Preparar-se para as próximas reuniões

Observação

Seu email de Reunião diária agora vem de Microsoft Viva. Consulte Instruções diárias e atualizações de identidade visual do MyAnalytics para refletir Microsoft Viva para obter mais detalhes.

Nesta seção do email do Briefing, você verá as três primeiras reuniões de hoje cronologicamente que têm pelo menos uma ação sugerida. Você pode selecionar o título da reunião para abrir os detalhes da reunião ou selecionar um documento relacionado à próxima reunião para abri-lo e exibi-lo.

Com a versão de emailadaptável, você também pode fazer o seguinte para ajudar a se preparar para as reuniões de hoje:

  • Para agendar um horário diferente devido à baixa aceitação ou a maioria dos participantes ter recusado uma reunião que você organizou, você pode selecionar Reagendar.
  • Para um documento relacionado a uma reunião, se você tiver o que precisava ou já o tiver acompanhado, selecione Feito. Para remover a tarefa da sua lista, selecione Não relacionado.
  • Para uma tarefa relacionada a uma reunião, selecione Adicionar a To Do adicionar à sua lista de tarefas. Se você já concluiu a tarefa, selecione Concluído.
  • Para informar ao organizador da reunião se você está planejando participar de uma reunião ou não, você pode selecionar Aceitar ou Recusar para que o organizador da reunião possa avaliar melhor o quórum da reunião. Se você tiver um conflito de reunião, selecione Responder para que o organizador saiba se você se atrasará, saia mais cedo ou não poderá participar.
  • Como organizador da reunião, você pode adicionar um link Teams seu convite selecionando Adicionar Teams.
  • Como organizador da reunião, você pode selecionar Adicionar agenda se sua próxima reunião estiver faltando uma agenda. As agendas ajudam a tornar as reuniões mais eficazes.

No exemplo a seguir, você selecionaria Reunião semanal do PM para abrir os detalhes da reunião ou selecionar o documento de atualização de Status relacionado para abri-lo e exibi-lo. Se você vir uma reunião com baixa aceitação, você poderá selecionar Reagendar .

Informe emails sobre reuniões.

No exemplo a seguir, para a reunião de Atualização de Status, você pode selecionar:

  • Adicione Teams adicionar um Teams ao convite.

  • Adicione agenda para adicionar uma agenda de reunião ao convite.

    Opções de reunião em linha de email de instruções.

Reagendar para baixa aceitação

Como organizador da reunião, o Briefing alerta você para uma reunião que corre o risco de ter baixa participação.

Reuniões com pouca participação podem ser menos produtivas porque as decisões não podem ser tomadas sem os principais tomadores de decisão presentes. Talvez seja preciso repetir a reunião ou compartilhar informações semelhantes novamente para aqueles que não participam.

Você pode selecionar Reagendar para abrir o convite da reunião e agendá-lo para um horário diferente.

Ao agendar uma reunião, um erro comum é esquecer de incluir informações de reunião online para participantes remotos. O acesso à reunião online é importante porque:

  • Permite incluir colaboradores remotos ou aqueles que trabalham em outros locais.
  • Ajuda as reuniões a começar a tempo.
  • Permite gravar reuniões e apresentar informações aos participantes remotos.
  • Ter uma correção de seleção única também economiza tempo e estresse antes e no início das reuniões.

Quando você seleciona Adicionar Teams, Insights do Microsoft Viva adiciona um link de reunião Teams ao convite da reunião para você, para que você não tenha que abrir a reunião para adicioná-la e envia automaticamente um convite atualizado para todos os convidados.

Adicionar agenda

A agenda pode ajudar os participantes a entender o que esperar de uma reunião, qual preparação é necessária e qual deve ser o resultado da reunião. É uma etapa fundamental e uma prática para a preparação da reunião.

Selecionar Adicionar agenda envia uma resposta à reunião agendada.

RSVP para uma reunião sem conflitos

É uma prática ideal que os organizadores saibam se você participará da reunião para que eles possam planejar de acordo. A reunião se concentra em reuniões menores em que pode ser mais provável que sua participação seja necessária.

Você pode aceitar ou recusar uma reunião no email do Briefing. Se a reunião for recorrente, Aceitar e Recusar será para a série. Accept e Decline são enviados como uma resposta ao organizador. Após o declínio, você ainda pode ver e interagir com o conteúdo dessa reunião no email do Briefing.

RSVP para uma reunião com conflitos

Novamente, é melhor que os organizadores saibam se você participará da reunião para que eles possam planejar de acordo.

Você verá as seguintes ações para uma reunião, dependendo do tipo de conflito que você tem com a reunião.

Cenário Detalhes da reunião Reason Action
Resposta tardia Essa reunião entra em conflito com [título da reunião] em [hora de início] até [hora de término]. Deixe [organizador] saber se você se atrasará Responder
Deixar resposta antecipada Essa reunião entra em conflito com [título da reunião] em [hora de início] até [hora de término]. Deixe [organizador] saber se você precisa sair mais cedo. Responder
Resposta de recusa ou atraso Essa reunião entra em conflito com [título da reunião] em [hora de início] até [hora de término]. Deixe [organizador] saber se você não pode fazê-lo ou se você se atrasará. Recusar ou Responder
Recusar ou deixar resposta antecipada Essa reunião entra em conflito com [título da reunião] em [hora de início] até [hora de término]. Deixe [organizador] saber se você não pode fazer isso ou se precisará sair mais cedo. Recusar ou Responder
Aceitar ou recusar Essa reunião entra em conflito com [título da reunião] em [hora de início] até [hora de término]. Avise [organizador] se você participará. Aceitar ou recusar

Visão geral do email de instruções