Создание последовательности для управления утверждениями проектовCreate a flow to manage project approvals

Примечание. Эта статья входит в серию руководств по использованию PowerApps, Microsoft Flow и Power BI с SharePoint Online.Note: This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Обязательно просмотрите вводные сведения, чтобы получить общее представление о процессе и скачать связанные файлы.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

В этом руководстве мы создадим последовательность для управления утверждениями проектов.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Так как Microsoft Flow интегрируется с SharePoint, вы сможете быстро создать последовательность непосредственно из списка.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Создаваемая последовательность активируется при добавлении элемента в список Project Requests (Запросы проекта).The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Последовательность по электронной почте отправляет сообщение пользователю, утверждающему проекты. Этот пользователь утверждает или отклоняет запрос непосредственно в сообщении.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Затем последовательность отправляет сообщение пользователю, запрашивающему проекты. Это сообщение содержит утверждение или отклонение. В соответствии с выбранным вариантом последовательность обновляет список SharePoint.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Шаг 1. Настройка шаблона последовательностиStep 1: Configure the flow template

  1. В списке Project Requests (Запросы проекта) щелкните Flow (Последовательность), а затем — Create a flow (Создать последовательность).In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Создание последовательности

  2. В области справа щелкните Начинать утверждение при добавлении нового элемента.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Создание последовательности утверждения

  3. Войдите в SharePoint и Outlook, если вы еще не сделали это, а затем нажмите кнопку Continue (Продолжить).If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Вход для использования шаблона

    Отобразится готовый к использованию шаблон для этой последовательности.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Поля в последовательности представляют шаги.The boxes in the flow represent steps. Каждый шаг принимает входные данные, — как полученные от предыдущих шагов, так и указанные вами.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Все предыдущие шаги передают выходные данные последующим шагам.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Шаблон утверждения

  4. В поле Назначено введите имя, которое является допустимым в клиенте.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Контактные данные для отправки письма с утверждением

    Следующее поле в последовательности отправляет ответ на решение пользователя, утверждающему проекты. С этого момента последовательность выполняется по двум сценариям в рамках двух ветвей: ДА или НЕТ.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Условие утверждения

Шаг 2. Создание действий для условия утверждения "ДА"Step 2: Create actions for Approve = yes

По умолчанию эта ветвь отправляет запрашивающей стороне сообщение с утверждением.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Мы также обновим список Запросы проекта и добавим элемент в список Сведения о проекте, так как проект был утвержден.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. В ветви ДА щелкните Сообщить автору элемента об утверждении, а затем Изменить, чтобы просмотреть стандартные параметры для сообщения электронной почты, отправленного запрашивающей стороне.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Изменение параметров сообщения электронной почты

  2. По умолчанию сообщение отправляется пользователю, создавшему элемент списка, с такой же строкой темы и текстом, как на изображении.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. При необходимости эти данные можно изменить.You can update these if you like.

    Стандартные параметры сообщения электронной почты

  3. Нажмите кнопку Add an Action (Добавить действие).Click or tap Add an Action.

    Добавление действия

  4. В разделе Choose an action (Выбор действия) выполните поиск по слову "SharePoint" и выберите SharePoint – Update item (SharePoint — изменить элемент).Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Действие по изменению элемента

  5. Введите URL-адрес сайта SharePoint и имя списка.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Параметры изменения элемента

  6. Выберите поле Идентификатор и в диалоговом окне динамического содержимого щелкните Идентификатор.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Список динамического содержимого: идентификатор

    Динамическое содержимое доступно в пределах последовательности в зависимости от предыдущего шага.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. В нашем примере доступны данные списка SharePoint — их можно использовать в создаваемых действиях.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Выберите поле Title (Заголовок), выполните поиск по слову "Title" в диалоговом окне динамического содержимого и щелкните Title (Заголовок).Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Список динамического содержимого: заголовок

  8. В поле Approved (Утверждено) введите "Yes" (Да).In the Approved box, enter "Yes". Теперь эта часть последовательности должна выглядеть приблизительно так:This part of the flow should now look like the following image.

    Обновление списка

  9. Нажмите кнопку Add an Action (Добавить действие) еще раз.Click or tap Add an Action again. На этот раз мы добавим элемент в список Project Details (Сведения о проекте) для утвержденного проекта.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Добавление действия

  10. В разделе Choose an action (Выбор действия) выполните поиск по слову "SharePoint" и выберите SharePoint – Create item (SharePoint — создать элемент).Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Действие по созданию элемента

  11. Введите URL-адрес сайта SharePoint и имя списка.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Параметры создания элемента

  12. Выберите поле Title (Заголовок), выполните поиск по слову "Title" в диалоговом окне динамического содержимого и щелкните Title (Заголовок).Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Список динамического содержимого: заголовок

  13. Выберите поле RequestId и в диалоговом окне динамического содержимого щелкните или коснитесь ID.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Список динамического содержимого: идентификатор

  14. В поле PMAssigned введите Unassigned.In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Теперь эта часть последовательности должна выглядеть приблизительно так:This part of the flow should now look like the following image.

    Завершение создания элемента

Шаг 3: Просмотр действия для условия утверждения "НЕТ"Step 3: Review action for Approve = no

По умолчанию эта ветвь отправляет запрашивающей стороне сообщение с отказом.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Мы также обновим список Запросы проекта.We'll also update the Project Requests list. Мы не будем добавлять элементы в список Запросы проекта, так как для проекта дальнейшие действия не предусмотрены.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. В ветви НЕТ щелкните Сообщить автору элемента об отклонении, а затем Изменить, чтобы просмотреть стандартные параметры для сообщения электронной почты, отправленного запрашивающей стороне.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Изменение параметров сообщения электронной почты

  2. По умолчанию сообщение отправляется пользователю, создавшему элемент списка, с такой же строкой темы и текстом, как на изображении.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. При необходимости эти данные можно изменить.You can update these if you like.

    Стандартные параметры сообщения электронной почты

  3. Нажмите кнопку Add an Action (Добавить действие).Click or tap Add an Action.

    Добавление действия

  4. В разделе Choose an action (Выбор действия) выполните поиск по слову "SharePoint" и выберите SharePoint – Update item (SharePoint — изменить элемент).Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Действие по изменению элемента

  5. Введите URL-адрес сайта SharePoint и имя списка.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Параметры изменения элемента

  6. Выберите поле Идентификатор и в диалоговом окне динамического содержимого щелкните Идентификатор.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Список динамического содержимого: идентификатор

  7. Выберите поле Title (Заголовок), выполните поиск по слову "Title" в диалоговом окне динамического содержимого и щелкните Title (Заголовок).Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Список динамического содержимого: заголовок

  8. В поле Approved (Утверждено) введите "No" (Нет).In the Approved box, enter "No". Теперь эта часть последовательности должна выглядеть приблизительно так:This part of the flow should now look like the following image.

    Обновление списка

  9. В правой верхней части экрана щелкните Create flow (Создать последовательность) и нажмите кнопку Done (Готово).At the top right of the screen, click or tap Create flow, then Done.

    Кнопка "Готово"

    Последовательность создана. Если свернуть поля, она будет выглядеть приблизительно так:The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Готовая последовательность

Шаг 4. Выполнение последовательности утвержденияStep 4: Run the approval flow

  1. В списке Project Requests (Запросы проекта) выберите Quick Edit (Быстрое редактирование) и добавьте элемент, как на снимке экрана ниже:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "Новый монитор для Лилии"Title = "New monitor for Megan"
    • Approved = "Утверждено"Approved = "Pending"
    • Description = "Лилии нужен монитор диагональю 24"Description = "Megan needs a 24" monitor"
    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "Новое оборудование"ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = "03.02.2017"RequestDate = "02/03/2017"
    • Requestor = "Лилия Медведева"Requestor = "Megan Bowen"

      Добавляемый в список элемент

  2. По окончании нажмите кнопку Done (Готово) в верхней части страницы.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Кнопка "Готово"

  3. Ниже показана папка "Входящие" учетной записи электронной почты утверждающего.Check the inbox of the approver's email account. В ней должно быть сообщение с таким содержимым:You should have an email like the following.

    Сообщение Артему Кузнецову

  4. После нажатия кнопки Approve (Утвердить) или Reject (Отклонить) последовательность запускает следующий процесс. При этом пользователь, запрашивающий проект, получает отзыв непосредственно на электронную почту, как показано ниже.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Выполнение действия по утверждению

  5. Последовательность отправляет сообщение для Лилии с ответом от Артема, как показано ниже.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Это сообщение получено от Лилии, так как она настроила последовательность.This email comes from Megan because she owns the flow.

    Сообщение Лилии Медведевой

Дальнейшие действияNext steps

Следующий шаг в этой серии руководств — создание приложения для управления проектами.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.