Экспорт отчета на страницу в Microsoft Word (построитель отчетов)

  • Статья

Применимо: Microsoft построитель отчетов (SSRS) Power BI построитель отчетов конструктор отчетов в SQL Server Data Tools

Модуль подготовки отчетов Word подготавливает отчеты с разбиением на страницы в формате Microsoft Word (DOCX). Используется формат Office Open XML.

Тип контента файлов, созданных этим отрисовщиком application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document , и расширение файла .docx.

Дополнительные сведения о экспорте отчетов (построитель отчетов и SSRS) см. в разделе "Экспорт отчетов" (построитель отчетов и SSRS).

После экспорта отчета в документ Word можно изменить содержимое отчета и спроектировать отчеты в стиле документа, такие как наклейки для почтовой рассылки, заказы на покупку или стандартные письма.

Примечание.

Создать и изменить определение для отчета на страницу (RDL-файл) можно с помощью построителя отчетов (Майкрософт), построителя отчетов Power BI и конструктора отчетов в SQL Server Data Tools.

Элементы отчета в Word

Отчеты, экспортированные в формат Word, имеют вид вложенной таблицы, представляющей текст отчета. Область данных табликса подготавливается к просмотру в виде вложенной таблицы, в которой отображается структура области данных отчета. Текстовые поля и прямоугольники выводятся как отдельные ячейки таблицы. Значение текстового поля отображается внутри ячейки.

Изображения, диаграммы, гистограммы, sparkline-графики, карты, индикаторы и датчики выводятся как статические изображения, каждое в своей ячейке таблицы. Гиперссылки и ссылки детализации, содержащиеся в этих элементах отчета, также экспортируются. Карты и области, которые можно выбрать в диаграмме, не поддерживаются.

Отчеты столбцов в стиле бюллетеня не отображаются в Word. Текст отчета и фоновые изображения страницы и цвета не отображаются.

Разбиение на страницы

Когда отчет открывается в текстовом редакторе Word, он повторно разбивает отчет на страницы на основании размера страницы. Повторное изменение может привести к вставке разрывов страниц в местах, где их не планируется добавлять. В некоторых случаях этот результат может привести к тому, что экспортируемый отчет будет иметь два последовательных разрывов страниц в строке или добавить пустые страницы. Можно попытаться изменить разбиение на страницы в Word, настраивая размеры полей страницы.

Этот модуль подготовки отчетов поддерживает только логические разрывы страниц.

Размер страницы

При отрисовке отчета следующие свойства RDL задают высоту и ширину страницы Word: размер бумаги и ширину, поля слева и правой страницы, а также поля верхней и нижней страницы.

Ширина страницы

В формате Word поддерживаются страницы шириной до 55,87 см. Если отчет превышает 22 дюйма, отрисовщик по-прежнему отображает отчет. Однако Word не отображает содержимое отчета в режиме макета печати или режиме чтения. Чтобы просмотреть данные, необходимо переключиться в обычный режим разметки или в режим веб-документа. В этих режимах текстовый редактор Word сокращает количество пробельных символов, поэтому отображается большая часть содержимого отчета.

При подготовке к просмотру отчет будет сделан настолько широким, насколько это потребуется, чтобы вывести его содержимое, но не более 55,87 см шириной. Минимальная ширина отчета основана на свойстве языка определения отчетов Width на панели свойств.

Свойства документа

Модуль подготовки отчетов в формате Word записывает следующие метаданные в DOCX-файл.

Свойства элемента отчета Description
Report Title (заголовок отчета) Заголовок
Report.Author Автор
Report.Description Комментарии

Верхние и нижние колонтитулы страницы

Верхние и нижние колонтитулы страницы отображаются как области верхнего и нижнего колонтитула в Word. Если номер страницы отчета или выражение, указывающее общее количество страниц отчета, отображается в верхнем или нижнем колонтитуле страницы, значение преобразуется в поле Word. Это действие гарантирует, что точный номер страницы отображается в отрисованном отчете. Если высота верхнего или нижнего колонтитула задана в отчете, Word не может поддерживать этот параметр. Свойство PrintOnFirstPage может в некоторых случаях указать, печатается ли текст в нижнем колонтитуле страницы страницы на первой странице отчета. Если отрисованный отчет содержит несколько страниц, а каждая страница содержит только один раздел, можно задать PrintOnFirstPageзначение False. Текст подавляется на первой и странице. В противном случае текст печатается независимо от значения PrintOnFirstPage свойства.

Модуль подготовки отчетов Word пытается выполнить синтаксический анализ всех выражений в верхних и нижних колонтитулах страницы при экспорте отчетов в Word. Множество форм выражений успешно проходят синтаксический анализ, и ожидаемые значения появляются в верхних и нижних колонтитулах страницы на всех страницах отчета.

Однако нижний колонтитул страницы или заголовок страницы может содержать сложное выражение, которое оценивается различными значениями на разных страницах отчета. В этом случае одно и то же значение может отображаться на всех страницах отчета. Номера страниц в следующих двух выражениях не увеличиваются в экспортируемом отчете. Номер страницы преобразуется в одно и то же значение на всех страницах отчета.

  • ="Page: " + Globals!PageNumber.ToString + " of " + Globals!TotalPages.ToString

  • =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

Этот результат возникает, так как средство отрисовки Word анализирует отчет для полей, связанных с разбивкой на страницы, например PageNumber и TotalPages , и обрабатывает только простую ссылку, а не вызовы функции. В данном случае в выражении вызывается функция ToString . Следующие два выражения являются эквивалентными, и оба обеспечивают правильную подготовку к просмотру при предварительном просмотре отчета в построителе отчетов или конструкторе отчетов либо при подготовке к просмотру опубликованного отчета на веб-портале Reporting Services или в библиотеке SharePoint. Но модуль подготовки отчетов Word успешно выполняет синтаксический анализ только второго выражения и правильно подготавливает к просмотру номера страниц.

  • Сложное выражение: Выражение является ="Average Sales " & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

  • Выражение с отрезками текста: текст, Средний объем продаж, выражение, =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales), текст Номер страницы, выражение =Globals!PageNumber

Чтобы избежать этой проблемы, используйте текст вместо одного сложного выражения при использовании выражений в нижних колонтитулах и верхних колонтитулах. Следующие два выражения эквивалентны. Первое выражение является сложным, а второй использует отрезки текста. Модуль подготовки отчетов Word успешно выполняет синтаксический анализ только второго выражения.

Карта документов

Если в отчете существуют метки карты документов, их можно использовать в качестве меток "Оглавление слов" (TOC) для соответствующих элементов и групп отчета. Метка схемы документа будет использована как текст метки оглавления. Целевая ссылка будет расположена возле элемента, на котором установлена метка. Хотя toC не создается для экспорта в документе Word, вы можете создать собственный TOC с помощью меток карты документов, которые отображаются в отчете, выполнив следующие действия.

  1. В документе Word выберите положение, в котором должен находиться TOC.
  2. На ленте нажмите кнопку "Вставить".
  3. Выберите меню "Быстрые части ".
  4. Выберите поле в меню.
  5. В именах полей выберите TOC и нажмите кнопку "Оглавление " в области свойств поля.
  6. В всплывающем окне нажмите кнопку "Параметры" и убедитесь, что поле "Запись таблицы" проверка.
  7. Нажмите кнопку "ОК " в обоих всплывающих окнах, чтобы завершить процесс и создать toC.

Дополнительные сведения см. в разделе "Создание карты документов" или оглавлений (построитель отчетов).

Интерактивность

В формате Word поддерживается ряд интерактивных элементов. В следующем разделе описано конкретное поведение.

Показать и скрыть

Модуль подготовки отчетов к просмотру в формате Word отображает элементы отчета с учетом их состояния в момент подготовки к просмотру. Если состояние элемента отчета скрыто, элемент отчета не отображается в документе Word. Если элемент отчета отображается, он будет отображен в документе Word. Функция переключения не поддерживается в Word.

Гиперссылки и ссылки детализации в текстовых полях и изображениях отчета отображаются в документе формата Word как гиперссылки. При выборе гиперссылки откроется веб-браузер по умолчанию и перейдет по URL-адресу. При выборе гиперссылки детализации доступ к исходному серверу отчетов осуществляется.

Интерактивная сортировка

Содержимое отчета отрисовывается на основе того, как они в настоящее время отсортированы в регионе данных отчета. Word не поддерживает интерактивную сортировку. После подготовки отчета можно использовать функции табличной сортировки текстового редактора Word.

Закладки

Содержащиеся в отчете закладки отображаются как закладки Word. Ссылки закладок подготавливаются к просмотру как гиперссылки, ведущие на метки закладок в документе. Метки закладки должны быть меньше 40 символов. Единственный специальный символ, который можно использовать в метке закладки — символ подчеркивания (_). Неподдерживаемые специальные символы удаляются из имени метки закладки. Если имя длиннее 40 символов, оно усекается. Если в отчете есть повторяющиеся имена закладок, закладки не отображаются в Word.

Отрисовка стилей Word

В следующем разделе приводится краткое описание того, как стили отрисовываются в Word.

Палитра цветов

Содержащиеся в отчете цвета отображаются в документе Word.

Граница

Границы элементов отчета, отличные от границ страницы, отображаются в формате Word как границы ячеек таблицы Word.

Строки в экспортированных отчетах

При экспорте и просмотре в Word данные отчета или константы могут подчеркиваться красными или зелеными волнистыми линиями. Красная волнистая линия указывает на орфографическую ошибку. Зеленая волнистая линия указывает на грамматическую ошибку. Этот результат возникает, когда отчет содержит слова, которые не соответствуют проверке правописания (орфографии и грамматике) языка редактирования, указанного в Word. Например, заголовки столбцов английского отчета, скорее всего, подчеркнуты красными волнистыми строками при отображении отчета в испанской версии Word. Орфографические ошибки характернее для отчетов, чем грамматические, поскольку обычно отчеты содержат короткие фрагменты текста, а не полные предложения и абзацы.

Наличие волнистых линий в отчетах означает, что отчет имеет ошибки, которые, скорее всего, не имеют. Волнистые линии можно убрать, изменив язык проверки для отчета. Чтобы изменить язык проверки, выделите все содержимое отчета и задайте для него нужный язык. Можно выделить как весь отчет, так и его часть. В Word за выбор языка отвечает параметр Язык проверки правописания, который находится в области Язык на вкладке Рецензирование. После изменения содержимого документ вновь необходимо сохранить.

От языка используемой программы Office зависит язык средств проверки (например, словарь), включенный в программу или языковой пакет Microsoft Office.

В следующих статьях содержатся дополнительные сведения о настройке параметров Office и Word.

Примечание.

При изменении языка редактирования в языковых параметрах Microsoft Office или диалоговом окне "Параметры Word" в Word изменения применяются ко всем программам Office.

Ограничения Word

Microsoft Word применяет следующие ограничения:

  • Таблицы формата Word поддерживают не более 63 столбцов. Если в отчете содержится больше 63 столбцов, при попытке его подготовки в формате Word таблица будет разбита на несколько. Другие столбцы помещаются рядом с 63 столбцами, отображаемыми в тексте отчета. Таким образом, столбцы отчета могут не выстраиваться должным образом.

  • В формате Word поддерживаются страницы шириной и высотой не более 55,87 см. Если содержимое превышает 22 дюйма, некоторые данные могут не отображаться в режиме макета печати.

  • В формате Word не учитываются настройки высоты верхнего и нижнего колонтитула.

  • После экспорта отчета Word повторно разбивает его на страницы. Этот результат может привести к добавлению дополнительных разрывов страниц в отрисованный отчет.

  • Word не повторяет строки заголовков на странице два и больше, хотя свойство RepeatOnNewPage статического заголовка в табликсе (таблица, матрица или список) имеет значение True. Чтобы настроить отображение строк заголовков на новых страницах, можно в отчете определить явные разрывы страниц. Однако поскольку к отчету, подготовленному к просмотру и экспортированному в приложение Word, применяется собственный алгоритм разбиения на страницы, то полученные результаты могут различаться и повторение строки верхнего колонтитула не гарантируется. Статическая строка заголовка представляет собой строку, содержащую заголовки столбцов.

  • Текстовые поля растут, если они содержат неразрывные пробелы.

  • При экспорте текста в Word текст с украшением шрифта в определенных шрифтах может создать непредвиденные или отсутствующие глифы в отрисованном отчете.

Преимущества использования отрисовщика Word

В дополнение к тому, что для экспортированных отчетов стали доступными новые средства в файлах DOCX Microsoft Word, файлы экспортированных отчетов с расширением DOCX, как правило, имеют меньший размер. Отчеты, экспортированные с помощью отрисовщика Word, обычно меньше, чем те же отчеты, экспортированные с помощью отрисовщика Word 2003.

Обратная совместимость экспортированных отчетов

Предусмотрена возможность выбирать режим совместимости Word и задавать параметры совместимости. Модуль подготовки отчетов Word создает документы с включенным режимом совместимости. Повторное сохранение документов с выключенным режимом совместимости может привести к нарушению макета документа.

После отключения режима совместимости и повторного сохранения отчета в макете отчета могут произойти непредвиденные изменения.

Отрисовщик Word 2003

Внимание

Модуль подготовки отчетов Microsoft Word 2003 устарел. Дополнительные сведения см. в статье об устаревших функциях в СЛУЖБАх SQL Server Reporting Services в SQL Server 2016.

Модуль подготовки отчетов Word совместим с Microsoft Word 2003, а также с установленным пакетом совместимости Microsoft Office для Word, Excel и PowerPoint. Дополнительные сведения см . в пакете совместимости Microsoft Office для Word, Excel и PowerPoint.

Предыдущая версия модуля подготовки отчетов Word, совместимая с Microsoft Word 2003, переименована в Word 2003. По умолчанию доступен только модуль подготовки отчетов Word. Чтобы получить доступ к модулю подготовки отчетов Word 2003, необходимо обновить файлы конфигурации служб Reporting Services. Тип контента файлов, созданных отрисовщиком Word 2003, и application/vnd.ms-word расширение имени файла .doc.

В SQL Server Reporting Services стандартный модуль подготовки отчетов Word имеет версию, которая создает формат Microsoft Word (DOCX). Этот формат — это параметр Word , в меню "Экспорт " на веб-портале служб Reporting Services и списке SharePoint. Более ранняя версия, совместимая только с Microsoft Word 2003, теперь называется Word 2003 и содержится в меню под этим именем. Параметр меню Word 2003 по умолчанию не отображается, но администратор может сделать его видимым, обновив файл конфигурации RSReportServer. Чтобы экспортировать отчеты из SQL Server Data Tools (SSDT) с помощью отрисовщика Word 2003, обновите RSReportDesigner файл конфигурации. Однако отображение отрисовщика Word 2003 не делает его доступным во всех сценариях. RSReportServer Так как файл конфигурации находится на сервере отчетов, средства или продукты, из которых экспортируются отчеты, должны быть подключены к серверу отчетов для чтения файла конфигурации. При использовании средств или продуктов в отключенном или локальном режиме модуль подготовки отчетов Word 2003 недоступен. Пункт меню Word 2003 по-прежнему будет недоступен. Если вы делаете отрисовщик Word 2003 видимым в RSReportDesigner файле конфигурации, параметр меню Word 2003 всегда доступен в предварительной версии отчета SQL Server Data Tools (SSDT).

Пункт меню Word 2003 не отображается в следующих случаях.

Если пункт меню модуля подготовки отчетов Word 2003 видим, то в следующих сценариях будут доступны параметры Word и Word 2003 :

  • Веб-портал Reporting Services, если службы Reporting Services установлены в собственном режиме.

  • Сайт SharePoint, если службы Reporting Services установлены в режиме интеграции с SharePoint.

  • SQL Server Data Tools (SSDT) при предварительной версии отчетов.

  • Построитель отчетов подключен к серверу отчетов.

  • Веб-часть средства просмотра отчетов в удаленном режиме.

В следующем XML-файле показаны элементы для двух расширений отрисовки Word в RSReportServer файлах конфигурации и RSReportDesigner файлов конфигурации:

<Extension Name="WORDOPENXML" Type="Microsoft.ReportingServices.Rendering.WordRenderer.WordOpenXmlRenderer.WordOpenXmlDocumentRenderer,Microsoft.ReportingServices.WordRendering"/>

<Extension Name="WORD" Type="Microsoft.ReportingServices.Rendering.WordRenderer.WordDocumentRenderer,Microsoft.ReportingServices.WordRendering" Visible="false"/>

Расширение WORDOPENXML определяет модуль подготовки отчетов Word для файлов DOCX Microsoft Word. Расширение WORD определяет версию Microsoft Word 2003. Visible = "false" указывает, что модуль подготовки отчетов Word 2003 скрыт. Дополнительные сведения см. в файле конфигурации RsReportServer.config и файле конфигурации RSReportDesigner.

Различия между отрисовщиками Word и Word 2003

Отчеты, подготовленные к просмотру с использованием модулей подготовки Word или Word 2003, как правило, визуально неразличимы. Но можно заметить небольшие различия между двумя форматами Word или Word 2003.

Настройки сведений об устройстве

Вы можете изменить некоторые параметры по умолчанию для этого отрисовщика, изменив параметры сведений об устройстве. Вы можете изменить некоторые параметры по умолчанию, например опустить гиперссылки и ссылки детализации или развернуть все элементы, которые можно переключать независимо от исходного состояния элемента при отрисовки. Дополнительные сведения см. в разделе "Параметры сведений об устройстве Word".

Связанный контент

Есть еще вопросы? Посетите форум служб Reporting Services.