Správa dokumentov s Microsoft Teams integráciou

Správa dokumentov prostredníctvom SharePoint vám umožní spravovať bežné typy dokumentov, ako napríklad Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Môžete tiež vytvoriť priečinky na ukladanie a správu týchto dokumentov v aplikáciách customer engagement (napríklad Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing a Dynamics 365 Project Service Automation), ktoré sú uložené v SharePoint.

S integráciou Microsoft Teams s Dynamics 365 môžete používať správu dokumentov s Microsoft Teams. Umožňuje používateľovi spoluautorstvo dokumentov a automatickú synchronizáciu dokumentov s aplikáciami customer engagement pomocou SharePoint. Pre každého nájomcu existuje jedna inštancia SharePoint. Dokumenty v Dynamics 365 a súbory v Microsoft Teams sú na rovnakej lokalite SharePoint. Podstránky sa môžu líšiť, ale koreňová lokalita je rovnaká.

Neexistuje automatický vzťah medzi povoleniami SharePoint a povoleniami k aplikáciám customer engagement. Pre prístup k dokumentom medzi Microsoft Teams a aplikáciami customer engagement, potrebujete výslovné povolenie na používanie správy dokumentov pre aplikácie customer engagement a SharePoint. Informácie: Povolenia potrebné na úlohy správy dokumentov

Použite kartu Súbory v Microsoft Teams alebo Dokumenty vo svojich aplikáciách na interakciu so zákazníkmi, na ukladanie a správu dokumentov v kontexte záznamu na SharePoint Serveri. Dokumenty sú uložené na SharePoint Serveri, ktorý umožňuje používateľovi na Microsoft Teams pristupovať k dokumentom na SharePoint Serveri – pokiaľ má používateľ príslušné povolenia.

Prístup používateľa k súborom v Microsoft Teams alebo aplikácie customer engagement závisia od ich prístupu k lokalite SharePoint, kde je súbor uložený.

Poznámka

• Hosťujúci používateľ v doméne Microsoft Teams dostane chybové hlásenie, ak sa pokúsi o prístup k pripnutému záznamu aplikácie customer engagement.
• Používateľ, ktorý je súčasťou kanála Microsoft Teams alebo tím, ktorý má prístup k aplikáciám customer engagement, nebude mať prístup k záznamu v službe Microsoft Teams.

Najčastejšie otázky týkajúce sa služby

1. Budú mať hostia v Microsoft Teams prístup k záznamom aplikácií Dynamics 365?

Nie, pri pokuse o prístup k pripnutému záznamu sa im zobrazí chybové hlásenie.

2. Budú účastníci konverzácií a kanálov Microsoft Teams môcť vidieť pripnutý záznam aplikácie Dynamics 365, ak nemajú licenciu Dynamics 365?

Nie, pri pokuse o prístup k pripnutému záznamu sa im zobrazí chybové hlásenie.

3. Môžem pridať dokument do svojho záznamu, ak nie je pripnutý ku kanálu Microsoft Teams?

Závisí to od toho, či váš nájomník Dynamics 365 má nastavenú integráciu SharePoint. Ak máte povolenú integráciu SharePoint, potom môžete pridať dokument.

Ak nemáte povolenú integráciu SharePoint, musíte mať pripnutý záznam ku kanálu Microsoft Teams, inak nebudete môcť do záznamu pridať dokument.

4. Čo sa stane, keď pridám dokumenty do kanála Microsoft Teams pripojeného k záznamu aplikácie Dynamics 365 a potom odstránim člena z kanála?

Závisí to od toho, či má používateľ oprávnenie na prístup k záznamu aplikácie Dynamics 365.

Ak má oprávnenie na prístup k záznamu aplikácie, môže používateľ záznam upravovať v Dynamics 365, ale nemôže získať prístup k súborom z Dynamics 365, SharePoint alebo Microsoft Teams.

Ak nemá oprávnenie na prístup k záznamu aplikácie Dynamics 365, používateľovi sa zobrazí chyba a nebude môcť pristupovať k súboru z Dynamics 365, SharePoint alebo Microsoft Teams

5. Aké povolenia získa používateľ, keď ich pridám do kanála Microsoft Teams, ktorý má pripnuté záznamy a dokumenty pridané na kartu súborov?

Závisí to od toho, či má používateľ oprávnenie na prístup k záznamu aplikácie Dynamics 365.

Ak má povolenie na prístup k záznamu aplikácie Dynamics 365, potom bude môcť používateľ záznam upraviť v službách Dynamics 365 a Microsoft Teams. Bude tiež môcť čítať, zapisovať a odstraňovať súbory z Dynamics 365, SharePoint a Microsoft Teams.

Ak nemá oprávnenie na prístup k záznamu vašej aplikácie Dynamics 365, zobrazí sa mu chyba, ale bude mať povolenie na čítanie, zapisovanie a odstránenie pri prístupe k súboru z Dynamics 365, SharePoint a Microsoft Teams.

6. Čo je to umiestnenie SharePoint na karte so súbormi Microsoft Teams verzus karta dokumentov pridružených záznamov Dynamics 365?

Nasledujúce informácie platia, keď integrácia SharePoint nebola povolená pre entitu v Dynamics 365.

Pri pridávaní súboru zo záznamu aplikácie Dynamics 365, ktorý je prepojený s kanálom Microsoft Teams, je dokument uložený v priečinku SharePoint s cestou k súboru [Názov tímu] > Dokumenty > [Názov kanála] > [Názov súboru]. Súbor je viditeľný na karte súborov kanála Microsoft Teams a v mriežke s priradenými dokumentmi záznamu aplikácie Dynamics 365.

Pridanie súboru zo záznamu aplikácie Dynamics 365, ktorý nie je prepojený s kanálom Teams, nie je možné, pretože integrácia SharePoint nie je povolená.

Pri pridávaní súboru z kanála Microsoft Teams, ktorý je prepojený so záznamom aplikácie Dynamics 365, je dokument uložený v priečinku SharePoint s cestou k súboru [Názov tímu] > Dokumenty > [Názov kanála] > [Názov súboru]. Súbor je viditeľný na karte súborov kanála Microsoft Teams aj v mriežke s priradenými dokumentmi záznamu Dynamics.

Pri pridávaní súboru z kanála Teams, ktorý je prepojený so záznamom aplikácie Dynamics 365, je dokument uložený v priečinku SharePoint s cestou k súboru [Názov tímu] > Dokumenty > [Názov kanála] > [Názov súboru]. Súbor je viditeľný na karte Súbory kanála Microsoft Teams.

Keď má kanál Microsoft Teams priradených viac záznamov aplikácie Dynamics 365, je dokument uložený v priečinku SharePoint s cestou k súboru [Názov tímu] > Dokumenty > [Názov kanála] > [Názov súboru]. Súbor je viditeľný v kanáli Microsoft Teams z karty Súbory a na mriežke s priradenými dokumentmi pre všetky záznamy aplikácií Dynamics 365 spojené s kanálom.

Keď je záznam aplikácie Dynamics 365 prepojený s kanálom Microsoft Teams, súbory, ktoré už boli pridané k tomuto kanálu Microsoft Teams, sa zobrazia v mriežke s priradenými dokumentmi pre daný záznam aplikácie Dynamics 365.

Ak bol záznam aplikácie Dynamics 365 predtým spojený s kanálom Microsoft Teams a používateľ ho spojí s novým kanálom Microsoft Teams, do Dynamics 365 sa pridá ďalšie umiestnenie dokumentu pre nový kanál Microsoft Teams spojený so záznamom. Používatelia môžu prepínať medzi umiestneniami dokumentu tam a späť.

7. Čo je to umiestnenie SharePoint na karte so súbormi Microsoft Teams verzus karta dokumentov pridružených záznamov aplikácie Dynamics 365?

Nasledujúce informácie platia, keď integrácia SharePoint bola povolená pre entitu Dynamics 365.

Pri pridávaní súboru do záznamu aplikácie Dynamics 365, ktorý je prepojený s kanálom Microsoft Teams z umiestnenia dokumentu pre kanál Microsoft Teams, je dokument uložený v priečinku SharePoint s cestou k súboru [Názov tímu] > Dokumenty > [Názov kanála] > [Názov súboru]. Súbor je viditeľný na karte Súbory v kanáli Microsoft Teams a na mriežke s priradenými dokumentmi záznamu aplikácie Dynamics 365 v umiestnení dokumentu pre kanál Microsoft Teams.

Pri pridávaní súboru k záznamu aplikácie Dynamics 365, ktorý je prepojený s kanálom Microsoft Teams cez umiestnenie dokumentu pre predvolenú lokalitu, dokument sa uloží v predvolenej lokalite SharePoint, ktorá bol nastavená v prostredí Dynamics 365. Dokument sa nezobrazuje na karte súborov Microsoft Teams pre kanál spojený so záznamom.

Pri pridávaní súboru z záznamu aplikácie Dynamics 365, ktorý nie je prepojený s kanálom Microsoft Teams, sa dokument uloží v predvolenej lokalite SharePoint, ktorá bol nastavená v prostredí Dynamics 365.

Pri pridávaní súboru z kanála Microsoft Teams, ktorý je prepojený so záznamom aplikácie Dynamics 365, je dokument uložený v priečinku SharePoint s cestou k súboru [Názov tímu] > Dokumenty > [Názov kanála] > [Názov súboru]. Súbor je viditeľný na karte Súbory v kanáli Microsoft Teams a na mriežke s priradenými dokumentmi záznamu aplikácie Dynamics 365 v umiestnení dokumentu pre kanál Microsoft Teams.

Keď má kanál Microsoft Teams priradených viacero záznamov Dynamics, dokument sa uloží do priečinka SharePoint s cestou k súboru [Názov tímu] > Dokumenty > [Názov kanála] > [Názov súboru]. Súbor je viditeľný na karte Súbory kanála Microsoft Teams a na mriežke s priradenými dokumentmi v umiestnení dokumentu pre kanál Microsoft Teams pre všetky záznamy aplikácií Dynamics 365 spojené s kanálom.

Keď je záznam aplikácie Dynamics 365 prepojený s kanálom Microsoft Teams, súbory, ktoré už boli pridané k tomuto kanálu Microsoft Teams, sa zobrazia v mriežke s priradenými dokumentmi pre daný záznam aplikácie Dynamics 365 v umiestnení dokumentu pre kanál Microsoft Teams.

Keď je záznam Dynamics prepojený s kanálom Microsoft Teams, súbory už pridané k danému záznamu aplikácie Dynamics 365 (na predvolenej lokalite SharePoint, ktorá bola nakonfigurované s prostredím Dynamics 365), súbory nie sú viditeľné na karte Súbory kanála Microsoft Teams a zostanú na predvolenej lokalite SharePoint, ktorá bola nastavená v prostredí Dynamics 365.

Ak bol záznam aplikácie Dynamics 365 predtým spojený s kanálom Microsoft Teams a používateľ ho spojí s novým kanálom Microsoft Teams, do aplikácie Dynamics 365 sa pridá ďalšie umiestnenie dokumentu pre nový kanál Microsoft Teams spojený so záznamom. Používatelia môžu prepínať medzi umiestneniami dokumentu tam a späť.

8. Kto môže vidieť ktoré umiestnenie?

Povolenie na zobrazenie umiestnenia závisí od povolenia používateľa k priečinku v SharePoint. Ak priečinok SharePoint bol vytvorený v kanáli Microsoft Teams, potom bude mať používateľ povolenie na čítanie a zápis.

9. Odstránil som používateľa z kanála Microsoft Teams, ale stále majú prístup k pridruženému záznamu z Dynamics 365. Ako môžem obmedziť ich schopnosť otvárať, upravovať a mazať dokument z Dynamics 365?

Prístup k súborom závisí od povolení používateľa v službe SharePoint. Ak chcete obmedziť prístup používateľov k týmto súborom, odstráňte používateľov z lokality SharePoint.

10. Čo sa stane, keď odstránim konto Microsoft Teams?

Súbory sa odstránia z Dynamics 365 a SharePoint.