Samodejno ustvarjanje ali posodabljanje zapisov

Napitnina

Če želite brezplačno preskusiti Dynamics 365 Customer Service, se lahko prijavite za 30-dnevni preskus.

Samodejno lahko ustvarite ali posodobite zapise sistema ali zapise po meri iz dohodnih dejavnosti, kot so e-poštna sporočila, družabne dejavnosti ali dejavnosti po meri. V tem razdelku boste spoznali ustvarjanje pravil za samodejno ustvarjanje zapisov za primere iz dohodne e-pošte.

opomba,

Sodobna pravila za samodejno ustvarjanje in posodabljanje zapisov niso podprta v okoljih na mestu uporabe.

Nastavitev pravil za samodejno ustvarjanje ali posodabljanje zapisov

Vsaka organizacija ima več programov za zajem komunikacije s strankami. Možnost usmerjanja zunanjih podatkov v zapise programa Microsoft Dataverse lahko bistveno izboljša učinkovitost prodaje, trženja in ekip za storitve ter izboljša kakovost podatkov. Te podatke zdaj lahko usmerite iz različnih programov in zunanjih virov v program Dataverse s pomočjo pravil za ustvarjanje in posodabljanje zapisa.

Ustvarjanje zapisa in posodabljanje pravila je sestavljeno iz elementov pravil. Elementi pravil določajo pogoje za ustvarjanje ali posodabljanje zapisov ter določajo, katera dejanja ali korake je treba izvesti v zapisih.

Ko je zapis primera ustvarjen s pravilom samodejnega ustvarjanja zapisa in je lastnik pravila ekipa, bo lastnik zapisa primera skrbniški uporabnik ekipe.

Dejavnosti in entitete, ki jih podpirajo pravila za samodejno ustvarjanje ali posodabljanje zapisov

Privzeto Dynamics 365 Customer Service podpira ustvarjanje pravil iz naslednjih dejavnosti:

• E-pošta
• Družabna dejavnost
• Opravilo
• Telefonski klic
• Sestanek
• Storitvena dejavnost
• Dejavnost po meri

Te dejavnosti je mogoče pretvoriti v katere koli privzete (sistemske) zapise entitete ali zapise entitete po meri. Ustvarite lahko na primer možno stranko, priložnost (zapis sistema) ali dogodek (zapis po meri) iz dohodnega e-poštnega sporočila.

Zahteve

Zagotovite, da so izpolnjene naslednje zahteve:

• Dovoljenja, vloge in licenca Power Automate za ustvarjanje pravil samodejnega ustvarjanja zapisov.
• Informacije o čakalnih vrstah, za katere želite ustvariti pravila.

Konfiguracija pravil za samodejno ustvarjanje ali posodabljanje zapisov

Konfigurirate lahko pravilo, ki se bo ob aktivnosti izvajalo za dohodna e-poštna sporočila. Z uporabo funkcije za ustvarjanje pravil lahko določite pogoje, kdaj se pravilo lahko zažene.

Pravila lahko konfigurirate v Skrbniškem središču za Customer Service ali aplikaciji središča storitev za stranke.

1. Pojdite v eno od skrbniških aplikacij in izvedite naslednje korake.

   Skrbniško središče za Customer Service

   1. Na zemljevidu mesta izberite Nastavitve primera v možnosti Podpora za stranke. Prikaže se stran Nastavitve primera.
   2. V razdelku Pravila za samodejno ustvarjanje in posodabljanje zapisov izberite Upravljanje.

   Prikaže se stran Vsa pravila za ustvarjanje in posodabljanje zapisov.

   storitve za stranke Hub - Upravljanje storitev (zastarelo)

   Pomembno

   Območje upravljanja storitev v središču storitve za stranke je zastarelo. Uporabite aplikacijo Skrbniško središče storitve za stranke za skrbniška opravila v storitve za stranke.

   1. Na zemljevidu mesta izberite Upravljanje storitev.
   2. V razdelku Nastavitve primera izberite možnost Pravila za samodejno ustvarjanje in posodabljanje zapisov.

   Prikaže se stran Pravila za ustvarjanje in posodabljanje zapisov.

2. Izberite Novo. Prikaže se stran Novo pravilo za ustvarjanje in posodabljanje zapisov.

3. Na zavihku Osnovno v možnost Podrobnosti prvega koraka vnesite naslednje podrobnosti:

   • Ime pravila: vnesite ime za pravilo.
   • Čakalna vrsta, ki naj se spremlja: izberite čakalno vrsto, v kateri bo aktivirano pravilo. Za dejavnost e-pošte morate izbrati čakalno vrsto, da boste lahko aktivirali pravilo.
   • Vrsta dejavnosti za spremljanje: s seznama izberite E-pošta.

4. Izberite Shrani. Omogočeno je območje Drugi korak: pogoji za oceno in dejanja, ki naj bodo izvedena.

   

5. V možnosti Drugi korak: pogoji za oceno in dejanja, ki naj bodo izvedena izberite Novo. Prikazana je stran Graditelj pogojev.

   opomba,

   Za uspešno izvajanje pravila morate dodati vsaj en pogoj.

6. Izvedite naslednje korake:

   a. V razdelku Pogoj>Ime pogoja vnesite intuitivno ime.

   b. V razdelku Pogoj, ki mu mora biti zadoščeno za nadaljevanje (zadoščeno, če je prazno) izberite možnost Dodaj.

   c. Uporabite naslednje možnosti, če želite določiti merila za pravilo, ki ga je treba oceniti:

   i. Dodajanje vrstice

   ii. Dodaj skupino

   iii. Dodaj povezano entiteto

7. V razdelku Potrebni ukrepi>Zapis, ki naj se ustvari se prepričajte, da je vrednost nastavljena na Primer. Primer bo ustvarjen, če bodo za e-poštno dejavnost izpolnjeni določeni pogoji.

8. V razdelku Konfiguriranje orodja Microsoft Power Automate izberite Shrani in odpri v Power Automate. Aplikacija Power Automate se odpre v novem zavihku, kjer lahko nastavite merila, ki jih je treba oceniti za e-poštno dejavnost. Če želite izvedeti več o uporabi orodja Power Automate, glejte dokumentacijo za Power Automate.

9. Izberite Shrani in zapri. Graditelj pogojev je zaprt.

10. V možnosti Tretji korak: dodatna dejanja, ki naj se izvedejo po ujemanju s pogojem izberite možnost na podlagi zahteve za Samodejno odgovorite na e-pošto.

11. Če izberete Da, izberite predlogo za e-pošto v polju s seznamom Izberi predlogo za e-pošto.

opomba,

Pravilo bo v stanju osnutka, dokler ga ne aktivirate.

Delovanje pravil za ustvarjanje in posodabljanje pravil s čakalnimi vrstami

Ko za pravilo za ustvarjanje in posodabljanje zapisa določite čakalno vrsto za vrsto vira, se vsaka dohodna dejavnost iz tega vira doda kot element čakalne vrste za to določeno čakalno vrsto. To pomeni, da če je pravilo za določeno izvorno dejavnost in kombinacijo čakalne vrste aktivirano, pravilo obdela dohodno dejavnost v tej čakalni vrsti za ustvarjanje ali posodabljanje zapisa. Ko pravilo samodejnega ustvarjanja zapisov obdela e-poštno sporočilo, se ustvari element čakalne vrste. Če ima e-poštno sporočilo e-poštno sporočilo čakalne vrste v slepi kopiji (Bcc) ali kopiji (Cc), se iz strežniške sinhronizacije ustvari element čakalne vrste. Privzeto sta ustvarjena dva elementa čakalne vrste, če ima e-poštno sporočilo pošto iz čakalne vrste v poljih »Za« in »Skp« ali »Kp«. Za nadzor ustvarjanja element čakalne vrste lahko nastavite preklop CreateQueueItemForSynchronizingMailbox v konfiguracijskih nastavitvah vaše organizacije. Več informacij najdete tukaj: Ustvarjanje elementov čakalne vrste v sinhroniziranih e-poštnih sporočilih

Za vrsto vira »e-pošta« morate določiti čakalno vrsto. Za vse druge vrste vira, vključno z dejavnostmi po meri, je izbirno.

opomba,

Ko je pravilo samodejnega ustvarjanja zapisov uporabljeno za element čakalne vrste e-pošte, je deaktivirano.

Konfiguriranje naprednih nastavitev za pravila

Na zavihku Napredno na strani Pravilo za ustvarjanje in posodabljanje zapisov za pravilo lahko konfigurirate dejanja, ki so lahko samodejno izvedena, preden so pogoji za pravilo ocenjeni.

1. Na strani Pravila za samodejno ustvarjanje in posodabljanje zapisov izberite pravilo s seznama, ki ga želite posodobiti. Prikaže se stran <rule_name>.

2. Izberite zavihek Napredno in storite naslednje v možnosti Pred ocenjevanjem pogojev:

   • Dovoli e-poštna sporočila od neznanih pošiljateljev: nastavite na Da, če želite, da se ustvarjajo zapisi, ko prispejo e-poštna sporočila pošiljateljev, katerih e-poštni naslovi niso v nobenem zapisu stikov ali kupcev.

     Ta možnost z možnostjo »Samodejno ustvari zapise v storitvi Dynamics 365 for Customer Engagement« v osebnih možnostih lastnika pravila določa, ali se ustvari zapis primera in stika. Če želite izvedeti več, glejte Nastavljanje osebnih možnosti.

   • Upravljanje neznanih pošiljateljev po: izberite eno od naslednjih možnosti:

     • Samodejno ustvarjanje novega stika: določite, ali želite, da se stik ustvari samodejno.
     • Ročna preslikava v aplikaciji Power Automate: določite, ali želite v aplikaciji Power Automate oceniti in nastaviti reševanje primera za stik.

       Pomembno

       Če se odločite za ročno preslikavo stika, poskrbite, da v aplikaciji Power Automate ustvarite preslikavo za polje za stranke. Več informacij je v razdelku: Ročno preslikavanje stikov v aplikaciji Power Automate

   • Zahtevaj veljavno upravičenost v povezanem primeru: če izberete Da, se primer ustvari le, če za stranko obstaja aktivna upravičenost.

     Če je pošiljatelj e-poštnega sporočila stik z nadrejenim računom, se zapis ustvari, če ima nadrejeni račun stika veljavno upravičenost in je stik naveden v razdelku Stiki v upravičenosti ali če je razdelek Stiki prazen (kar pomeni, da upravičenost velja za vse stike stranke).

   • Čakanje nekaj časa po rešitvi povezanega primera: izberite Da in nato časovno vrednost v polju Izberite trajanje, ki se prikaže. Novi primeri ne bodo ustvarjeni, dokler ne mine določeno obdobje po razrešitvi povezanega primera. Če ste vrednost na primer nastavili na »Da« in navedli »ena ura« ter obstaja primer za težavo tiskalnika, ob novem e-poštnem sporočilu za isto težavo tiskalnika drug primer ne bo ustvarjen, dokler ne mine ena ura po razrešitvi obstoječega primera težave tiskalnika.

     Rešeni primer ne bo samodejno znova odprt, ko bo z njim povezano dohodno e-poštno sporočilo. Vendar pa lahko konfigurirate poteke Power Automate tako, da znova odprete razrešeni primer, ko je dohodno e-poštno sporočilo povezano z razrešenim primerom.

     Če je možnost nastavljena na Ne, ne bo ustvarjen noben primer, če obstaja povezan primer.

     opomba,

     Če želite, da se primer ustvari brez časovnega zamika, nastavite možnost Čakanje nekaj časa po rešitvi povezanega primera na Da in v polju Izberite trajanje ne izberite trajanja.

3. V možnosti Napredne nastavitve je uporabnik, ki ustvarja pravilo, samodejno naveden v polju Lastnik, katerega dovoljenja pravilo uporablja za zagon. Dodate lahko več uporabnikov ali spremenite privzeto vrednost.

4. Izberite Shrani ali Shrani in zapri.

Sprememba vrstnega reda elementov pravil, ki jih je treba oceniti

Pravila se izvedejo v vrstnem redu, v katerem so navedena na seznamu elementov pravil. Če se dohodna dejavnost ujema s pogojem, navedenim v prvem elementu pravila, je primer ustvarjen in ostali elementi pravila se ne ocenjujejo. Če za pravilo obstaja več elementov pravila, lahko spremenite njihov vrstni red.

Ročna preslikava stika v aplikaciji Power Automate

V aplikaciji Power Automate za ročno preslikavo stika izvedite naslednje korake:

1. V aplikaciji v Customer Service pojdite na funkcijo pravila za samodejno ustvarjanje in posodabljanje zapisa ter nato izberite pravilo, ki ga želite urediti.
2. V območju Drugi korak: pogoji za oceno in dejanja, ki naj bodo izvedena izberite element pravila, za katerega želite ročno preslikati stik v Power Automate.
3. Na strani, ki se prikaže, na zavihku Graditelj pogojev izberite Shrani in odpri Power Automate. Na novem zavihku se odpre potek dela aplikacije Power Automate.

   1. Sprejmite privzete nastavitve povezave in izberite Nadaljuj.

   2. Na strani, ki je prikazana, v koraku Ali je ta pošiljatelj e-pošte stik ali kupec za možnost Če »Ne« izberite tri pike za Prekini, ko ni najdene veljavne stranke in izberite Izbriši.

   3. V potrditvenem pogovornem oknu izberite V redu.

   4. Pri koraku Ustvari zapis (tega koraka ne preimenuj) delovnega toka določite zahtevano vrednost v polju Stranka (stiki).

   5. Prepričajte se, da ste odstranili privzete preslikave iz stikov (Stiki) in strank (Računi).

      

      Pomembno

      Če želite preslikati račun, za potek dela brez napak ne pozabite odstraniti privzetih preslikav iz polj stikov (Stiki) in strank (Stiki) in določiti samo računa v polju Stranka (Računi).

   6. Shranite in zaprite.

Obdelujte samo e-poštna sporočila od znanih pošiljateljev

Če želite obdelati samo e-poštna sporočila od znanih pošiljateljev, izvedite naslednje korake v Power Automate za povezan element pravila:

1. Na strani poteka dela Power Automate prejmite privzete nastavitve povezave in izberite Nadaljuj.

2. Na strani, ki je prikazana, v koraku Ali je ta pošiljatelj e-pošte stik ali kupec za možnost Če »Ne« zagotovite, da je izbrana možnost Prekini, ko ni najdene veljavne stranke in izberite Izbriši.

3. Shranite spremembe.

Obdelana bodo le sporočila znanih pošiljateljev.

Ustvarjanje stikov za neznane pošiljatelje

Koraki v tem razdelku so uporabni le, če izberete možnost ročne preslikave v Power Automate v polju Upravljanje neznanih pošiljateljev po na zavihku Napredno pravila za ustvarjanje in posodabljanje zapisa.

Možnost ustvarjanja stika temelji na dovoljenju prejemnika e-pošte. Če prejemnik e-pošte nima dovoljenja za ustvarjanje stika in mu tega dovoljenja ne želite dodeliti, lahko spremenljivko okolja konfigurirate tako, da bo uporabljala dovoljenja lastnika pravila. Več informacij: Ustvarjanje stikov za neznane pošiljatelje z uporabo konteksta lastnika pravila

Če želite ustvariti stik za neznane pošiljatelje pošte, konfigurirajte naslednje možnosti v Power Automate za povezan element pravila:

1. V koraku Ali je ta pošiljatelj e-pošte stik ali kupec za možnost Če »Ne« izbrišite dejanje Prekini, ko ni najdene veljavne stranke.

2. Izberite Dodajanje dejanja in v polju Izbira postopka poiščite dejanje »Dodajanje nove vrstice« in ga izberite.

3. V Ime tabele izberite Stiki.

4. V E-pošta poiščite možnost »Od« v Dinamična vsebina in jo izberite.

5. Ponovno izberite Dodajanje dejanja in v polju Izbira postopka poiščite dejanje »Nastavitev spremenljivke« in ga izberite.

6. V Ime izberite Stranka temelji na pošiljatelju e-pošte.

7. V Vrednost poiščite možnost »ID za OData« v Dinamična vsebina in jo izberite. »ID za OData« se izpelje, ko ustvarite nov zapis stika.

8. V možnosti Ustvari zapis (tega koraka ne preimenuj) poiščite Stik (Stiki) in uporabite naslednji izraz:

   if(equals(triggerOutputs()?['body/_emailsender_type'], 'contacts'), if(contains(variables('Customer from email sender'), triggerOutputs()?['body/_emailsender_value']) , string(''), concat('contacts(',triggerOutputs()?['body/_emailsender_value'], ')')), string(''))

9. Shranite spremembe.

Ustvarjanje stikov za neznane pošiljatelje z uporabo konteksta lastnika pravila

Privzeto je ustvarjen stik za neznanega pošiljatelja e-pošte v kontekstu prejemnika e-pošte. Če želite preklopiti na uporabo dovoljenj lastnika pravila za ustvarjanje novega stika, lahko konfigurirate spremenljivko okolja msdyn_ArcCreateContactWithRuleOwner na naslednji način:

1. Odprite portal Power Apps.

2. Izberite zahtevano okolje in nato Rešitve v levem podoknu.

3. Na strani Rešitve izberite Privzeta rešitev.

4. Poiščite Spremenljivke okolja in izberite spremenljivko okolja msdyn_ArcCreateContactWithRuleOwner.

5. Na strani za urejanje, ki se prikaže, možnost Trenutna vrednost nastavite kot 1, da preglasite privzeto vrednost.

6. Shranite prilagoditev in jo objavite.

Aktiviranje pravila za samodejno ustvarjanje ali posodabljanje zapisov

Za vsako pravilo za ustvarjanje in posodabljanje zapisov, ki ga želite uporabiti za ujemajočo se dohodno dejavnost, po tem ko dodate elemente pravila, je treba aktivirati pravilo.

Upravljanje samodejnega ustvarjanja in posodabljanja pravila iz obrazca čakalne vrste

Lahko ustvarite ali upravljajte pravilo za samodejno ustvarjanje zapisa in pravilo posodobite iz obrazca čakalne vrste. Za več informacij glejte Več informacij: Ustvarjanje ali spreminjanje čakalne vrste

Upravljanje nadzornika dejavnosti za pregled in sledenje pravilom

Pregledate in spremljate lahko stanje pravil samodejnega ustvarjanja zapisov in odpravite težave v zvezi z njimi. Glejte: Upravljanje nadzornika dejavnosti za pregled in sledenje pravilom

Odpravljanje težav s primeri

Težava pri pretvorbi e-poštnega sporočila v primer

Glejte tudi

Ustvarjanje in upravljanje čakalnih vrst
Ustvarite pravila za samodejno usmerjanje primerov
Pogosta vprašanja o nadzorniku dejavnosti