Интеграция с Power BI Desktop OneDrive и SharePoint

Легко работает в Power BI Desktop с возможностью открытия, сохранения и совместного использования файлов в OneDrive для бизнеса и SharePoint. Эти новые возможности помогают выполнять управление версиями файлов, сотрудничать с другими авторами и обеспечивать доступность файла резервной копии в облаке.

Примечание.

Это общедоступная предварительная версия документации, а некоторые возможности могут быть недоступны в клиенте.

Включение ссылок на общий доступ к файлам Power BI в OneDrive и SharePoint

Примечание.

Общий доступ из Power BI Desktop включен по умолчанию. Отдельные пользователи могут отказаться от сохранения и совместного использования возможностей OneDrive и SharePoint в меню параметров Power BI Desktop.

Администратор могут отключите общий доступ через портал Администратор.

Включение интеграции Power BI Desktop и SharePoint

Возможность открывать, сохранять и предоставлять общий доступ к файлам из OneDrive и SharePoint непосредственно в Power BI Desktop теперь включена по умолчанию.

Если вы хотите отключить предварительную версию для открытия, сохранения и совместного использования файлов Power BI в OneDrive и SharePoint в Power BI Desktop, не проверка параметры сохранения в OneDrive и SharePoint и SharePoint и SharePoint, выбрав параметры вкладки "Параметры файла" и ">Параметры предварительного просмотра".>

После сохранения предпочтений перезапустите Power BI Desktop. Если включена возможность, появится кнопка "Поделиться " в правом верхнем углу Power BI Desktop.

Общий доступ к файлам, хранящимся в OneDrive и SharePoint непосредственно из Power BI Desktop, работает только в том случае, если оба из следующих двух операторов имеют значение true:

• Пользователи не отключили предварительную версию функции общего доступа в Power BI Desktop.
• Параметр клиента Администратор включен (параметр включен по умолчанию и требует, чтобы администраторы отключили его для отключения).

Если администратор Power BI отключил возможность для вашей организации, вы получите уведомление об отключении общего доступа при нажатии кнопки "Общий доступ". Дополнительные сведения о параметре Администратор.

Открытие файлов Power BI, хранящихся в OneDrive и SharePoint

Чтобы открыть файл Power BI, хранящийся в OneDrive и SharePoint, выберите "Открыть " в меню файлов. Затем выберите OneDrive.

Файлы из OneDrive для бизнеса и SharePoint доступны для открытия непосредственно в Power BI Desktop.

Выберите файл, чтобы открыть его в Power BI Desktop.

Вы также можете перейти к новому расположению OneDrive или SharePoint с помощью параметра быстрого доступа слева.

Если вы не можете найти нужные сведения, выберите "Просмотреть это устройство " для получения дополнительных параметров.

Сохранение файлов Power BI в OneDrive и SharePoint

При первом сохранении отчета можно сохранить непосредственно в OneDrive для бизнеса или SharePoint.

При сохранении вам будет предложено ввести имя файла. Затем выберите расположение OneDrive или SharePoint в раскрывающемся меню с недавно посещаемыми расположениями. Если вам не удается найти нужное расположение, выберите дополнительные параметры.... При необходимости в организации также необходимо указать метку конфиденциальности. Затем выберите Сохранить. Теперь файл сохраняется непосредственно в указанном расположении OneDrive или SharePoint.

Чтобы сохранить существующий файл в OneDrive или SharePoint, выберите параметр "Сохранить как " в меню файла. Выберите OneDrive , чтобы найти нужное расположение. Выберите Сохранить.

Расположение сохранения по умолчанию — это родительская папка OneDrive, если вы не измените ее. Расположение сохранения по умолчанию — это первый вариант, который отображается в списке сохранения.

Примечание.

Если пользователь не вошел при попытке сохранения, им будет предложено войти в систему.

Изменение расположения сохранения по умолчанию

Расположение сохранения по умолчанию — это родительская папка OneDrive. Чтобы изменить расположение сохранения по умолчанию, выберите "Параметры" и " > Параметры > сохранения и восстановления " в меню "Файл". В разделе "Сохранить" измените расположение локального файла по умолчанию. Перезапустите приложение, чтобы просмотреть обновленное расположение сохранения по умолчанию. При сохранении новое расположение — это первый вариант, который отображается.

Предоставление общего доступа к файлам Power BI, хранящимся в OneDrive или SharePoint

Чтобы предоставить ссылку на файл Power BI, хранящийся в OneDrive или SharePoint, нажмите кнопку "Общий доступ" в правом верхнем углу Power BI Desktop или выберите "Общий доступ" в меню "Файл ".

Если файл не был сохранен, появится запрос на сохранение. Чтобы предоставить ссылку на файл другому пользователю, его необходимо сохранить в OneDrive для бизнеса или расположении SharePoint.

После сохранения файла диалоговое окно общего ресурса Microsoft 365 предложит добавить сообщение электронной почты, имя или группу, с которой вы хотите предоставить общий доступ к файлу. Вы можете отправить файл нужным получателям напрямую или использовать ссылку "Копировать", чтобы отправить ссылку на файл.

Вы также можете управлять доступом к файлу с помощью параметра "Управление доступом" на кнопке "Общий доступ ".

Примечание.

Новые возможности уважают параметры организации OneDrive и SharePoint для общего доступа.

Предварительные требования для предоставления общего доступа к отчету из Power BI Desktop

Чтобы предоставить общий доступ к файлу, хранящейся в OneDrive или SharePoint, необходимо выполнить следующие требования:

• Вы вошли в Power BI Desktop с учетной записью Microsoft Entra.
• Эта функция включена в меню параметров в Power BI Desktop.
• Эта функция включена Администратор Power BI.

Узнайте больше о том, как пользователи могут просматривать файлы Power BI в браузере с помощью ссылок, которыми они поделились с помощью Power BI Desktop.

Рекомендации и ограничения

• Эти функции не работают с личными учетными записями OneDrive.
• Когда вы предоставляете ссылку на файл другому пользователю, получатель должен войти в систему, прежде чем он сможет просмотреть файл.
• Только . PBIX-файлы можно сохранить в OneDrive и SharePoint.

Совместная работа с отчетами

При совместной работе с отчетами с другими соавторами рекомендуется хранить файлы в библиотеке документов SharePoint, где у всех соавторов есть доступ. Работа с файлами в SharePoint позволяет всем участникам совместной работы открывать отчет в Power BI Desktop непосредственно из SharePoint, вносить изменения и легко сохранять изменения в файле в SharePoint.

Если файлы хранятся в библиотеке OneDrive отдельного пользователя, другие соавторы не могут сохранять изменения в расположении OneDrive, если у них нет доступа к папке файла OneDrive.

Если общий доступ к отчету с коллегой в основном предназначен для просмотра, oneDrive или SharePoint является жизнеспособным вариантом.

Когда доступна возможность открыть приложение по общей ссылке, пользователи смогут вносить и сохранять изменения в отчетах, хранящихся в OneDrive или SharePoint, с помощью открытия в действии приложения.

Время загрузки файла

Сохранение файла Power BI Desktop в расположении OneDrive или SharePoint часто занимает некоторое время в зависимости от размера файла. При сохранении файла может быть предложено отправить файл позже. При нажатии кнопки "Отправить позже " вы сможете продолжить работу с файлом и включить изменения при фактической отправке в OneDrive или SharePoint после нажатия кнопки "Закрыть " в Power BI Desktop. Приложение завершает закрытие после завершения отправки в указанное расположение OneDrive или SharePoint.

Вы можете проверка состояние последней отправки в строке заголовка отчета Power BI и активировать отправку при необходимости.

Строка заголовка

При выборе заголовка отчета в Power BI Desktop можно переместить только расположение файла, если отчет сохраняется в OneDrive или SharePoint. Невозможно переименовать отчет или изменить метку конфиденциальности независимо от того, где хранится файл.

История версий

Журнал версий файла Power BI можно просмотреть в Интернете с помощью библиотеки документов OneDrive или SharePoint. Выберите три точки справа от файла и выберите журнал версий. Журнал версий не может просматриваться непосредственно из Power BI Desktop.

Поведение ссылок для общего доступа к Power BI OneDrive и SharePoint по типу лицензии

Следующие варианты использования применяются при совместном использовании ссылки на файл Power BI, сохраненный в OneDrive или SharePoint в зависимости от состояния лицензии каждого пользователя. Во всех этих сценариях предполагается, что у пользователя есть лицензия Microsoft 365, и в организации включен просмотр OneDrive и SharePoint.

Состояние лицензии пользователя, который использует ссылку	Состояние лицензии пользователя, который выбирает общую ссылку	Опыт работы с пользователем, который делится ссылкой	Опыт для пользователя, который выбирает ссылку
Имеет лицензию Power BI Pro, Power BI Premium на пользователя или E5	Имеет лицензию Power BI Pro, Power BI Premium на пользователя или E5	Отображает наличие ссылки в OneDrive или SharePoint, может открыть файл в OneDrive или SharePoint для просмотра и предварительной версии.	Отображает наличие ссылки в OneDrive или SharePoint, может открыть файл в OneDrive или SharePoint для просмотра и предварительной версии.
Имеет лицензию Power BI Pro, Power BI Premium на пользователя или E5	Не имеет лицензии Power BI Pro, Power BI Premium на пользователя или E5	Отображает наличие ссылки в OneDrive или SharePoint, может открыть файл в OneDrive или SharePoint для просмотра и предварительной версии.	Просмотр ссылки в OneDrive или SharePoint должен скачать файл, чтобы просмотреть его в Power BI Desktop.
Не имеет лицензии Power BI Pro, Power BI Premium на пользователя или E5	Имеет лицензию Power BI Pro, Power BI Premium на пользователя или E5	Просмотр ссылки в OneDrive или SharePoint должен скачать файл, чтобы просмотреть его в Power BI Desktop.	Отображает наличие ссылки в OneDrive или SharePoint, может открыть файл в OneDrive или SharePoint для просмотра и предварительной версии.
Не имеет лицензии Power BI Pro, Power BI Premium на пользователя или E5	Не имеет лицензии Power BI Pro, Power BI Premium на пользователя или E5	Просмотр ссылки в OneDrive или SharePoint должен скачать файл, чтобы просмотреть его в Power BI Desktop.	Сведения о наличии ссылки в OneDrive или SharePoint должны скачать файл для просмотра в Power BI Desktop.

Журналы аудита

При сохранении и совместном использовании файлов Power BI в библиотеках документов OneDrive и SharePoint администраторы Power BI могут получать доступ к действиям с помощью унифицированных журналов аудита.

Администраторы Power BI могут получить доступ к информации о совместном доступе и разрешении файлов с помощью журналов аудита Microsoft 365. Любой пользователь без прав глобального администратора по-прежнему может получить доступ к журналам аудита Microsoft 365 при назначении роли журналов аудита только для просмотра. Администратор обращается к журналам аудита Microsoft 365 через портал Power BI Администратор.

Действие файла OneDrive и SharePoint Power BI в журналах аудита отображается со значениями свойств Рабочей нагрузки и (или) EventSource , заданными в OneDrive.

Дополнительные сведения об API действий управления Office 365.

Метки конфиденциальности и шифрование

Совместное использование с помощью Power BI Desktop использует стандартный пользовательский интерфейс и службы общего доступа к OneDrive и SharePoint. Метки Microsoft Information Protection по умолчанию power BI применяются к файлу перед сохранением. Политики организации для совместного использования с помощью OneDrive и SharePoint управляют тем, кому и как можно предоставить общий доступ к элементу Power BI.

Метки конфиденциальности уважаются для файлов Power BI, хранящихся и совместно используемых с помощью OneDrive и SharePoint. К файлу применяются разрешения OneDrive и SharePoint и разрешения меток Microsoft Information Protection. Сначала применяется разрешение OneDrive и SharePoint, а затем метка конфиденциальности. Самое строгое разрешение учитывается.

Если файл не помечен, политика клиента Power BI по умолчанию применяется при просмотре файла в OneDrive или SharePoint.

Если у файла Power BI есть шифрование, файл можно открыть только в том случае, если у вас есть полный контроль и /или экспорт прав на использование. Только пользователи, которые могут расшифровать файл, могут просматривать его.

Использование разных учетных записей между Power BI Desktop и локальным OneDrive

Если вы вошли в учетную запись в Power BI Desktop, которая отличается от учетной записи, в которую вы вошли в локальный OneDrive, вы по-прежнему можете просматривать и открывать локальные файлы. Эти файлы открыты как файлы, отличные от OneDrive. Чтобы сохранить файлы обратно в том же расположении OneDrive или SharePoint, из который вы открыли их, учетная запись, в которую вы вошли в Power BI Desktop, должна соответствовать учетной записи, в которую вы вошли в локальный OneDrive.

Если учетная запись, в которую вы входите в Power BI Desktop и локальный OneDrive или SharePoint, не совпадает, вам будет предложено сохранить файл в OneDrive или SharePoint, прежде чем предоставить к нему общий доступ, даже если вы могли открыть файл из расположения OneDrive или SharePoint. Чтобы избежать запроса на сохранение файла в OneDrive или SharePoint при каждом предоставлении общего доступа к ссылке, войдите в Power BI Desktop с той же учетной записью, в которой вы вошли в локальную службу OneDrive или SharePoint.

Синхронизация файлов с OneDrive и SharePoint с помощью файловой системы

При перетаскивании файла Power BI в расположение OneDrive или SharePoint в файловой системе файл передается в новое расположение в OneDrive или SharePoint. Если вы попытаетесь открыть файл, прежде чем файл завершил синхронизацию с OneDrive или SharePoint, файл выступает в качестве локального файла. Поэтому при попытке поделиться ссылкой на файл вам будет предложено сохранить файл в OneDrive или SharePoint, даже если файл синхронизируется там. Когда появится запрос на сохранение файла, который уже сохранен, дождитесь завершения синхронизации файла и повторите попытку. После завершения синхронизации файла с новым расположением OneDrive или SharePoint вы сможете поделиться ссылкой с файлом без запроса на сохранение еще раз.

Не удается открыть документ

Если вы выполнили вход в Power BI в нескольких разных учетных записях, вы увидите файлы в меню файлов, с которым взаимодействует каждая учетная запись. Если вы попытаетесь открыть один из файлов, принадлежащих другой учетной записи, и получите ошибку, войдите в учетную запись с доступом к файлу и повторите попытку.