O que é gerenciamento de registros?
Atualizado em: 2009-02-26
Neste artigo:
Elementos de um sistema de gerenciamento de registros
Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros
Elementos de um sistema de gerenciamento de registros
Um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física em uma organização que atua como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização e que requer retenção por algum tempo. O gerenciamento de registros é o processo pelo qual uma organização:
Determina quais tipos de informações devem ser considerados registros.
Determina como os documentos ativos que se tornarão registros deverão ser administrados quando em uso e como eles deverão ser coletados quando forem declarados registros.
Determina de que maneira e por quanto tempo cada tipo de registro deve ser mantido para atender requisitos legais, comerciais ou reguladores.
Pesquisa e implementa soluções tecnológicas e processos de negócios para ajudar a assegurar que a organização siga suas obrigações de gerenciamento de registros de uma forma econômica e não invasiva.
Executa tarefas relacionadas a registros, como o descarte de registros expirados ou a localização e a proteção de registros relacionados a eventos externos, como processos legais.
Determinar quais documentos e outros itens físicos ou eletrônicos na organização são registros é de responsabilidade dos escritórios de compatibilidade corporativos, dos gerentes de registros e dos advogados. Com a categorização atenta de todo o conteúdo empresarial na sua organização, isso pode ajudá-lo a assegurar que os documentos sejam mantidos durante o período apropriado. Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger uma organização legalmente, ajuda a organização a demonstrar conformidade com obrigações reguladoras e aumenta a eficiência organizacional promovendo o descarte de itens desatualizados que não são registros.
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O sistema de gerenciamento registros inclui os seguintes elementos:
Uma análise de conteúdoque descreve e categoriza conteúdo na empresa que pode ser transformado em registros, fornece locais de origem e descreve como o conteúdo será movido para o aplicativo de gerenciamento de registros.
Um plano de arquivo que descreva, para cada tipo de registro na empresa, onde eles devem ser mantidos como registros, as políticas que se aplicam a eles, como eles devem ser mantidos, como devem ser descartados e quem é responsável pelo gerenciamento deles.
Um documento de requisitos de conformidade definindo as regras que os sistemas de TI da organização devem seguir para assegurar a conformidade, junto com os métodos usados para assegurar a participação dos membros da equipe da empresa.
Um método para coletar registros que não estão mais ativos de todas as fontes de registros, como servidores de colaboração, servidores de arquivos e sistemas de email.
Um método para auditar registros quando eles estão ativos.
Um método para capturar metadados de registro, auditar históricos e mantê-los.
Um processo para manter ** registros (suspendendo seu descarte) quando ocorrem eventos como um litígio.
Um sistema para monitorar e reportar a administração de registros para assegurar que os funcionários estejam preenchendo, acessando e gerenciando esses registros, de acordo com políticas e processos definidos.
O Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui recursos que podem ajudar as organizações na implementação de sistemas e processos integrados de gerenciamento de registros. Para assegurar que os trabalhadores de informações possam participar facilmente do sistema de gerenciamento de registros da empresa, os aplicativos do 2007 Microsoft Office System, como o Microsoft Office Outlook 2007 e o Microsoft Office Word 2007, também incluem recursos que aceitam as práticas de gerenciamento de registros.
Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros
Este tópico descreve as etapas de planejamento que você deve executar para ajudar a assegurar que o sistema de gerenciamento de registros implementado com base no Office SharePoint Server 2007 alcançará as metas de gerenciamento de registros da organização. Veja uma prévia do processo de planejamento de gerenciamento de registros:
Identificar as funções de gerenciamento de registros O gerenciamento bem-sucedido de registros requer funções especializadas, incluindo:
Gerentes de registros e os funcionários de conformidade para categorizar os registros na organização e executar o processo de gerenciamento de registros.
Pessoal de TI para implementar os sistemas que aceitam eficientemente o gerenciamento de registros.
Gerentes de conteúdo para identificar onde as informações da organização são mantidas e comprometer suas equipes a seguirem práticas de gerenciamento de registros.
Analisar o conteúdo da organização Antes de criar um plano de arquivo, os gerentes de registro e de conteúdo pesquisam o uso de documentos na organização para determinar quais documentos e outros itens podem se tornar registros.
Desenvolver um plano de arquivo Depois que você analisar o conteúdo da organização e determinar as agendas de retenção, preencha o restante do plano de arquivo. Os planos de arquivo são diferentes de uma organização para outra, mas em geral descrevem os tipos de itens que a empresa reconhece como registros, indica onde eles estão armazenados, descreve seus períodos de retenção e fornece outras informações, como quem é responsável pelo gerenciamento deles e a qual categoria mais ampla de registros eles pertencem.
Desenvolver agendas de retenção Para cada tipo de registro, determine quando ele não estiver mais ativo (em uso), por quanto tempo ele deve ser mantido depois disso e como ele deve ser descartado definitivamente.
Avaliar e aperfeiçoar as práticas de gerenciamento de documentos Verifique se as políticas apropriadas estão sendo aplicadas nos repositórios de documentos. Por exemplo, verifique se o conteúdo está sendo devidamente auditado, de modo que as auditorias adequadas sejam mantidas junto com registros.
Criar o aplicativo de gerenciamento de registros O Office SharePoint Server 2007 inclui um modelo de site especializado, o Repositório de Registros, que foi criado para o gerenciamento de registros. Com base no seu plano de arquivo, crie as bibliotecas de sites, os tipos de conteúdo, as políticas e sua série de registros, que define onde no registro de site esse tipo deve ser armazenado.
Planejar como o conteúdo é movido para o site Centro de Registros Se você estiver usando o Office SharePoint Server 2007 para o gerenciamento de documentos ativos e seu aplicativo de gerenciamento de registros, poderá criar fluxos de trabalho ** personalizados para mover documentos para o Repositório de Registros em ocasiões apropriadas. Se você estiver usando o Office SharePoint Server 2007 ou sistemas de gerenciamento de documentos externos, poderá planejar e desenvolver interfaces que movem o conteúdo desses sistemas para o Repositório de Registros, com base na interface programável desse repositório.
Planejar a integração com o Microsoft Exchange O Microsoft Exchange Server 2007, junto com o Office Outlook 2007, inclui recursos projetados para facilitar o fluxo de email para o Repositório de Registros usando pastas e comandos especializados. Se você estiver usando o Exchange Server 2007 como servidor de email, poderá planejar como classificar emails e movê-los para o repositório de registros.
Planejar o relatório e a documentação de conformidade Para verificar se a sua organização está executando as práticas necessárias de gerenciamento de recursos e comunicar essas práticas, você deve documentar seus planos e processos de gerenciamento de recursos. Se a sua empresa se envolver em algum litígio relacionado a registros, talvez seja necessário gerar as diretrizes de gerenciamento desses registros, os planos de implementação e a métrica de efetividade.
Baixar este manual
Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:
Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.
Consulte também
Conceitos
Identificar funções de gerenciamento de registros (Office SharePoint Server)
Desenvolver o plano de arquivos (Office SharePoint Server)
Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server)
Planejar como os registros são coletados (Office SharePoint Server)