Prehľad riadenia projektu a účtovníctva

Funkcionalitu riadenia projektu a účtovníctva je možné použiť vo viacerých odvetviach na poskytovanie služieb, výrobu produktu alebo na dosiahnutie výsledku.

Projekt je skupina aktivít, ktorých cieľom je poskytnúť službu, vyrobiť produkt alebo dosiahnuť výsledok. Projekty spotrebúvajú zdroje a generujú finančné výsledky vo forme výnosov alebo aktív.

Projekty naprieč priemyselnými odvetviami

Funkčnosť riadenia projektu a účtovníctva je možné použiť vo viacerých odvetviach, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku.

V call centre možno prípad použiť na opísanie súboru akcií, ktoré sú potrebné na vyriešenie prípadu. Poradenské spoločnosti, ako sú organizácie pre riadenie alebo technické poradenstvo alebo reklamné agentúry, označujú svoje činnosti ako projekty. V marketingu predstavuje kampaň súbor práce, ktorú je potrebné dodať. Pri projektovej výrobe sa objednávka prác týka rôznych prác, ktoré je potrebné vykonať pri výrobe niektorých hotových výrobkov. Nech sa pre ne použije akýkoľvek názov, tieto projekty zahŕňajú zdroje, plány a náklady. Funkcia riadenia a účtovníctva projektu môže pomôcť pri plánovaní, vykonávaní a analýze týchto projektov.

Fázy projektu

Aj keď je nasledujúci procesný proces zameraný na externé projekty alebo projekty, ktoré sú dokončené pre jedného alebo viacerých zákazníkov, funkčnosť sa týka aj interných, iba nákladových projektov.

Ako je znázornené na predchádzajúcom obrázku, projektové riadenie a účtovníctvo možno rozdeliť do troch fáz:

1. Iniciácia
2. Spustiť
3. Analyzovať

Iniciovať projekt

Počas iniciácie projektu nastáva niekoľko kľúčových procesov. Pomocou cenovej ponuky projektu môžete zákazníkovi oznámiť odhadovanú prácu, náklady a materiál. Fakturačné podmienky, limity a dohody môžete zaznamenať do projektovej zmluvy. Na plánovanie a odhadovanie práce môžete použiť štruktúru rozdelenia práce (WBS). Môžete nastaviť prognózy a rozpočty na pomoc pri realizácii projektu. Nasledujúci obrázok znázorňuje štruktúru projektu.

Vytvorenie projektových cenových ponúk

V počiatočnej fáze predaja projektu vám cenová ponuka projektu umožní poskytnúť zákazníkovi nezáväznú ponuku. Cenová ponuka projektu môže obsahovať položky a služby, ktoré sú súčasťou cenovej ponuky, základné kontaktné informácie, špeciálne obchodné zmluvy a zľavy a možné dane a príplatky.

Môžete tiež vystaviť záručný list na transakciu cenovej ponuky projektu medzi vašou organizáciou a zákazníkom. Po vytvorení cenovej ponuky projektu môžete vytvoriť požiadavku na záručný list pre zákazníka a predložiť ju banke. Po schválení žiadosti bankou sa zákazníkovi vystaví záručný list.

Ďalšie informácie nájdete v časti Ponuky projektov.

Vytvorenie projektových zmlúv

Keď uzatvárate zmluvu so zákazníkom alebo iným zdrojom financovania na dokončenie projektu, musíte najskôr vytvoriť projektovú zmluvu. Potom, keď vytvoríte projekt, musíte ho priradiť k príslušnej zmluve. Typ projektu, ktorý vytvoríte pre projektovú zmluvu, určuje metódu, ktorá sa používa na fakturáciu zákazníkom projektu. Môžete upraviť projektovú zmluvu a súvisiaci projekt, ale nemôžete zmeniť typ projektu. Viac informácií o typoch projektov nájdete v časti „Vytváranie projektov“.

Ďalšie informácie o projektových zmluvách nájdete v časti Projektové zmluvy.

Vytvorenie štruktúry rozdelenia práce

Miera podrobnosti WBS závisí od úrovne presnosti požadovanej v odhadoch a úrovne sledovania, ktorá sa vyžaduje v porovnaní s týmito odhadmi. Projekty, ktoré majú veľmi nízku toleranciu voči sklzom v pláne alebo nákladoch, zvyčajne vyžadujú podrobnejšiu štruktúru WBS a dôsledné sledovanie postupu práce a nákladov oproti štruktúre WBS.

Ďalšie informácie nájdete v časti Prehľad štruktúr rozpisu prác.

Vytvorenie prognóz a rozpočtov projektov

Použite prognózy, ak má vaša organizácia prevádzkové hľadisko a ak sa zameriava na výnosy a náklady, ktoré sú odvodené z konkrétnych transakcií. Ak sa vaša organizácia zameriava viac na finančné sumy, môžete použiť vytváranie rozpočtov. Každá metóda má svoje výhody. Ďalšie informácie nájdete v časti Prognózy a rozpočty projektov.

Vytvorenie projektov

V aplikácii Finance môžete vytvoriť šesť typov projektov. Každý typ projektu je nastavený odlišne pre vykazovanie nákladov a výnosov. Typ projektu, ktorý si vyberiete, závisí od účelu projektu. Nasledujúca tabuľka popisuje typické použitie každého typu projektu.

Typ projektu	Popis
Čas a materiál	V časových a materiálnych projektoch sa zákazníkovi fakturujú všetky náklady, ktoré vzniknú na projekte. Tieto náklady zahŕňajú náklady na hodiny, výdavky, položky a poplatky.
Pevná cena	V projektoch s pevnou cenou pozostávajú faktúry z transakcií na účet. Projekt s pevnou cenou sa fakturuje podľa plánu fakturácie, ktorý je založený na zmluve o projekte. Výnosy z projektu s pevnou cenou je možné vypočítať a zaúčtovať počas celého projektu pomocou metódy dokončeného percenta. Prípadne je možné vypočítať a zaúčtovať príjem po dokončení projektu pomocou metódy dokončenej zmluvy. Spoločnosti môžu často profitovať z využívania hodnoty rozpracovanosti (WIP) na výpočet stupňa dokončenia projektu alebo skupiny projektov.
Investície	Investičné projekty sú projekty, ktoré neprinášajú okamžité príjmy. Spravidla sa používajú na dlhodobé interné projekty, kde musia byť náklady kapitalizované. Pre investičný projekt je možné zaznamenať iba náklady na položky, hodiny a výdavky. Náklady v investičnom projekte sa sledujú a kontrolujú pomocou funkcie odhadu. Investičné projekty je možné zostaviť s voliteľnou maximálnou kapitalizáciou. Ako investičný projekt postupuje, zaznamenávate jeho náklady na účty WIP, kde sa náklady uchovávajú, kým sa projekt nedokončí. Po vylúčení projektu prevediete hodnotu WIP na fixné aktívum, účet hlavnej knihy alebo nový projekt. POZNÁMKA: Transakcie na investičných projektoch sa nezobrazujú v Poštovné náklady, Výnosy z časového rozlíšenia alebo stránku Vytvoriť návrhy faktúr .
Nákladový projekt	Rovnako ako investičné projekty, aj nákladové projekty sa zvyčajne používajú na sledovanie interných projektov a je možné za ne zaznamenávať iba hodiny, výdavky a položky. Náklady na projekty sú však zvyčajne kratšie ako investičné projekty. Na rozdiel od investičných projektov navyše nemožno nákladové projekty kapitalizovať do súvahových účtov. Namiesto toho sa ich projektové transakcie účtujú iba na účty ziskov a strát. POZNÁMKA: Transakcie na nákladových projektoch sa neodrážajú v Poštovných nákladoch, Akumulované výnosy alebo stránku Vytvoriť návrhy faktúr . Pretože nákladové projekty sa zvyčajne používajú na sledovanie interných projektov, zvyčajne sa nemusia spájať so zákazníckym účtom. Ak však vaše nastavenie vyžaduje, aby sa pre objednávky vytvorili požiadavky na položky, musíte projekt nákladov spojiť so zákazníkom. Toto priradenie je povinné, pretože požiadavky na položky sa spravujú ako riadky zákazky odberateľa a systém vyžaduje, aby bol uvedený zákazník. Toto nastavenie však nespôsobí automatické vytváranie požiadaviek na položky z objednávky. Pri nákladových projektoch je nastavenie Vytvorte požiadavku na položku ignorované. Ak potrebujete požiadavku na položku v projekte nákladov, môžete ju vytvoriť manuálne za predpokladu, že k projektu je priradený zákazník.
Interná	Interné projekty sa používajú na sledovanie nákladov na projekt, ktorý je interný vo vašej organizácii. Interné projekty môžu poskytnúť plánovací nástroj na riadenie spotreby zdrojov. POZNÁMKA: Transakcie na interných projektoch sa neodrážajú v  Výnosoch alebo Vytváraní návrhov faktúr strana.
Time	Časové projekty sa používajú na sledovanie času, ktorý súvisí s bezplatnými a neproduktívnymi činnosťami, ako je napríklad projekt na sledovanie práceneschopnosti pracovníkov. Projekty transakcií v čase sa neúčtujú do hlavnej knihy. Namiesto toho sú zahrnuté v správach o využití pracovníkov. V časových projektoch je možné zaznamenať iba hodinové transakcie. Na registráciu týchto hodín do projektu použijete hodinový denník alebo časový rozvrh. Po zaregistrovaní hodín sa zobrazia ako projektové transakcie, ale neobsahujú zodpovedajúce transakcie s poukážkami. POZNÁMKA: Transakcie na časových projektoch sa neodrážajú v Poštovných nákladoch, Akumulovaných príjmoch alebo stránku Vytvorenie návrhov faktúr .

Priraďte pracovníkov, kategórie a zdroje

Pracovné zdroje môžete naplánovať na základe požiadaviek a harmonogramu projektu alebo na základe schopností a dostupnosti pracovníkov. Pomocou schopností plánovania zdrojov môžete efektívne a efektívne nasadiť pracovníkov svojej organizácie. Môžete rýchlo nájsť najkvalifikovanejších pracovníkov, ktorí sú k dispozícii na prácu na vašom projekte. Môžete tiež ľahko zistiť, ako môžu byť títo pracovníci v priebehu projektu efektívnejšie využívaní.

Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete použiť funkciu plánovania prostriedkov:

• Použite informácie o atribútoch pracovníka, ako sú vzdelanie, zručnosti, certifikácie a skúsenosti s projektom, aby ste pracovníka prispôsobili požiadavkám projektu.
• Použite informácie o kalendári pracovníka a dostupnosti na zosúladenie harmonogramu pracovníka s kalendárom projektu.
• Prehodnoťte kapacity každého pracovníka a zistite, ako sa používa táto kapacita. Napríklad, ak je pracovník nedostatočne využívaný, pracovník môže byť priradený k projektu, ktorý vyhovuje jeho dostupnosti a atribútom.
• Skontrolujte dostupnosť pracovníka a uistite sa, že nedochádza ku konfliktom kalendára s prideleniami pracovníka.
• Skontrolujte informácie o využití pracovníkov buď v súhrnnom zobrazení (napríklad podľa oddelenia alebo podľa pracovníka) alebo v podrobnom zobrazení (napríklad podľa pracovníkov v oddelení alebo podľa týždenných podrobností pre každého pracovníka).
• Upravte priradenia zdrojov pre rôzne časové jednotky, napríklad pre deň, týždeň alebo mesiac, aby ste optimalizovali využitie pracovníkov.

Vykonajte projekt

Počas realizácie projektu členovia tímu alebo manažéri zaznamenávajú prácu a výdavky, ktoré s tým súvisia, pomocou časových výkazov, výkazov výdavkov a iných obchodných dokumentov. Projektoví manažéri majú nástroje, ktoré im umožňujú monitorovať spotrebu rozpočtovaných súm na projekt. Projektoví manažéri môžu tiež objednávať, vyberať alebo obstarávať materiály pre projekty pomocou nákupných objednávok a iných obchodných dokumentov. Faktúry sú pripravované a schvaľované, aby bolo možné zákazníkom účtovať poplatky za prebiehajúce práce. Nakoniec sa počas tohto procesu vykážu výnosy, ktoré ovplyvnia finančné prostriedky organizácie.

Správa štruktúry rozdelenia práce

Štruktúra rozdelenia práce (WBS) je popis práce, ktorá sa bude robiť pre projekt. WBS je hierarchia úloh. Predstavuje nielen prácu pre každú úlohu, ale aj veľkosť, náklady a trvanie úlohy.

Ďalšie informácie nájdete v časti Prehľad štruktúr rozpisu prác.

Spravovanie prognóz a rozpočtov projektov

Existujú dva spôsoby, ako spravovať a riadiť vaše projekty: prognózy projektov a rozpočty projektov. Použite prognózy, ak má vaša organizácia prevádzkové hľadisko a ak sa zameriava na výnosy a náklady, ktoré sú odvodené z konkrétnych transakcií. Ak sa vaša organizácia zameriava viac na finančné sumy, môžete použiť vytváranie rozpočtov.

Ďalšie informácie nájdete v časti Prognózy a rozpočty projektov.

Vytváranie výrobných zákaziek

Výrobnú zákazku súvisiacu s projektom je možné prepojiť s zákazkou odberateľa alebo požiadavkou na položku pomocou metódy hotovej položky alebo metódy spotrebovanej položky. Ak bola výrobná zákazka vytvorená manuálne, navyše neexistuje žiadne prepojenie medzi výrobnou zákazkou a požiadavkou na predajnú objednávku alebo položku (žiadne prepojenie na objednávku). Ak však bola výrobná zákazka vytvorená automaticky na splnenie zákazky odberateľa alebo požiadavky na položku, existuje prepojenie medzi výrobnou objednávkou a požiadavkou na objednávku alebo požiadavku na položku (odkaz na objednávku).

Na základe kombinácií týchto faktorov použite jednu z nasledujúcich metód:

• Dokončená položka/prepojenie na objednávku – Prepojte projekt s objednávkou odberateľa alebo požiadavkou na položku. Keď použijete túto metódu, skutočné náklady projektu sa zaúčtujú pri fakturácii zákazky odberateľa alebo pri aktualizácii dodacieho listu pre požiadavku na položku. Cena sa zaúčtuje ako hotová položka.
• Hotová položka/žiadne prepojenie na objednávku – Skutočné náklady nemožno zaúčtovať, kým výrobný cyklus položky nebude mať stav Ukončený. Cena za hotovú položku sa zaúčtuje ako jedna transakcia.
• Spotrebovaná položka/odkaz na objednávku – prepojenie projektu s požiadavkou na položku. Pomocou tejto metódy môžete zobraziť skutočné náklady na projekt, keď má výroba stav Zahájený alebo sa uvádza ako dokončená. Náklady sa účtujú ako viacnásobné transakcie položiek projektu pre suroviny a hodiny spotrebované na výrobu. Keď sa dodací list aktualizuje pre požiadavku na položku, náklady na projekt sa neúčtujú. Môžete tiež definovať úroveň v hierarchii kusovníka (BOM), na ktorej sa sledujú projekty vo výrobe.
• Spotrebovaná položka/žiadne prepojenie na objednávku – Prepojiť projekt s požiadavkou na položku. Pomocou tejto metódy môžete zobraziť skutočné náklady na projekt, keď má výroba stav Zahájený alebo sa uvádza ako dokončená. Náklady sa účtujú ako viacnásobné transakcie položiek projektu pre suroviny a hodiny spotrebované na výrobu. Môžete tiež definovať úroveň v hierarchii kusovníka (BOM), na ktorej sa sledujú projekty vo výrobe.

Obstaranie produktov a služieb

Nákup a predaj predmetov sú hlavnými činnosťami v mnohých podnikoch zameraných na projekty.

Nákupné objednávky pre projekty

Účel nákupnej objednávky určuje, kedy sa nákupná objednávka spotrebuje, a tým pádom kedy sa položky zaúčtujú v rámci projektu.

Spôsob	Účel	Spotreba položiek
Priamo vytvorte nákupnú objednávku.	Nakúpte položky od externého dodávateľa na spotrebu v projekte. Objednávku môžete vytvoriť nasledujúcimi spôsobmi: Zo samotného projektu. V takom prípade je projekt už pre nákupnú objednávku definovaný. Navigáciou k nákupnej objednávke projektu. Musíte vybrať dodávateľa aj projekt, pre ktorý chcete vytvoriť nákupnú objednávku.	Položky sa spotrebujú, keď sa aktualizuje faktúra dodávateľa.
Vytvorte nákupnú objednávku z predajnej objednávky.	Nakúpte položky, keď vytvoríte predajnú objednávku z projektu.	Položky sa spotrebujú, keď sa predajná objednávka fakturuje zákazníkovi.
Vytvorte nákupnú objednávku z požiadavky na položku.	Nakúpte položiek, keď vytvárate požiadavku na položku z projektu.	Položky sa spotrebujú, keď sa aktualizuje dodací list s požiadavkou na položku.

Predajné objednávky pre projekty

V časti Projektový manažment a účtovníctvo môžete zaregistrovať spotrebu položiek niekoľkými spôsobmi. Môžete predávať položky alebo nakupovať položky z projektu alebo rezervovať položky pre projekt.

Môžete si objednať položky z inventára spoločnosti na spotrebu v projekte. Prípadne môžete položky kúpiť od externého dodávateľa. Položky je možné spotrebovať na všetkých typoch projektov okrem projektov Čas.

Spôsob objednávania položiek závisí od toho, odkiaľ ich objednávate:

• Ak chcete objednať položky z inventára spoločnosti, musíte objednávku zadať ako požiadavku na položku. Ak používate stránku Požiadavky na položky , môžete požiadavku nastaviť tak, aby ste položky dostávali ako čiastočné dodávky. Preto môžete odložiť spotrebu určitého množstva položiek, kým sa položky nevyžadujú.
• Ak chcete objednať položky od externého dodávateľa, musíte objednávku vytvoriť ako nákupnú objednávku na stránke Objednávka .

Poznámka

Baliaci list pre zákazku odberateľa súvisiacu s projektom nie je možné zrušiť, ak už boli položky označené na zabalenie.

Nasledujúca tabuľka obsahuje zoznam spôsobov objednávania položiek a popisuje spôsob ich spotreby.

Spôsob	Účel	Spotreba transakcií s položkami
Predajná objednávka	Zadajte transakciu priamo do projektu Čas a materiál.	Transakcie položiek sa spotrebujú pri zaúčtovaní faktúry zákazníka.
Denník zásob	Rýchlo zadávajte a udržiavajte záznamy o položkách. Ak napríklad chcete zadať požiadavku na položku na základe vytlačeného zoznamu, je možné použiť inventárny denník.	Transakcie položiek sa spotrebujú pri zverejnení denníka.
Požiadavka na položku	Zadajte položky, ktoré sa nespotrebujú okamžite. Táto metóda umožňuje sledovať počet položiek, ktoré sa spotrebovali v zázname o požiadavke na jednu položku.	Transakcie položiek sa spotrebujú, keď sa aktualizuje dodací list. Inými slovami, požiadavka na položku sa vytvorí pri zaúčtovaní dodacieho listu.
Nákupné objednávky	Zadajte transakcie na jednom z troch umiestnení, v závislosti od spôsobu nákupu.	Transakcie položiek sa spotrebujú pri aktualizácii dodacieho listu alebo pri fakturácii zákazníkovi alebo predajcovi.

Spracovať projektové faktúry

Typ projektu určuje, ktorý fakturačný postup by sa mal použiť. Fakturovať sa dajú iba dva typy externých projektov (čas a materiál a pevná cena). Časové a vecné projekty a projekty s pevnou cenou sú vždy pripojené k projektovej zmluve.

Pred vytvorením zákazníckej faktúry pre projekt môžete vytvoriť predbežnú faktúru alebo návrh faktúry. V návrhu faktúry môžete vybrať transakcie projektu, ktoré sa majú zahrnúť do faktúry projektu. Potom môžete skontrolovať fakturačné údaje predtým, ako zaúčtujete projektovú faktúru a pošlete ju zákazníkovi alebo inému zdroju financovania.

Ďalšie informácie o spracovaní projektových faktúr nájdete v časti Fakturácia projektu.

Vypočítajte náklady na dokončenie projektu

Pri vytváraní odhadu si môžete zvoliť metódu, ktorá sa použije na výpočet nákladov na dokončenie projektu. Metódu vyberiete v poli Cena na dokončenie metódy na stránke Vytvoriť odhad . Metóda, ktorú vyberiete, sa v odhade nákladov použije osobitne na každý riadok nákladov. Aj keď má riadok stav Vytvorené, spôsob, ktorý sa naň použije, môžete zmeniť v časti Odhad nákladov strana.

Nasledujúca tabuľka popisuje spôsoby výpočtu nákladov na dokončenie projektu.

Spôsob	Popis
Celkové náklady – ročné	Odhadované náklady musia byť zadané ručne. Po vyplnení stĺpcov Celkové náklady alebo Celkové množstvo na stránke Odhad nákladov sa skutočné náklady odpočítajú od súčtov zadaných používateľom. Výsledkom sú náklady na dokončenie projektu. Vývoj nákladov sa obvykle nesleduje napríklad na základe počtu pobytov v hoteloch a stravovania, ktoré sa zaznamenávajú v jednotlivých obdobiach. Namiesto toho. Sledovanie je zvyčajne založené na porovnaní s celkovým počtom odhadovaných hodín. Tento prístup nevyžaduje predpovedný model a celkové náklady alebo celkové množstvo je možné zmeniť manuálne. Keď je hodnota zadaná v stĺpci Celkové náklady alebo Celkové množstvo, nástroj Finance porovná túto hodnotu so skutočnými transakciami zaúčtovanými v danom období a potom sa hodnota v stĺpci Množstvo na dokončenie alebo Náklady na dokončenie zníži.
Celkový rozpočet – skutočný	Skutočné náklady sa porovnajú s predpovedným modelom, ktorý vyberiete na určenie ceny. Táto metóda využíva model celkového rozpočtu, ktorý obsahuje predpokladané transakcie. Ak chcete získať presnejší pohľad na projekt, môžete upraviť model rozpočtu, keď je projekt v prevádzke. Ak musíte upraviť predpoveď, postupujte podľa tohto všeobecného postupu: Skopírujte prognózované transakcie do iného modelu prognózy. Porovnajte predpovedané transakcie so skutočnými transakciami. Udržiavajte, znižujte alebo zvyšujte odhady pre ďalšie obdobie. Nástroj Finance automaticky neznižuje predpokladané odhady. Preto je dobré zachovať pôvodný prognózový model projektu s pevnou cenou a po dokončení projektu vytvoriť základňu pre porovnanie. POZNÁMKA: Keď vyberiete túto metódu, použite aspoň dva modely predpovedí. Jeden model by mal obsahovať pôvodnú predpoveď. V prípade druhého modelu by ste mali skopírovať predpokladané transakcie z iného modelu. Táto metóda je platná iba pre fixné ceny a investičné projekty.
Zostávajúci rozpočet	Táto metóda používa zostávajúci model rozpočtu na výpočet nákladov na dokončenie projektu. Ak použijete túto metódu, skutočné náklady a predpokladané sumy v zostávajúcom rozpočtovom modeli sa spočítajú. Výsledkom sú celkové náklady. Pred použitím tejto metódy je potrebné nastaviť zostávajúci model rozpočtu na odpočítanie transakcií na základe skutočných transakcií zaznamenaných v systéme. Na stránke Modely prognóz sa uistite, že polia sú označené v skupine Automatické zníženie predpovede. Zvyšný rozpočet sa zvyčajne skopíruje z pôvodného rozpočtu. Po zadaní transakcií sa transakcie zvyšného rozpočtu znížia. Ak počas postupu v projekte zistíte, že je potrebné upraviť zostávajúci rozpočet, naúčtujete predpokladané transakcie do zostávajúceho rozpočtu. POZNÁMKA: Túto metódu možno použiť iba vtedy, ak je k odhadu pripojený predpovedný model.
Ako predchádzajúci odhad	Uplatňuje sa rovnaká metóda odhadu ako v predchádzajúcom období. Táto metóda vyžaduje predpovedný model, ak predchádzajúce obdobie vyžadovalo predpovedný model.
Nastaviť náklady na dokončenie na nulu	Táto metóda sa zvyčajne používa skôr, ako je projekt odhadu eliminovaný. Táto metóda porovnáva celkové odhady so skutočnými transakciami, ktoré boli zaúčtované, a vymaže stĺpec Náklady na dokončenie. Výsledné percento dokončenia je vždy 100 percent. Pole Prognóza nie je vybraté pre každý riadok nákladov, ktorý vytvoríte, a celkový odhad sa skopíruje z predchádzajúceho odhadu nákladov. Skutočná spotreba za odhadované obdobie sa odpočíta od nákladov na dokončenie projektu. Táto metóda nevyžaduje predpovedný model.
Zo šablóny nákladov	Aplikuje sa metóda nákladov na dokončenie, ktorá je nastavená v šablóne nákladov, ktorá je spojená s vybraným projektom odhadu.

Analyzujte projekt

Na svojej najzákladnejšej úrovni sa projekt používa na zoskupenie transakcií, ktoré zaznamenávajú náklady, a potom zaúčtovanie týchto nákladov do hlavnej knihy.

Spravidla sú tieto transakcie výsledkom obchodných dokumentov, ako sú časové rozvrhy, výkazy výdavkov, faktúry dodávateľov alebo skladové transakcie. Životný cyklus projektu zvyčajne začína odhadmi, prognózami a rozpočtami, ktoré pomáhajú plánovať a predvídať pracovný a finančný dopad projektu. Pri analýze projektu môžete hodnotiť nielen transakcie, ktoré sa uskutočnili počas projektu, ale aj presnosť vašich odhadov a prognóz, mieru využitia členov projektového tímu a celkovú úspešnosť projektu.

Analyzujte hotovostný tok

Pomocou monitorovania peňažných tokov môžete skontrolovať predpokladané peňažné toky aj skutočné peňažné toky pre projekt. Počas práce na projekte môžete skontrolovať peňažné toky alebo si môžete pozrieť peňažné toky dokončeného projektu.

Monitorovaním peňažných tokov môžete vyhodnotiť jeden projekt, použiť prehľady na prezeranie viacerých projektov a preniesť peňažné toky projektu do predpovedí peňažných tokov v hlavnej knihe.

Prognóza prílivu hotovosti

Na základe vášho nastavenia môžete predpovedať príjmy peňazí pre vybraný projekt. Ak je napríklad dátum projektu 5. marca 2012 a vy fakturujete 31. marca 2012, môžete tu predpovedať dátum splatnosti a predpokladaný dátum platby predaja:

• Dátum projektu: 05.03.2012.
• Dátum faktúry: 31. marec 2012. Tento dátum sa určuje na základe frekvencie faktúr. V tomto príklade nastavíte frekvenciu fakturácie na aktuálny mesiac. Preto sú všetky transakcie, ktoré sú zaúčtované v mesiaci marec, fakturované v posledný deň mesiaca.
• Termín splatnosti: 14. apríla 2012. Tento dátum je určený na základe platobných podmienok, ktoré boli stanovené pre projekt. V tomto príklade ste vybrali platobné podmienky 14 dní. Preto sa k dátumu faktúry pripočítava 14 dní, aby sa dosiahol dátum splatnosti 14. apríla 2012.
• Predpokladaný dátum platby za predaj: 27. apríla 2012. Tento dátum sa vypočíta pripočítaním počtu dní v poli Všeobecné dni vyrovnávacej pamäte v poli Parametre riadenia projektu a účtovníctva stránku na počet dní v poli Jednotlivé dni vyrovnávacej pamäte na stránke Projektové zmluvy a potom pridajte celkom na počet dní v poli Dátum splatnosti . V tomto príklade ste zadali 3 do poľa Všeobecné dni vyrovnávacej pamäte a 10 v poli Jednotlivé dni vyrovnávacej pamäte . Preto sa k splatnosti pripočítava 13 dní, aby sa dosiahol očakávaný dátum platby pri predaji k 27. 4. 2012.

Všeobecné dni rezervy môžu buď nahradiť jednotlivé dni rezervy, alebo sa môžu pridať k jednotlivým dňom rezervy:

• Ak chcete použiť všeobecné dni rezervy ako náhradu za jednotlivé dni rezervy, zadajte priemerný počet dní medzi dátumom splatnosti a skutočným dátumom platby pre zákazníkov.
• Ak chcete pridať všeobecné dni vyrovnávacej pamäte k jednotlivým dňom vyrovnávacej pamäte, do poľa Všeobecné dni vyrovnávacej pamäte zadajte odhad počtu dní medzi dňom, keď zákazník odošle platbu. a deň, kedy vaša organizácia dostane platbu.

V zmluve o projekte nastavte jednotlivé dni rezervy. Dni sa počítajú na základe dátumu splatnosti predajnej faktúry a skúseností vašej organizácie so vzorom platieb zákazníka.

Skutočný prílev hotovosti

Skutočný príliv hotovosti sa podobá prognóze, ale výpočty môžete začať robiť od prvého dátumu faktúry. Tu je príklad:

• Dátum faktúry: 02.03.2012.
• Termín splatnosti: 16.03.2012. Platobné podmienky sú stanovené na 14 dní.
• Predpokladaný dátum platby za predaj: 29. marec 2012. Výpočet zahŕňa tri všeobecné dni rezervy a 10 jednotlivých dní rezervy.

Prognóza nákladov

Na základe definovaných dní sa dátum platby nákladov môže líšiť od dátumu projektu. V takom prípade sa dátum platby nákladov počíta pripočítaním počtu dní od dátumu projektu k počtu dní v podmienkach platby.

Napríklad projektom transakcie je 5. marec 2012 a sú stanovené nasledujúce platobné podmienky:

• Otváracie hodiny: Aktuálny mesiac (M)
• Výdavky: 14 dní (D14)
• Položky: 30 dní (D30)

Na základe týchto nastavení je tu dátum platby nákladov pre každý typ transakcie:

• Otváracie hodiny: 31. marec 2012, čo je posledný deň vybraného mesiaca.
• Výdavky: 19. marca 2012, čo je 14 dní po dátume transakcie.
• Položky: 4. apríla 2012, čo je 30 dní po dátume transakcie.

Poznámka

Termín splatnosti nákupnej objednávky je založený na transakcii dodávateľa pri vytvorení nákupnej objednávky projektu. Termín splatnosti neurčujú žiadne predvolené nastavenia.

Dátum platby nákladov sa nevypočítava v dňoch vyrovnávacej pamäte. Po dokončení projektu, keď sú dokončené všetky náklady a fakturácia, sa náklady aj tržby zaúčtujú na účty ziskov a strát.

Po dokončení všetkých predajných a dodávateľských faktúr si môžete pozrieť vzťah medzi poľami na stránke Peňažný tok a poľami na stránke Výpisy projektu strana.

Stránka toku hotovosti

• Príjmy hotovosti
• Odtok hotovosti
• Čisté peňažné toky

Stránka s vyhláseniami o projekte

• Výnos
• Celkové náklady
• Hrubý zisk

Skontrolujte náklady

Náklady, ktoré vašej organizácii vzniknú počas projektu, môžete sledovať na stránke Kontrola nákladov . Porovnaním pôvodných rozpočtovaných nákladov na projekt so súčasnými skutočnými nákladmi a viazanými nákladmi môžete zistiť, či je projekt sledovaný, nadlimitný alebo podhodnotený.

Poznámka

Keď na zobrazenie aktuálneho stavu nákladov projektu použijete stránku Kontrola nákladov , použite modely prognóz, ktoré boli vybraté pre pôvodný a zostávajúci rozpočet. Ak pri výpočte nákladov vyberiete iné modely predpovedí, výsledky výpočtu nebudú presné.

Zobrazenie zostávajúcich rozpočtovaných súm

Ak je na stránke Projektový manažment a parametre účtovníctva ako metóda kontroly nákladov vybratá možnosť Zostávajúci rozpočet , zobrazí sa Stránka kontrola nákladov vypočítava náklady, ktoré neboli zaúčtované ako skutočné alebo označené ako viazané. Konkrétne sumy na karte Všeobecné v dolnom paneli stránky Kontrola nákladov sa vypočítajú takto spôsoby:

• Skutočné náklady – Celková suma, ktorá bola vynaložená na projekt pre vybratú nákladovú líniu. Skutočná výška nákladov je vypočítaná na stránke Aktualizácie účtovnej knihy .
• Viazané náklady – dodatočná suma výdavkov, ktorú sa právnická osoba zaviazala zaplatiť. Konkrétne sumy viazaných nákladov sú vypočítané na stránke Viazané náklady .
• Zostávajúci rozpočet – Suma pôvodne rozpočtovanej sumy, ktorá je stále k dispozícii pre vybratú nákladovú líniu. Zostávajúca suma rozpočtu sa vypočíta na stránke Náhľad hlavnej knihy .
• Celkové náklady – súčet skutočných nákladov, viazaných nákladov a zostávajúcich súm rozpočtu.

Na stránke Kontrola nákladov na karte Odchýlka si môžete pozrieť porovnanie celkových očakávaných nákladov s pôvodný rozpočet. Toto porovnanie ukazuje akékoľvek rozdiely medzi týmito sumami. Preto môžete vidieť, kde sa údaje nezhodujú. Sumy odchýlok sa vypočítajú nasledujúcimi spôsobmi:

• Pôvodný rozpočet – Suma, ktorá bola pôvodne rozpočtovaná pre vybratú nákladovú líniu. Pôvodná suma rozpočtu je vypočítaná na stránke Náhľad hlavnej knihy .
• Celkové náklady – súčet skutočných nákladov, viazaných nákladov a zostávajúceho rozpočtu, ako je uvedené na karte Všeobecné .
• Odchýlka – Rozdiel medzi celkovými nákladmi a pôvodným rozpočtom.
• Rozptyl na základe množstva – Celkový rozdiel medzi pôvodnou prognózou a celkovou prognózou. Tento rozdiel možno matematicky vyjadriť ako (Celkové predpokladané množstvo) × (Pôvodná priemerná cena - Celková priemerná cena). Tento výpočet sa týka iba hodín projektu.
• Rozptyl na základe ceny – Celkový rozdiel medzi pôvodnou prognózou a celkovou prognózou. Tento rozdiel možno matematicky vyjadriť ako (Pôvodná predpokladaná cena) × (Pôvodné prognózované množstvo - Celkové prognózované množstvo). Tento výpočet sa týka iba hodín projektu.

Zobrazenie rozpočtovaných súm celkom

Ak je na stránke Projektový manažment a parametre účtovníctva ako metóda kontroly nákladov vybratá možnosť Celkový rozpočet , na stránke Kontrola nákladov vypočítava skutočné náklady a celkové náklady na projekt, aby vám pomohla zistiť akýkoľvek rozdiel medzi nimi. Konkrétne na stránke Kontrola nákladov sú sumy v stĺpcoch v dolnom paneli na karte Všeobecné vypočítané nasledujúcimi spôsobmi:

• Celkové rozpočtované náklady – Celková rozpočtovaná suma pre vybranú nákladovú líniu.
• Skutočné náklady – Celková suma nákladov, ktoré boli doteraz vynaložené na projekt pre vybrané nákladové línie.
• Viazané náklady – Celková suma, ktorá bola viazaná pre vybranú nákladovú líniu.
• Rozptyl – Rozdiel medzi súčtom skutočných a viazaných nákladov a celkovými nákladmi. Rozptyl ukazuje, či musia byť pre celkový rozpočet zadané ďalšie náklady.

Na stránke Kontrola nákladov na karte Odchýlka si môžete pozrieť rozdiel medzi celkovým rozpočtom a pôvodný rozpočet pri pohľade na nasledujúce polia:

• Pôvodný rozpočet– Suma, ktorá bola pôvodne rozpočtovaná pre nákladovú líniu. Pôvodný rozpočet je vypočítaný na stránke Náhľad hlavnej knihy .
• Celkové rozpočtované náklady – celkové náklady, ktoré boli pôvodne rozpočtované pre nákladový riadok. Celkové rozpočtované náklady sú vypočítané na stránke Náhľad hlavnej knihy .
• Odchýlka – odchýlka pre nákladovú líniu. Táto suma sa vypočíta odpočítaním celkových nákladov od pôvodného rozpočtu.
• Rozptyl na základe množstva – Celkový rozdiel medzi pôvodným rozpočtom a celkovým rozpočtom. Táto suma sa vypočíta tak, že sa odpočíta celkový počet hodín rozpočtu od hodín pôvodného rozpočtu a potom sa rozdiel vynásobí pôvodnou rozpočtovanou cenou nákladov. Tento rozdiel možno matematicky vyjadriť ako (pôvodná rozpočtovaná nákladová cena) × (hodiny pôvodného rozpočtu – hodiny celkového rozpočtu). Tento výpočet sa týka iba hodín projektu.
• Rozptyl na základe ceny – Táto suma sa vypočíta odpočítaním hodín celkového rozpočtu od hodín pôvodného rozpočtu a následným vynásobením rozdielu celkovým počtom spotrebovaných hodín. Tento rozdiel možno matematicky vyjadriť ako (celkové množstvo spotrebovaných hodín) × (hodiny pôvodného rozpočtu – hodiny celkového rozpočtu). Tento výpočet sa týka iba hodín projektu.

Analyzujte využitie

Miera využitia je percento času, kedy pracovník vykonáva zúčtovateľnú alebo produktívnu prácu v konkrétnom pracovnom období. Zúčtovateľné hodiny sú hodiny pracovníka, ktoré je možné účtovať konkrétnemu zákazníkovi.

Miera využitia pracovníka sa počíta vydelením počtu fakturovateľných hodín počtom pracovných hodín v konkrétnom období. Napríklad, ak má pracovník v danom období 30 fakturovateľných hodín a počet pracovných hodín v rovnakom období je 40, miera jeho využitia je 75 percent.

Pri výpočte miery využitia pre pracovníka môžete vypočítať buď fakturovateľnú mieru alebo mieru efektívnosti:

• Fakturovateľná sadzba – Rozdiel medzi fakturovateľnými hodinami a nefakturovateľnými hodinami alebo normohodinami.
• Miera efektívnosti – Rozdiel medzi produktívnymi hodinami a neproduktívnymi hodinami alebo normohodinami. Produktívne hodiny sú hodiny, ktoré pracovník strávi prispievaním do konkrétneho projektu. Produktívne hodiny sa zákazníkom účtujú zvyčajne, s výnimkou interných projektov. Zákazníkovi sa neproduktívne hodiny nikdy neúčtujú.

Miery využitia vypočítate na stránke Využitie hodín . Výpočty sú založené na predvolených preferenciách. Tieto predvoľby tiež určujú, ako sa počítajú hodiny priradením Využitie alebo Zaťaženie každému typu projektu. To platí pre výpočty fakturovateľnej sadzby a výpočty sadzby efektívnosti.

• Využitie – hodiny, ktoré sú vykázané pre vybraný typ projektu, sú vždy považované za fakturovateľné alebo efektívne využitie.
• Záťaž – hodiny, ktoré sú vykázané pre vybraný typ projektu, sa vždy považujú za nefakturovateľné alebo neefektívne využitie.
• Podľa vlastnosti riadku – Vlastnosti riadku konkrétnej hodinovej transakcie určujú, či sa hodiny považujú za fakturovateľné alebo efektívne.
• Nezahrnuté – Hodiny nie sú zahrnuté do výpočtu fakturovateľného alebo efektívneho využitia.

Na stránke Využitie hodín si okrem celkového percenta miery využitia pre pracovníka alebo projekt môžete zobraziť počet hodín, ktoré boli použité na výpočty miery využitia pre každý z nasledujúcich typov hodín:

• Nezapočítané hodiny – Tieto hodiny nie sú zahrnuté v sadzbe za hodinu.
• Zahrnuté hodiny – Tieto hodiny sa vypočítajú sčítaním hodín využitia a hodín zaťaženia. Tieto hodiny sú zahrnuté v miere využitia.
• Hodiny záťaže – Ak počítate fakturovateľnú sadzbu, tieto hodiny sú rovnaké ako neúčtované hodiny. Ak počítate mieru efektívnosti, tieto hodiny sú rovnaké ako neproduktívne hodiny.
• Hodiny využitia – Ak počítate fakturovateľnú sadzbu, tieto hodiny sú rovnaké ako účtované hodiny. Ak počítate mieru efektívnosti, tieto hodiny sú rovnaké ako produktívne hodiny.

Pri výpočte miery využitia pracovníka môžete použiť bežné hodiny alebo zahrnuté hodiny. Ak použijete zahrnuté hodiny, musíte zabezpečiť, aby pracovníci zaznamenávali všetok svoj pracovný čas pre časové rozvrhy, pretože výpočet je vyjadrený ako percento zadaných hodín. Pri výpočte miery využitia hodín pre projekt, projektovú zmluvu, záznam zákazníka alebo kategóriu musíte pre výpočet použiť zahrnuté hodiny.

Posúdenie vyhlásení o projekte

Môžete vytvoriť vyhlásenie o projekte, aby ste videli rýchly prehľad priebehu projektu. Keď spustíte výkaz projektu, môžete zadať kritériá, ktoré sa používajú na výpočet výkazu, výberom na karte Všeobecné na karte Projekt stránku výpisov . Môžete sa rozhodnúť zahrnúť alebo vylúčiť nasledujúce informácie:

• Typy projektu
• Typy transakcií
• Dátum projektu/dátum hlavnej knihy
• Údaje

Po vypočítaní výkazu si môžete na rôznych kartách na stránke Projektové výkazy zobraziť nasledujúce informácie:

• Všeobecné – Všeobecné informácie o základnej štruktúre ziskov a strát projektu.
• Zisk a strata – Informácie o časovo rozlíšených výnosoch.
• WIP – Informácie o zostatkoch na účte WIP.
• Spotreba – Informácie o spotrebe hodín, položiek, výdavkoch a mzdových transakciách.
• Faktúra – Informácie o faktúrach a fakturácii na účte.
• Hodinová sadzba – hodinové sadzby za hodiny, ktoré sa účtujú na výnosových a nákladových účtoch.