Сохранение скрытых копий и получателей расширенной группы рассылки для обнаружения электронных данных
In-Place удержание и удержание для судебного разбирательства позволяет сохранять содержимое почтового ящика в соответствии с нормативными требованиями и требованиями к обнаружению электронных данных. Сведения о получателях, непосредственно адресованные в полях Кому и Копия сообщения, по умолчанию включаются во все сообщения, но вашей организации требуется возможность поиска и воспроизведения сведений обо всех получателях сообщения. К ним относятся:
Получатели, адресованные с помощью поля СК сообщения: получатели СК хранятся в сообщении в почтовом ящике отправителя, но не включаются в заголовки сообщения, доставляемого получателям.
Получатели расширенной группы рассылки: получатели, которые получают сообщение, так как они являются членами группы рассылки, к которой было адресовано сообщение, в полях Кому, Копия или СК.
Exchange 2016 и Exchange 2019 сохраняют сведения о получателях ск и расширенных групп рассылки. Эти сведения можно найти с помощью In-Place поиска eDiscovery.
Способы хранения получателей скрытой копии и расширенной группы рассылки
Как уже упоминалось, сведения о получателях в скрытой копии хранятся в сообщении в почтовом ящике отправителя. Эти сведения индексируются и доступны для обнаружения электронных данных и хранения на месте.
Сведения о получателях расширенной группы рассылки хранятся в сообщении после применения функции хранения на месте или хранения для судебного разбирательства к почтовому ящику. Участие в группе рассылки определяется на момент отправки сообщения. На расширенный список получателей, хранящийся вместе с сообщением, не влияют изменения членства в группе после отправки сообщения.
| Сведения о... | Хранится в... | Хранятся по умолчанию? | Доступен для... |
|---|---|---|---|
| Получатели в полях "Кому" и "Копия" | Свойствах сообщения в почтовых ящиках отправителя и получателей. | Да | Отправитель, получатели и ответственные за обеспечение соответствия требованиям |
| Получатели в поле "Скрытая копия" | Свойствах сообщения в почтовом ящике отправителя. | Да | Отправитель и ответственные за обеспечение соответствия требованиям |
| Получатели расширенной группы рассылки | Свойствах сообщения в почтовом ящике отправителя. | Нет. Сведения о получателях расширенной группы рассылки хранятся после применения функции хранения на месте или хранения для судебного разбирательства к почтовому ящику. | Ответственные за обеспечение соответствия требованиям |
Поиск сообщений, отправленных получателям в скрытой копии или получателям расширенной группы рассылки
Результаты поиска для обнаружения электронных данных о сообщениях, отправленных пользователю, теперь включают сообщения, отправленные группе рассылки, в которую входит получатель. В таблице ниже показаны сценарии, в которых в результатах поиска для обнаружения электронных данных возвращаются сообщения, отправленные получателям в скрытой копии и получателям расширенной группы рассылки.
Сценарий 1. Джон является членом US-Sales группы рассылки. В этой таблице показаны результаты поиска eDiscovery, когда Боб прямо или косвенно отправляет сообщение Джону через группу рассылки.
| При поиске отправленных сообщений в почтовом ящике Боба... | И сообщение отправляется с... | Результаты включают сообщение? |
|---|---|---|
| Кому: Павел | Павел в поле "Кому" | Да |
| Кому: Павел | Отдел продаж в России в поле "Кому" | Да |
| Кому: Отдел продаж в России | Отдел продаж в России в поле "Кому" | Да |
| Копия: Павел | Павел в поле "Копия" | Да |
| Копия: Павел | Отдел продаж в России в поле "Копия" | Да |
| Копия: Отдел продаж в России | Отдел продаж в России в поле "Копия" | Да |
Сценарий 2. Боб отправляет сообщение электронной почты Джону (Кому/Копия) и Джеку (ск) напрямую или косвенно через группу рассылки. В таблице ниже показаны результаты поиска eDiscovery.
| При поиске... | Для отправленных сообщений... | Результаты включают сообщение? | Примечания |
|---|---|---|---|
| Почтовый ящик Ивана | Кому/Копия: Павел | Да | Указывает, что Виктор добавлен в поле "Скрытая копия" |
| Почтовый ящик Ивана | Скрытая копия: Виктор | Да | Указывает, что Виктор добавлен в поле "Скрытая копия" |
| Почтовый ящик Ивана | Скрытая копия: Виктор (через группу рассылки) | Да | Список участников группы рассылки в скрытой копии, расширенный при отправке сообщения, отображается в предварительном просмотре результатов поиска для обнаружения электронных данных, их экспорте и журналах. |
| Почтовый ящик Павла | Кому/Копия: Павел | Да | Получатели в скрытой копии не указываются |
| Почтовый ящик Павла | Скрытая копия: Виктор (напрямую или через группу рассылки) | Нет | Сведения скк не хранятся в сообщении, доставляемом получателям. Нужно искать в почтовом ящике отправителя. |
| Почтовый ящик Виктора | Кому/Копия: Павел (напрямую или через группу рассылки) | Да | В сообщение, доставленное всем получателям, включены сведения о полях "Кому" и "Копия". |
| Почтовый ящик Виктора | Скрытая копия: Виктор (напрямую или через группу рассылки) | Нет | Сведения скк не хранятся в сообщении, доставляемом получателям. Нужно искать в почтовом ящике отправителя. |
Вопросы и ответы
В. Когда и где хранятся сведения о получателе СК?
О. Сведения о получателях в поле "Скрытая копия" по умолчанию сохраняются в исходном сообщении в почтовом ящике отправителя. Если в качестве получателя в поле "Скрытая копия" указана группа рассылки, участие в ней расширяется, только если почтовый ящик отправителя находится на хранении.
В. Когда и где хранится список развернутых получателей группы рассылки?
О. Членство в группе расширяется во время отправки сообщения. Список расширенных членов группы рассылки хранится в исходном сообщении в почтовом ящике отправителя. Почтовый ящик отправителя должен находиться в In-Place удержании или удержании для судебного разбирательства.
В. Могут ли получатели to/cc видеть, какие получатели были скакированы?
О. Нет. Эти сведения не включаются в заголовки сообщений и не видны получателям кому-то или иного сообщения. Отправитель может просматривать поле "Скрытая копия" в исходном сообщении, сохраненном в его почтовом ящике. Ответственные за обеспечение соответствия требованиям могут просматривать эти сведения во время поиска в почтовом ящике отправителя.
В. Как обеспечить постоянное сохранение получателей расширенной группы рассылки?
О. Сведения об этом см. в статье Place all mailboxes on hold.
В. Какие типы групп поддерживаются?
О. Поддерживаются группы рассылки, группы безопасности, поддерживающие почту, и динамические группы рассылки.
В. Существует ли ограничение на количество получателей группы рассылки, развернутых и хранящихся в сообщении?
О. Сохраняется не более 10 000 участников группы рассылки.
В. Поддерживаются ли вложенные группы рассылки?
О. Да, развернуты 25 уровней вложенных групп рассылки.
В. Где отображаются сведения о получателе ск и расширенной группы рассылки?
О. Сведения о получателях в скрытой копии и получателях расширенной группы рассылки отображаются для ответственных за обеспечение соответствия требованиям во время выполнения поиска с помощью функции обнаружения электронных данных. Получатели в скрытой копии и получатели расширенной группы рассылки включены в результаты поиска, скопированные в почтовый ящик найденных сообщений или экспортированные в PST-файл, а также в журнал обнаружения электронных данных, который входит в результаты поиска. Сведения о получателях в скрытой копии также доступны в предварительном просмотре результатов поиска.
В. Что произойдет, если член группы рассылки скрыт из глобального списка адресов организации?
О. Ничего. Даже если получатели скрыты в GAL, они входят в список получателей для расширенной группы рассылки.