowing the user to assign personal tags to custom folders and individual items.

  • Separação da funcionalidade de MRM a partir dos hábitos de gerenciamento e arquivamento da caixa de entrada do usuário. Os usuários não são obrigados a arquivar mensagens em pastas gerenciadas com base em requisitos de retenção. Mensagens individuais podem ter uma marca de retenção diferente em relação à aplicada à pasta em que estão localizadas.Separating MRM functionality from users' Inbox management and filing habits. Users aren't required to file messages in managed folders based on retention requirements. Individual messages can have a different retention tag than the one applied to the folder in which they're located.

A figura a seguir ilustra as tarefas envolvidas na implementação dessa estratégia.The following figure illustrates the tasks involved in implementing this strategy.

Usando Diretivas de Retenção para Retenção de Mensagens

Marcas de retençãoRetention tags

Como você pode ver, as marcas de retenção são usadas para aplicar configurações de retenção a pastas e itens individuais, como mensagens de email e caixa postal. Essas configurações especificam quanto tempo uma mensagem fica em uma caixa de entrada e qual ação a se tomar quando a mensagem atinge o período de retenção especificado. Quando uma mensagem atinge seu período de retenção, ela é movida para o Arquivo Morto In-loco do usuário ou excluída.As you can see, retention tags are used to apply retention settings to folders and individual items such as email messages and voice mail. These settings specify how long a message remains in a mailbox and the action to take when the message reaches the specified retention age. When a message reaches its retention age, it's moved to the user's In-Place Archive or deleted.

Configurações em uma marca de retenção

As marcas de retenção permitem que os usuários marquem suas próprias pastas de caixa de correio e itens individuais para retenção. Os usuários não precisam mais ter itens de arquivo em pastas gerenciadas fornecidas por um administrador com base nos requisitos de retenção de mensagens.Retention tags allow users to tag their own mailbox folders and individual items for retention. Users no longer have to file items in managed folders provisioned by an administrator based on message retention requirements.

Tipos de marcas de retençãoTypes of retention tags

As marcas de retenção são classificadas nos três seguintes tipos com base em quem pode aplicá-las e onde elas podem ser aplicadas em uma caixa de correio.Retention tags are classified into the following three types based on who can apply them and where in a mailbox they can be applied.

Tipo de marca de retençãoType of retention tag Aplicado...Applied... Aplicado por...Applied by... Ações disponíveis...Available actions... DetalhesDetails
Marca de política padrão (DPT)Default policy tag (DPT) Automaticamente à caixa de correio inteiraAutomatically to entire mailbox
Um DPT se aplica a itens não marcados , que são itens de caixa de correio que não têm uma marca de retenção aplicada diretamente ou por herança da pasta.A DPT applies to untagged items, which are mailbox items that don't have a retention tag applied directly or by inheritance from the folder.
AdministradorAdministrator Mover para arquivo mortoMove to archive
Excluir e permitir recuperaçãoDelete and allow recovery
Excluir permanentementePermanently delete
Os usuários não podem alterar DPTs aplicados a uma caixa de correio.Users can't change DPTs applied to a mailbox.
Marca de diretiva de retenção (RPT)Retention policy tag (RPT) Automaticamente para uma pasta padrãoAutomatically to a default folder
Pastas padrão são pastas criadas automaticamente em todas as caixas de correio, por exemplo: Caixa de entrada, Itens excluídos e Itens enviados. Consulte a lista de pastas padrão com suporte em Default folders that support Retention Policy Tags. Default folders are folders created automatically in all mailboxes, for example: Inbox, Deleted Items, and Sent Items. See the list of supported default folders in Default folders that support Retention Policy Tags.
AdministradorAdministrator Excluir e permitir recuperaçãoDelete and allow recovery
Excluir permanentementePermanently delete
Os usuários não podem alterar o relatório aplicado a uma pasta padrão.Users can't change the RPT applied to a default folder.
Marca pessoalPersonal tag Manualmente para itens e pastasManually to items and folders
Os usuários podem automatizar a marcação usando regras de caixa de entrada para mover uma mensagem para uma pasta que contém uma marca específica ou aplicar uma marca pessoal à mensagem.Users can automate tagging by using Inbox rules to either move a message to a folder that has a particular tag or to apply a personal tag to the message.
UsuáriosUsers Mover para arquivo mortoMove to archive
Excluir e permitir recuperaçãoDelete and allow recovery
Excluir permanentementePermanently delete
Marcas pessoais permitem que os usuários determinem quanto tempo um item deve ser retido. Por exemplo, a caixa de correio pode ter um DPT para excluir itens em sete anos, mas os usuários podem criar uma exceção para itens como boletins informativos e notificações automatizadas, aplicando uma marca pessoal para excluí-los em três dias.Personal tags allow your users to determine how long an item should be retained. For example, the mailbox can have a DPT to delete items in seven years, but a user can create an exception for items such as newsletters and automated notifications by applying a personal tag to delete them in three days.

Mais sobre marcas pessoaisMore about personal tags

Marcas pessoais estão disponíveis para usuários do Outlook e do Outlook na Web como parte das suas políticas de retenção. No Outlook e no Outlook na Web, as marcas pessoais com a ação Mover para o arquivo morto aparecem como Política de arquivamento, e as marcas pessoais com as ações Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir permanentemente aparecem como Política de retenção, como se vê aqui:Personal tags are available to Outlook and Outlook on the web users as part of their retention policy. In Outlook and Outlook on the web, personal tags with the Move to Archive action appear as Archive Policy, and personal tags with the Delete and Allow Recovery or Permanently Delete actions appear as Retention Policy, as shown here:

Marcas pessoais no Outlook e no Outlook na Web

Os usuários podem aplicar marcas pessoais a pastas que eles criaram ou a itens individuais. As mensagens que têm uma marca pessoal aplicada sempre são processadas com base nas configurações da marca pessoal. Os usuários podem aplicar uma marca pessoal a uma mensagem para que ela seja movida ou excluída mais cedo ou mais tarde do que as configurações especificadas na DPT ou nas RPTs aplicadas à caixa de correio desse usuário. Também é possível criar marcas pessoais com a retenção desabilitada. Isso permite aos usuários marcar itens para que eles nunca sejam movidos para um arquivo morto ou nunca expirem.Users can apply personal tags to folders they create or to individual items. Messages that have a personal tag applied are always processed based on the personal tag's settings. Users can apply a personal tag to a message so that it's moved or deleted sooner or later than the settings specified in the DPT or RPTs applied to that user's mailbox. You can also create personal tags with retention disabled. This allows users to tag items so they're never moved to an archive or never expire.

Observação

Os usuários podem aplicar políticas de arquivo morto a pastas padrão, pastas ou subpastas criadas pelos usuários e a itens individuais. Os usuários podem aplicar uma política de retenção a pastas ou subpastas criadas pelos usuários e a itens individuais (incluindo subpastas e itens em uma pasta padrão), mas não a pastas padrão.Users can apply archive policies to default folders, user-created folders or subfolders, and individual items. Users can apply a retention policy to user-created folders or subfolders and individual items (including subfolders and items in a default folder), but not to default folders.

Os usuários podem usar o Centro de administração do Exchange (EAC) para selecionar marcas pessoais adicionais que não estejam vinculadas à política de retenção deles. As marcas selecionadas ficam disponíveis no Outlook e no Outlook na Web. Para permitir que os usuários selecionem marcas adicionais do EAC, adicione MyRetentionPolicies Role à política de atribuição de função do usuário. Saiba mais sobre as políticas de atribuição de funções para usuários em Understanding Management Role Assignment Policies. Se você permitir que os usuários selecionem marcas pessoais adicionais, todas as marcas pessoais na sua organização do Exchange ficarão disponíveis para eles.Users can also use the Exchange admin center (EAC) to select additional personal tags that aren't linked to their retention policy. The selected tags then become available in Outlook and Outlook on the web. To enable users to select additional tags from the EAC, you must add the MyRetentionPolicies Role to the user's role assignment policy. To learn more about role assignment policies for users, see Understanding Management Role Assignment Policies. If you allow users to select additional personal tags, all personal tags in your Exchange organization become available to them.

Observação

As marcas pessoais são um recurso premium. As caixas de correio com políticas que incluam essas marcas (ou resultantes da adição dessas marcas às caixas de correio por parte dos usuários) exigem uma CAL (licença de acesso para cliente) do Exchange Enterprise.Personal tags are a premium feature. Mailboxes with policies that contain these tags (or as a result of users adding the tags to their mailbox) require an Exchange Enterprise client access license (CAL).

Tempo de retençãoRetention age

Quando você habilita uma marca de retenção, você deve especificar um tempo de retenção para a marca. Esse tempo indica o número de dias para reter uma mensagem após ela chegar na caixa de correio do usuário.When you enable a retention tag, you must specify a retention age for the tag. This age indicates the number of days to retain a message after it arrives in the user's mailbox.

O tempo de retenção para itens não recorrentes (como emails) é calculado de maneira diferente dos itens que têm uma data final ou itens recorrentes (como reuniões e tarefas).The retention age for non-recurring items (such as email messages) is calculated differently than items that have an end date or recurring items (such as meetings and tasks). Para saber como a idade de retenção é calculada para diferentes tipos de itens, veja como a idade de retenção é calculada no Exchange Server.To learn how retention age is calculated for different types of items, see How retention age is calculated in Exchange Server.

Você pode também criar marcas de retenção com a retenção desabilitada ou desabilitar as marcas após elas serem criadas. Como as mensagens com uma marca desabilitada aplicada não são processadas, nenhuma ação de retenção é executada. Como resultado, os usuários podem utilizar uma marca pessoal desabilitada como uma marca Nunca Mover ou Nunca Excluir para substituir uma DPT ou RPT que de outra forma se aplicaria à mensagem.You can also create retention tags with retention disabled or disable tags after they're created. Because messages that have a disabled tag applied aren't processed, no retention action is taken. As a result, users can use a disabled personal tag as a Never Move tag or a Never Delete tag to override a DPT or RPT that would otherwise apply to the message.

Ações de retençãoRetention actions

Ao criar ou configurar uma marca de retenção, você pode selecionar uma das seguintes ações de retenção a serem executadas quando um item alcançar o tempo de retenção:When creating or configuring a retention tag, you can select one of the following retention actions to be taken when an item reaches its retention age:

Ação de retençãoRetention action Ação executada...Action taken... Exceto...Except...
Mover para arquivo mortoMove to archive Move a mensagem para a caixa de correio de arquivo morto do usuárioMoves the message to the user's archive mailbox
Disponível somente para DPTs e marcas pessoaisOnly available for DPTs and personal tags
Para obter detalhes sobre arquivamento, consulte arquivamento in-loco no Exchange Server.For details about archiving, see In-Place Archiving in Exchange Server.
Se o usuário não tiver uma caixa de correio de arquivo morto, nenhuma ação será executada.If the user doesn't have an archive mailbox, no action is taken.
Excluir e permitir recuperação:Delete and allow recovery: Emula o comportamento quando o usuário esvazia a pasta Itens Excluídos.Emulates the behavior when the user empties the Deleted Items folder.
Os itens são movidos para a pasta itens recuperáveis no Exchange Server na caixa de correio e preservados até o período de retenção do item excluído .Items are moved to the Recoverable Items folder in Exchange Server in the mailbox and preserved until the deleted item retention period.
Fornece aos usuários uma segunda chance de recuperar o item usando a caixa de diálogo Recuperar Itens Excluídos no Outlook ou no Outlook na WebProvides the user a second chance to recover the item using the Recover Deleted Items dialog box in Outlook or Outlook on the web
Se você definiu o período de retenção de item excluído como zero dias, os itens serão excluídos permanentemente. Para obter detalhes, consulte Configurar cotas de itens recuperáveis e retenção de Item excluído. If you've set the deleted item retention period to zero days, items are permanently deleted. For details, see Configure Deleted Item retention and Recoverable Items quotas.
Excluir permanentementePermanently delete Exclui permanentemente as mensagens.Permanently deletes messages.
Você não pode recuperar as mensagens depois de elas serem excluídas permanentemente.You can't recover messages after they're permanently deleted.
Se a caixa de correio for colocada em bloqueio in-loco e retenção de litígio no Exchange Server ou retenção de litígio, os itens serão preservados na pasta itens recuperáveis com base em parâmetros de retenção.If mailbox is placed on In-Place Hold and Litigation Hold in Exchange Server or Litigation Hold, items are preserved in the Recoverable Items folder based on hold parameters. A descoberta eletrônica in-loco no Exchange Server ainda retornará esses itens nos resultados da pesquisa.In-Place eDiscovery in Exchange Server will still return these items in search results.
Marcar como fora do limite de retençãoMark as past retention limit Marca uma mensagem como expirada. No Outlook e no Outlook na Web, os itens expirados são exibidos com a notificação declarando "Este item expirou" e "Este item vai expirar em 0 dias".Marks a message as expired. In Outlook, and Outlook on the web, expired items are displayed with the notification stating 'This item has expired' and 'This item will expire in 0 days'. N. A.N. A.

Observação

A marca de política padrão (DPT) com a ação mover para arquivo morto sempre substitui a marca da política de retenção (RPT) ou a marca pessoal (pt), quando o limite de idade para retenção de DPT é menor que RPT ou pt.Default Policy tag (DPT) with Move to Archive action always overwrites the Retention Policy tag (RPT) or the Personal tag (PT), when the age limit for retention of DPT is lower than RPT or PT.

Para obter detalhes sobre como criar marcas de retenção, consulte criar uma política de retenção no Exchange Server.For details about how to create retention tags, see Create a retention policy in Exchange Server.

Políticas de retençãoRetention policies

Para aplicar uma ou mais marcas de retenção a uma caixa de correio, adicione as marcas a uma política de retenção e depois aplique a política às caixas de correio. Uma caixa de correio não pode ter mais de uma política de retenção. As marcas de retenção podem ser vinculadas a uma política de retenção ou desvinculadas dela a qualquer momento, e as alterações automaticamente entram em vigor para todas as caixas de correio que tenham a política aplicada.To apply one or more retention tags to a mailbox, you need to add them to a retention policy and then apply the policy to mailboxes. A mailbox can't have more than one retention policy. Retention tags can be linked to or unlinked from a retention policy at any time, and the changes automatically take effect for all mailboxes that have the policy applied.

Uma diretiva de retenção pode ter as seguintes marcas de retenção:A retention policy can have the following retention tags:

Tipo de marca de retençãoRetention tag type Marcas em uma políticaTags in a policy
Marca de política padrão (DPT)Default policy tag (DPT) Uma DPT com a ação Mover para arquivo mortoOne DPT with the Move to archive action
Uma DPT com as ações excluir e permitir recuperação ou excluir permanentementeOne DPT with the Delete and allow Recovery or Permanently delete actions
Uma DPT para mensagens de caixa postal com as ações Excluir e permitir recuperação ou Excluir permanentementeOne DPT for voice mail messages with the Delete and allow recovery or Permanently delete action
Marcas de diretiva de retenção (RPTs)Retention policy tags (RPTs) Um RPT para cada pasta padrão com suporteOne RPT for each supported default folder
Observação: não é possível vincular mais de um relatório para uma determinada pasta padrão (como itens excluídos) à mesma política de retenção.Note: You can't link more than one RPT for a particular default folder (such as Deleted Items) to the same retention policy.
Marcas pessoaisPersonal tags Qualquer número de marcas pessoaisAny number of personal tags
Observação: muitas marcas pessoais em uma política podem confundir os usuários.Note: Many personal tags in a policy can confuse users. Recomendamos adicionar no máximo 10 marcas pessoais a uma diretiva de retenção.We recommend adding no more than 10 personal tags to a retention policy.

Observação

Embora uma diretiva de retenção não precise ter nenhuma marca de retenção vinculada a ela, não recomendamos usar esse cenário. Se as caixas de correio com políticas de retenção não tiverem marcas de retenção vinculadas a elas, isso poderá fazer com que os itens de caixa de correio nunca expirem.Although a retention policy doesn't need to have any retention tags linked to it, we don't recommend using this scenario. If mailboxes with retention policies don't have retention tags linked to them, this may cause mailbox items to never expire.

Uma política de retenção pode conter marcas de arquivo morto (marcas que movem itens para a caixa de correio de arquivo morto pessoal) e marcas de exclusão (marcas que excluem itens). Um item de caixa de correio pode ter também ambos os tipos de marcas aplicados. As caixas de correio de arquivo morto não têm uma política de retenção separada. A mesma política de retenção é aplicada à caixa de correio principal e de arquivo morto.A retention policy can contain both archive tags (tags that move items to the personal archive mailbox) and deletion tags (tags that delete items). A mailbox item can also have both types of tags applied. Archive mailboxes don't have a separate retention policy. The same retention policy is applied to the primary and archive mailbox.

Ao planejar criar políticas de retenção, você deve considerar se elas incluirão as marcas de arquivo morto e exclusão. Como mencionado antes, uma política de retenção pode ter uma DPT que usa a ação Mover para arquivo morto e uma DPT que usa a ação Excluir e permitir recuperação ou Excluir permanentemente. A DPT com a ação Mover para arquivo morto deve ter um tempo de retenção inferior à DPT com uma ação de exclusão. Por exemplo, você pode usar uma DPT com a ação Mover para arquivo morto para mover itens para a caixa de correio de arquivo morto em dois anos, e uma DPT com uma ação de exclusão para remover itens da caixa de correio em sete anos. Itens nas caixas de correio principal e de arquivo morto serão excluídas após sete anos.When planning to create retention policies, you must consider whether they'll include both archive and deletion tags. As mentioned earlier, a retention policy can have one DPT that uses the Move to archive action and one DPT that uses either the Delete and allow recovery or Permanently delete action. The DPT with the Move to archive action must have a lower retention age than the DPT with a deletion action. For example, you can use a DPT with the Move to archive action to move items to the archive mailbox in two years, and a DPT with a deletion action to remove items from the mailbox in seven years. Items in both primary and archive mailboxes will be deleted after seven years.

Política de retenção padrãoDefault retention policy

A instalação do Exchange cria a política de retenção Política MRM Padrão. A política será aplicada automaticamente se você criar um arquivo morto para o novo usuário e não especificar uma política de retençãoExchange Setup creates the retention policy Default MRM Policy. The policy is applied automatically if you create an archive for the new user and don't specify a retention policy

Você pode modificar as marcas incluídas na política MRM padrão, por exemplo, alterando a idade de retenção ou a ação de retenção, desabilitar uma marca ou modificar a política adicionando ou removendo marcas dela. A política atualizada é aplicada às caixas de correio na próxima vez em que elas forem processadas pelo Assistente de Pasta Gerenciada.You can modify tags included in the Default MRM Policy, for example by changing the retention age or retention action, disable a tag or modify the policy by adding or removing tags from it. The updated policy is applied to mailboxes the next time they're processed by the Managed Folder Assistant.

Para obter mais detalhes, incluindo uma lista de marcas de retenção vinculadas à política, consulte Default Retention Policy.For more details, including a list of retention tags linked to the policy, see Default Retention Policy.

Assistente de Pasta GerenciadaManaged Folder Assistant

O Assistente de Pasta Gerenciada, um assistente de caixa de correio executado em servidores de Caixa de Correio, processa caixas de correio que tenham uma política de retenção aplicada.The Managed Folder Assistant, a mailbox assistant that runs on Mailbox servers, processes mailboxes that have a retention policy applied.

O Assistente de Pasta Gerenciada aplica a política de retenção inspecionando itens na caixa de correio e determinando se eles estão sujeitos à retenção. Em seguida, ele marca os itens sujeitos à retenção com as marcas de retenção apropriadas e usa a ação de retenção especificada em itens que atingiram seu período de retenção.The Managed Folder Assistant applies the retention policy by inspecting items in the mailbox and determining whether they're subject to retention. It then stamps items subject to retention with the appropriate retention tags and takes the specified retention action on items past their retention age.

O Assistente de Pasta Gerenciada é um assistente baseado em limitação.The Managed Folder Assistant is a throttle-based assistant. Esses assistentes estão sempre em execução e não precisam ser programados.Throttle-based assistants are always running and don't need to be scheduled. Os recursos do sistema que eles consomem são limitados.The system resources they can consume are throttled. Você pode configurar o assistente de pasta gerenciada para processar todas as caixas de correio em um servidor de caixa de correio em um determinado período (conhecido como ciclo de trabalho).You can configure the Managed Folder Assistant to process all mailboxes on a Mailbox server within a certain period (known as a work cycle). Além disso, em um intervalo especificado (conhecido como ponto de verificação do ciclo de trabalho), o assistente atualiza a lista de caixas de correio a serem processadas.Additionally, at a specified interval (known as the work cycle checkpoint), the assistant refreshes the list of mailboxes to be processed. Durante a atualização, o assistente adiciona as caixas de correio movidas ou recém-criadas à fila.During the refresh, the assistant adds newly created or moved mailboxes to the queue. Ele também redefine a prioridade das caixas de correio existentes que não foram processadas com êxito devido a falhas e as move mais para cima na fila para que possam ser processadas durante o mesmo ciclo de trabalho.It also reprioritizes existing mailboxes that haven't been processed successfully due to failures and moves them higher in the queue so they can be processed during the same work cycle.

Você pode também usar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para disparar manualmente o assistente para que processe uma caixa de correio especificada.You can also use the Start-ManagedFolderAssistant cmdlet to manually trigger the assistant to process a specified mailbox. Para saber mais, confira configurar e executar o assistente de pasta gerenciada no Exchange Server.To learn more, see Configure and run the Managed Folder Assistant in Exchange Server.

Observação

O Assistente de Pasta Gerenciada não executa nenhuma ação nas mensagens não sujeitas à retenção, o que é especificado desabilitando a marca de retenção. Você pode também desabilitar uma marca de retenção para impedir temporariamente que itens com essa marca sejam processados.The Managed Folder Assistant doesn't take any action on messages that aren't subject to retention, specified by disabling the retention tag. You can also disable a retention tag to temporarily suspend items with that tag from being processed.

Mover itens entre pastasMoving items between folders

Um item de caixa de correio movido de uma pasta para outra herda todas as marcas aplicadas à pasta para a qual é movido. Se um item for movido para uma pasta que não tenha uma marca atribuída, a DPT será aplicada a ela. Se o item tiver uma marca explicitamente atribuída a ele, a marca sempre prevalecerá sobre qualquer outra marca em nível de pasta ou sobre a marca padrão.A mailbox item moved from one folder to another inherits any tags applied to the folder to which it's moved. If an item is moved to a folder that doesn't have a tag assigned, the DPT is applied to it. If the item has a tag explicitly assigned to it, the tag always takes precedence over any folder-level tags or the default tag.

Aplicar uma marca de retenção a uma pasta no arquivo mortoApplying a retention tag to a folder in the archive

Quando o usuário aplica uma marca pessoal a uma pasta no arquivo morto, se uma pasta com o mesmo nome existir na caixa de correio principal e tiver uma marca diferente, a marca dessa pasta no arquivo morto será alterada para corresponder à da caixa de correio principal.When the user applies a personal tag to a folder in the archive, if a folder with the same name exists in the primary mailbox and has a different tag, the tag on that folder in the archive changes to match the one in the primary mailbox. Isso ocorre por design para evitar qualquer confusão sobre itens em uma pasta no arquivo morto com um comportamento de expiração diferente da mesma pasta na caixa de correio principal do usuário.This is by design to avoid any confusion about items in a folder in the archive having a different expiry behavior than the same folder in the user's primary mailbox. Por exemplo, o usuário tem uma pasta chamada projeto contoso na caixa de correio principal com uma marca delete-3 Years e uma pasta da Contoso do Project também existe na caixa de correio de arquivo morto.For example, the user has a folder named Project Contoso in the primary mailbox with a Delete - 3 years tag and a Project Contoso folder also exists in the archive mailbox. Se o usuário aplicar uma marca pessoal excluir-1 ano para excluir itens da pasta após 1 ano.If the user applies a Delete - 1 year personal tag to delete items in the folder after 1 year. Quando a caixa de correio for processada novamente, a pasta será revertida para a marca Delete-3 years.When the mailbox is processed again, the folder reverts to the Delete - 3 Years tag.

Remover ou excluir uma marca de retenção de uma política de retençãoRemoving or deleting a retention tag from a retention policy

Quando uma marca de retenção é removida da diretiva de retenção aplicada a uma caixa de correio, a marca não fica mais disponível ao usuário e não pode ser aplicada aos itens da caixa de correio.When a retention tag is removed from the retention policy applied to a mailbox, the tag is no longer available to the user and can't be applied to items in the mailbox.

Os itens existentes que receberam essa marca continuam sendo processados pelo Assistente de Pasta Gerenciada com base nessas configurações, e qualquer ação de retenção especificada na marca é aplicada a essas mensagens.Existing items that have been stamped with that tag continue to be processed by the Managed Folder Assistant based on those settings and any retention action specified in the tag is applied to those messages.

Entretanto, se você excluir a marca, a definição de marca armazenada no Active Directory será removida. Isso faz com que o Assistente de Pasta Gerenciada processe todos os itens de uma caixa de correio e marque novamente os que têm a marca removida aplicada. Dependendo do número de caixas de correio e mensagens, esse processo poderá resultar em um consumo significativo de recursos em todos os servidores de Caixa de Correio que contêm caixas de correio com diretivas de retenção que incluem a marca removida.However, if you delete the tag, the tag definition stored in Active Directory is removed. This causes the Managed Folder Assistant to process all items in a mailbox and restamp the ones that have the removed tag applied. Depending on the number of mailboxes and messages, this process may significantly consume resources on all Mailbox servers that contain mailboxes with retention policies that include the removed tag.

Importante

Se uma marca de retenção for removida de uma diretiva de retenção, qualquer item de caixa de correio existente com a marca aplicada continuará a expirar com base nas configurações da marca. Para impedir que as configurações da marca sejam aplicadas a algum item, essa marca deverá ser excluída. A exclusão de uma marca a remove das diretivas de retenção onde ela estiver presente.If a retention tag is removed from a retention policy, any existing mailbox items with the tag applied will continue to expire based on the tag's settings. To prevent the tag's settings from being applied to any items, you should delete the tag. Deleting a tag removes it from any retention policies where it's included.

Desabilitar uma marca de retençãoDisabling a retention tag

Se você desabilitar a marca de retenção, o Assistente de Pasta Gerenciada ignorará os itens que tenham essa marca aplicada. Os itens que tenham uma marca de retenção para a qual a retenção está desabilitada não são nunca movidos ou excluídos, dependendo da ação de retenção especificada. Como esses itens ainda são considerados itens com marca, a DPT não é aplicada a eles. Por exemplo, se quiser solucionar problemas das configurações de marca de retenção, você poderá desabilitar temporariamente uma marca de retenção para impedir que o Assistente de Pasta Gerenciada processe mensagens com essa marca.If you disable a retention tag, the Managed Folder Assistant ignores items that have that tag applied. Items that have a retention tag for which retention is disabled are either never moved or never deleted, depending on the specified retention action. Because these items are still considered tagged items, the DPT doesn't apply to them. For example, if you want to troubleshoot retention tag settings, you can temporarily disable a retention tag to stop the Managed Folder Assistant from processing messages with that tag.

Observação

O período de retenção de uma marca de retenção desabilitada é exibido ao usuário como Nunca. Se o usuário marcar um item acreditando que ele nunca será excluído, habilitar a marca posteriormente poderá resultar em exclusão não intencional de itens que o usuário não queria excluir. O mesmo é verdadeiro para marcas com a ação Mover para arquivo morto.The retention period for a disabled retention tag is displayed to the user as Never. If a user tags an item believing it will never be deleted, enabling the tag later may result in unintentional deletion of items the user didn't want to delete. The same is true for tags with the Move to archive action.

RetençãoRetention hold

Quando os usuários ficam temporariamente afastados do trabalho e não têm acesso ao seu email, as configurações de retenção poderão ser aplicadas a novas mensagens antes de eles retornarem ao trabalho. Dependendo da política de retenção, as mensagens podem ser excluídas ou movidas para o arquivo morto pessoal do usuário. Você pode impedir temporariamente que as políticas de retenção processem uma caixa de correio por um determinado período colocando a caixa de correio em retenção. Ao colocar uma caixa de correio em retenção, você poderá também especificar um comentário de retenção informando o usuário de caixa de correio (ou outro usuário autorizado a acessar a caixa de correio) sobre a retenção, incluindo quando a retenção está programada para iniciar e terminar. Comentários de retenção são exibidos em clientes com suporte do Outlook. Você pode também localizar o comentário de retenção no idioma preferido do usuário.When users are temporarily away from work and don't have access to their email, retention settings can be applied to new messages before they return to work or access their email. Depending on the retention policy, messages may be deleted or moved to the user's personal archive. You can temporarily suspend retention policies from processing a mailbox for a specified period by placing the mailbox on retention hold. When you place a mailbox on retention hold, you can also specify a retention comment that informs the mailbox user (or another user authorized to access the mailbox) about the retention hold, including when the hold is scheduled to begin and end. Retention comments are displayed in supported Outlook clients. You can also localize the retention hold comment in the user's preferred language.

Observação

Colocar uma caixa de correio em retenção não afeta o modo como as cotas de armazenamento de caixa de correio são processadas. Dependendo do uso da caixa de correio e das cotas de caixa de correio aplicáveis, considere aumentar temporariamente a cota de armazenamento da caixa de correio para os usuários quando eles estiverem em férias ou não tiverem acesso ao email por um longo período. Para obter mais informações sobre as cotas de armazenamento de caixa de correio, confira Configurar cotas de armazenamento para uma caixa de correio.Placing a mailbox on retention hold doesn't affect how mailbox storage quotas are processed. Depending on the mailbox usage and applicable mailbox quotas, consider temporarily increasing the mailbox storage quota for users when they're on vacation or don't have access to email for an extended period. For more information about mailbox storage quotas, see Configure storage quotas for a mailbox.

Durante as longas ausências do trabalho, os usuários podem acumular uma grande quantidade de email. Dependendo do volume de email e do tempo de ausência, esses usuários podem levar várias semanas para classificar suas mensagens. Nesses casos, considere o tempo adicional que pode ser necessário para que os usuários fiquem em dia com seus emails antes de remover essas mensagens da retenção.During long absences from work, users may accrue a large amount of email. Depending on the volume of email and the length of absence, it may take these users several weeks to sort through their messages. In these cases, consider the additional time it may take the users to catch up on their mail before removing them from retention hold.

Se sua organização nunca tiver implantado o MRM e seus usuários não estiverem familiarizados com seus recursos, você também poderá usar o bloqueio de retenção durante a fase inicial de aquecimento e treinamento da sua implantação do MRM.If your organization has never implemented MRM, and your users aren't familiar with its features, you can also use retention holds during the initial warm up and training phase of your MRM deployment. Você pode criar e implantar políticas de retenção e treinar os usuários sobre as políticas sem o risco de ter itens movidos ou excluídos antes que os usuários possam marcá-los.You can create and deploy retention policies and educate users about the policies without the risk of having items moved or deleted before users can tag them. Alguns dias antes do período de preparação e treinamento terminar, você deverá lembrar os usuários do prazo de preparação.A few days before the warm up and training period ends, you should remind users of the warm-up deadline. Após o prazo, você poderá remover a retenção das caixas de correio do usuário, permitindo que o Assistente de Pasta Gerenciada processe os itens de caixa de correio e executem a ação de retenção especificada.After the deadline, you can remove the retention hold from user mailboxes, allowing the Managed Folder Assistant to process mailbox items and take the specified retention action.