Implantar turnos em suas equipes de linha de frente em escala

• Aplica-se a:

  Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Visão Geral

O aplicativo Shifts no Microsoft Teams é uma ferramenta de gerenciamento de agendamento que ajuda você a criar, atualizar e gerenciar agendas para sua equipe manter os trabalhadores da linha de frente conectados e em sincronização.

Para começar a usar o Shifts, os gerentes de linha de frente são responsáveis por configurar configurações do Shifts, como habilitar solicitações para turnos abertos, turnos de troca e oferecer turnos, solicitações de tempo limite e relógio de tempo para suas respectivas equipes. Os gerentes de linha de frente também devem criar grupos de agenda para começar a criar e atribuir turnos.

Como administrador, agora você pode padronizar essas configurações de Shifts em todas as suas equipes de linha de frente e gerenciá-las centralmente implantando Shifts em suas equipes de linha de frente em escala no centro de administração do Teams. Você pode selecionar quais recursos ativar ou desativar e criar grupos de agendamento e motivos de tempo limite que serão definidos uniformemente em todas as suas equipes de linha de frente. Seus gerentes de linha de frente podem começar a usar Shifts diretamente fora da caixa com a configuração mínima necessária.

Pré-requisitos

• Você criou as equipes de linha de frente da sua organização por meio da experiência de implantação de equipes dinâmicas de linha de frente no centro de administração do Teams.
• O administrador que executa o processo de implantação deve ser um administrador global.

Configurar turnos para suas equipes de linha de frente

1. Na navegação à esquerda do centro de administração do Teams, escolha Implantação> de linha de frenteGerenciar aplicativos de linha de frente.

2. Na página Gerenciar aplicativos de linha de frente, ao lado de Implantar Turnos em suas equipes na tabela, selecione Configurar.

   

3. Examine as informações de configuração e pré-requisitos e selecione Avançar.

Configurar configurações de turnos

Escolha os recursos Shifts que você deseja habilitados para suas equipes de linha de frente. Os recursos incluem a capacidade de criar e solicitar turnos abertos, trocar turnos e oferecer turnos, solicitações de tempo limite e relógio de hora. Saiba mais sobre as configurações do Shifts.

Importante

As configurações escolhidas são aplicadas a todas as equipes para as quais você implanta o Shifts. Os gerentes de linha de frente não poderão alterar essas configurações em Turnos.

1. Em Solicitações de turno, defina os tipos de solicitações de turno que você deseja permitir:

   • Abra turnos: ative para permitir que os gerentes de linha de frente publiquem turnos não preenchidos e os trabalhadores da linha de frente para exibir e solicitar esses turnos.
   • Solicitações de turno de troca: ative para permitir que os trabalhadores da linha de frente troquem turnos com outros funcionários e gerentes de linha de frente para aprovar ou rejeitar as solicitações.
   • Solicitações de turno de oferta: ative-se para permitir que os trabalhadores da linha de frente ofereçam turnos para outros funcionários e gerentes de linha de frente para aprovar ou rejeitar as solicitações.

2. Escolha se deseja permitir solicitações de tempo limite. Quando essa configuração está ativada, os trabalhadores da linha de frente podem solicitar uma folga e os gerentes de linha de frente podem aprovar ou rejeitar as solicitações.

   Tenha em mente que, se você desativar essa configuração, os gerentes de linha de frente ainda poderão atribuir uma folga aos funcionários.

3. Adicione motivos de tempo limite.

   

   Em Razões de tempo limite, selecione Adicionar e, em seguida, para cada motivo de tempo limite que você criar:

   1. Dê-lhe um nome exclusivo. Não pode ter mais de 40 caracteres.
   2. Escolha um ícone.
   3. Insira um código exclusivo. O código é um campo obrigatório e pode ter até 100 caracteres alfanuméricos de comprimento. Por exemplo, A01. Esses códigos não podem ser alterados após a implantação do Shifts. Os códigos garantem a uniformidade em todos os seus sistemas de RH e experiências simplificadas em suas equipes de linha de frente e aplicativos.

   Verifique se os motivos de tempo limite refletem o que é suportado em toda a sua organização de linha de frente. Os gerentes de linha de frente usam esses motivos de tempo limite quando atribuem folga aos trabalhadores da linha de frente. E, se você ativar solicitações de tempo limite, seus trabalhadores da linha de frente escolherão entre esses motivos de tempo limite quando solicitarem uma folga.

4. Em Relógio de tempo, ative ou desative o relógio dentro/relógio. Quando essa configuração está ativada, os trabalhadores da linha de frente podem entrar e sair de seus turnos e quebras de recordes, e os gerentes de linha de frente podem exportar o relatório de tempo de sua equipe.

5. Quando terminar de escolher suas configurações, selecione Avançar.

Criar grupos de agenda

Nesta etapa, você identifica os proprietários de agendamento em sua organização e define como os grupos de agendamento são criados e gerenciados em suas equipes de linha de frente.

• Proprietários de agenda, semelhantes aos proprietários de equipes, são gerentes de linha de frente que criam e gerenciam agendas para suas equipes. Saiba mais sobre os proprietários de agendamento.
• Grupos de agendamento são usados para agrupar mais funcionários com base em características comuns em uma equipe. Por exemplo, grupos de agendamento podem ser departamentos ou tipos de trabalho.

Você pode optar por permitir que os proprietários de agendamento criem e gerenciem grupos de agendamento ou podem fazê-lo centralmente no centro de administração do Teams.

1. Na caixa ID do grupo , insira a ID de grupo do grupo que contém os proprietários de agendamento em sua organização.

   Observação

   Para localizar a ID de Grupo de um grupo, entre no portal do Azure, selecione Microsoft Entra ID e escolha Grupos. Selecione o grupo desejado e copie o valor no campo ID do Objeto .

2. Escolha uma das seguintes opções para definir como os grupos de agendamento são gerenciados:

   Importante

   Você não poderá alterar sua seleção depois de enviá-la para configuração.

   • Grupos de agendamento são criados e gerenciados por proprietários de agendamento: seus proprietários de agendamento criam e gerenciam grupos de agendamento para suas equipes. Eles podem adicionar, renomear e excluir grupos de agendamento em Turnos.
   • Os grupos de agendamento são criados e gerenciados no centro de administração do Teams: você cria e gerencia a estrutura de grupo de agendamento para Shifts. Os proprietários de agenda não poderão adicionar, renomear ou excluir grupos de agendamento em Turnos. Com essa opção, você pode padronizar grupos de agendamento entre equipes, o que permite automatizar fluxos de trabalho em Turnos em equipes diferentes.

3. Se você escolheu a opção para criar e gerenciar grupos de agendamento no centro de administração do Teams, selecione Adicionar para adicionar grupos de agendamento.

   

   Para cada grupo de agendamento que você cria:

   1. Dê-lhe um nome exclusivo. Não pode ter mais de 40 caracteres. Esse nome é o que os gerentes e os trabalhadores da linha de frente veem na agenda de Turnos.
   2. Insira um código exclusivo. O código é um campo obrigatório e pode ter até 100 caracteres alfanuméricos de comprimento. Esses códigos não podem ser alterados após a implantação do Shifts. Os códigos garantem a uniformidade em todos os seus sistemas de RH e experiências simplificadas em suas equipes de linha de frente e aplicativos.

4. Quando terminar, clique em Avançar.

Examinar e concluir a instalação

Revise suas configurações. Se você precisar fazer alterações, selecione Voltar e altere as configurações desejadas. Quando estiver pronto, selecione Concluir configuração.

Observação

Se você ainda não implantou a experiência de implantar equipes dinâmicas de linha de frente no centro de administração do Teams, pode haver um erro após concluir o assistente de instalação. Se ocorrer um erro, aguarde 15 minutos e tente novamente.

A configuração status na tabela muda para Concluída quando a configuração é concluída.

Implantar turnos em suas equipes de linha de frente

Quando a instalação for concluída, você estará pronto para implantar Shifts em suas equipes de linha de frente.

1. Na página Gerenciar aplicativos de linha de frente, ao lado de Implantar Turnos para suas equipes na tabela, escolha Implantar.

   

2. Selecione as equipes para as quais você deseja implantar Shifts e escolha Avançar.

   Observação

   Se você ainda não implantou suas equipes por meio da experiência de implantar equipes dinâmicas de linha de frente no centro de administração do Teams, nenhuma equipe aparecerá. Você só pode implantar Shifts em escala para equipes dinâmicas de linha de frente.

   

3. Para cada equipe selecionada, defina o fuso horário para a agenda da equipe em Turnos. O fuso horário deve refletir a localização da equipe.

   Você também pode definir um fuso horário padrão, que é aplicado automaticamente a todas as equipes. Se você optar por definir um fuso horário padrão, ainda poderá selecionar fusos horários diferentes para equipes específicas.

   

   Observação

   Os gerentes de linha de frente podem alterar a configuração do fuso horário para suas equipes em Turnos. Talvez você queira pedir aos seus gerentes de linha de frente para verificar o fuso horário e ajustá-lo, se necessário, antes que eles comecem a usar o Shifts.

4. Quando terminar, selecione Implantar. Esse processo pode levar algum tempo, dependendo de quantas equipes você está implantando o Shifts. Atualize a página Gerenciar aplicativos de linha de frente para obter o status mais recente.

   Quando a implantação é concluída, o status de implantação é mostrado como Implantado na tabela. No cartão shifts, você verá o número de equipes de linha de frente para as quais shifts é implantado. Você também pode baixar um arquivo CSV com uma lista dessas equipes.

   

   Você pode repetir esse processo para implantar o Shifts em qualquer uma de suas equipes de linha de frente que ainda não o tenham implantado. Tenha em mente que você não pode reimplantar Shifts para equipes que já têm Shifts habilitados.

Editar configurações de turnos

1. Se você quiser editar as configurações de Turnos definidas anteriormente, selecione Implantar Turnos em suas equipes. Isso permite editar configurações de Shifts para equipes para as quais você já implantou o Shifts para e para equipes para as quais você implanta o Shifts no futuro.

   

2. Você verá todas as configurações do Shifts, incluindo configurações de solicitação de turno, motivos de tempo limite, agendar ID do grupo de proprietários e agendar configurações de grupo.

   

   • Você pode ativar ou desativar configurações de solicitação de turno, solicitações de tempo limite e relógio dentro/relógio para fora, alternando os alternâncias para Ativado ou Desativado.

   • Você pode adicionar, editar e excluir motivos de tempo limite, como fez durante a configuração inicial. No entanto, você não pode editar os códigos de tempo limite pelos motivos de tempo limite definidos anteriormente.

   • Você pode alterar a ID do grupo de proprietários de agendamento que identifica o grupo que contém todos os proprietários de agendamento.

   • Você não poderá alterar sua seleção de gerenciamento de grupo de agendamento de grupos de grupos são criados e gerenciados por proprietários de agendamento para Agendar grupos são criados e gerenciados no centro de administração do Teams ou vice-versa. Se você tiver escolhido anteriormente a opção de criar e gerenciar grupos de agendamento no centro de administração do Teams, poderá adicionar, editar e excluir grupos de agendamento como fez durante a configuração inicial. No entanto, você não pode editar os códigos de grupo de agendamento para nenhum dos grupos de agendamento definidos anteriormente.

3. Depois de fazer suas edições, escolha Aplicar. Essa ação aplica as alterações a todas as equipes para as quais você já implantou o Shifts. Essas configurações de Shifts também são aplicadas a novas equipes para as quais você implanta o Shifts.

Solucionar problemas de erros

Se ocorreu um erro durante o processo de implantação, o status na tabela será mostrado como Erro depois de atualizar a página Gerenciar aplicativos de linha de frente.

Selecione o link para baixar um arquivo CSV de erro e use as informações nele para ajudar a resolve os erros. Se ocorrerem erros durante a configuração das configurações do Shifts, escolha Implantar Turnos em suas equipes para reenviar ou editar as configurações do Shifts. Em seguida, execute novamente a experiência de implantação.

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