Remetentes externos – Solucionar problemas de email enviados ao Microsoft 365

Dica

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Este artigo fornece informações de solução de problemas para remetentes que estão enfrentando problemas ao tentar enviar email para destinatários no Microsoft 365 e melhores práticas para envio em massa para clientes.

Você está gerenciando sua reputação de envio de IP e domínio?

Proteção do Exchange Online (EOP) fornece proteção anti-spam para o Microsoft 365. Também usamos tecnologias de autenticação por email como SPF, DKIM e DMARC para verificar se o domínio que envia o email está autorizado a fazê-lo. Muitos fatores influenciam a filtragem de EOP. Por exemplo, o envio de IP, domínio, autenticação de email, precisão de lista, taxas de reclamação, conteúdo e muito mais. Um dos principais fatores para reduzir a reputação de um remetente e sua capacidade de entregar emails é a taxa de reclamação por lixo eletrônico.

Você está enviando email de novos endereços IP?

Endereços IP que nunca foram usados para enviar email normalmente não têm nenhuma reputação em nossos sistemas. Como resultado, os emails de novas fontes são mais propensos a ter problemas de entrega. Depois que o endereço IP tiver criado uma reputação para não enviar spam, o EOP normalmente permite uma melhor experiência de entrega de email.

Novos IPs para domínios com registros SPF existentes normalmente experimentam o benefício adicional de herdar parte da reputação de envio do domínio. Se seu domínio tiver uma boa reputação de envio, novos IPs poderão ter um tempo de aumento mais rápido. Um novo IP pode esperar ser totalmente aumentado dentro de algumas semanas ou menos, dependendo do volume, da precisão da lista e das taxas de reclamação de lixo eletrônico.

Confirme se o DNS está configurado corretamente

Para obter instruções sobre como criar e manter registros DNS, incluindo o registro MX necessário para roteamento de email, você precisa entrar em contato com seu provedor de hospedagem DNS.

Verifique se você não se anuncia como um IP não acessível

Talvez não aceitemos emails de remetentes que falham em uma pesquisa DNS reversa. Em alguns casos, os remetentes legítimos anunciam-se incorretamente como um IP roteável que não é da Internet ao tentar abrir uma conexão com o EOP. Os endereços IP reservados para rede privada (nãooutable) incluem:

  • 192.168.0.0/16 (ou 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
  • 10.0.0.0/8 (ou 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
  • 172.16.0.0/11 (ou 172.16.0.0 - 172.31.255.255)

Você recebeu um NDR (relatório de não entrega) ao enviar email para um usuário no Office 365

Alguns problemas de entrega são o resultado do bloqueio da Microsoft no endereço IP do remetente ou a conta de usuário é identificada como remetente proibido devido à atividade de spam anterior. Se você acredita que recebeu o relatório de não entrega (também conhecido como NDR ou mensagem de salto) por erro, siga todas as instruções na mensagem NDR para resolve o problema.

Para obter mais informações sobre o erro recebido, consulte a lista de códigos de erro em Email relatórios de não entrega no Exchange Online.

Por exemplo, a NDR a seguir indica que a Microsoft bloqueou o endereço IP de envio:

550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Para solicitar a remoção desta lista, consulte Usar o portal de deslistagem para remover-se da lista de remetentes bloqueados.

Meu email caiu na pasta junk Email do destinatário

Se uma mensagem foi identificada incorretamente como spam pelo EOP, você poderá trabalhar com o destinatário para enviar essa mensagem falsa positiva à Microsoft para análise. Para mais informações, confira Relatar mensagens e arquivos à Microsoft.

Tráfego limitado do EOP do meu endereço IP

Você recebe a NDR a seguir porque a atividade suspeita foi detectada no endereço IP de origem. O email da origem foi temporariamente restrito enquanto ele está sendo avaliado.

host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later

Depois de avaliarmos as mensagens e determinarmos que tudo está bem, removemos a restrição.

Não consigo receber email de remetentes no Microsoft 365

Para receber mensagens de remetentes do Microsoft 365, verifique se sua rede permite conexões dos endereços IP que o EOP usa em nossos datacenters. Para obter mais informações, consulte Proteção do Exchange Online endereços IP.

Melhores práticas para email em massa para usuários do Microsoft 365

Se você geralmente realizar campanhas de email em massa para usuários do Microsoft 365, siga as dicas nesta seção.

Verifique se o nome De reflete quem está enviando a mensagem

A linha Assunto da mensagem deve ser um breve resumo do que se trata a mensagem. O corpo da mensagem deve indicar de forma clara e sucinta sobre o que se trata a oferta, o serviço ou o produto. Por exemplo:

Correto:

De: marketing@shoppershandbag.com
Assunto: Catálogo atualizado para a temporada de Natal!

Incorreto:

De: someone@outlook.com
Assunto: Catálogos

Quanto mais fácil você tornar mais fácil para as pessoas saberem quem você é e o que você está fazendo, menos dificuldade você tem com a maioria dos filtros de spam.

Sempre inclua uma opção de cancelamento de assinatura em emails de campanha

O email de marketing, especialmente boletins informativos, sempre deve incluir uma maneira de cancelar a assinatura. Por exemplo:

This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.

Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy

Exigir que os destinatários enviem email com "Cancelar assinatura" na linha Assunto é menos preferível do que a opção de um clique. Se você exigir que os destinatários enviem uma mensagem, verifique se o link os leva a um formulário em que todos os campos necessários são preenchidos.

Usar a opção de entrada dupla para o registro de email ou boletim informativo de marketing

Essa melhor prática do setor é recomendada se sua empresa exigir ou incentivar os usuários a registrar suas informações de contato para acessar seu produto ou serviços. A prática de inscrever automaticamente usuários para emails de marketing ou boletins informativos eletrônicos durante o processo de registro é questionável no ambiente atual da Internet.

Se as opções para receber sua newsletter ou ofertas especiais forem selecionadas por padrão em seu processo de registro, é muito provável que usuários desinteressados recebam seu email.

A Microsoft recomenda a opção de entrada dupla, o que significa que a caixa de marcar para email de marketing ou boletins informativos não está selecionada por padrão. Além disso, depois que o formulário de registro é enviado, um email de verificação é enviado ao usuário. O email de verificação contém uma URL que permite que o usuário confirme sua decisão de receber email de marketing.

O método de aceitação dupla ajuda a eliminar quaisquer práticas questionáveis de email marketing, porque ninguém pode alegar que eles se inscreveram involuntariamente para email de marketing.

Verifique se o conteúdo da mensagem de email é transparente e rastreável

Email conteúdo é tão importante quanto a maneira como você envia email. Use as seguintes práticas recomendadas para garantir que seu email não seja sinalizado pelos serviços de filtragem de email:

  • As solicitações para que os destinatários adicionem o remetente ao catálogo de endereços devem declarar claramente que essa ação não garante a entrega.

  • Os redirecionamentos incluídos no corpo da mensagem devem ser semelhantes e consistentes, e não múltiplos e variados. Um redirecionamento nesse contexto é qualquer coisa que aponte para longe da mensagem, como links e documentos. Se você tiver muitos links de publicidade, cancelar assinatura ou atualizar os links de perfil, todos eles deverão apontar para o mesmo domínio. Por exemplo:

    Correto (todos os domínios são iguais):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.bulkmailer.com

    options.bulkmailer.com

    Incorreto (todos os domínios são diferentes):

    unsubscribe.bulkmailer.com

    profile.excite.com

    options.yahoo.com

  • Evite conteúdo com imagens grandes e anexos ou mensagens compostas inteiramente por uma imagem.

  • Sua privacidade pública ou configurações P3P devem declarar claramente a presença de pixels de rastreamento (bugs da Web ou sinalizadores).

Remover aliases de email incorretos de seus bancos de dados

Todos os endereços de email incorretos em seu banco de dados que resultam em NDRs são desnecessários e colocam seu email de saída em risco para maior escrutínio por serviços de filtragem de email. Verifique se o banco de dados de email está atualizado.