Management de proiect și prezentare generală a contabilității

Funcționalitatea de gestionare a proiectelor și contabilitate poate fi utilizată în mai multe industrii pentru a furniza un serviciu, a produce un produs sau a obține un rezultat.

Un proiect este un grup de activități care este conceput pentru a oferi un serviciu, a produce un produs sau pentru a obține un rezultat. Proiectele consumă resurse și generează rezultate financiare sub formă de venituri sau active.

Proiecte între industrii

Funcționalitatea de gestionare a proiectelor și contabilitate poate fi utilizată în mai multe industrii, așa cum se arată în ilustrația următoare.

Într-un centru de apel, un bilet poate fi utilizat pentru a descrie setul de acțiuni necesare pentru rezolvarea unui apel. Companiile de consultanță, cum ar fi organizațiile de management sau consultanță tehnică sau agențiile de publicitate, se referă la activitățile lor ca proiecte. În marketing, o campanie reprezintă un set de comenzi care trebuie finalizate. În producția bazată pe proiecte, o comandă de producție se referă la diferitele lucrări care trebuie făcute pentru a produce unele produse finite. Indiferent de denumirea utilizată pentru acestea, aceste proiecte implică resurse, planificări și costuri, iar funcționalitatea de management și contabilitate a proiectului poate ajuta la planificarea, execuția și analiza acestor proiecte.

Fazele proiectului

Deși următorul flux de proces este destinat proiectelor externe sau proiectelor care sunt finalizate pentru unul sau mai mulți clienți, funcționalitatea se aplică și proiectelor interne, numai pe bază de costuri.

După cum se arată în ilustrația precedentă, managementul proiectului și contabilitatea pot fi împărțite în trei etape:

1. Inițiere
2. Executare
3. Analizare

Inițiază proiectul

În timpul inițierii proiectului, apar mai multe procese cheie. Puteți utiliza o ofertă de proiect pentru a comunica clientului forța de muncă, cheltuielile și materialele estimate. Puteți înregistra termenii, limitele și acordurile de facturare într-un contract de proiect. Puteți utiliza o structură detaliată a proiectului (WBS) pentru a planifica și estima lucrarea. Puteți configura prognoze și bugete pentru a ghida execuția proiectului. Următoarea ilustrație arată structura unui proiect.

Crearea de oferte de proiect

În faza inițială de vânzare a unui proiect, o ofertă de proiect vă permite să oferiți unui client o ofertă fără caracter obligatoriu. O ofertă poate include elemente precum articolele și serviciile care sunt cotate, informații de contact de bază, acorduri comerciale speciale și reduceri, precum și posibile taxe și suprataxe.

De asemenea, puteți emite o scrisoare de garanție pentru o tranzacție de ofertă de proiect între organizația dvs. și client. După crearea cotației de proiect, puteți crea cererea de scrisoare de garanție pentru client și o puteți trimite băncii. După ce banca a aprobat cererea, scrisoarea de garanție este emisă clientului.

Pentru mai multe informații, consultați Cotații pentru proiecte.

Crearea de contracte de proiect

Când încheiați un contract cu un client sau cu o altă sursă de finanțare pentru a finaliza un proiect, trebuie mai întâi să creați un contract de proiect. Apoi, atunci când creați proiectul, trebuie să îl atribuiți contractului corespunzător. Tipul de proiect pe care îl creați pentru un contract de proiect determină metoda utilizată pentru facturarea clienților proiectului. Puteți modifica un contract de proiect și proiectul aferent, dar nu puteți schimba tipul de proiect. Pentru mai multe informații despre tipurile de proiecte, consultați secțiunea „Crearea proiectelor”.

Pentru mai multe informații despre contractele de proiect, consultați Contractele de proiect.

Crearea de structuri detaliate a proiectului

Gradul de detaliu într-o WBS depinde de nivelul de acuratețe care este necesar în estimări și de nivelul de urmărire care este necesar pentru aceste estimări. Proiectele care au o toleranță foarte scăzută pentru derapaje în program sau cost necesită, de obicei, o WBS mai detaliată și necesită, de asemenea, o urmărire diligentă a progresului și costurilor lucrărilor față de WBS.

Pentru mai multe informații, consultați Prezentarea generală a structurilor de defalcare a lucrărilor.

Creați prognoze și bugete de proiect

Puteți utiliza prognozele dacă organizația dvs. are o perspectivă operațională și se concentrează pe veniturile și costurile care sunt derivate din tranzacții specifice. Cu toate acestea, dacă organizația dvs. se concentrează mai mult pe sume financiare, puteți utiliza bugetarea. Fiecare metodă are avantajele sale. Pentru mai multe informații, consultați Previziunile și bugetele proiectelor.

Crearea de proiecte

Puteți crea șase tipuri de proiecte în Finanțe. Fiecare tip de proiect este configurat diferit pentru costuri și recunoașterea veniturilor. Tipul de proiect pe care îl alegeți depinde de scopul proiectului. Următorul tabel descrie utilizarea tipică a fiecărui tip de proiect.

Tip de proiect	Descriere
Timp și materiale	În proiectele de timp și materiale, clientul este facturat pentru toate costurile suportate pentru un proiect. Aceste costuri includ costurile pentru ore, cheltuieli, articole și taxe.
Preț fix	În proiectele cu preț fix, facturile constau în tranzacții pe cont. Un proiect cu preț fix este facturat conform unui program de facturare care se bazează pe un contract de proiect. Veniturile pentru un proiect cu preț fix pot fi calculate și înregistrate pe tot parcursul proiectului utilizând metoda procentuală finalizată. Alternativ, veniturile pot fi calculate și înregistrate la finalizarea proiectului, utilizând metoda contractului finalizat. Companiile pot beneficia adesea de utilizarea valorii lucrării în proces (WIP) pentru a calcula gradul de finalizare al unui proiect sau grup de proiecte.
Investiție	Proiectele de investiții sunt proiecte care nu produc câștiguri imediate. Acestea sunt utilizate de obicei pentru proiecte interne pe termen lung în care costurile trebuie capitalizate. Numai costurile pentru articole, ore și cheltuieli pot fi înregistrate pentru un proiect de investiții. Costurile într-un proiect de investiții sunt urmărite și controlate prin utilizarea funcționalității estimative. Proiectele de investiții pot fi înființate cu o capitalizare maximă opțională. Pe măsură ce un proiect de investiții progresează, înregistrați costurile acestuia în conturile WIP, unde costurile sunt păstrate până la finalizarea proiectului. Când proiectul este eliminat, transferați valoarea WIP către un activ fix, un cont de registru sau un proiect nou. NOTĂ: Tranzacțiile privind proiectele de investiții nu sunt afișate în Costuri postate, Venit acumulat sau Creați propuneri de factură pagina.
Proiect de cost	La fel ca proiectele de investiții, proiectele de cost sunt de obicei utilizate pentru a urmări proiectele interne și pot fi înregistrate numai ore, cheltuieli și articole. Cu toate acestea, proiectele de cost sunt de obicei de o durată mai scurtă decât proiectele de investiții. În plus, spre deosebire de proiectele de investiții, proiectele de costuri nu pot fi valorificate în conturile de bilanț. În schimb, tranzacțiile proiectului lor sunt înregistrate numai în conturile de profit și pierdere. NOTĂ: Tranzacțiile privind proiectele de cost nu se reflectă în Costurile postate, Venit acumulat sau Creați propuneri de factură pagina. Deoarece proiectele de cost sunt utilizate în mod obișnuit pentru a urmări proiectele interne, de obicei nu trebuie să fie asociate unui cont de client. Cu toate acestea, în cazul în care configurarea dvs. necesită crearea cerințelor articolelor pentru comenzile de cumpărare, trebuie să asociați proiectul Cost cu un client. Această asociere este necesară, deoarece cerințele articolului sunt gestionate ca linii de comandă de vânzări, iar sistemul necesită specificarea unui client. Cu toate acestea, această configurare nu va face ca cerințele articolului să fie create automat dintr-o comandă de cumpărare. Pentru proiectele Cost, setarea Creați cerința articolului este ignorată. Dacă aveți nevoie de o cerință de articol într-un proiect Cost, îl puteți crea manual, cu condiția ca un client să fie asociat cu proiectul.
Intern	Proiectele interne sunt utilizate pentru a urmări costurile unui proiect care este intern pentru organizația dvs. Proiectele interne pot oferi un instrument de planificare pentru gestionarea consumului de resurse. NOTĂ: Tranzacțiile privind proiectele interne nu se reflectă în Venit acumulat sau Creați propuneri de factură pagina.
Timp	Proiectele de timp sunt utilizate pentru a urmări timpul asociat cu activități neimpozabile și neproductive, cum ar fi un proiect de urmărire a timpului de concediu medical pentru lucrători. Proiectele Tranzacții în timp nu sunt înregistrate în registru. În schimb, acestea sunt incluse în rapoartele de utilizare ale lucrătorilor. Numai tranzacțiile de oră pot fi înregistrate în proiectele Timp. Folosiți un jurnal orar sau o foaie de pontaj pentru a înregistra aceste ore la proiect. După înregistrarea orelor, acestea apar ca tranzacții de proiect, dar nu au tranzacții cu voucher corespunzătoare. NOTĂ: Tranzacțiile privind proiectele de timp nu se reflectă în Costurile postate, Venit acumulat sau Creați propuneri de factură pagina.

Atribuiți lucrători, categorii și resurse

Puteți programa resursele lucrătorilor fie în funcție de cerințele și programul unui proiect, fie de abilitățile și disponibilitatea lucrătorilor. Utilizând capacitățile de planificare a resurselor, puteți să vă deplasați lucrătorii organizației în mod eficient și eficient. Puteți găsi rapid cei mai calificați lucrători care sunt disponibili să lucreze la proiectul dvs. De asemenea, puteți vedea cu ușurință cum acei lucrători ar putea fi utilizați mai eficient pe parcursul derulării proiectului.

Iată câteva dintre modalitățile prin care puteți utiliza funcționalitatea de planificare a resurselor:

• Folosiți informații despre atributele unui lucrător, cum ar fi educația, abilitățile, certificările și experiența proiectului, pentru a le potrivi lucrătorului cu cerințele unui proiect.
• Folosiți informații despre calendarul și disponibilitatea unui lucrător pentru a potrivi programul lucrătorului cu calendarul proiectului.
• Revizuiți capacitatea fiecărui lucrător și determinați cum este utilizată această capacitate. De exemplu, dacă un lucrător este subutilizat, acesta poate fi alocat unui proiect care se potrivește cu disponibilitatea și atributele acestuia.
• Verificați disponibilitatea unui lucrător pentru a vă asigura că nu există conflicte de calendar cu sarcinile lucrătorului.
• Consultați informații despre utilizarea lucrătorilor fie într-o vizualizare sumară (de exemplu, pe departament sau de către lucrător), fie într-o vizualizare detaliată (de exemplu, de către lucrătorii dintr-un departament sau prin detalii săptămânale pentru fiecare lucrător).
• Modificați alocările de resurse pentru diferite unități de timp, cum ar fi ziua, săptămâna sau luna, pentru a optimiza modul de utilizare a lucrătorilor.

Executați proiectul

În timpul execuției proiectului, membrii echipei sau managerii înregistrează munca și cheltuielile suportate, utilizând fișe de pontaj, rapoarte de cheltuieli și alte documente comerciale. Managerii de proiect au instrumente care le permit să monitorizeze consumul sumelor bugetate pentru proiect. Managerii de proiect pot, de asemenea, să comande, să aleagă sau să procure materiale pentru proiecte utilizând comenzi de cumpărare și alte documente comerciale. Facturile sunt pregătite și aprobate, astfel încât clienții să poată fi facturați pentru munca în curs. În cele din urmă, veniturile sunt recunoscute în timpul acestui proces pentru a afecta situația financiară a organizației.

Gestionați structuri detaliate ale proiectului

Un WBS este o descriere a lucrărilor care vor fi finalizate pentru un proiect. Un WBS este o ierarhie a sarcinilor. Reprezintă nu numai munca pentru fiecare sarcină, ci și dimensiunea, costul și durata sarcinii.

Pentru mai multe informații, consultați Prezentarea generală a structurilor de defalcare a lucrărilor.

Gestionați prognoze și bugete de proiect

Există două modalități de a vă gestiona și controla proiectele: prognozele proiectului și bugetele proiectului. Puteți utiliza prognozele dacă organizația dvs. are o perspectivă operațională și se concentrează pe veniturile și costurile care sunt derivate din tranzacții specifice. Cu toate acestea, dacă organizația dvs. se concentrează mai mult pe sume financiare, puteți utiliza bugetarea.

Pentru mai multe informații, consultați Previziunile și bugetele proiectelor.

Creați comenzi de producție

O comandă de producție legată de proiect poate fi legată de o comandă de vânzare sau de o cerință de articol utilizând fie metoda articolului finit, fie metoda articolului consumat. În plus, dacă comanda de producție a fost creată manual, nu există nicio legătură între comanda de producție și comanda de vânzare sau cerința articolului (nu există nicio legătură cu comanda). Cu toate acestea, dacă comanda de producție a fost creată automat pentru a îndeplini o comandă de vânzare sau o cerință de articol, există o legătură între comanda de producție și comanda de vânzare sau cerința articolului (link către comandă).

Pe baza combinațiilor acestor factori, utilizați una dintre următoarele metode:

• Articol terminat/link la comandă – Conectați proiectul la o comandă de vânzare sau la o cerință de articol. Când utilizați această metodă, costurile efective ale proiectului sunt înregistrate atunci când comanda de vânzare este facturată sau când bonul de ambalare este actualizat pentru cerința articolului. Costul este înregistrat ca articol finit.
• Articol finit/fără link către comandă – Costurile reale nu pot fi înregistrate până când ciclul de producție pentru un articol are starea Încheiat. Costul articolului finit este înregistrat ca o singură tranzacție.
• Articol consumat/link la comandă – Conectați proiectul la o cerință de articol. Utilizând această metodă, puteți vizualiza costurile reale ale proiectului atunci când producția are un statut de Început sau este raportat ca fiind terminat. Costurile sunt înregistrate ca tranzacții multiple cu elemente de proiect pentru materii prime și ore consumate pentru producție. Când bonul de ambalare este actualizat pentru cerința articolului, nu sunt înregistrate costurile proiectului. De asemenea, puteți defini nivelul din ierarhia facturii de materiale (BOM) la care sunt urmărite proiectele din producție.
• Articol consumat/fără legătură către comandă – Conectați proiectul la o cerință de articol. Utilizând această metodă, puteți vizualiza costurile reale ale proiectului atunci când producția are un statut de Început sau este raportat ca fiind terminat. Costurile sunt înregistrate ca tranzacții multiple cu elemente de proiect pentru materii prime și ore consumate pentru producție. De asemenea, puteți defini nivelul din ierarhia BOM la care sunt urmărite proiectele din producție.

Obțineți produse și servicii

Cumpărarea și vânzarea de articole sunt activități predominante în multe afaceri axate pe proiecte.

Comenzi de achiziție pentru proiecte

Scopul comenzii de cumpărare determină când este consumată comanda de achiziție și, prin urmare, când sunt taxate articolele într-un proiect.

Metodă	Scop	Consumul de articole
Creați direct o comandă de achiziție.	Achiziționați articole de la un furnizor extern pentru consum în cadrul unui proiect. Puteți crea comanda de cumpărare în următoarele moduri: Din proiectul în sine. În acest caz, proiectul este deja definit pentru comanda de cumpărare. Navigând la comanda de achiziție a proiectului. Trebuie să selectați atât furnizorul, cât și proiectul pentru a crea comanda de achiziție.	Articolele sunt consumate atunci când factura furnizorului este actualizată.
Creați o comandă de cumpărare dintr-o comandă de vânzare.	Achiziționați articole atunci când creați o comandă de vânzare dintr-un proiect.	Articolele sunt consumate atunci când comanda de vânzare este facturată către client.
Creați o comandă de cumpărare dintr-o cerință de articol.	Achiziționați articole atunci când creați o cerință de articol dintr-un proiect.	Articolele sunt consumate la actualizarea bonului de ambalare pentru cerința articolului.

Comenzi de vânzare pentru proiecte

În Managementul proiectelor și contabilitate, puteți înregistra consumul de articole în mai multe moduri. Puteți vinde articole sau achiziționa articole dintr-un proiect sau puteți rezerva articole pentru un proiect.

Puteți comanda articole din inventarul companiei pentru consum pe un proiect. Alternativ, sau puteți cumpăra articole de la un furnizor extern. Articolele pot fi consumate pentru toate tipurile de proiecte, cu excepția proiectelor Timp.

Modul în care comandați articole depinde de unde le comandați:

• Pentru a comanda articole din inventarul companiei, trebuie să introduceți comanda ca cerință de articol. Dacă utilizați pagina Cerințe articole , puteți configura cerința astfel încât să primiți articole ca livrări parțiale. Prin urmare, puteți amâna consumul unei cantități de articole până când articolele sunt necesare.
• Pentru a comanda articole de la un furnizor extern, trebuie să creați comanda ca comandă de achiziție pe pagina Comanda de achiziție .

Notă

Bonul de ambalare pentru o comandă de vânzare legată de proiect nu poate fi anulat dacă articolele au fost deja marcate pentru ambalare.

Următorul tabel prezintă metodele de comandare ale articolelor și descrie modul în care acestea sunt consumate.

Metodă	Scop	Consumul de tranzacții cu articole
Comandă de vânzare	Introduceți o tranzacție direct pe un proiect de timp și materiale.	Tranzacțiile cu articole sunt consumate atunci când este înregistrată factura clientului.
Jurnal de inventar	Introduceți și mențineți rapid înregistrările articolelor. Dacă, de exemplu, doriți să introduceți o cerință de articol pe baza unei liste tipărite, se poate aplica jurnalul de inventar.	Tranzacțiile cu articole sunt consumate atunci când este înregistrat jurnalul.
Cerința articolului	Introduceți articole care nu vor fi consumate imediat. Această metodă vă permite să urmăriți numărul de articole care au fost consumate într-o singură înregistrare de cerință de articol.	Tranzacțiile cu articole sunt consumate la actualizarea bonului de ambalare. Cu alte cuvinte, cerința articolului este creată atunci când se înregistrează bonul de ambalare.
Comenzi de achiziționare	Introduceți tranzacții într-una din cele trei locații, în funcție de metoda de achiziție.	Tranzacțiile articolelor sunt consumate atunci când bonul de ambalare este actualizat sau când clientul sau furnizorul este facturat.

Procesați facturile proiectului

Tipul proiectului determină procedura de facturare care trebuie aplicată. Doar cele două tipuri de proiecte externe (Timp și material și Preț fix) pot fi facturate. Proiectele de timp și materiale și proiectele cu preț fix sunt întotdeauna atașate unui contract de proiect.

Înainte de a crea o factură de client pentru un proiect, puteți crea o factură preliminară sau o propunere de factură. Într-o propunere de factură, puteți selecta tranzacțiile de proiect pentru a le include într-o factură de proiect. Apoi puteți revizui detaliile facturii înainte de a posta factura proiectului și de a o trimite clientului sau altei surse de finanțare.

Pentru mai multe informații despre modul de procesare a facturilor de proiect, consultați Facturarea de proiect.

Calculați costul pentru finalizarea unui proiect

Când creați o estimare, puteți alege metoda care este utilizată pentru a calcula costul pentru finalizarea proiectului. Selectați o metodă în câmpul Cost pentru finalizarea metodei din pagina Creați estimare . Metoda pe care o alegeți se aplică separat fiecărei linii de cost din estimarea costurilor. Deși o linie are starea Creată, puteți modifica metoda care i se aplică în Estimarea costurilor pagina.

Tabelul următor descrie metodele de calcul ale costului pentru finalizarea unui proiect.

Metodă	Descriere
Cost total - real	Costurile estimate trebuie introduse manual. După coloana Cost total sau Cantitatea totală de pe pagina Cost estimat este finalizată, costurile reale sunt scăzute din totalurile introduse de utilizator. Rezultatul este costul finalizării proiectului. De obicei, progresul costurilor nu este urmărit pe baza, de exemplu, a numărului de sejururi la hotel și a meselor înregistrate în fiecare perioadă. În schimb. Urmărirea se bazează de obicei pe o comparație cu cantitatea totală de ore estimate. Această abordare nu necesită un model de prognoză, iar costul total sau cantitatea totală pot fi modificate manual. Când se introduce o valoare în coloana Cost total sau Cantitatea totală, Finanțe compară această valoare cu tranzacțiile efective înregistrate în perioada respectivă, apoi scade valoarea din coloana Cantitatea de finalizat sau Cost de finalizare.
Buget total - real	Costurile reale sunt comparate cu modelul de prognoză pe care îl selectați pentru a determina costul. Această metodă utilizează un model de buget total care include tranzacțiile prognozate. Pentru a obține o vizualizare mai precisă a proiectului, puteți ajusta modelul de buget atunci când proiectul este în desfășurare. Dacă trebuie să ajustați prognoza, urmați acest proces general: Copiați tranzacțiile prognozate într-un alt model de prognoză. Comparați tranzacțiile prognozate cu tranzacțiile reale. Mențineți, reduceți sau măriți estimările pentru perioada următoare. Finanțele nu scad automat estimările prognozate. Prin urmare, este o idee bună să mențineți un model de prognoză original pe proiectul cu preț fix, pentru a stabili o linie de bază pentru comparație la finalizarea proiectului. NOTĂ: Când selectați această metodă, utilizați cel puțin două modele de prognoză. Un model ar trebui să conțină prognoza inițială. Pentru celălalt model, ar trebui să copiați tranzacțiile prognozate dintr-un alt model. Această metodă este valabilă numai pentru proiecte cu preț fix și investiții.
Buget rămas	Această metodă folosește un model de buget rămas pentru a calcula costul pentru finalizarea proiectului. Când utilizați această metodă, sunt adăugate costurile reale și sumele prognozate în modelul de buget rămas. Rezultatul este un cost total. Înainte de a utiliza această metodă, trebuie configurat un model de buget rămas pentru a deduce tranzacțiile pe baza tranzacțiilor efective înregistrate în sistem. Pe pagina Modele de prognoză, asigurați-vă că câmpurile sunt marcate în grupul Reducerea automată a prognozei. De obicei, un buget rămas este copiat dintr-un buget original. Pe măsură ce tranzacțiile sunt introduse, tranzacțiile din bugetul rămas sunt reduse. Pe măsură ce proiectul progresează, dacă determinați că bugetul rămas trebuie ajustat, încărcați tranzacțiile prognozate în bugetul rămas. NOTĂ: Această metodă poate fi aplicată numai dacă la estimare este atașat un model de prognoză.
Ca estimare anterioară	Se aplică aceeași metodă de estimare care a fost utilizată în perioada anterioară. Această metodă necesită un model de prognoză dacă perioada anterioară necesită un model de prognoză.
Setați costul de finalizare la zero	De obicei, această metodă este utilizată înainte ca proiectul estimativ să fie eliminat. Această metodă corespunde estimărilor totale cu tranzacțiile reale care au fost înregistrate și anulează coloana Cost de finalizare. Procentul de finalizare rezultat este întotdeauna de 100%. Câmpul Prognoza nu este selectat pentru fiecare linie de cost pe care o creați, iar estimarea totală este copiată din estimarea de cost anterioară. Consumul real pentru perioada estimată este dedus din costul finalizării proiectului. Această metodă nu necesită un model de prognoză.
Din șablonul de cost	Se aplică metoda de cost pentru finalizare care este setată în șablonul de costuri asociat proiectului de estimare selectat.

Analizați proiectul

La cel mai de bază nivel, un proiect este utilizat pentru a grupa tranzacțiile care înregistrează costurile și apoi pentru a înregistra aceste costuri în registrul general.

În general, aceste tranzacții sunt rezultatul documentelor comerciale, cum ar fi fișele de timp, rapoartele de cheltuieli, facturile furnizorului sau tranzacțiile de inventar. Ciclul de viață al unui proiect începe de obicei cu estimări, prognoze și bugete care ajută la planificarea și anticiparea muncii și a impactului financiar al proiectului. Pe măsură ce analizați un proiect, puteți evalua nu numai tranzacțiile care au avut loc în timpul proiectului, ci și acuratețea estimărilor și previziunilor dvs., ratele de utilizare ale membrilor echipei de proiect și succesul general al proiectului.

Analizați fluxul de numerar

Utilizați monitorizarea fluxurilor de numerar pentru a revizui atât fluxurile de numerar prognozate, cât și fluxurile de numerar efective pentru un proiect. Puteți revizui fluxurile de numerar în timp ce un proiect este în desfășurare sau puteți vizualiza fluxurile de numerar ale unui proiect finalizat.

Prin monitorizarea fluxurilor de numerar, puteți evalua un singur proiect, puteți utiliza rapoartele pentru a vizualiza mai multe proiecte și puteți transfera fluxurile de numerar ale proiectului în previziunile fluxurilor de numerar din registrul general.

Prognoza fluxului de numerar

Pe baza configurării dvs., puteți prognoza intrările de numerar pentru un proiect selectat. De exemplu, dacă data proiectului este 5 martie 2012 și facturați la 31 martie 2012, iată cum puteți prognoza data scadentă și data de plată a vânzărilor așteptată:

• Data proiectului: 5 martie 2012.
• Data facturii: 31 martie 2012. Această dată este stabilită pe baza frecvenței facturii. Pentru acest exemplu, setați frecvența facturii la luna curentă. Prin urmare, toate tranzacțiile înregistrate în luna martie sunt facturate în ultima zi a lunii.
• Data limită: 14 aprilie 2012. Această dată este stabilită pe baza condițiilor de plată stabilite pentru proiect. Pentru acest exemplu, ați selectat condiții de plată de 14 zile. Prin urmare, se adaugă 14 zile la data facturii pentru a ajunge la o dată scadentă din 14 aprilie 2012.
• Data estimată a plății vânzărilor: 27 aprilie 2012. Această dată este calculată prin adăugarea numărului de zile în câmpul Zile tampon generale din Parametrii de gestiune și contabilitate a proiectelor pagina la numărul de zile din câmpul Zile tampon individuale de pe pagina Contracte de proiect și apoi adăugați total la numărul de zile din câmpul Data scadentă . Pentru acest exemplu, ați introdus 3 în câmpul Zile tampon generale și 10 în câmpul Zile tampon individuale . Prin urmare, se adaugă 13 zile la data scadenței pentru a ajunge la o dată așteptată de plată a vânzărilor din 27 aprilie 2012.

Zilele de amortizare generale pot fie să înlocuiască zilele de amortizare individuale, fie să fie adăugate zilelor de amortizare individuale:

• Pentru a utiliza zilele de amortizare generale ca înlocuitor pentru zilele de amortizare individuale, introduceți numărul mediu de zile dintre data scadenței și data efectivă de plată pentru clienți.
• Pentru a adăuga zilele tampon generale la zilele tampon individuale, în câmpul Zile tampon generale , introduceți estimarea pentru numărul de zile dintre ziua în care clientul trimite plata și ziua în care organizația dvs. primește plata.

Configurați zile de amortizare individuale în contractul proiectului. Zilele sunt calculate atât pe baza scadenței facturii de vânzare, cât și a experienței organizației dvs. cu modelul de plată al unui client.

Intrarea efectivă de numerar

Fluxul de numerar real seamănă cu prognozele, dar puteți începe calculele de la prima dată a facturii. Iată un exemplu:

• Data facturii: 2 martie 2012.
• Data limită: 16 martie 2012. Termenii de plată sunt stabiliți la 14 zile.
• Data estimată a plății vânzărilor: 29 martie 2012. Calculul include trei zile de amortizare generale și 10 zile de amortizare individuale.

Previziunea costurilor

Pe baza zilelor definite, data plății costurilor poate diferi de data proiectului. În acest caz, data plății costurilor este calculată prin adăugarea numărului de zile de la data proiectului la numărul de zile din termenii de plată.

De exemplu, data proiectului tranzacției este 5 martie 2012 și sunt stabilite următoarele condiții de plată:

• Ore: Luna curentă (M)
• Cheltuieli: 14 zile (D14)
• Articole: 30 de zile (D30)

Pe baza acestor setări, iată data plății costurilor pentru fiecare tip de tranzacție:

• Ore: 31 martie 2012, care este ultima zi a lunii selectate.
• Cheltuieli: 19 martie 2012, care este la 14 zile de la data tranzacției.
• Articole: 4 aprilie 2012, care este la 30 de zile de la data tranzacției.

Notă

Data scadenței comenzii de cumpărare se bazează pe tranzacția furnizorului la momentul creării comenzii de achiziție a proiectului. Data scadenței nu este determinată de nicio setare implicită.

Data plății costurilor nu este calculată în zilele de amortizare. După finalizarea unui proiect, când toate costurile și facturarea sunt finalizate, atât costul, cât și vânzările sunt înregistrate în conturile de profit și pierdere.

Când toate facturile de vânzări și furnizori sunt finalizate, puteți vedea relația dintre câmpurile de pe pagina Flux de numerar și câmpurile de pe Extrase de proiect pagina.

Pagina fluxurilor de numerar

• Intrări de numerar
• Ieșiri de numerar
• Fluxuri de numerar nete

Pagina cu rapoarte ale proiectului

• Venit
• Cost total
• Marjă brută

Revizuirea costurilor

Puteți monitoriza costurile pe care organizația dvs. le suportă în timpul unui proiect pe pagina Controlul costurilor . Comparând costurile inițiale bugetate pentru proiect cu costurile actuale curente și costurile asumate, puteți stabili dacă proiectul este pe drumul cel bun, peste buget sau sub buget.

Notă

Când utilizați pagina Controlul costurilor pentru a vedea starea curentă a costurilor proiectului, utilizați modelele de prognoză care au fost selectate pentru bugetul inițial și pentru bugetul rămas. Dacă selectați alte modele de prognoză atunci când calculați costurile, rezultatele calculului nu vor fi exacte.

Vizualizarea sumelor bugetate rămase

Dacă Bugetul rămas este selectat ca metodă de control al costurilor pe pagina Gestionarea proiectelor și parametri contabili , Pagina de control al costurilor calculează costurile care nu au fost postate ca reale sau marcate ca angajate. Mai exact, sumele din fila General din panoul inferior al paginii Controlul costurilor sunt calculate în următoarele moduri:

• Cost real – Suma totală care a fost cheltuită pentru proiect pentru linia de cost selectată. Suma reală a costului este calculată pe pagina Actualizări ale registrului contabil .
• Cost angajat – Suma suplimentară a cheltuielilor pe care persoana juridică s-a angajat să o plătească. Sumele specifice ale costurilor angajate sunt calculate pe pagina Costuri angajate .
• Buget rămas – Suma sumei bugetate inițiale care este încă disponibilă pentru linia de cost selectată. Suma bugetului rămasă este calculată pe pagina Previzualizarea registrului general .
• Cost total – suma costului real, costului angajat și sumelor bugetare rămase.

Pe pagina Controlul costurilor , în fila Abatere , puteți vedea o comparație a costului total așteptat cu bugetul inițial. Această comparație arată orice diferență între aceste sume. Prin urmare, puteți vedea unde datele nu se potrivesc. Sumele abaterii sunt calculate în următoarele moduri:

• Bugetul inițial – Suma care a fost bugetată inițial pentru linia de cost selectată. Suma bugetului inițial este calculată pe pagina Previzualizarea registrului general .
• Cost total – Suma costului real, a costului angajat și a bugetului rămas, așa cum este raportată în fila General .
• Deviație – Diferența dintre costul total și bugetul inițial.
• Varianta bazată pe cantitate – Diferența totală dintre prognoza inițială și prognoza totală. Această diferență poate fi exprimată matematic ca (Cantitate totală prognozată) × (Preț mediu original - Preț mediu total). Acest calcul se aplică numai orelor proiectului.
• Varianta bazată pe preț – Diferența totală dintre estimarea inițială și prognoza totală. Această diferență poate fi exprimată matematic ca (Prețul prognozat original) × (Cantitate prognozată original - Cantitate totală prognozată). Acest calcul se aplică numai orelor proiectului.

Vizualizarea sumelor bugetate totale

Dacă Bugetul total este selectat ca metodă de control al costurilor pe pagina Gestionarea proiectelor și parametrii contabili , pagina Controlul costurilor calculează costurile reale și costurile totale ale proiectului pentru a vă ajuta să detectați orice diferență între cele două. Mai exact, pe pagina Controlul costurilor sumele din coloanele din panoul inferior din fila General sunt calculată în următoarele moduri:

• Cost total bugetat – Suma totală bugetată pentru linia de cost selectată.
• Cost real – Valoarea totală a costurilor care au fost suportate pentru proiect până în prezent pentru liniile de cost selectate.
• Cost angajat – Suma totală care a fost angajată pentru linia de cost selectată.
• Varianta – Diferența dintre suma costurilor reale și angajate și costul total. Variația arată dacă trebuie specificate costuri suplimentare pentru bugetul total.

Pe pagina Controlul costurilor , în fila Abatere , puteți vedea diferența dintre bugetul total și bugetul inițial analizând următoarele domenii:

• Bugetul inițial– Suma care a fost bugetată inițial pentru linia de cost. Bugetul inițial este calculat pe pagina Previzualizarea registrului general .
• Cost total bugetat – Costul total care a fost bugetat inițial pentru linia de cost. Costul total bugetat este calculat pe pagina Previzualizarea registrului general .
• Deviație – Abaterea pentru linia de cost. Această sumă se calculează scăzând costul total din bugetul inițial.
• Varianta bazata pe cantitate – Diferența totală dintre bugetul inițial și bugetul total. Această sumă se calculează scăzând totalul orelor bugetare din orele bugetare inițiale și apoi înmulțind diferența cu prețul de cost bugetat inițial. Această diferență poate fi exprimată matematic ca (Prețul de cost bugetat inițial) × (Ore bugetare inițiale - Total ore bugetare). Acest calcul se aplică numai orelor proiectului.
• Varianta bazată pe preț – Această sumă se calculează scăzând orele bugetare totale din orele bugetului inițial și apoi înmulțind diferența cu numărul total de ore consumate. Această diferență poate fi exprimată matematic ca (Total ore consumate) × (Ore bugetare inițiale - Total ore bugetare). Acest calcul se aplică numai orelor proiectului.

Analizați utilizarea

Rata de utilizare este procentul de timp în care un lucrător efectuează o muncă facturabilă sau productivă într-o anumită perioadă de lucru. Orele facturate sunt orele lucrătorului care pot fi taxate unui anumit client.

Rata de utilizare a unui lucrător este calculată prin împărțirea numărului de ore facturate la numărul de ore de lucru dintr-o anumită perioadă. De exemplu, dacă un lucrător are 30 de ore facturate într-o perioadă, iar numărul de ore de lucru în aceeași perioadă este de 40, rata de utilizare a lucrătorului este de 75 la sută.

Când calculați rata de utilizare pentru un lucrător, puteți calcula fie rata facturabilă, fie rata de eficiență:

• Rată facturabilă – Diferența dintre orele facturabile și orele nefacturabile sau orele normale.
• Rata de eficiență – Diferența dintre orele productive și orele neproductive sau orele standard. Orele productive sunt orele pe care lucrătorul le petrece contribuind la un anumit proiect. Orele de producție sunt de obicei facturate clienților, cu excepția proiectelor interne. Orele neproductive nu sunt niciodată facturate unui client.

Ratele de utilizare le calculați pe pagina Utilizare oră . Calculele se bazează pe preferințele implicite. Aceste preferințe specifică, de asemenea, modul în care sunt calculate orele prin atribuirea Utilizare sau Povara fiecărui tip de proiect. Acest lucru se aplică calculelor ratei facturabile și calculelor ratei de eficiență.

• Utilizare – Orele care sunt raportate pentru tipul de proiect selectat sunt întotdeauna luate în considerare pentru utilizare facturabilă sau eficientă.
• Sarcina – Orele care sunt raportate pentru tipul de proiect selectat sunt întotdeauna luate în considerare pentru utilizare nefacturabilă sau fără eficiență.
• În funcție de proprietatea liniei – Proprietățile liniei unei anumite tranzacții de oră determină dacă orele sunt luate în considerare pentru utilizare facturabilă sau eficientă.
• Nu sunt incluse – Orele nu sunt luate în considerare în calculul utilizării facturabile sau a eficienței.

Pe pagina Utilizare oră , pe lângă procentul total al ratei de utilizare pentru un lucrător sau un proiect, puteți vedea numărul de ore care au fost utilizate pentru calculele ratei de utilizare pentru fiecare dintre următoarele tipuri de ore:

• Orele neincluse – Aceste ore nu sunt incluse în rata de utilizare a orelor.
• Orele incluse – Aceste ore sunt calculate prin adăugarea orelor de utilizare și a orelor de sarcină. Aceste ore sunt incluse în rata de utilizare.
• Orele de sarcină – Dacă calculați o rată facturabilă, aceste ore sunt aceleași cu orele netaxabile. Dacă calculați o rată de eficiență, aceste ore sunt aceleași ca orele ne-productive.
• Orele de utilizare – Dacă calculați o rată facturabilă, aceste ore sunt aceleași cu orele taxabile. Dacă calculați o rată de eficiență, aceste ore sunt aceleași ca orele productive.

Când calculați rata de utilizare pentru un lucrător, puteți utiliza orele normale sau orele incluse. Dacă utilizați orele incluse, trebuie să vă asigurați că lucrătorii își înregistrează tot timpul de lucru pentru perioadele de foaie de pontaj, deoarece calculul este exprimat ca procent de ore introduse. Când calculați rata de utilizare a orelor pentru un proiect, contract de proiect, înregistrare client sau categorie, trebuie să utilizați orele incluse pentru calcul.

Examinați declarațiile proiectului

Puteți crea o declarație de proiect pentru a vizualiza un instantaneu rapid al progresului unui proiect. Când rulați o declarație de proiect, puteți specifica criteriile care sunt utilizate pentru a calcula declarația făcând selecții în fila General din Proiect declarații pagina. Puteți selecta să includeți sau să excludeți următoarele informații:

• Tipuri de proiect
• Tipuri de tranzacții
• Data proiectului/data registrului
• Date

După ce declarația este calculată, puteți vedea următoarele informații în diferitele file de pe pagina Declarații de proiect :

• General – Informații generale despre structura de bază a profitului și pierderii proiectului.
• Profit și pierdere – Informații despre veniturile acumulate.
• WIP – Informații despre soldurile conturilor WIP.
• Consum – Informații despre consumul de ore, articole, cheltuieli și tranzacții cu salarii.
• Factură – Informații despre facturi și facturare în cont.
• Rata orară – Tarifele orare pentru orele care sunt înregistrate în conturile de venituri și costuri.