Pregled poteka poslovnega procesa

Velja za: PowerApps in Dynamics 365 (v spletu), različica 9.x

Z ustvarjanjem potekov poslovnih procesov lahko zagotovite, da uporabniki pri delu s stranko vedno dosledno vnesejo podatke in upoštevajo ista navodila. S potekom poslovnega procesa lahko na primer zagotovite, da zahteve za storitev za stranke vsi uporabniki obravnavajo na enak način ali pred oddajo naročila pridobijo odobritev računa. Poteki poslovnega procesa uporabljajo enako temeljno tehnologijo kot drugi procesi, toda zmogljivosti, ki jih zagotavljajo, se zelo razlikujejo od drugih funkcij, ki uporabljajo procese. Če želite izvedeti, kako ustvarite ali uredite potek poslovnega procesa, glejte Ustvarjanje poteka poslovnega procesa.

Oglejte si kratek videoposnetek (4:49) o potekih poslovnih procesov.

Zakaj uporabljati poteke poslovnega procesa?

Poteki poslovnega procesa zagotavljajo vodnik za osebe, ki želijo opraviti delo. Zagotavljajo poenostavljeno uporabniško izkušnjo, ki vodi uporabnike skozi procese, ki jih je njihova organizacija določila za interakcije, ki jih je treba opraviti za neko vrsto zaključka. To uporabniško izkušnjo lahko prilagodite, tako da pri uporabnikih z različnimi varnostnimi vlogami najbolje ustreza njihovemu delu.

Uporabite poteke poslovnega procesa, da določite niz korakov, ki jim morajo uporabniki slediti do želenega izida. Ti koraki so vizualni indikator, ki uporabnikom pove, kje v poslovnem procesu so. Poteki poslovnega procesa zmanjšajo potrebo po usposabljanju, saj se novim uporabnikom ni treba osredotočiti na to, katero entiteto uporabiti. Preprosto pustijo, da jih vodi proces. Poteke poslovnega procesa lahko konfigurirate, da podpirajo metodologije običajne prodaje, da bodo lahko vaše prodajne skupine dosegale boljše rezultate. Za storitvene skupine lahko poteki poslovnega procesa pomagajo novim zaposlenim do hitrejše usposobljenosti brez napak, ki bi lahko vodile do nezadovoljstva strank.

Kaj zmorejo poteki poslovnega procesa?

S poteki poslovnega procesa določite nabor stopenj in korakov, ki se prikažejo v kontrolniku na vrhu obrazca.

Poslovni proces s stopnjami

Vsaka stopnja vsebuje skupino korakov. Vsak korak predstavlja polje, kjer lahko vnesete podatke. Uporabniki lahko napredujejo na naslednjo stopnjo z gumbom Naslednja stopnja. Nastavite lahko obvezen korak, pri katerem morajo uporabniki vnesti podatke v ustrezno polje, preden lahko napredujejo na naslednjo stopnjo. To navadno imenujemo »vratarjenje stopnje«.

Poteki poslovnega procesa so videti relativno preprosti v primerjavi z drugimi vrstami procesov, saj ne zagotavljajo pogojne poslovne logike ali avtomatizacije, ki bi presegala poenostavljeno izkušnjo za vnos podatkov in nadzor vstopa v stopnje. Toda ko jih združite z drugimi procesi in prilagoditvami, lahko imajo pomembno vlogo, saj uporabnikom prihranijo čas, zmanjšajo stroške usposabljanja in povečajo uvajanje uporabnika.

Na voljo so številni poteki poslovnih procesov, pripravljeni za uporabo. Več informacij: Dodajanje poslovnih procesov, pripravljenih za uporabo.

Poteki poslovnega procesa, vključeni v druge prilagoditve

Ko vi ali vaš uporabnik vnese podatke z uporabo potekov poslovnega procesa, se spremembe podatkov uveljavijo tudi v poljih obrazca, da je mogoče takoj uporabiti vso avtomatizacijo, ki jo zagotavljajo poslovna pravila ali skripti obrazcev. Dodate lahko korake za nastavitev vrednosti za polja, ki niso vključena v obrazcu, in ta polja se dodajo v predmetni model Xrm.Page v uporabi za skripte obrazca. Poteki dela, ki se začnejo s spremembe polja, vključena v potek poslovnega procesa, se uporabijo pri shranjevanju podatkov v obrazcu. Če avtomatizacijo uveljavi potek dela v realnem času, bodo spremembe uporabniku vidne takoj, ko osveži obrazec po shranjevanju zapisa.

Čeprav kontrolnik poteka poslovnega procesa ne zagotavlja neposredne odjemalske programirljivosti, se spremembe, ki jih uveljavijo poslovna pravila ali skripti obrazcev, samodejno uveljavijo v potekih poslovnega procesa. Če skrijete polje v obrazcu, bo to polje skrito tudi v kontrolniku poteka poslovnega procesa. Če nastavite vrednost z uporabo poslovnih pravil ali skriptov obrazcev, se vrednost nastavi znotraj poteka poslovnega procesa.

Sočasno izvajani poteki procesov

Sočasno izvajani poteki poslovnega procesa prilagojevalcem omogočajo, da konfigurirajo več poslovnih procesov in jih povežejo z istim začetnim zapisom. Uporabniki lahko preklapljajo med več sočasno izvajanimi poslovnimi procesi in nadaljujejo svoje delo na stopnji procesa, kjer so končali.

Poteki poslovnega procesa v sistemu

Vključeni so spodnji poteki poslovnega procesa. Da bi razumeli, kako poteki poslovnega procesa delujejo, preglejte te poteke poslovnega procesa v sistemu:

  • Možna stranka za proces prodaje za priložnost

  • Proces prodaje za priložnost

  • Proces povezave telefona s primerom

Več entitet v potekih poslovnega procesa

Uporabite lahko potek poslovnega procesa za eno entiteto ali vključite več entitet. Imate na primer proces, ki se začne s priložnostjo, nadaljuje s ponudbo, naročilom in računom ter konča z zapiranjem priložnosti.

Načrtujete lahko poteke poslovnega procesa, ki povežejo zapise za do pet različnih entitet v en proces, da se lahko uporabniki aplikacije osredotočijo na potek procesa namesto na entiteto, v kateri delajo. Krmarjenje med zapisi povezane entitete je tako preprosteje.

Na voljo je več potekov poslovnega procesa na entiteto

Vsi uporabniki v organizaciji morda ne delajo po enakem procesu in v drugačnih pogojih je morda potrebno uporabiti drugačen proces. Imate lahko do 10 aktivnih potekov poslovnega procesa na entiteto, da zagotovite ustrezne procese za različne situacije.

Nadzorujte, kateri potek poslovnega procesa se uporabi

Poteke poslovnega procesa lahko povežete z varnostnimi vlogami, da jih lahko vidijo ali uporabljajo samo uporabniki z ustreznimi varnostnimi vlogami. Nastavite lahko tudi vrstni red potekov poslovnega procesa, da lahko nadzorujete kateri potek poslovnega procesa se privzeto nastavi. To deluje na enak način kot določitev več obrazcev za entiteto.

Ko nekdo ustvari nov zapis entitete, je seznam definicij aktivnih poslovnih procesov, ki so na voljo, filtriran po varnostni vlogi uporabnika. Prva definicija aktiviranega poslovnega procesa, ki je na voljo za varnostno vlogo uporabnika glede na vrstni red procesov, je tista, ki je uporabljena privzeto. Če je na voljo več definicij aktivnih poslovnih procesov, lahko uporabniki naložijo novo iz dialoga »Preklopi proces«. Ko preklopite procese, se trenutno upodobljeni proces premakne v ozadje in zamenja ga izbrani proces, vendar pa ohrani svoje stanje in ga lahko preklopite nazaj. Vsak zapis ima lahko več povezanih primerkov procesa (vsakega za drugo definicijo poteka poslovnega procesa, do skupno 10). Pri nalaganju obrazca se upodobi samo en potek poslovnega procesa. Ko določen uporabnik uporabi drug proces, se ta proces lahko naloži privzeto samo za tega določenega uporabnika.

Če želite zagotoviti, da se poslovni proces privzeto naloži za vse uporabnike (delovanje je enako »pripenjanju« procesa), se pri nalaganju obrazca lahko doda skript odjemalskega API-ja po meri (spletni vir), ki naloži obstoječi primerek poslovnega procesa, ki temelji na ID-ju definicije poslovnega procesa.

Premisleki glede poteka poslovnega procesa

Poteke poslovnega procesa lahko določite samo za entitete, ki jih podpirajo. Prav tako se morate zavedati omejitev števila procesov, stopenj in korakov, ki jih lahko dodate.

Potek poslovnega procesa, ki prikliče potek dela

Zdaj lahko znotraj poteka poslovnega procesa prikličete potek dela na zahtevo. To lahko konfigurirate v novem oblikovalniku poteka poslovnega procesa tako, da komponento poteka dela povlečete na določeno stopnjo procesa ali v razdelek poteka dela na globalni ravni. Za več informacij o uporabi potekov dela v potekih poslovnih procesov glejte Spletni dnevnik: Avtomatizacija poteka poslovnega procesa v storitvi Dynamics 365.

Ko vključite potek dela, ki ga želite sprožiti, v izhod iz stopnje določene stopnje v svojem poteku poslovnega procesa, in če je ta stopnja zadnja stopnja poteka, potem je v oblikovalniku videti, kot da bo potek sprožen, ko bo ta stopnja zaključena. Vendar pa potek ne bo sprožen, ker ne bo prehoda med stopnjami. Prejeli ne boste nobenega opozorila ali napake, ki bi vam preprečevala, da bi potek dela vključili v določeno stopnjo. Ko uporabnik vpliva na potek poslovnega procesa, zaključek ali opustitev procesa ne vodi v prehod med stopnjami, zato tudi potek dela ni sprožen. Oglejte si naslednje primere:

  • Ustvarite potek poslovnega procesa z dvema stopnjama, S1 se poveže z S2, kjer je potek dela na stopnji S2 in je sprožilec nastavljen na Izhod iz stopnje.

  • Ustvarite potek poslovnega procesa s tremi stopnjami, S1 se poveže z S2, ta pa nato z S3. Potek dela vključite v stopnjo S2 in sprožilec nastavite na Izhod iz stopnje.

    Potek dela se v nobenem primeru ne bo sprožil. To težavo lahko razrešite, če dodate potek dela na globalni ravni in temu dodate potek dela, ki ga želite sprožiti, tako bo namreč potek dela sprožen za poslovni proces in ne za določeno stopnjo procesa. Sprožilec poteka dela na globalni ravni lahko nastavite na Proces opuščen ali Proces zaključen, če želite, da se potek dela sproži, ko uporabnik opusti ali zaključi poslovni proces.

Entitete, ki lahko uporabljajo poteke poslovnega procesa

Samo entitete, ki uporabljajo posodobljene obrazce, lahko uporabljajo poteke poslovnega procesa. To vključuje entitete po meri in naslednje sistemske entitete:

  • Račun
  • Sestanek
  • Akcija
  • Dejavnost akcije
  • Odziv akcije
  • Konkurenčno podjetje
  • Stik
  • Pošlji po e-pošti
  • Upravičenost
  • Faks
  • Primer
  • Faktura
  • Možna stranka
  • Pismo
  • Seznam za trženje
  • Priložnost
  • Telefonski klic
  • Izdelku
  • Element cenika
  • Citat
  • Ponavljajoči se sestanek
  • Prodajna dokumentacija
  • Družabna dejavnost
  • Vrstni red
  • Uporabnik
  • Opravilo
  • Ekipa

    Če želite omogočiti entiteto po meri za potek poslovnega procesa, v definiciji entitete izberite polje Potek poslovnega procesa (polja se bodo ustvarila). Ne pozabite, da tega dejanja ni mogoče razveljaviti.

Opomba

Če se pomaknete do stopnje za potek poslovnega procesa, ki vsebuje entiteto Social Activity in izberete gumb Naslednja stopnja, boste videli možnost Ustvari. Ko izberete Ustvari se naloži obrazec Družabna dejavnost. Ker pa obrazec Social Activity ni veljaven za ukaz Create iz uporabniškega vmesnika aplikacije, obrazca ne boste mogli shraniti in prikazalo se bo sporočilo o napaki: »Nepričakovana napaka«.

Največje število procesov, stopenj in korakov

Za zagotovitev sprejemljive učinkovitosti in uporabnosti uporabniškega vmesnika obstaja nekaj omejitev, ki se jim morate zavedati ob načrtovanju uporabe potekov poslovnega procesa:

  • Na entiteto je lahko aktiviranih največ 10 potekov poslovnega procesa.

  • Vsak proces lahko vsebuje največ 30 stopenj.

  • Procesi z več entitetami lahko vsebujejo največ pet entitet.

Funkcija predogleda: podpora za prilagajanje entitete poteka poslovnega procesa

S posodobitvijo Dynamics 365 (v spletu), različica 9.0 se lahko entitete poteka poslovnega procesa prikažejo v sistemu, tako da so lahko podatki zapisa entitete dani na razpolago v mrežah, pogledih, grafikonih in nadzornih ploščah.

Pomembno

Poskusna funkcija je funkcija, ki ni dokončana, vendar je na voljo, še preden postane del uradne različice, tako da lahko stranke dostopajo do nje in posredujejo povratne informacije. Poskusne funkcije niso za komercialno uporabo, njihovo delovanje je lahko omejeno.

Microsoft ne zagotavlja podpore za to funkcijo predogleda. Tehnična podpora za Microsoft Dynamics 365 vam v primeru težav ali vprašanj ne bo mogla pomagati. Funkcije predogleda niso za produkcijsko uporabo, zanje pa veljajo ločeni dodatni pogoji uporabe.

Omogočanje podpore za prilagajanje za entitete poteka poslovnega procesa

  1. Odprite Nastavitve > Skrbništvo > Sistemske nastavitve.
  2. Izberite zavihek Predogled.
  3. Preglejte licenčne pogoje in, če se strinjate z njimi, jih sprejmite.
  4. Izberite Omogoči podporo za prilagajanje entitete BPF in nato izberite V redu.

Omogočanje podpore za prilagajanje za entiteto poteka poslovnega procesa

Uporabite zapise entitete poteka poslovnega procesa z mrežami, pogledi, grafikoni in nadzornimi ploščami

S poteki poslovnih procesov, ki so razpoložljivi kot entiteta, lahko zdaj uporabite napredna iskanja, poglede, grafikone in nadzorne plošče, ki izvirajo iz podatkov poteka poslovnega procesa za dano entiteto, kot so možna stranka ali priložnost. Skrbniki sistema in prilagojevalci lahko ustvarijo prilagojene mreže, poglede, grafikone in nadzorne plošče poteka poslovnega procesa, podobne tistim, ki so ustvarjene s katero koli drugo entiteto.

Poteki poslovnega procesa, kot je Prodajni proces od možne stranke do priložnosti, se prikažejo kot prilagodljive entitete v raziskovalcu rešitev.

Raziskovalec rešitev z entiteto procesa od možne stranke do priložnosti

Za dostop do privzetega pogleda poteka poslovnega procesa odprite raziskovalca rešitev, razširite Entitete > razširite želeni proces, na primer Prodajni proces od možne stranke do priložnosti, izberite Pogled in nato želeni pogled.

Dostop do pogleda entitete poteka poslovnega procesa

Na voljo je več privzetih pogledov, ki si jih lahko ogledate kot grafikon, kot je pogled Dejaven proces prodaje za priložnost.

Pogled dejavnega procesa prodaje za priložnost

Omejitve uporabe entitet poteka poslovnega procesa

Trenutno ni mogoče ustvarjati prilagojenih obrazcev za entitete na podlagi poteka poslovnega procesa.

Glejte tudi

Oglejte si kratek videoposnetek (4:49) o potekih poslovnih procesov.
Dodajanje poslovnih procesov, pripravljenih za uporabo
Ustvarjanje poteka poslovnega procesa
Izboljšanje potekov poslovnega procesa z razvejevanjem
Informativni dokument: Omogočanje procesa v storitvi Dynamics 365
Ustvarjanje poslovne logike po meri prek procesov
Procesi poteka dela
Dejanja – pregled