Passo 5 – Conceder a outro funcionário acesso aos dados do OneDrive e do Outlook

Artigo
08/13/2023

Quando um funcionário sair da sua organização, poderá querer aceder aos respetivos dados do OneDrive e do Outlook, fazer uma cópia de segurança e escolher se pretende dá-lo a outro funcionário.

Aceder aos documentos do OneDrive de um antigo utilizador

Se remover a licença de um utilizador, mas não eliminar a conta, pode conceder acesso ao conteúdo no OneDrive do utilizador. Se eliminar a conta do utilizador, terá 30 dias por predefinição para aceder aos dados do OneDrive do antigo utilizador. Saiba como definir a retenção do OneDrive para utilizadores eliminados. Se não restaurar uma conta de utilizador neste momento, os respetivos conteúdos do OneDrive serão eliminados.

Para preservar os ficheiros do OneDrive de um antigo utilizador, primeiro dê-se acesso ao oneDrive e, em seguida, mova os ficheiros que pretende manter.

No centro de administração, aceda à página Utilizadores>Utilizadores ativos.
Selecione um utilizador.
Na página de propriedades do utilizador, selecione OneDrive. Em Obter acesso a ficheiros, selecione Criar ligação para ficheiros.
Selecione a ligação para abrir a localização do ficheiro. Transfira os ficheiros para o seu computador ou selecione Mover para ou Copiar para para movê-los ou copiá-los para o seu oneDrive ou para uma biblioteca partilhada.

Nota

Pode mover ou copiar até 500 MB de ficheiros e pastas de cada vez.
Quando move ou copia documentos com o histórico de versões, apenas a versão mais recente é movida.
As opções administrativas para um utilizador ativo no separador OneDrive no centro de administração do Microsoft 365 não são atualmente suportadas para inquilinos multigeográficos.

Também pode conceder acesso a outro utilizador para aceder ao OneDrive de um antigo funcionário.

Inicie sessão no centro de administração como administrador global ou administrador do SharePoint.

Se receber uma mensagem a indicar que não tem permissão para aceder ao centro de administração, significa que não tem permissões de administrador na sua organização.
No painel esquerdo, selecione Administração centro> doSharePoint. (Poderá ter de selecionar Mostrar tudo para ver a lista de centros de administração.)
Se for apresentado o centro de administração clássico do SharePoint, selecione Abrir agora na parte superior da página para abrir o centro de administração do SharePoint.
No painel esquerdo, selecione Mais funcionalidades.
Em Perfis de utilizador, selecione Abrir.
Em Pessoas, selecione Gerir Perfis de Utilizador.
Introduza o nome do antigo funcionário e selecione Localizar.
Clique com o botão direito do rato no utilizador e, em seguida, selecione Gerir proprietários de coleções de sites.
Adicione o utilizador aos administradores da Coleção de sites e selecione OK.
O utilizador poderá agora aceder ao OneDrive do antigo funcionário com o URL do OneDrive.

Revogar o acesso de administrador ao OneDrive de um utilizador

Pode dar acesso aos conteúdos no OneDrive de um utilizador, mas poderá querer remover o seu acesso quando já não precisar dele.

Inicie sessão no centro de administração como administrador global ou administrador do SharePoint.

Se receber uma mensagem a indicar que não tem permissão para aceder ao centro de administração, significa que não tem permissões de administrador na sua organização.
No painel esquerdo, selecione Administração centro> doSharePoint. (Poderá ter de selecionar Mostrar tudo para ver a lista de centros de administração.)
Se for apresentado o centro de administração clássico do SharePoint, selecione Abrir agora na parte superior da página para abrir o centro de administração do SharePoint.
No painel esquerdo, selecione Mais funcionalidades.
Em Perfis de utilizador, selecione Abrir.
Em Pessoas, selecione Gerir Perfis de Utilizador.
Introduza o nome do utilizador e selecione Localizar.
Clique com o botão direito do rato no utilizador e, em seguida, selecione Gerir proprietários de coleções de sites.
Remova a pessoa que já não precisa de aceder aos dados do utilizador e, em seguida, selecione OK.

Aceder aos dados do Outlook de um antigo utilizador

Para guardar as mensagens de e-mail, calendário, tarefas e contactos do antigo funcionário, exporte as informações para um Ficheiro de Dados do Outlook (.pst). Para obter os passos sobre como exportar dados do Outlook, consulte Exportar e-mails, contactos e itens de calendário para um ficheiro .pst.

Conceder a outro utilizador acesso ao e-mail de um ex-utilizador

Para conceder acesso às mensagens de e-mail, calendário, tarefas e contactos do antigo funcionário a outro funcionário, importe as informações para a caixa de entrada do Outlook de outro funcionário. Para obter os passos sobre como exportar dados do Outlook, consulte Importar e-mail, contactos e calendário a partir de um ficheiro .pst do Outlook.

Nota

Também pode converter a caixa de correio do antigo utilizador numa caixa de correio partilhada ou reencaminhar o e-mail de um antigo funcionário para outro funcionário.

Adicionar e remover administradores numa conta do OneDrive (artigo)

Restaurar um OneDrive eliminado (artigo)

Retenção e eliminação do OneDrive (artigo)

Partilhar ficheiros e pastas do OneDrive