Analiza in skupna raba podatkov s predlogami aplikacije Excel
Excel je učinkovito orodje za analizo in predstavitev vaših podatkov. S predlogami programa Excel lahko preprosto ustvarite in delite prilagojene analize z ostalimi v organizaciji.
Predloge programa Excel uporabite za:
napovedovanje prodaje,
upravljanje prodajnega lijaka,
točkovanje možnih strank,
načrtovanje po območjih
in še za veliko več ...
Lahko preskusite predloge programa Excel, vključene v aplikacije za interakcijo s strankami (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing in Dynamics 365 Project Service Automation), da dobite hiter vpogled v možne vrste analiz.
Ustvarite novo predlogo programa Excel
Spodaj so našteti koraki za ustvarjanje predloge programa Excel.
1. korak: Ustvarite novo predlogo iz obstoječih podatkov
Obstajata dve mesti, na katerih lahko ustvarite predlogo programa Excel:
Na strani »Nastavitve«. Pojdite na Nastavitve>Predloge>Predloge dokumentov>Novo (
). Za dostop do strani z nastavitvami potrebujete ustrezno dovoljenje, kot je dovoljenje sistemskega skrbnika ali prilagojevalca.Na seznamu zapisov. Pojdite na primer na možnost Prodaja>Priložnosti>Moje odprte priložnosti. V menijski vrstici kliknite Predloge aplikacije Excel>Ustvari predlogo aplikacije Excel.
Prikaže se stran Ustvarjanje predloge.
Izberite podatke, ki jih želite vključiti v predlogo
Kliknite Predloga programa Excel.
Izberite entiteto (vrsto zapisa), da vključite podatke te entitete. V naslednjem polju lahko izberete le tiste poglede, ki jih podpira izbrana entiteta.
Izberite pogled.
Kliknite Uredi stolpce, da dodate, odstranite in prilagodite lastnosti za stolpce, ki jih želite vključiti v predlogo.
Kliknite Prenesi datoteko, da ustvarite datoteko predloge.
Opozorilo
Prenesete lahko tudi predlogo, ki ne vključuje nobenih podatkov, razen stolpce, povezane z vrsto zapisa (entiteto), in sicer v možnosti Nastavitve>Upravljanje podatkov>Predloge za uvoz podatkov. Če želite več informacij, glejte: Prenos predloge za uvoz podatkov.
Pomembno
Predlogo dokumenta, ki je bila prenesena iz enega okolja, je mogoče uporabiti le v tem istem okolju. Selitev iz okolja v okolje za predloge Word ali Excel trenutno ni podprta.
Med ustvarjanjem Excelove predloge je v datoteko predloge izvoženih največ 50 zapisov.
2. korak: prilagajanje podatkov v programu Excel
Odprite ustvarjeno predlogo v lokalnem primeru programa Excel, da prilagodite podatke.
Pomembno
Ne uporabljajte programa Excel Online za prilagajanje podatkov o predlogah, ker sprememb ni mogoče shraniti. Vse posodobitve podatkov o predlogah, izvedene v programu Excel Online, bodo izgubljene, ko zaprete zavihek.
Oglejmo si preprost primer prilagajanja predloge programa Excel z vzorčnimi podatki.
Primer prilagajanja podatkov priložnosti
Kliknite Omogoči urejanje, da omogočite prilagajanje preglednice aplikacije Excel.
Dodajte nov stolpec in ga poimenujte »Pričakovani prihodki«.
Ustvarite formulo za pričakovane prihodke. Ne sklicujte se na celice po njihovih naslovih, ampak jih raje opredelite in uporabite njihova imena.
Ustvarite vrtilno tabelo in grafikon. Ti in drugi predstavitveni koraki bodo razloženi v prihodnjih posodobitvah na to temo.
Postavite uporabniško vsebino nad obstoječo podatkovno tabelo ali na njeno desno stran. S tem se vsebina ne bo prepisala, tudi če boste naknadno dodali nove podatke in ustvarili novo predlogo programa Excel. Če želite več informacij, glejte: Najboljše prakse in vidiki uporabe predlog aplikacije Excel
Shranite preglednico.
Zdaj lahko naložite predlogo aplikacije Excel.
3. korak: Nalaganje predloge in deljenje z drugimi
Ko predlogo aplikacije Excel prilagodite svojim željam, jo lahko naložite. Predloga bo dostopna na mestu, kamor jo boste naložili.
Skrbniki lahko za nalaganje predlog iz programa Excel uporabljajo stran »Nastavitve«. Predloga, ki je naložena na stran z nastavitvami, je na voljo vsem uporabnikom.
Za skrbnike: nalaganje predloge programa Excel
Odprite Nastavitve>Predloge>Predloge dokumentov.
Kliknite Naloži predlogo.
Povlecite datoteko programa Excel v pogovorno okno ali pa jo poiščite in naložite.
Kliknite Naloži.
Neskrbniški uporabniki lahko naložijo predlogo za svojo uporabo s seznama zapisov.
Za neskrbnike in skrbnike, ki želijo ustvariti osebno predlogo: nalaganje predloge programa Excel
Odprite stran s seznamom zapisov, na primer s seznamom prodajnih priložnosti. Pojdite na možnost Prodaja>Priložnosti>Moje odprte priložnosti.
V menijski vrstici kliknite Predloge aplikacije Excel>Ustvari predlogo aplikacije Excel.
Kliknite Predloga aplikacije Excel>Naloži.
Povlecite datoteko v pogovorno okno ali pa jo poiščite in naložite.
Kliknite Naloži.
4. korak: Izberite, kdo lahko uporablja novo predlogo
Dostop do ustvarjene predloge programa Excel je odvisen od načina prenosa in dodeljenega dostopa za varnostno vlogo. Preberite članek Uporaba varnostnih vlog za nadzor dostopa do predlog.
Če ste predlogo naložili s strani z nastavitvami
Stran z informacijami za naloženo predlogo programa Excel bo izgledala tako.
Predloge, naložene s strani z nastavitvami, so na voljo vsem uporabnikom. Nadaljnji ukrepi niso potrebni.
Če ste predlogo naložili iz seznama zapisov
Stran z informacijami za naloženo predlogo programa Excel bo izgledala tako.
Predloge, naložene iz seznama zapisov, so na voljo tistemu uporabniku, ki jih je dodal. Če želite predloge deliti z drugimi, sledite spodnjim korakom:
Kliknite Deli na strani z informacijami o predlogi.
Prek strani Deli osebno predlogo dokumenta lahko delite predlogo programa Excel z drugimi in nastavite dovoljenja.
Izvoz in analiza podatkov z novo predlogo
Postopek za uporabo predloge programa Excel je opisan spodaj.
1. korak: Izbira entitete za analizo
Izberite entiteto (vrsto zapisa) za analizo z ustvarjeno predlogo programa Excel. Pojdite na primer na možnost Prodaja>Priložnosti>Moje odprte priložnosti. Dodani sta bili dve novi priložnosti, odkar je bila predloga ustvarjena.
2. korak: Izvoz podatkov z novo predlogo programa Excel
Izberite predlogo programa Excel, ki ste jo ustvarili.
Ta predloga je bila ustvarjena s strani z nastavitvami, zato jo boste v meniju našli pod Predloge programa Excel. Če bi bila ustvarjena iz seznama zapisov, bi jo našli pod Osebne predloge programa Excel.
Če uporabljate Microsoft Excel Online, si lahko podatke ogledate v oknu Excel v aplikacijah za interakcijo s strankami (kot sta Dynamics 365 Sales in Customer Service). Če aplikacije ne uporabljate ali če bi raje ustvarili datoteko aplikacije Excel, kliknite Prenos <ime predloge>.
3. korak: Analiza podatkov v programu Excel
Podatki v preglednici programa Excel temeljijo na dveh stvareh:
Zapisi. Pogled, iz katerega želite opraviti izvoz, določa, katere zapise boste videli v izvoženi datoteki programa Excel. Če ste na primer izbrali »Zaprte priložnosti«, boste videli pripadajoče zapise, četudi ste uporabili predlogo, ustvarjeno z možnostjo »Moje odprte priložnosti«.
stolpcih. Z uporabo posamezne predloge določite, kateri stolpci se bodo prikazali v tabeli izvožene datoteke programa Excel. Pogled zaprtih priložnosti na primer vsebuje naslednje stolpce: potencialni kupec, stanje, dejanski prihodek in dejanski zaključni datum. Če pa ste uporabili predlogo, ustvarjeno na podlagi možnosti »Moje odprte priložnosti«, boste videli stolpce, povezane s tem pogledom, in vsa dejanja filtriranja stolpcev, ki ste jih opravili ob ustvarjenju predloge.
4. korak: Delite rezultate z drugimi osebami
Če uporabljate program Excel, shranite kopijo v splet ali v računalnik. Pošljite datoteko, da jo lahko drugi pregledajo in podajo svoje mnenje.
Preizkusite vzorčne predloge programa Excel
V aplikacije za interakcijo s strankami so vključene štiri predloge programa Excel.
Vzorčne predloge programa Excel so bile ustvarjene z določeno vrsto zapisa (entiteto). Za zapise boste lahko uporabili samo tisto predlogo, ki ima isto vrsto zapisa.
| Ime | Entiteta |
|---|---|
| Upravljanje prodajnega lijaka | Priložnost (območje »Prodaja«) |
| Pregled akcije | Akcija (območje »Trženje«) |
| Stanje pogodbe o ravni storitve za primere | Primer (območje »Storitev«) |
| Povzetek primera | Primer (območje »Storitev«) |
Uporaba vzorčne predloge programa Excel
Odprite seznam zapisov z informacijami z vrsto entitete, ki ustreza vzorčni predlogi. Odprite na primer seznam prodajnih možnosti, če želite uporabiti predlogo upravljanja prodajnega lijaka.
Kliknite >Predloge programa Excel in izberite vzorčno predlogo v možnosti Predloge seznama Excel.
Prenesite predlogo ali jo odprite v programu Excel.
Napitnina
Predloge, ki so vključene v aplikacije za interakcijo s strankami, lahko izvozite, spremenite in nato ponovno uvozite kot nove predloge. To vam lahko pomaga pri ustvarjanju predlog po meri programa Excel.
Najboljše prakse in vidiki uporabe predlog programa Excel
Spodaj so naštete koristne informacije, ki jih morate vedeti, če želite ustvarjati in čim bolje izkoristiti predloge programa Excel.
Preizkušanje predlog programa Excel
Excel ima veliko funkcij. Dobro bi bilo, da prilagoditve preizkusite, da preverite, ali vse funkcije programa Excel v vaših predlogah delujejo po pričakovanjih.
Zasebnost in vrtilni grafikoni
Privzeta nastavitev ne omogoča posodabljanja podatkov vrtilnih grafikonov ob odpiranju preglednice. To lahko predstavlja varnostno težavo, če uporabniki z nezadostnimi dovoljenji ne smejo videti nekaterih podatkov vrtilnih grafikonov.
Oglejte si ta primer:
Skrbnik ustvari predlogo z občutljivimi podatki v vrtilnih grafikonih in jo naloži.
Prodajalec, ki ne bi smel imeti dostopa do občutljivih podatkov v vrtilnih grafikonih, to predlogo uporabi za ustvarjanje datoteke Excel za analizo podatkov.
Izid. Prodajalec lahko vidi podatke vrtilnega grafikona, ki jih je naložil skrbnik , in ima dostop do pogledov, za katere nima dovoljenj.
Še več. iOS ne podpira posodabljanja vrtilnih podatkov in vrtilnih grafikonov pri uporabi aplikacije Excel v iOS napravah.
Priporočilo. Občutljivih podatkov ne vnašajte v vrtilne tabele in vrtilne grafikone.
Nastavitev samodejnega osveževanja podatkov vrtilnega grafikona
Privzeta nastavitev ne omogoča samodejnega osveževanja podatkov vrtilnih grafikonov ob odpiranju preglednice. Navadni grafikoni se posodobijo samodejno.
V aplikaciji Excel z desno tipko miške kliknite vrtilni grafikon in nato kliknite Možnosti vrtilnega grafikona>Osveži podatke ob odpiranju datotek.
Vstavljanje novih podatkov
Če želite v predlogo aplikacije Excel dodati novo vsebino, te podatke vstavite nad obstoječe podatke ali na njihovo desno stran. Obstaja še druga možnost, in sicer lahko novo vsebino vnesete na drug list.
Predloge programa Excel s slikami lahko povzročijo napako
Če boste poskušali podatke aplikacij Excel analizirati s predlogo programa , ki vsebuje sliko, boste morda prejeli sporočilo o napaki: »Prišlo je do napake med shranjevanjem vašega delovnega zvezka. Delovni zvezek ni bil shranjen.« Poskusite odstraniti sliko iz predloge in jo ponovno naložiti.
Predloge programa Excel in aplikacija Office Mobile v operacijskem sistemu Windows 8.1
Predlog aplikacije Excel ne morete odpreti v mobilni aplikaciji Office v napravah z operacijskim sistemom Windows 8.1. Prejeli boste sporočilo o napaki: »Dokument je bil obnovljen v največji možni meri, vendar ga ne morete urejati. Poskusite dokument odpreti in popraviti na namiznem računalniku, da odpravite težavo.«
Gre za znano težavo.
Uporaba imen stolpcev v tabelah in imen obsegov v formulah
Pri ustvarjanju formul v aplikaciji Excel ne uporabljajte naslovov stolpcev ali številk celic. Namesto tega uporabite imena stolpcev tabele in določite imena celic ali njihovih obsegov.
Uporaba varnostnih vlog za nadzor dostopa do predlog
Skrbniki lahko nadzorujejo dostop do predlog programa Excel z določeno razdrobljenostjo. Prodajalcem lahko na primer dodelite dostop za branje, ne pa dostopa za pisanje v predlogah programa Excel.
Kliknite Nastavitve>Varnost>Varnostne vloge.
Izberite vlogo in nato kliknite zavihek »Upravljanje poslovanja«.
Izberite Predloga dokumenta, da nastavite dostop do predlog, ki so na voljo celotni organizaciji. Izberite Predloga osebnega dokumenta za predloge, ki so v skupni rabi s posameznimi uporabniki.
Kliknite kroge, da prilagodite raven dostopa.
Ogled in brisanje predlog osebnih dokumentov
Če želite izbrisati predloge osebnih dokumentov, sledite spodnjim navodilom:
Kliknite Napredno iskanje (
).Za možnost Poišči izberite Predloge osebnih dokumentov.
Kliknite Rezultati(!).
Izberite predlogo osebnega dokumenta, ki jo želite izbrisati, in kliknite Izbriši (
).
Predloga aplikacije Excel se ne naloži v brskalniku Microsoft Edge
Če predloge programa Excel ni mogoče naložiti pri uporabi brskalnika Microsoft Edge, posodobite brskalnik Microsoft Edge in poskusite znova.
Izjava o zasebnosti
Če uporabljate Microsoft Dynamics 365 (online), se med izvažanjem podatkov v statični delovni list v računalniku ustvari in shrani lokalna kopija izvoženih podatkov. Podatki so iz aplikacije Dynamics 365 (online) preneseni v računalnik prek varne povezave SSL, med to lokalno kopijo in aplikacijo Dynamics 365 (online) pa se ne ohrani povezava.
Ko izvozite v dinamični delovni list ali vrtilno tabelo, se vzdržuje povezava med delovnim listom aplikacije Excel in Dynamics 365 (online). Vsakič, ko osvežite dinamični delovni list ali vrtilno tabelo, vas bo aplikacija Dynamics 365 (online) overila s pomočjo vaših poverilnic. Videli boste podatke, za katere imate dovoljenja za ogled.
Skrbnik lahko določi, ali uporabniki v organizaciji lahko izvažajo podatke v Excel z uporabo varnostnih vlog.
Glejte tudi
Prenos predloge za uvoz podatkov
Uporaba predlog programa Word