Stabilirea unui model de colaborare

Un model de colaborare bine definit și structurat este esențial pentru funcționarea eficientă a unei echipe multidisciplinare. Această secțiune ia în considerare factorii ce pot contribui la acest succes, cum ar fi roluri și responsabilități bine definite, un ritm de afaceri structurat, canale de comunicare fiabile și un portal de documentare accesibil.

Definirea rolurilor și a responsabilităților

Pentru a crea o echipă multidisciplinară eficientă, trebuie mai întâi să stabiliți roluri și responsabilități clare. Abordarea esențială este să începeți cu un set mic și să introduceți mai multe roluri și mai mult personal doar atunci când este necesar. Înainte de a încerca proiecte mai ambițioase, utilizați obiective mai restrânse, pentru a vă putea folosi de reușitele din trecut și pentru a demonstra valoarea modelului cu echipe multidisciplinare.

Echipa dvs. ar trebui să includă cel puțin următorul personal și următoarele roluri:

• Proprietarul produsului – de obicei, este persoana care se asigură de reușita proiectelor. În plus, această persoană va defini și un obiectiv clar și convingător sau poate dezvolta acea viziune împreună cu restul echipei.
• Expertul în domeniu – acesta este membrul din echipă care are cunoștințe de afaceri și care înțelege, dar poate și exprima coerent, atât problema, cât și soluția. Cu simplitatea abordării cu cod redus din Power Apps, această persoană ar trebui să poată parcurge cea mai mare parte a călătoriei de creare a acelei soluții.
• Dezvoltatorul profesionist – „dezvoltatorul profesionist” preia soluția de la expertul în domeniu și îi oferă suficient suport, prin scrierea de cod de programare, pentru a-i permite să furnizeze funcționalitatea dorită (și nimic mai mult), dacă este necesar.
• Administratorul – acest membru al echipei facilitează scenariile de integrare și suport, efectuând în același timp și servicii administrative în back-end. Orice suport suplimentar în termeni de timp și expertiză, de care echipa de bază ar putea avea nevoie, poate fi adăugat în mod flexibil, în loc de a adăuga un membru permanent în grup. Această abordare asigură funcționarea eficientă a echipei multidisciplinare, oferind în același timp acces la resursele suplimentare de care proprietarul produsului are nevoie pentru ca echipa să își atingă obiectivele.

Stabiliți un ritm al modelului de business

Sincronizarea ritmurilor operaționale legate de dezvoltarea aplicației în echipa multidisciplinară poate îmbunătăți eficiența echipei prin alinierea la următoarea structură:

• Definiți un eveniment periodic în calendar, pentru sincronizarea echipei. Pentru majoritatea echipelor, frecvența potrivită a întâlnirilor de actualizare a stării este cea săptămânală sau o dată la două săptămâni. Însă nu programați întâlniri doar de dragul de le avea în calendar, ci încercați să evitați creșterea frecvenței întâlnirilor când se apropie termenele limită, deoarece această abordare poate fi contraproductivă.
• Respectați orele de lucru convenite. În mod ideal, toți membrii echipei dvs. vor lucra din același loc, deși echipele multidisciplinare pot lucra eficient și în zone geografice sau fusuri orare diferite. Indiferent de aranjamentele de lucru, asigurați-vă că toată lumea înțelege scopul și durata orelor de lucru și că respectă acele limite.
• Creați un ritm săptămânal. Ritmul săptămânal al echipei ar trebui să includă munca individuală, interacțiuni de colaborare și, atunci când este cazul, întâlniri eficiente. Aceste întâlniri ar trebui să aibă un anumit scop clar, cum ar fi:
  • Evaluări ale domeniului de aplicare – pentru a aduce la zi toți membrii echipei cu privire la noile inițiative.
  • Recenzii privind experiența utilizatorilor – pentru a examina designul aplicației și machetele. Întâlnirile în care sunt planificate alte întâlniri, întâlnirile care ar putea fi înlocuite de e-mailuri sau de mesaje instantanee, precum și întâlnirile fără un scop clar definit afectează negativ productivitatea.
• Lucrați eficient. Echipa trebuie să se alinieze la nivel intern pentru a crea soluția cea mai utilizabilă. Această aliniere ar trebui să includă capacitatea de a reutiliza componente create de alții.
• Păstrați un ritm constant al progresului către obiectiv. Pentru a vă asigura că echipa își îndeplinește obiectivele, este esențial ca toată lumea să lucreze împreună pentru a obține acel rezultat. Pentru echipele multidisciplinare care lucrează cu Power Apps, păstrarea acestui ritm de progres înseamnă captarea și înțelegerea feedback-ului primit de la utilizatori, prioritizarea restanțelor și stabilirea și întreținerea unei foi de parcurs holistice a întregului proiect.
• Generați o matrice de suport. O matrice de suport oferă o abordare structurată pentru a obține suportul necesar și a progresa astfel în îndeplinirea obiectivelor generale ale echipei. O problemă inevitabilă cu profesioniștii din domenii de business tehnice care creează direct aplicații apare atunci când ei își ating limitele cunoștințelor și ale abilităților. În acel moment, pe cine contactează ei și cum fac asta? Cum se descurcă cu un raport de eroare primit de la un utilizator? Această matrice ar trebui să stabilească modul în care se poate trimite un tichet de asistență, pentru a implica echipa potrivită în depanarea și rezolvarea problemei, în funcție de gravitatea acesteia. Pentru fiecare scenariu de asistență, această matrice prezintă calea de escaladare și calea de depanare.

Definiți modul în care comunică echipa

Standardizarea comunicațiilor din echipă este o altă componentă esențială în păstrarea unei operațiuni eficiente. Toți membrii echipei trebuie să știe cum iau legătura cu echipa, în special când se lucrează în moduri asincrone, pe mai multe fusuri orare. Strategia dumneavoastră de comunicare trebuie să ia în considerare următoarele domenii:

• Canalele. Ce canale va folosi echipa pentru comunicațiile primare și cele secundare? Care sunt avantajele și dezavantajele fiecăruia? Într-o lume dominată de alegeri, simpla adoptare a e-mailului ar putea să nu fie cea mai bună soluție, iar opțiuni precum Microsoft Teams pot oferi o mai mare claritate, o trasabilitate îmbunătățită și rate de răspuns mai ridicate.
• Tipuri de notificări. Cum veți notifica echipa cu privire la actualizările sau evenimentele pe baza cărora trebuie să acționeze?
• Volumul și frecvența mesajelor. Cât de des vă informați echipa? O comunicare zilnică poate oferi un rezumat util a ceea ce s-a întâmplat în acea zi, dar unele mesaje pot necesita o acțiune efectuată din timp. Majoritatea celor care lucrează cu cunoștințe sunt supraîncărcați cu e-mailuri. Asigurați-vă că obțineți un echilibru între frecvența mesajelor și volumul acestora, pentru ca membrii echipei să nu fie îngropați în mesaje legate de proiect.
• Automatizare. Cum puteți automatiza procesul de comunicare? Șabloanele de e-mail standardizate, roboții și alertele de evenimente pot ajuta, dar trebuie utilizate în mod responsabil, astfel încât să nu ducă la supraîncărcarea capacității de a răspunde a membrilor echipei.
• Bune abilități de comunicare. Nu toată lumea dintr-o echipă va avea același nivel al abilităților de comunicare, dar oricine se poate îmbunătăți. Abordări simple, cum ar fi alegerea unui subiect bun pentru un e-mail, aduc o diferență dramatică în modul în care echipa reacționează la acel mesaj. Încurajați exprimarea simplă și eficientă în toate comunicările; acolo unde există acțiuni pe care membrii echipei trebuie să le efectueze, fiți specifici și menționați acele acțiuni în linia de subiect.

Un exemplu despre cum să folosiți abilități de comunicare eficiente ar putea fi o situație în care trebuie să modificați definiția unui tabel din Dataverse, de exemplu să adăugați mai multe câmpuri. Când trimiteți o notificare privind intenția de a efectua această modificare, echipa trebuie să înțeleagă că, dacă nu răspunde într-un timp rezonabil, atunci această lipsă de răspuns indică faptul că ei sunt de acord. Procesele de comunicare standardizate și logice ajută la îmbunătățirea eficienței și la obținerea rezultatelor preconizate.

Publicați un portal de documentare

Documentarea nu este doar o parte opțională a oricărui proiect – este esențială pentru comunicare, colaborare, asistență și pentru operațiunile în desfășurare. Codul de programare care include comentarii este un cod bun, iar crearea de documentație explicativă și de instruire cuprinzătoare este o etapă esențială în fazele de implementare și de învățare ale oricărui proiect multidisciplinar.

• Catalogul de aplicații. Catalogul de aplicații este o matrice sau un tabel care rezumă și coordonează toate aplicațiile ce cad în responsabilitatea unei anumite echipe. Catalogul include toți proprietarii respectivi din secțiunea de roluri și responsabilități. O funcție cheie este de a se asigura că echipa știe exact cine ce deține, simplificând astfel procesul de a contacta membrul potrivit al echipei pentru răspunsuri specifice.
• Întrebările tehnice. Echipa dvs. ar trebui să păstreze un depozit de întrebări tehnice frecvente (sau chiar și mai puțin frecvente) cu privire la funcționarea aplicației. Aceste întrebări trebuie să fie rezonabile, cu răspunsurile bine scrise și accesibile.
• Ghidurile introductive. Ghidurile de utilizare sunt seturi de proceduri ce pot fi digerate instantaneu și care oferă răspunsuri simple la întrebări uzuale de configurare și de funcționare. De obicei, acestea răspund la o anumită întrebare, cum ar fi „Cum încep să creez o nouă aplicație?”
• Înscrierea. Instrucțiunile de înscriere sunt documente exclusiv interne, concepute pentru a ajuta noii membri ai echipei. Această documentație ar include informații precum solicitările de acces, aderarea la listele de distribuție prin e-mail, configurarea alertelor și abonarea la acestea și așa mai departe.

Cele mai bune practici

Următoarele bune practici ar trebui să ajute la definirea limitelor și a abordărilor pentru lucrul eficient în cadrul echipelor multidisciplinare.

Responsabilitatea

Deși echipele de dezvoltare și cele multidisciplinare care sunt conduse de producători permit dezvoltarea și implementarea rapidă a aplicațiilor, este vital să ne asigurăm că acest efort este transparent și că se desfășoară în parteneriat cu departamentul IT. Producătorii trebuie să răspundă în fața departamentului de IT, pentru a ajuta la prevenirea problemelor legate de creșterea sistemelor IT din zona gri.

În consecință, departamentul de IT trebuie alertat ori de câte ori un producător începe să creeze o aplicație. La rândul său, această notificare facilitează procesul de dezvoltare, deoarece departamentul de IT poate oferi asistența potrivită producătorului și echipei multidisciplinare, ajutându-i să creeze aplicații cu o arhitectură corectă, securizate și gestionate corespunzător.

Automatizare

O automatizare bine implementată poate oferi un impuls uriaș pentru productivitate. Un exemplu despre cum să obțineți implementări de soluții cât mai reușite este automatizarea verificărilor obligatorii din implementările cu mai multe soluții. Aceste verificări automate pot include:

• Verificarea versiunii soluției, în care fiecare implementare folosește un număr de versiune actualizat, evitându-se astfel problemele la depanare.
• Referințele duplicat la conexiuni.
• Referințele lipsă la conexiuni.
• Componentele duplicat.

Soluția Verificator PR include un exemplu care vă arată cum să încorporați eficient această automatizare.

Se raportează

Aplicațiile dezvoltate de echipe multidisciplinare și de producători trebuie să se alinieze la o abordare bazată pe date, ceea ce înseamnă să creați aplicații în care este posibilă monitorizarea directă a reușitelor. Realizarea acestui obiectiv necesită o instrumentare bună, care să ofere capacitatea de a descoperi punctele forte ale echipei, dar și capacitatea de a analiza acest feedback, pentru a genera evaluări precise ale eficacității unei anumite aplicații. Pentru a realiza acest obiectiv, ar trebui să faceți următoarele:

• Monitorizați și evaluați aplicațiile. Doar pentru că o singură persoană crede că ceva este util sau o idee bună, nu înseamnă neapărat că toată lumea va considera acea idee ca fiind viabilă. Echipele trebuie să monitorizeze gradul de utilizare al aplicației și să le evalueze funcționalitatea, pentru a se asigura că orice nouă dezvoltare este utilă și funcționează corespunzător.
• Încurajați un mod de gândire rezonabil. Cu alte cuvinte, nu creați aplicații doar pentru că puteți face asta - ci creați-le numai pentru a răspunde unei anumite necesități de business.

Pasul următor: Stabilirea guvernanței la dezvoltarea în comun