Osvedčené postupy e-mailového marketingu

Odosielanie marketingový e-mail nie je to isté ako odosielanie osobných e-mailov, ako ich pozná väčšina ľudí. Môžu sa zdať podobné, ale je tu dôležitý rozdiel: osobné e-maily sa doručujú iba jednému alebo niekoľkým ľuďom, zatiaľ čo marketingové e-maily sa doručujú mnohým tisícom alebo viacerým každý mesiac.

V reakcii na rôzne zneužívanie e-mailov, ako sú spamy a podvodné e-maily, ktoré sa zameriavajú na rozsiahle skupiny užívateľov, väčšina firiem a poskytovateľov e-mailových služieb v súčasnosti zavádza rôzne mechanizmy filtrovania a blokovania, aby obmedzili zaťaženie internetového pripojenia a zabezpečili, že zložky doručenej pošty používateľov budú obsahovať len vyžiadanú poštu. Keď niekto začne odosielať veľké množstvo e-mailov, nezostane to v prostredí internetu bez povšimnutia. Začnú sa uplatňovať obranné mechanizmy, ktoré môžu spôsobiť, že sa vaše správy nedoručia do priečinkov prichádzajúcej pošty príslušných kontaktov. Jednotliví e-mailoví klienti tiež používajú svoje vlastné filtrovacie algoritmy, ktoré dokážu filtrovať správy aj na základe osobnej histórie interakcií každého z používateľov. To môže znamenať, že rovnakú správu, ktorá sa doručí jednému príjemcovi, môže zablokovať e-mailový klient iného príjemcu.

Tieto systémy nie sú určené na zastavenie všetkých foriem legitímnych marketingový e-mail, len na blokovanie zneužitia. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys je navrhnutý tak, aby bol jedným z tých dobrých, aby uľahčil kolaboratívny marketing s možnosťou prihlásenia, ale musíte si byť vedomí toho, ako pracovať v kontexte bežných stratégií filtrovania, zákonov proti spamu a ďalších mechanizmov proti zneužitiu, ktoré pomáhajú zabezpečiť, aby sa vaše marketingové správy doručovali vašim kontaktom a neuviazli v ich filtroch nevyžiadanej pošty.

Budovanie a ochrana reputácie odosielateľa

Keď správa zmizne cez internet, adresa IP, ktorá správu odoslala, je k dispozícii každému serveru, ktorý správu spracováva. Dozorné organizácie tretích strán, ako je ReturnPath, monitorujú aktivity, obsah správ a sťažnosti súvisiace s odosielajúcimi adresami a pre každú odosielajúcu IP adresu a/alebo názov domény generujú reputačné skóre. Čím nižšie je vaše skóre reputácie, tým je pravdepodobnejšie, že vaše správy budú vynechané alebo odfiltrované. Ak je vaše skóre dostatočne nízke, skončíte na zozname blokovaných položiek a žiadna z vašich správ nebude doručená.

Veľkí poskytovatelia e-mailových služieb (ako napríklad Hotmail alebo Gmail) a privátne e-mailové systémy vo veľkých organizáciách používajú podobné techniky na generovanie vlastných interných reputácií a skóre odosielateľov, čo predstavuje ešte ďalšiu vrstvu filtrovania.

Okrem reputácie odosielateľa platia v mnohých krajinách a oblastiach právne predpisy, ktoré regulujú komerčné e-mailové správy, a porušením týchto právnych predpisov sa môžete vystaviť nákladnému súdnemu sporu. Príkladmi sú právne predpisy CAN-SPAM v Spojených štátoch a CASL v Kanade. Ďalšie zákony a predpisy o ochrane osobných údajov stanovujú prísne pravidlá, ako môžu spoločnosti zaobchádzať s údajmi a digitálne komunikovať s jednotlivcami.

Čo teda môžete urobiť, aby ste maximalizovali svoju doručiteľnosť a zostali v medziach zákona a ako môžete Customer Insights - Journeys pomôcť? Ak to chcete zistiť, prečítajte si nasledujúce podsekcie. Ak chcete získať ďalšie informácie o doručiteľnosti a reputácii odosielateľa, vyhľadajte v Bingu mnoho ďalších dobrých článkov o tomto článku.

Vytváranie čistého, kolaboratívneho a zodpovedného obsahu

Filtre nevyžiadanej pošty aj systémy reputácie odosielateľa analyzujú obsah správ, ktoré sa pokúšate odoslať. Hľadajú znaky, že spolupracujete so svojimi príjemcami a úprimne sa identifikujú. Medzi bežné požiadavky patrí uvedenie fyzickej adresy vašej organizácie a odkazov na zrušenie odberu v texte správy. Správy vo formáte HTML by mali obsahovať aj verziu vo formáte obyčajného textu s rovnakými informáciami. Customer Insights - Journeys poskytuje funkcie, ktoré uľahčujú zahrnutie týchto základných položiek do správ, a pomáha zabrániť tomu, aby ste ich omylom vynechali.

Majte na pamäti veľkosť vášho HTML obsahu

Obmedzte HTML e-mailové správy na obmedzenie na maximálnu veľkosť 100 KB. Toto obmedzenie veľkosti sa vzťahuje na všetok text HTML, štýly, komentáre a vloženú grafiku (ale nevzťahuje sa na ukotvenú externú grafiku). Ak obsah HTML prekročí 128 KB, zobrazí sa upozornenie na veľkosť. Napriek tomu však môžete odoslať e-mail a aktivovať ľubovoľnú činnosť zákazníka, ktorá obsahuje e-mail.

Veľkostné obmedzenie HTML je dôležité, pretože poskytovatelia e-mailových služieb (ako napríklad Gmail) skracujú e-mailové správy presahujúce určitú veľkosť (102 KB v prípade Gmailu). Namiesto uvedenia celej správe v schránke doručených správ príjemcu skráti e-mailový poskytovať správu a zahrnie odkaz na zobrazenie celej správy. Navyše, niektoré spamové filtre kontroluj intenzívnejšie veľké e-maily.

Keď začnete aktivovať správu, spracuje obsah HTML na vytvorenie vnorených štýlov, kompresiu medzier a ďalšie možnosti, Customer Insights - Journeys takže môže byť ťažké zistiť presnú konečnú veľkosť správy. Ak máte správu, o ktorej si myslíte, že porušuje obmedzenie veľkosti HTML, postupujte takto:

1. Otvorte webový prehliadač a zadajte adresu URL formulára: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Pričom:

• <> your_domain je koreň vašej Dynamics 365 Customer Insights - Journeys inštancie (napríklad "contoso.crm.dynamics.com").
• <> email_id je identifikátor správy, ktorú chcete skontrolovať. Ak chcete nájsť tento identifikátor, otvorte správu v a vyhľadajte hodnotu parametra zobrazeného v Dynamics 365 Customer Insights - Journeys paneli s adresou prehliadača id= .

2. Vyhľadajte hodnotu poľa „msdyncrm_emailbody“ vo vrátenom súbore JSON.

3. Skopírujte hodnotu tohto poľa do textového programu, ktorý vám umožní zistiť presnú veľkosť obsahu HTML.

Overenie vašich odosielacích domén

Customer Insights - Journeys poskytuje funkciu, ktorá vám umožňuje nastaviť DomainKeys Identified Mail (DKIM) na prepojenie Customer Insights - Journeys odosielajúcej domény s vašou vlastnou e-mailovou doménou. Úplné podrobnosti o tom, prečo je to dôležité a ako to urobiť, nájdete v téme Nastavenie DKIM pre odosielajúcu doménu.

Zabránenie odosielaniu správ na neplatné a neaktívne e-mailové adresy

Ak odošlete správu na neplatnú, neaktívnu alebo zrušenú e-mailovú adresu, správa sa zvyčajne vráti ako tzv. tvrdý odchod. Dochádza k tvrdým odrazom, ale strážcovia reputácie, verejní poskytovatelia a súkromní hostitelia si to všimnú, a čím tvrdšie odrazy ste spojili so svojou odosielajúcou adresou IP, tým nižšie bude vaše skóre reputácie. Adresy priradené k tvrdému okamžitému odchodu sa pravdepodobne nikdy nevrátia do režimu online, takže ich nechcete mať vo svojej databáze. Customer Insights - Journeys automaticky prestane odosielať na ťažko sa vracajúce adresy na šesť mesiacov predtým, ako ich skúsite znova.

Spoločnosť Microsoft musí brániť povesť našich odosielajúcich IP adries, preto organizácie, ktoré neustále generujú veľké množstvo ťažkých nedoručení alebo sťažností na spam, môžu byť oslovené aplikáciou podporou spoločnosti Microsoft s odporúčaním, ako zlepšiť zoznamy odosielania alebo zasielania správ. Organizácie, ktoré naďalej generujú ťažké nedoručenia a sťažnosti na spam, riskujú uzavretie svojich účtov.

Customer Insights - Journeys poskytuje podrobné analýzy a kľúčové ukazovatele výkonu interakcie vašich kontaktov so správami marketingový e-mail (a ďalšími iniciatívami) vrátane počtu otvorení, kliknutí, okamžitých odchodov a preposlaní. Tieto informácie môžete využívať na vyhodnocovanie úspešnosti pri oslovovaní kontaktov a na uchovávanie svojej databázy bez adries spôsobujúcich ťažké nedoručenia. Ďalšie informácie: Analýza výsledkov na získanie prehľadu

Poznámka

Customer Insights - Journeys nebude sa pokúšať odoslať správu na známu ťažko skákajúcu adresu počas šesťmesačného karanténneho obdobia. Vo vašich prehľadoch e-mailov sa však stále označí výsledok s ťažkým nedoručením pre každé takéto doručenie, o ktoré ste požiadali. Tieto "virtuálne" tvrdé odmietnutia nemajú vplyv na reputáciu odosielajúcej adresy IP, ale započítavajú sa do vašej mesačnej kvóty Customer Insights - Journeys na odoslanie – a tieto adresy sa po šesťmesačnej karanténe znova vyskúšajú. Preto odporúčame, aby ste pravidelne kontrolovali výsledky ťažkých nedoručení a odstránili adresy s ťažkým nedoručením zo svojich záznamov kontaktov.

Nepoužívajte zakúpené ani prenajaté poštové zoznamy

Customer Insights - Journeys je navrhnutý tak, aby uľahčoval explicitný marketing, v rámci ktorého sa všetky kontakty rozhodli prijímať marketingové správy od vašej organizácie a môžu sa kedykoľvek ľahko rozhodnúť, že s tým prestanú. Aplikácia vám pomáha vytvárať zoznamy adries organicky a v spolupráci s vašimi súčasnými a potenciálnymi zákazníkmi poskytovaním funkcií, ako je dvojité prihlásenie, správa predplatného aspráva súhlasu s dodržiavaním ochrany osobných údajov.

Dôrazne odporúčame, aby ste si nekupovali ani neprenajímali zoznamy adries, pretože takéto zoznamy môžu porušovať zákony a predpisy o súhlase s ochranou osobných údajov a ďalšie miestne zákony v iných krajinách alebo oblastiach. Prenajaté a zakúpené zoznamy sú tiež neúčinné, pretože pravdepodobne obsahujú veľa adries s uplynutou platnosťou, ktoré sa ťažko odrazia, a pravdepodobne obsahujú veľa kontaktov, ktoré nemajú záujem o vaše produkty a ktoré sa môžu sťažovať na prijímanie nevyžiadaných e-mailov (prípadne právnym orgánom). Sťažnosti aj tvrdé odmietnutia znížia vašu reputáciu odosielateľa a s ňou aj mieru doručiteľnosti.

Odosielanie konzistentných objemov

Reputácie odosielateľov s vysokým skóre sa priradia k IP adresám, ktoré odosielajú konzistentné objemy e-mailov. Náhly nárast spôsobí zníženie skóre, rovnako ako nekonzistentné objemy odosielaných správ. Spoločnosť Microsoft spravuje niekoľko adries IP určených na odosielanie správ z Customer Insights - Journeys každej oblasti a vyrovnáva medzi nimi zaťaženie odosielania, aby bol objem odosielania konzistentný v priebehu času pre každú adresu IP. Vždy, keď pridá do regiónu nová IP adresa na odosielanie, najprv ju „zahreje“ postupným zvyšovaním objemu odosielaných správ, kým táto IP adresa nakoniec nedosiahne rovnakú úroveň ako ostatné IP adresy v príslušnom regióne. Pre väčšinu Customer Insights - Journeys predplatiteľov sa to spracováva automaticky a neviditeľne, ale noví predplatitelia, ktorí plánujú odosielať marketingové správy veľkému počtu príjemcov (v miliónoch), možno budú musieť začať v malom a časom sa rozbehnúť, kým dosiahnu plný objem. V takom prípade vás technická podpora spoločnosti Microsoft upozorní a pomôže vám počas tohto procesu.

Nastavenie DKIM pre vašu odosielajúcu doménu

Jeden z najbežnejších online podvodov, známy aj ako phishing, sa vyskytuje, keď podvodná správa predstiera, že pochádza od známej online služby alebo finančnej inštitúcie. Cieľom je oklamať príjemcov, aby zareagovali na danú správu tým, že poskytnú súkromné údaje, ako sú heslá alebo čísla kreditných kariet. Jedným zo spôsobov zabránenia neoprávnenému získavaniu údajov pre príjemcov e-mailu je overiť odosielajúcu adresu každej správy, aby sa potvrdilo, že bola skutočne odoslaná z domény patriacej spoločnosti alebo organizácii, ako to uvádza. Technológia nazývaná DKIM (DomainKeys Identified Mail) pomáha tento cieľ dosiahnuť začlenením nasledujúcich prvkov:

• Podpis pomocou verejného/súkromného kľúča, ktorý potvrdzuje, že správa bola odoslaná zo servera vlastneného známou organizáciou.
• Centrálny register overených podpisov, ktorý umožňuje systému DNS (Domain Name System) overiť, či je každý podpis legitímny a či odosielajúca doména aj uvádzaná adresa odosielateľa patria rovnakej organizácii.

Keď odosielate e-maily z, vaše správy pochádzajú z domény, ktorú vlastní spoločnosť Microsoft (napríklad), ale adresa odosielateľa bude pravdepodobne patriť niektorému z Customer Insights - Journeys vašich marketingových, predajných alebo account manažérov používajúcich známejšiu doménu, ktorá patrí vašej organizácii (napríklad contosomarketing.onmicrosoft.comyou@contoso.com). Tento nesúlad môže byť červenou vlajkou, keď prichádzajúci e-mailový server kontroluje prichádzajúce správy DKIM, a preto je úplná implementácia DKIM taká dôležitá na zabezpečenie vysokej doručiteľnosti, najmä ak používate odosielaciu službu tretej strany, ako je napríklad Customer Insights - Journeys služba odosielania tretích strán.

Customer Insights - Journeys pomáha vám generovať, registrovať a potvrdzovať kľúče DKIM pre každú z vašich odosielajúcich domén. Pokyny nájdete v téme Overenie domén.

Dôležité

Ak vaša organizácia používa DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) na ochranu pred phishingovými útokmi zahŕňajúcimi vašu doménu, potom je mimoriadne dôležité, aby ste pre odosielajúce domény nastavili DKIM podľa popisu v časti Overenie domén. Pomôže to predchádzať falošne pozitívnym výsledkom počas kontrol DMARC vykonávaných prijímacími systémami.

Preverenie doručiteľnosti

Keď budete mať zavedené všetky príslušné systémy overovania e-mailov, dôrazne vám odporúčame, aby ste otestovali doručiteľnosť do všetkých hlavných e-mailových hostiteľských služieb (napr. Gmail, Outlook.com, Yahoo mail a ďalších) a do čo najviac súkromných domén (vrátane vašej vlastnej). Postupujte nasledovne:

1. Nastavte e-mailové konto, ktoré môžete čítať v čo najväčšom počte služieb a domén.
2. Nastavte záznam kontaktu pre každú z týchto adries Customer Insights - Journeys.
3. Spustite jednoduchú e-mailovú kampaň, ktorá je zacielená na všetky vaše testovacie kontakty.
4. Skontrolujte doručenú poštu pre každý účet, ak chcete potvrdiť, že vaše správy budú doručené do priečinka doručenej pošty a neoznačia sa ako nevyžiadané.

Zásady ochrany spoločnosti Microsoft pred nevyžiadanou poštou pri e-mailovom marketingu

V celom tomto článku sme zdôraznili dôležitosť zachovania čistých, prihlásených zoznamov odoslaní v kombinácii s hodnotným obsahom a správaním pri odosielaní založenom na spolupráci. Všetko sú to dôležité aspekty budovania silnej reputácie odosielateľa a dosiahnutia vysokej miery doručenia. Keďže odosielané Customer Insights - Journeys e-maily sa doručujú zo zdieľaných odosielajúcich domén, spoločnosť Microsoft neustále monitoruje všetky výsledky doručenia, sťažnosti na nevyžiadanú poštu a zoznamy blokovaných domén, aby zabezpečila, že si naše odosielajúce domény zachovajú vysokú reputáciu v prospech všetkých zákazníkov.

Zodpovedný obchodník zaviedol antispamovú politiku, ktorá chráni vašu reputáciu, aby vás chránil pred správaním zlých aktérov, ktorí sú mimo vašej kontroly. Customer Insights - Journeys Pozrite sa, ako to funguje:

Etapa č. 1: Informovanie a varovanie

Keď si všimneme, že Customer Insights - Journeys prostredie generuje vysokú mieru okamžitých odchodov alebo sťažnosti na spam, pošleme správcovi e-mail, aby sme ho informovali o probléme a ponúkli pomoc pri jeho odstránení. Ak je potrebná ďalšia pomoc, v oznámení bude správca vyzvaný, aby kontaktoval technickú podporu spoločnosti Microsoft.

Etapa č. 2: Presun do fondu odosielania s vysokým rizikom

Ak problém s mierou okamžitých odchodov alebo sťažnosťami na nevyžiadanú poštu pretrváva dlhšie ako niekoľko dní a ak správca stále nekontaktoval technickú podporu spoločnosti Microsoft, presunieme Customer Insights - Journeys prostredie do fondu odosielania s vysokým rizikom. Vysoko rizikový vysielajúci fond má nižšie skóre reputácie ako štandardný fond odosielania s vysokou dodateľnosťou.

Customer Insights - Journeys Keď sa prostredie presunie do vysoko rizikového fondu odosielania, odošleme správcovi e-mail s informáciou o zmene odosielajúceho fondu a naliehaním na neho, aby sa obrátil na technickú podporu spoločnosti Microsoft so žiadosťou o pomoc. Stále môže byť možné, aby sa prostredie vrátilo Customer Insights - Journeys do fondu odosielania s nízkym rizikom, ale nie skôr, ako správca kontaktuje technickú podporu spoločnosti Microsoft so žiadosťou o vyriešenie problému.

Používanie vyhradenej IP adresy odosielateľa

V štandardnom Customer Insights - Journeys nastavení sú všetky IP adresy odosielateľa spravované spoločnosťou Microsoft a zdieľané medzi zákazníkmi s podobným skóre reputácie. To mu umožňuje podľa potreby spravovať reputáciu, odosielať vyvážené objemy správ a postupne zvyšovať objem odosielaných správ pri nových IP adries. Niektoré organizácie však uprednostňujú používanie jednej alebo viacerých vlastných vyhradených IP adries odosielateľa, najmä ak budú odosielať veľké objemy.

Poznámka

Vyhradené adresy IP odosielateľa nie sú súčasťou štandardnej zmluvy o predplatnom a spoločnosť Microsoft ich vo všeobecnosti neodporúča, pretože prinášajú ďalšiu zložitosť a náklady a môžu viesť k zníženej doručiteľnosti v porovnaní s našimi štandardnými Customer Insights - Journeys IP adresami odosielateľa. Spoločnosť Microsoft posudzuje aplikácie pre vyhradené IP adresy odosielateľa prípad od prípadu a v prípade potreby môžeme podporovať viaceré vyhradené IP adresy odosielateľa. Ak si myslíte, že vaša organizácia by mohla mať prospech z vyhradenej adresy IP odosielateľa, obráťte sa na oddelenie technickej podpory spoločnosti Microsoft a zistite, či spĺňate podmienky. Hlavným cieľom tohto procesu je pomôcť vám dosiahnuť čo najvyššiu možnú mieru doručenia. Niektoré z najdôležitejších faktorov, ktoré treba vziať do úvahy pri rozhodovaní, sú:

• Koľko správ odosiela vaša organizácia každý mesiac?
• Má váš obsah vysokú kvalitu a je v súlade so všetkými relevantnými predpismi?
• Vyskytli sa už viaceré sťažnosti na nevyžiadanú poštu v súvislosti s vašimi správami?
• Odosiela vaša organizácia sústavne určitý objem správ v priebehu mesiaca?

Aj keď usporiadanie vyhradenej adresy IP odosielateľa môže mať niekoľko výhod, existujú aj nevýhody a nie je to pre každého. Vezmite do úvahy nasledujúce skutočnosti:

• Nová adresa IP odosielateľa vyžaduje čas na zahriatie
  Keď sa vaša nová IP adresa odosielateľa uvádza do stavu online, musíte začať odosielaním iba niekoľkých správ súčasne a potom pomaly a stálym tempom zvyšovať ich objem po dobu niekoľkých týždňov, kým nedosiahnete zamýšľaný objem odosielaných správ, ktorý potom musíte udržiavať. Náhly nárast e-mailov prichádzajúcich z novej adresy IP vážne poškodí vašu reputáciu odosielania a môže vás okamžite dostať na zoznam blokovaných adries. Počas obdobia zahrievania je tiež dôležité, aby ste posielali iba platným a angažovaným príjemcom. Neskôr, keď si vytvoríte reputáciu, môžete začať pridávať menej angažovaných príjemcov.
• Udržiavanie pravidelného a konzistentného objemu odosielanej pošty
  Odosielanie e-mailov musíte rozložiť, aby ste každý týždeň odosielali približne rovnaký objem správ. Nesnažte sa napríklad odoslať všetky správy naraz na začiatku každého mesiaca.
• Napriek tomu by ste mali nastaviť DKIM
  Standard overovania odosielateľa DKIM je nevyhnutný na optimalizáciu doručiteľnosti e-mailového marketingu. Je to dôležité, keď používate vyhradenú IP, ako pri použití zdieľanej IP, a nastavíte ju presne rovnakým spôsobom. Úplné podrobnosti o tom, prečo je to dôležité a ako to urobiť, nájdete v téme Nastavenie DKIM pre odosielajúcu doménu.
• Sústreďujete riziko na seba a za akékoľvek chyby môžete zaplatiť vysokú cenu
  Ak ste jediný, kto používa odosielajúcu adresu IP, všetky chyby, ktoré urobíte, priamo ovplyvnia vašu reputáciu odosielateľa bez toho, aby boli oslabené veľkým objemom vyhovujúcich správ, ktoré odosiela veľká skupina iných používateľov.