Share via

Zadanie e-mailov, ktoré sa automaticky sledujú

  • Článok

Vďaka synchronizácii na strane servera môžete Dynamics 365 App for Outlook automaticky vytvárať e-mailové aktivity pre prijaté správy v aplikáciách interakcie so zákazníkmi, ako sú Dynamics 365 Sales, služby pre zákazníkov , Marketing, ... Field Service a Project Service Automation.

V predvolenom nastavení proces synchronizácie vyhodnocuje automatické sledovanie iba správ v priečinku Doručená pošta poštovej schránky. E-mail, ktorý sa nachádza v podpriečinku priečinka doručenej pošty, sa spracuje iba vtedy, ak je podpriečinok nakonfigurovaný na sledovanie naúrovni priečinka, a to aj v prípade, že správu pred ďalšou synchronizáciou presuniete späť do priečinka Doručená pošta. Synchronizácia na strane servera sleduje dátum prijatia posledného odoslania e-mailom. Počas ďalšieho synchronizačného cyklu vyhodnocuje iba e-maily, ktoré sú prijaté po tomto dátume a čase. Ak chcete spracovať e-mail, ktorý sa nenachádzal v priečinku Doručená pošta, použite jednu z nasledujúcich možností:

Používatelia môžu vybrať filter na určenie, ktoré správy sa sledujú ako e-mailová aktivita:

  • Všetky e-mailové správy: Všetky e-maily, ktoré používateľ dostane, sa v systéme Dynamics 365 sledujú ako e-mailová aktivita.

  • E-mailové správy ako odpoveď na e-mail: Iba odpovede na sledované správy sa sledujú ako e-mailové aktivity.

    Táto možnosť je predvolene zapnutá. Systém koreluje odpoveď so sledovanou správou po filtrovaní e-mailu. Správca môže zapnúť alebo vypnúť koreláciu e-mailov na karte E-mail v systémových nastaveniach na úrovni organizácie.

  • E-mailové správy od potenciálnych zákazníkov, kontaktov a obchodných vzťahov: Iba správy, ktoré sa zhodujú s potenciálnym zákazníkom, kontaktom alebo obchodným vzťahom v Dynamics 365, sa sledujú ako e-mailové aktivity.

  • E-mailové správy zo záznamov, ktoré majú povolený e-mail: Správy z ľubovoľného záznamu, ktorý sa rozpoznáva na e-mailovú adresu v Dynamics 365, vrátane vlastných tabuliek, sa sledujú ako e-mailové aktivity.

  • Žiadne e-mailové správy: Žiadne správy, ktoré používateľ dostane, sa automaticky nesledujú ako e-mailové aktivity.

Tieto možnosti je možné nastaviť na automatické sledovanie odoslaných položiek. Môžu byť tiež nastavené tak, aby fungovali vo frontoch a poštových schránkach frontov.

Snímka obrazovky s možnosťami filtra na automatickú konverziu e-mailov na aktivity.

E-mail, ktorý používateľ manuálne sleduje v programe Outlook pomocou Dynamics 365 App for Outlook sledovania na úrovni priečinka alebo synchronizácie kategórie programu Outlook so systémom Dynamics 365 bez ohľadu na možnosť filtra, ktorú používateľ nastavil na automatické sledovanie.

Ak chcete vypnúť sledovanie prichádzajúcich správ pre konkrétnych používateľov, správca môže vo formulári poštovej schránky nastaviť položku Prichádzajúce e-maily na možnosť Žiadne .

Použitie konverzácií na sledovanie e-mailov

Synchronizácia na strane servera používa nasledujúce informácie v e-maile na určenie, či koreluje s e-mailom, ktorý je sledovaný v Dynamics 365:

  • MessageId: Jednoznačne identifikuje e-mailovú správu. Je skrytý v používateľskom rozhraní e-mailovej aplikácie.

  • InReplyTo: Obsahuje ID správy, na ktoré e-mail odpovedá. Je skrytý v používateľskom rozhraní e-mailovej aplikácie.

    Ak zákazník odpovie na e-mail a zmení riadok predmetu, e-mailová aplikácia môže z odpovede odstrániť hodnotu InReplyTo . Synchronizácia na strane servera a Dynamics 365 nemôžu korelovať odpoveď s predchádzajúcim e-mailom bez nej. Počítačová verzia programu zabraňuje Microsoft Outlook odstráneniu hodnoty InReplyTo, keď používateľ odpovie na e-mail a zmení predmet.

  • ConversationIndex: Priradí správu k vláknu e-mailov. Je skrytý v používateľskom rozhraní e-mailovej aplikácie.

  • Token sledovania v predmete: Koncept Dynamics 365, je vyrazený priamo v riadku predmetu.

  • Predmetové slová a príjemcovia: Používa inteligentné priraďovanie, koncept Dynamics 365, založený na konfigurácii.

Logika korelácie e-mailov prechádza nasledujúcimi možnosťami v uvedenom poradí:

  1. Korelácia InReplyTo: Ak sa hodnota InReplyTo zhoduje s MessageId e-mailu, ktorý už je v systéme Dynamics 365, nový e-mail koreluje s existujúcim e-mailom. Toto je predvolené nastavenie a odporúčame, aby ste ho nemenili. Korelácia e-mailov je presná, bez falošne pozitívnych výsledkov.

  2. Korelácia tokenu sledovania: Ak predmet obsahuje token sledovania a zhoduje sa s tokenomsledovania e-mailu, ktorý už je v Dynamics 365, nový e-mail koreluje s existujúcim e-mailom. Táto možnosť je predvolene zapnutá. Token sledovania je viditeľný pre používateľa a môže byť zmenený, čo môže spôsobiť falošnú koreláciu.

  3. Index konverzácie: Ak sa index konverzácie zhoduje s indexom konverzácie e-mailu, ktorý sa už nachádza v systéme Dynamics 365, nový e-mail koreluje s existujúcim e-mailom.

  4. Inteligentné priraďovanie: Systém vyhľadáva v e-mailoch, ktoré sa už nachádzajú v systéme Dynamics 365, príjemcov a slová v riadku predmetu. Ak nájde správu s podobnými príjemcami a dostatočným počtom zodpovedajúcich predmetových slov, koreluje tieto dve správy. Túto možnosť neodporúčame, pretože inteligentné priraďovanie môže spôsobiť falošné poplachy. Je však k dispozícii v prípade, že potrebujete korelovať e-maily, ktoré nepatria do rovnakého vlákna konverzácie.

Ako zistiť, či a prečo bol e-mail automaticky sledovaný

Nastavenia a nastavenia pre jednotlivých používateľov a fronty v rámci celej organizácie určujú, ktoré e-maily sa automaticky sledujú. Pomocou stĺpcov v tabuľke E-mail môžete zistiť, či a prečo bol e-mail automaticky sledovaný. Pridajte ich do rozšíreného zobrazenia e-mailu, aby ste pochopili, prečo bol e-mail sledovaný a či koreloval s predtým sledovaným e-mailom.

Column Description
Prijímajúca entita Používateľ alebo front, ktorý prijal e-mail a bol nakonfigurovaný na jeho automatické sledovanie. Ak napríklad front s názvom Predaj, ktorý bol nakonfigurovaný na sledovanie všetkých e-mailov, dostane e-mail, potom sa front predaja považuje za prijímajúcu entitu.
Prijímajúca poštová schránka Poštová schránka, ktorá bola spracovaná pri synchronizácii na strane servera, zistila, že e-mail obsahuje používateľa alebo front, ktorý bol nakonfigurovaný na jeho automatické sledovanie.

Ak je funkcia OrgDBOrgSetting s názvom SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes vypnutá (predvolené nastavenie), hodnota tohto stĺpca sa môže líšiť od hodnoty prijímajúcej entity. Predpokladajme napríklad, že Luisa Alvesová, ktorá je nastavená na automatické sledovanie odpovedí na existujúce e-maily, dostane správu. Predajný front, ktorý je nastavený na sledovanie všetkých e-mailov, dostane rovnaké hlásenie. Synchronizácia na strane servera môže najskôr spracovať Luisinu poštovú schránku a rozpoznať, že iný príjemca, Sales, je nakonfigurovaný na automatické sledovanie e-mailu. V tomto prípade je prijímajúcou entitou predajný front, ale prijímajúca poštová schránka je Luisa.
ID súvisiacej aktivity Označuje, či bol e-mail priradený k predtým sledovanému e-mailu. Napríklad, ak bol e-mail odoslaný zo systému Dynamics 365 a odpoveď bola automaticky sledovaná, ID korelovanej aktivity odpovede bude odkazovať na pôvodný e-mail.
Spôsob korelácie Korelačná metóda, ktorá bola použitá na automatické sledovanie e-mailu. Nie je k dispozícii pre rozšírené vyhľadávanie ani iné zobrazenia a formuláre, na jeho zobrazenie však môžete použiť webové rozhranie API. Použite tento formát webovej adresy:

https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod

Napríklad, ak je https://contoso.crm.dynamics.com vaša adresa URL systému Dynamics 365 a ID fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5 e-mailu, môžete použiť túto adresu URL na zobrazenie metódy korelácie:

https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod

Ak chcete nájsť identifikátor e-mailu, otvorte ho vo webovom prehliadači. ID je všetko potom &id= v adrese URL. V príklade to tak bolo &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5.

Hodnota korelačnej metódy je celé číslo, ktoré zodpovedá konkrétnej korelačnej metóde. Pozrite si tabuľku v časti metóda korelácie e-mailu EntityType. Napríklad hodnota 3 označuje, že e-mail bol korelovaný pomocou metódy InReplyTo.
ID aktivity rodiča Odkazuje na predtým sledovaný e-mail, ak s ním aktuálny e-mail koreluje. Stĺpec sa však vyplní iba v prípade, že e-mail koreloval pomocou metódy InReplyTo alebo ConversationIndex. Ak bol e-mail korelovaný pomocou inej metódy, napríklad tokenu sledovania, ID nadradenej aktivity je prázdne.

Identifikácia automatických odpovedí

Automaticky generované e-mailové odpovede môžu byť niekedy spúšťané automatickými funkciami. Napríklad funkciu Automatické odpovede Microsoft Outlook (Mimo pracoviska) je možné nastaviť tak, aby odpovedala na e-maily, keď je príjemca preč. V súčasnosti synchronizácia na strane servera aktívne nevyhodnocuje, či je prichádzajúci e-mail automaticky generovanou odpoveďou pri určovaní, či by sa mal automaticky sledovať.

Pomocou atribútu InternetMessageHeaders v tabuľke E-mail môžete identifikovať takéto automaticky generované odpovede. Tento InternetMessageHeaders atribút sa vyplní pre prichádzajúce správy iba v prípade, že e-mail obsahuje Auto-Submitted alebo Reply-To hlavičky. Tieto hodnoty hlavičky sa zaznamenávajú vo formáte JSON.

Ak chcete skontrolovať hodnotu InternetMessageHeaders atribútu, analyzujte údaje JSON, aby ste získali prístup ku konkrétnym názvom a hodnotám hlavičky. Môžete tiež skontrolovať, či stĺpec obsahuje názov hlavičky, ktorý vás zaujíma. Ak napríklad InternetMessageHeaders stĺpec obsahuje Auto-Submitted, znamená to, že e-mail bol vygenerovaný automaticky.

Nasledujúca tabuľka obsahuje ďalšie informácie o hlavičkách v automatických odpovediach.

Záhlavie Description Príklady
Automatické odoslanie Ak je táto hlavička prítomná, znamená to, že e-mail je automatická odpoveď. Rôzni poskytovatelia e-mailových služieb môžu pre túto hlavičku používať rôzne hodnoty. Viac informácií: RFC - odporúčania pre automatické odpovede na elektronickú poštu. Gmail – Outlook – Auto-Submitted : auto-replied

Auto-Submitted : auto-generated
Odpovedať na Ak je táto hlavička prítomná, znamená to, že e-mail má nastavenie odpovede. Hodnota v tejto hlavičke zobrazí e-mailovú adresu pre odpovede. Formát hodnoty sa môže líšiť v závislosti od poskytovateľov pošty a iných konfigurácií. Ďalšie informácie: RFC - pole Odpovedať na. Reply-To : “Test email <example@contoso.com>”

Reply-To : “<example@contoso.com>”

Automatické vyplnenie stĺpca Súvisiace

Súvisiaci stĺpec, ktorý sa nachádza v každom e-mailovom zázname, prepája jeden záznam s druhým. Napríklad e-mail môže byť prepojený s príležitosťou, objednávkou alebo prípadom. Ak manuálne vytvárate alebo aktualizujete e-mailový záznam, môžete použiť stĺpec Súvisiace na pripojenie e-mailu k záznamu v ľubovoľnej tabuľke, ktorá bola nastavená na povolenie aktivít.

Ak sa e-mail sleduje automaticky, pretože koreloval s predtým sledovaným e-mailom, stĺpcu Súvisiace sa automaticky priradí rovnaká hodnota ako predtým sledovaný e-mail.

Ako aplikácie na interakciu so zákazníkmi používajú sledovacie tokeny

Token sledovania je alfanumerický reťazec, ktorý generujú aplikácie interakcie so zákazníkmi a pripája sa na koniec riadka predmetu e-mailu. Priraďuje to e-mailové aktivity k e-mailovým správam. Funkcia tokenu sledovania je predvolene zapnutá.

Štruktúra tokenu sledovania

V predvolenom nastavení aplikácie interakcie so zákazníkmi používajú štruktúru tokenov, ktorá pozostáva zo štvormiestnej predpony a sedemmiestneho identifikátora.

Ilustrácia súčastí tokenu sledovania.

Nasledujúca tabuľka uvádza časti a popisy tokenu sledovania.

Časť Description
Predpona Konfigurovateľné od 1 do 20 znakov. Predvolená hodnota je CRM. Predpona môže byť unikátna pre každú organizáciu alebo prostredie. Pri nasadzovaní aplikácií na interakciu so zákazníkmi pre viacerých nájomníkov odporúčame, aby každá organizáciu bola nakonfigurovaná a používala jedinečnú predponu. Ak zmeníte predponu, predchádzajúce hodnoty predpony sa zachovajú a použijú na koreláciu e-mailov na základe predchádzajúcej predpony.
Označenie online/offline Staršia hodnota, ktorá označuje, či bol používateľ pri odosielaní e-mailu offline alebo online. Táto číslica nie je konfigurovateľná.
Číslo sledovania základného nasadenia Konfigurovateľné od 0–2,147,483,647. Predvolená hodnota je 0. Používa sa ako základné číslo pre číslice čísla používateľa. Ak je napríklad hodnota 0 a pre číslo používateľa sú nakonfigurované tri číslice, prvý používateľ bude mať identifikátor 001. Ak je hodnota 500, prvý používateľ bude 501.
Počet číslic pre používateľské čísla Konfigurovateľné od 1 do 10. Predvolený rozsah sú tri číslice. Táto hodnota určuje, koľko číslic sa má použiť, keď aplikácia interakcie so zákazníkmi priradí číselný identifikátor používateľovi, ktorý vygeneroval e-mailovú aktivitu.
Počet číslic pre prírastkové počítadlo správ Konfigurovateľné od 1 do 9. Predvolený rozsah sú tri číslice. Táto hodnota určuje, koľko číslic sa má použiť, keď aplikácia interakcie so zákazníkmi priradí číselný identifikátor pre aktivitu e-mailu, nie pre jednotlivé správy v aktivite.
Poznámka: Ak použijete predvolenú hodnotu na vygenerovanie tokenu s trojciferným číslom, číslo sa zvýši až na 999 a potom sa číslovanie znova spustí na 000. Môžete použiť väčší počet číslic, aby ste znížili možnosť priradenia duplicitných tokenov k aktívnym e-mailovým vláknam.

Nastavenie alebo vypnutie tokenov sledovania

  1. V časti Nastavenia>správcovského>systému vyberte záložku E-mail .

  2. V oblasti Konfigurácia korelácie e-mailov zapnite alebo vypnite tokeny sledovania a zmeňte predvolenú štruktúru.

Inteligentné párovanie

Keď synchronizácia na strane servera spracováva prichádzajúci e-mail, extrahuje predmet, adresu odosielateľa a adresy príjemcov a použije ich na prepojenie e-mailovej aktivity s existujúcimi záznamami. Tento proces korelácie, známy aj ako inteligentné priraďovanie, používa nasledujúce kritériá na priradenie prijatých e-mailov k e-mailovým aktivitám:

  • Párovanie predmetu: Predpony, napríklad RE: alebo Re: a veľkosti písmen sa ignorujú. Napríklad predmety Re: hello a Hello sa považujú za zhodu.
  • Párovanie odosielateľa a príjemcu: Systém počíta presný počet rovnakých e-mailových adries odosielateľov a príjemcov.

Keď proces je kompletný, systém vyberie vlastníka a objekt prichádzajúcej e-mailovej správy.

Inteligentné priraďovanie je predvolene vypnuté. Môžete ho zapnúť a upraviť nastavenia inteligentného priraďovania na karte E-mail v systémových nastaveniach na úrovni organizácie.

Ako funguje inteligentné priraďovanie

Inteligentné párovanie sa úplne spolieha na existenciu podobnosti medzi e-mailmi. Podobnosť určuje predmet, odosielateľ a príjemcovia vrátane príjemcov skrytej kópie a kópie.

Keď sa e-mail odošle zo systému Dynamics 365 alebo sa dostane sledovaný e-mail, vygenerujú sa dve množiny hash a uložia sa do databázy.

  • Hodnoty hash predmetu: Predmet e-mailu, ktorý môže obsahovať token Dynamics 365, ak je zapnutý v systémových nastaveniach, je zbavený šumových slov ako "RE:" a "FW:" a potom tokenizovaný. Neprázdne tokeny – slová – sa potom hašujú na generovanie hash predmetu.

  • Hash príjemcov: Zoznam odosielateľov a príjemcov sa analyzuje pre jedinečné e-mailové adresy. Každá jedinečná e-mailová adresa generuje hash adresy.

Synchronizácia na strane servera vyhľadáva zhodné hodnoty v uloženom predmete a hodnotách hash príjemcov s cieľom nájsť koreláciu medzi prichádzajúcim a odchádzajúcim e-mailom. Dva e-maily sú korelované, ak majú rovnaký počet hash predmetov a najmenej dva zodpovedajúce hash príjemcov.

Poznámka

Keďže organizácia odosiela a prijíma e-maily počas dlhých období, údaje o korelácii uložené v tabuľke EmailHash sa môžu výrazne zvýšiť. V kombinácii s menej obmedzujúcimi nastaveniami inteligentného priraďovania alebo bežnými vzormi predmetov alebo príjemcov to môže znížiť výkonnosť inteligentného priraďovania. Ak systém pri optimalizácii výkonu zistí vysoké využitie zdrojov pri vykonávaní operácií inteligentného priraďovania, bude korelovať e-maily z predchádzajúcich 90 dní.

Pokročilé nastavenia inteligentného priraďovania

  • HashFilterKeywords: regulárny výraz, ktorý sa používa na filtrovanie šumu v riadku predmetu. Všetky zodpovedajúce inštancie regulárneho výrazu v riadku predmetu sa pred generovaním hash predmetu nahradia prázdnymi reťazcami.

    Predvolená hodnota: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

    Ignorovať všetky slová na začiatku riadka predmetu, ktoré sa končia dvojbodkou (:). Napríklad:

    Subject Ignorované slová
    1 Testovať --
    2 RE: Test RE:
    3 FW: RE: Test FW: RE:

    V predvolenom nastavení sa text "Mimo pracoviska:" neignoruje, pretože za prvým slovom vo fráze "out" nenasleduje dvojbodka (:). Ak chcete ignorovať túto frázu, zmeňte regulárny výraz takto: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

  • HashMaxCount: Maximálny počet hashov, ktoré sa generujú pre ľubovoľný zoznam predmetov alebo príjemcov.

    Predvolená hodnota: 20

    Ak objekt po potlačení hluku obsahuje viac ako 20 slov, hašuje sa iba prvých 20.

  • HashDeltaSubjectCount: Maximálny povolený rozdiel medzi počtom hash predmetov e-mailov, ktoré sa majú korelovať.

    Predvolená hodnota: 0

  • HashMinAddressCount: Minimálny počet hash sa vyžaduje v zozname príjemcov pre koreláciu e-mailov.

    Predvolená hodnota: 2

Pozrite si tiež

Porovnanie presmerovacej poštovej schránky a individuálnych poštových schránok
Priradenie e-mailovej adresy k riadku