Vytvorte a odošlite e-mailovú správu

Keď vaša organizácia zapne interakciu s e-mailom, pri vytváraní e-mailu sú k dispozícii ďalšie možnosti, ako napríklad sledovanie alebo zrušenie sledovania.

Požiadavky na licenciu a rolu

Typ požiadavky	Musíš mať
Licencia	Dynamics 365 Sales Premium alebo Dynamics 365 Sales Enterprise
Roly zabezpečenia	Akákoľvek primárna rola predaja, ako je predajca alebo manažér predaja

Vytvorte správu

Funkcie zapojenia e-mailov sa vzťahujú na každý e-mail, ktorý odošlete prostredníctvom Dynamics 365 Sales. Keď odošlete e-mail, do záznamu sa automaticky pridá e-mailová aktivita a tento záznam sa nastaví ako hodnota správy . Funkcia zapojenia e-mailov tiež zhromažďuje kľúčové ukazovatele výkonu (KPI) a určuje, kde sa e-mail zobrazí na základe príjemcov (adresy Komu, Od a Kopírovať do).

Poznámka

• Ak sa príjemca rozhodne zablokovať e-maily, nie je možné ich sledovať. Ďalšie informácie: blokuje sledované správy.
• E-mailová interakcia nie je podporovaná pri odosielaní hromadných e-mailov.

Nasledujúca legenda vysvetľuje rôzne možnosti, ktoré sú k dispozícii:

1. Príloha: Zoznam súborov pripojených k vášmu e-mailu spolu s ovládacími prvkami na pridávanie, odstraňovanie a upravovanie príloh.

2. Sledovať/Nesledovať: Zapnite sledovanie, ak chcete sledovať interakciu zákazníka so správou, alebo ho vypnite, ak chcete sledovanie zastaviť. Ďalšie ovládacie prvky a odkazy sa zobrazujú podľa potreby, napríklad keď príjemca nepovolí sledovanie.

3. Odoslať neskôr: Nastavte čas doručenia správy, ak ju nechcete odoslať hneď. V závislosti od časového pásma príjemcu sa tu môžu zobraziť odporúčané časy doručenia.

4. Nastaviť pripomenutie: Nastavte pripomenutie na následný v konkrétnom čase. Môžete napríklad chcieť dostať upozornenie, ak správa zostane neotvorená tri dni.

5. Vložiť šablónu: Vložte štandardný text, ktorý môžete podľa potreby upraviť. Vaša organizácia môže mať viacero šablón v závislosti od obchodných požiadaviek, ako je napríklad pokračovanie schôdze alebo úvod. E-mailová interakcia navrhuje šablónu na základe predchádzajúcej výkonnosti.

Ak chcete vytvoriť a odoslať e-mail:

1. Otvorte záznam, ktorému chcete pridať aktivitu (zvyčajne kontakt, príležitosť, potenciálneho zákazníka alebo obchodný vzťah).

2. V sekcii Časová os vyberte + (Vytvoriť záznam časovej osi) >E-mail.

3. Vyberte príjemcu a zadajte predmet správy.

4. Zadajte telo správy alebo vložte šablónu e-mailu.

5. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Prepitné

Ak chcete do správy pridať odkaz, vyberte text, ku ktorému chcete odkaz pridať, stlačte kombináciu klávesov Ctrl+K a zadajte alebo prilepte adresu odkazu.

Použite šablónu e-mailu

E-mailové šablóny sú štandardné správy, ktoré často odosielate, napríklad úvody, potvrdenia, ďakovné správy a pripomenutia. Môžu obsahovať dynamické hodnoty, ktoré sa vyplnia automaticky, ako napríklad meno príjemcu alebo číslo objednávky. Umožnia vám rýchly začiatok pri prísaní bežných správ.

E-mailová interakcia analyzuje výkonnosť všetkých správ, ktoré váš predajný tím odoslal z Dynamics 365 Sales, a identifikuje najúspešnejšie šablóny. Zobrazuje všetky dostupné šablóny, ale zvýrazní tie, ktoré zistil, že generujú najviac otvorení, odpovedí alebo predajov.

1. Vytvorte správu.

2. Na paneli príkazov vyberte Vložiť šablónu.

3. V okne Šablóny e-mailu vyberte v prípade potreby jazyk a potom vyhľadajte a vyberte šablónu.

1. Vyberte Použiť šablónu.

2. Prispôsobte obsah šablóny podľa potreby.

3. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Sledovanie alebo zrušenie sledovania správy

Keď sledujete e-mail, interakcia s e-mailom vám môže povedať, kedy ho príjemca otvoril, odpovedal naň, otvoril prílohu alebo v ňom vybral odkaz.

Sekcia E-mailová komunikácia obsahuje nasledujúce indikátory a ovládacie prvky:

• : Označuje, že sledujete aktuálny e-mail vrátane všetkých odkazov, ktoré zahrniete, a máte možnosť sledovať všetky priložené súbory. Výberom možnosti Nesledovať zastavíte sledovanie správy.

  Tento stav je predvolený pre nové správy, keď vaša organizácia zapla interakciu s e-mailom a všetci príjemcovia povolia sledovanie.

• : Označuje, že nesledujete aktuálny e-mail, vrátane všetkých odkazov, ktoré zahrniete. Nemôžete tiež sledovať žiadne prílohy. Ak chcete zapnúť sledovanie, ak to príjemcovia povolia, vyberte Sledovať .

• : Označuje, že jeden alebo viacerí príjemcovia majú nastavenú možnosť Nepovoliť. Túto správu nemôžete sledovať, pokiaľ neodstránite príjemcov, ktorí nepovoľujú sledovanie, alebo nezmeníte ich nastavenie.

  • Výberom možnosti Zobraziť predvoľby zobrazíte mená príjemcov a nasledujúce predvoľby v novom okne. Výberom mena otvoríte záznam príjemcu.
  • Ak ste odstránili príjemcov, ktorí nechcú byť sledovaní, alebo ste zmenili ich nastavenie tak, aby bolo sledovanie povolené, výberom možnosti Skúsiť sledovať to skúste znova.
  • Ak chcete zastaviť pokusy o sledovanie tejto správy, vyberte možnosť Nesledovať .

Približne do 15 minút po otvorení nasledujúcej správy systém vytvorí v asistentovi akčnú kartu. Karta obsahuje odkazy na správu a súvisiace záznamy a tlačidlá akcií na vygenerovanie aktivity hovoru, odloženie upozornenia alebo jeho zrušenie. Prečítajte si viac o riadenej komunikácii so zákazníkmi s asistentom.

Pridajte nasledované prílohy

Keď sledujete prílohu, interakcia s e-mailom vám môže povedať, kedy ju príjemca otvorí. Ak chcete sledovať prílohy, OneDrive for Business musí byť k dispozícii v Dynamics 365 a vaša organizácia musí zapnúť správu dokumentov pre e-maily. Ak pre vás nie je dostupná možnosť sledovaných príloh, spýtajte sa svojho správcu.

Ak príjemcovia správy nepovoľujú sledovanie, nemôžete pridať sledované prílohy. Stále môžete pridávať nesledované prílohy. V každej správe, ktorú sledujete, môžete tiež kombinovať sledované a nesledované prílohy.

1. Vytvorte správu.

2. Zapnite sledovanie pre správu.

3. Ak chcete správu uložiť a zapnúť funkciu prílohy, vyberte možnosť Uložiť na paneli s nástrojmi.

4. V časti Príloha vyberte Nová príloha.

5. Vyberte Vybrať súbor a potom vyhľadajte a vyberte súbor.

6. Výberom možnosti Pripojiť nahráte súbor.

   Odovzdanie súboru môže trvať niekoľko sekúnd v závislosti od jeho veľkosti.

7. Ak chcete prílohu sledovať, vyberte možnosť Sledovať . Ak ju chcete prestať sledovať, vyberte možnosť Nesledovať .

8. Výberom možnosti Zavrieť zatvoríte okno prílohy.

9. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Vyberte si najefektívnejší čas doručenia

Vaše e-mailové správy môžu dostávať viac alebo menej pozornosti v závislosti od toho, kedy prídu do schránky príjemcov. Napríklad veľa ľudí začína svoj deň s plnou schránkou, takže správy, ktoré prídu cez noc, musia súťažiť o pozornosť a môžu byť odložené alebo dokonca zabudnuté. E-maily, ktoré prídu neskôr v priebehu dňa, si môžu všimnúť a okamžite ich spracovať. Vďaka interakcii s e-mailom môžete vytvárať svoje e-mailové správy, keď sa vám to hodí, ale nechať Dynamics 365 Sales ich doručovať vtedy, keď je to pre vašich príjemcov najlepšie.

Systém niekedy odporúča čas doručenia na základe časového pásma príjemcu. Predpokladá štandardný pracovný deň od 8:00 do 17:00, od pondelka do piatku, a navrhuje najbližšiu pracovnú hodinu, ak pracujete mimo pracovného dňa príjemcu. Ak má správa viac ako jedného príjemcu alebo ak nie je uvedená žiadna adresa, systém neodporučí.

Vaša organizácia musí zapnúť Mapy Bing a príjemca musí mať fyzickú adresu v predaji, aby mohol e-mailom určiť časové pásmo.

Ak nie je uvedené žiadne odporúčanie alebo ak dávate prednosť použitiu vlastnej logiky, môžete zadať ľubovoľný čas doručenia, ktorý si vyberiete.

Funkcia času doručenia je dostupná pre sledované aj nesledované správy.

1. Vytvorte správu.

2. Keď ste pripravení odoslať správu, pozrite sa do časti Odoslať neskôr v sekcii E-mailová komunikácia .

   Ak systém môže odporučiť čas doručenia, zobrazí sa tu. Či už sa tak stane alebo nie, doručenie môžete odložiť aj tak.

3. Vyberte Odoslať neskôr.

Ak systém odporučil čas alebo dátum, tieto informácie sú vyplnené za vás. Ak nie, dátum je prázdny. V oboch prípadoch používa váš miestny čas, nie čas príjemcu.

1. Pomocou ovládacích prvkov Nastaviť na nastavte preferovaný dátum a čas doručenia.

2. Výberom možnosti OK uložte svoje nastavenie a zatvorte okno.

   Indikátor Oneskorenie odoslania sa zmení na zelenú. Vyberte Zmeniť plán alebo Odstrániť oneskorenie ak potrebujete zmeniť oneskorenie alebo odoslať správu ihneď. Plánované doručenie môžete zmeniť kedykoľvek pred odoslaním správy.

   

3. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Naplánované správy sa ako také zobrazujú v zozname Aktivity pre záznam Pokiaľ ide o . Kým nepríde naplánovaný čas, môžete odtiaľ správu odstrániť alebo preplánovať. Môžete tiež upraviť dátum alebo čas pripomenutia. Po výbere možnosti Odoslať nemôžete zmeniť žiadne ďalšie nastavenia.

Nastavte si pripomienku po správe

Ak sa chcete uistiť, že nezabudnete na následný dôležitý e-mail, nastavte si pripomienku. Táto funkcia je dostupná len pre odoslané e-maily.

1. Vytvorte správu.

2. Keď ste pripravení nastaviť pripomienku, vyberte Nastaviť pripomienku v sekcii E-mailová komunikácia .

   Otvorí sa okno Nastaviť pripomenutie .

   

3. Do poľa Názov zadajte text, ktorý chcete vidieť pri spustení pripomienky.

4. V zozname Podmienka vyberte podmienku, ktorá spustí pripomienku:

   • Ak nedostanem odpoveď do: Spustí pripomenutie, ak do dátumu Pripomenúť do neprijmem žiadnu odpoveď. Dostupné iba pre sledované správy.

   • Ak sa e-mail neotvorí do: Spustí pripomenutie, ak správa nebola otvorená do dátumu Pripomenúť do . Dostupné iba pre sledované správy.

   • Napriek tomu mi pripomenúť na: Spustí pripomienku v určený čas a dátum, bez ohľadu na to, čo.

5. V časti Pripomenúť do zadajte dátum a čas zobrazenia pripomienky, ak je splnená Podmienka .

6. Výberom možnosti OK uložte nastavenia a zatvorte okno.

   Indikátor Nastaviť pripomenutie sa zmení na modrý a zobrazí sa krátky súhrn nastavení pripomenutia. Po uplynutí času pripomenutia sa súhrn aktualizuje, aby to bolo uvedené. Vyberte Zmeniť pripomenutie alebo Odstrániť pripomenutie ak potrebujete zmeniť pripomenutie alebo ho odstrániť.

   

7. Vyberte Odoslať alebo vyberte Uložiť , ak chcete správu uložiť ako koncept a dokončiť ju neskôr.

Po spustení pripomienky systém vytvorí v asistentovi akčnú kartu. Karta má vysokú prioritu, takže by ste ju mali okamžite vidieť. Karta obsahuje odkazy na správu a súvisiace záznamy a tlačidlá akcií na odloženie alebo zrušenie upozornenia. Prečítajte si ďalšie informácie o e-mailovej karte pripomenutia.

Nemôžete nájsť možnosti vo svojej aplikácii?

Existujú tri pravdepodobné príčiny:

• Nemáte potrebnú licenciu ani rolu.
• Váš správca túto funkciu nezapol.
• Vaša organizácia používa vlastnú aplikáciu. Presné kroky vám poskytne správca. Kroky opísané v tomto článku sú špecifické pre vopred pripravené Centrum predaja a aplikácie Sales Professional.

Pozrite si tiež

Zapnite e-mailovú interakciu
Zobrazte interakcie správ s interakciou s e-mailom
Nakonfigurujte predvoľby ochrany osobných údajov
Vytvorte šablóny pre e-mail