Pregled vodenja projektov in računovodstva

  • Članek

Funkcija vodenja projektov in računovodstva je uporabna v več panogah, in sicer za zagotavljanje storitev, proizvodnjo izdelkov ali doseganje rezultatov.

Projekt je skupina dejavnosti, ki je namenjena zagotavljanju storitev, proizvodnjo izdelkov ali doseganje rezultatov. Projekti porabljajo vire in ustvarjajo finančne rezultate v obliki prihodkov ali sredstev.

Projekti v posameznih panogah

Funkcija vodenja projektov in računovodstva je uporabna v več panogah, kot je prikazano na naslednji sliki.

Projekti v različnih panogah.

V klicnem centru lahko vstopnico uporabite za opis nabora dejanj, ki so potrebna za obravnavo klica. Svetovalna podjetja, kot so organizacije za vodenje ali tehnično svetovanje in oglaševalske agencije, svoje dejavnosti označujejo kot projekte. V marketingu se sklopu opravil, ki jih je treba izvesti, reče kampanja. V proizvodnji na podlagi projekta se proizvodno naročilo navezuje na različna dela, ki jih je treba opraviti za izdelavo nekaterih končnih izdelkov. Ne glede na ime, ki jih označuje, vsi ti projekti vključujejo vire, urnike in stroške, funkcija vodenja projektov in računovodstva pa lahko pomaga pri načrtovanju, izvedbi in analizi teh projektov.

Projektne faze

Čeprav je naslednji potek postopka namenjen zunanjim projektom ali projektom, ki so dokončani za eno ali več strank, se ta funkcija uporablja tudi za notranje projekte, vezane na stroške.

3 stopnje projekta.

Kot je prikazano na prejšnji sliki, lahko vodenje projektov in računovodstvo razdelimo v tri faze:

  1. Začetek
  2. Izvedi
  3. Analiziraj

Začetek projekta

Med začetnim delom projekta se odvije več ključnih procesov. Ponudbo projekta lahko uporabite za sporočanje pričakovanega dela, stroškov in materialov stranki. Obračunske pogoje, omejitve in pogodbe lahko zabeležite v projektni pogodbi. Za načrtovanje in ocenjevanje dela lahko uporabite strukturirano členitev dela (SČD). Nastavite lahko napovedi in proračune za vodenje izvedbe projekta. Naslednja slika prikazuje strukturo projekta.Strukturo projekta.

Ustvarjanje projektnih ponudb

V začetni prodajni fazi projekta lahko s projektno ponudbo stranki zagotovite nezavezujočo ponudbo. Ponudba lahko vključuje elemente, kot so ponudbeni elementi in storitve, osnovni kontaktni podatki, posebni trgovinski sporazumi in popusti ter možni davki in dodatni stroški.

Za transakcijo projektne ponudbe med svojo organizacijo in stranko lahko izdate tudi garancijski list. Po izdelavi projektne ponudbe lahko ustvarite zahtevo za garancijski list za stranko in jo posredujete banki. Ko banka odobri zahtevo, se stranki izda garancijski list.

Za več informacij glejte Ponudbe projektov.

Ustvarjanje projektnih pogodb

Ko sklenete pogodbo s stranko ali drugim virom financiranja za dokončanje projekta, morate najprej ustvariti projektno pogodbo. Ko ustvarite projekt, ga morate nato dodeliti ustrezni pogodbi. Vrsta projekta, ki ga ustvarite za projektno pogodbo, določa metodo za izdajo računov projektnim strankam. Projektno pogodbo in z njo povezan projekt lahko spremenite, vendar ne morete spremeniti vrste projekta. Za več informacij o vrstah projektov glejte razdelek »Ustvarjanje projektov«.

Za več informacij o projektnih pogodbah glejte Projektne pogodbe.

Ustvarjanje strukturiranih členitev dela

Stopnja podrobnosti v vmesniku SČD je odvisna od ravni natančnosti, ki se zahteva v ocenah, in ravni sledenja, ki se zahteva glede na te ocene. Projekti, ki imajo zelo nizko toleranco do zamud po urniku ali odmik od predvidenih stroških, običajno zahtevajo podrobnejšo SČD kot tudi natančnejše sledenje napredku dela in stroškom glede na SČD.

Za več informacij glejte Pregled struktur razčlenitve dela.

Ustvarjanje projektnih napovedi in proračunov

Napovedovanje lahko uporabite, če ima vaša organizacija operativno perspektivo in se osredotoča na prihodke in stroške, ki izhajajo iz določenih transakcij. Če pa se vaša organizacija bolj osredotoča na finančne zneske, lahko uporabite proračunsko načrtovanje. Vsaka metoda ima svoje prednosti. Za več informacij glejte Napovedi in proračuni projektov.

Ustvarjanje projektov

V rešitvi Finance lahko ustvarite šest vrst projektov. Vsaka vrsta projekta je drugače nastavljena za prepoznavanje stroškov in prihodkov. Izbrana vrsta projekta je odvisna od namena projekta. Spodnja tabela opisuje tipično uporabo posamezne vrste projekta.

Vrsta projekta Opis
Čas in material V časovnih in materialnih projektih se stranki zaračunajo vsi stroški, ki nastanejo pri projektu. Ti stroški vključujejo delovne ure, stroške, izdelke in provizije.
Fiksna cena Pri projektih s fiksno ceno so računi sestavljeni iz transakcij na računu. Projekt s fiksno ceno se zaračuna v skladu z razporedom obračunavanja na podlagi projektne pogodbe. Prihodke za projekte s fiksno ceno je mogoče izračunati in knjižiti v teku celotnega projekta z uporabo metode z deležem dokončanosti. Dohodek je mogoče izračunati in knjižiti po zaključku projekta z uporabo metode dokončane pogodbe. Podjetja lahko pogosto izkoristijo vrednost dela v teku (WIP) za izračun stopnje dokončanosti projekta ali skupine projektov.
Naložba Naložbeni projekti so projekti, ki ne prinesejo takojšnjega zaslužka. Običajno se uporabljajo za dolgoročne interne projekte, kjer je treba stroške kapitalizirati. Za naložbeni projekt se lahko vknjižijo samo stroški za izdelke, delovne ure in stroške. Stroške naložbenega projekta je mogoče spremljati in nadzirati s funkcijo za ocenjevanje. Naložbene projekte je mogoče nastaviti na neobvezno največjo kapitalizacijo. Z napredkom naložbenega projekta se beležijo njegovi stroški v račune WIP, kjer se stroški hranijo do konca projekta. Ko je projekt izločen, prenesete vrednost WIP na osnovno sredstvo, račun glavne knjige ali nov projekt.

OPOMBA: Transakcije pri naložbenih projektih niso prikazane na Stroški objave, Natečeni prihodki, ali Ustvari predloge računov stran.
Stroškovni projekt Podobno kot naložbeni projekti se tudi stroškovni projekti običajno uporabljajo za sledenje internim projektom in zanje je mogoče beležiti le delovne ure, stroške in izdelke. Po drugi strani pa so stroškovni projekti običajno krajši od naložbenih projektov. Poleg tega stroškovnih projektov v nasprotju z naložbenimi projekti ni mogoče kapitalizirati na bilančni konto. Namesto tega se njihove projektne transakcije knjižijo samo v izkaze poslovnega izida.

OPOMBA: Transakcije na stroškovnih projektih se ne odražajo v stroških objave, prihodkih, ali Ustvari predloge računov stran. Ker se stroškovni projekti običajno uporabljajo za sledenje internim projektom, jih običajno ni treba povezati z računom stranke. Če pa vaše nastavitve zahtevajo, da se za naročilnice ustvarijo zahteve za izdelke, morate stroškovni projekt povezati s stranko. To povezovanje je obvezno, ker se zahteve za izdelke upravljajo kot vrstice prodajnih nalogov, sistem pa zahteva navedbo stranke. Vendar se zaradi te nastavitve ne bodo samodejno ustvarile zahteve za izdelke iz prodajnega naloga. Pri stroškovnih projektih se nastavitve Ustvari zahtevo za izdelek ne upošteva. Če v stroškovnem projektu potrebujete zahtevo za izdelek, jo lahko ustvarite ročno, vendar le če je s projektom povezana stranka.
Notranji Interni projekti se uporabljajo za sledenje stroškom internega projekta vaše organizacije. Interni projekti lahko zagotovijo orodje za načrtovanje upravljanja porabe virov.

OPOMBA: Transakcije na internih projektih se ne odražajo v Nabiranje prihodkov ali Ustvarjanje predlogov računov stran.
Ura Časovni projekti se uporabljajo za sledenje času, ki je povezan z neplačljivimi in neproduktivnimi dejavnostmi, kot je projekt za sledenje bolniškemu staležu delavcev. Transakcije v časovnih projektih se ne knjižijo v glavno knjigo. Namesto tega so vključeni v poročila o izkoriščenosti delavcev. V časovnih projektih je mogoče beležiti le urne transakcije. Za beleženje teh ur v projekt se uporablja dnevnik delovnih ur ali časovni list. Ko so ure zabeležene, se prikažejo kot projektne transakcije, vendar brez ustreznih transakcij z boni.

OPOMBA: Projekti s pravočasnimi transakcijami se ne odražajo v stroških objave, prihodkih, ali Ustvarite predloge računov stran.

Dodelitev delavcev, kategorij in virov

Vire za delavce lahko razporedite na podlagi zahtev in razporeda projekta ali na podlagi spretnosti in razpoložljivosti delavcev. Z razporejanjem virov lahko učinkovito in uspešno razporedite delavce v svoji organizaciji. Tako lahko hitro najdete najbolj usposobljene delavce, ki so na voljo za delo na vašem projektu. Prav tako lahko vidite, kako bi lahko te delavce med projektom uporabili učinkoviteje.

Spodaj je opisanih nekaj načinov uporabe funkcije za razporejanje virov:

  • Uporabite informacije o lastnostih delavca, kot so izobrazba, spretnosti, pridobljeni certifikati in projektne izkušnje, da delavca prilagodite zahtevam projekta.
  • Uporabite informacije o koledarju in razpoložljivosti delavca, da se urnik delavca ujema s koledarjem projekta.
  • Preglejte zmogljivost posameznega delavca in ugotovite, kako je ta zmogljivost izkoriščena. Na primer, če je delavec premalo izkoriščen, ga lahko dodelite projektu, ki ustreza njegovi razpoložljivosti in atributom.
  • Preglejte razpoložljivost delavca in se prepričajte, da se ujema z opravili v koledarju delavca.
  • Preglejte informacije o izkoriščenosti delavcev v pogledu povzetka (na primer po oddelkih ali delavcih) ali podrobnem pogledu (na primer po delavcih v oddelku ali po tedenskih podrobnostih za vsakega delavca).
  • Spremenite dodeljevanje virov za različne časovne enote, kot so dan, teden ali mesec, da optimizirate način uporabe delavcev.

Izvajanje projekta

Med izvajanjem projekta člani ekipe ali vodje beležijo opravljeno delo in nastale stroške z uporabo časovnih listov, poročil o stroških in drugih poslovnih dokumentov. Vodje projektov imajo orodja, ki jim omogočajo spremljanje porabe predvidenih zneskov za projekt. Vodje projektov lahko tudi naročijo, izberejo ali nabavijo materiale za projekte z uporabo naročilnic in drugih poslovnih dokumentov. Računi so pripravljeni in odobreni, tako da se lahko strankam zaračuna tekoče delo. Na koncu postopka se ugotovijo prihodki, ki vplivajo na finančno stanje organizacije.

Upravljanje strukturirane členitve dela

Strukturirana členitev dela (SČD) je opis dela, ki bo opravljeno za projekt. SČD je hierarhija opravil. Predstavlja ne samo delo za posamezno opravilo, ampak tudi velikost, strošek in trajanje opravila.

Za več informacij glejte Pregled struktur razčlenitve dela.

Upravljanje projektnih napovedi in proračunov

Obstajata dva načina za upravljanje in nadzor vaših projektov: napovedi projektov in proračuni projektov. Napovedovanje lahko uporabite, če ima vaša organizacija operativno perspektivo in se osredotoča na prihodke in stroške, ki izhajajo iz določenih transakcij. Če pa se vaša organizacija bolj osredotoča na finančne zneske, lahko uporabite proračunsko načrtovanje.

Za več informacij glejte Napovedi in proračuni projektov.

Ustvarjanje proizvodnih naročil

Proizvodno naročilo, povezano s projektom, je mogoče povezati s prodajnim nalogom ali zahtevo za izdelek, in sicer z metodo končnega izdelka ali metodo porabljenega izdelka. Poleg tega velja, da če je bilo proizvodno naročilo ustvarjeno ročno, ni nobene povezave med proizvodnim naročilom in prodajnim nalogom ali zahtevo za izdelek (ni povezave do naročila). Če pa je bilo proizvodno naročilo ustvarjeno samodejno za izpolnitev prodajnega naloga ali zahteve za izdelek, obstaja tudi povezava med proizvodnim naročilom in prodajnim nalogom ali zahtevo za izdelek (povezava do naročila).

Na podlagi različnih kombinacij teh dejavnikov uporabite eno od naslednjih metod:

  • Končan artikel/povezava do naročila – Povežite projekt s prodajnim naročilom ali zahtevo po artiklu. Ko uporabite to metodo, se dejanski stroški projekta knjižijo ob fakturiranju prodajnega naloga ali ob posodobitvi odpremnice za zahtevo za izdelek. Stroški se knjižijo kot končni izdelek.
  • Končan artikel/ni povezave do naročila – Dejanskih stroškov ni mogoče objaviti, dokler proizvodni cikel za artikel nima statusa Končano. Stroški končnega izdelka se knjižijo kot ena transakcija.
  • Porabljen artikel/povezava do naročila – Povežite projekt z zahtevo po artiklu. Z uporabo te metode si lahko ogledate dejanske stroške projekta, ko ima proizvodnja status Začetek ali je označena kot končana. Stroški se knjižijo kot transakcije z več projektnimi izdelki za surovine in ure, porabljene za proizvodnjo. Ko se odpremnica za zahtevo za izdelek posodobi, se stroški projekta ne knjižijo. Določite lahko tudi raven v hierarhiji kosovnice (BOM), na kateri so spremljani projekti v proizvodnji.
  • Porabljen artikel/ni povezave do naročila – Povežite projekt z zahtevo po artiklu. Z uporabo te metode si lahko ogledate dejanske stroške projekta, ko ima proizvodnja status Začetek ali je označena kot končana. Stroški se knjižijo kot transakcije z več projektnimi izdelki za surovine in ure, porabljene za proizvodnjo. Določite lahko tudi raven v hierarhiji kosovnice, na kateri so spremljani projekti v proizvodnji.

Zagotovitev izdelkov in storitev

Nakup in prodaja izdelkov sta najpogostejši dejavnosti v številnih projektno usmerjenih podjetjih.

Naročilnice za projekte

Namen naročilnice določa, kdaj se naročilo porabi in kdaj se izdelki projekta zaračunajo.

Način Namen Poraba izdelkov
Ustvarite naročilnico neposredno. Kupite izdelke od zunanjega dobavitelja za porabo v projektu. Naročilnico lahko ustvarite na naslednje načine:
  • V samem projektu. V tem primeru je projekt že opredeljen za naročilnico.
  • Tako da poiščete in odprete naročilnico projekta. Za izdelavo naročilnice morate izbrati dobavitelja in projekt, za katerega jo želite ustvariti.
 Izdelki se porabijo, ko se posodobi račun dobavitelja.
Ustvarite naročilnico iz prodajnega naloga. Kupite izdelke, ko ustvarite prodajni nalog iz projekta. Izdelki se porabijo, ko je stranki zaračunan prodajni nalog.
Ustvarite naročilnico iz zahteve za izdelek. Kupite izdelke, ko ustvarite zahtevo za izdelek iz projekta. Izdelki se porabijo s posodobitvijo odpremnice za zahtevo za izdelek.

Prodajni nalogi za projekte

V rešitvi Vodenje projektov in računovodstvo lahko porabo izdelkov zabeležite na več načinov. Lahko prodate izdelke ali prodajne izdelke iz projekta ali rezervirate izdelke za projekt.

Izdelke lahko naročite iz zalog podjetja za porabo v projektu. Lahko pa tudi kupite izdelke pri zunanjem dobavitelju. Izdelke lahko porabite za vse vrste projektov, razen za časovne projekte.

Način naročanja izdelkov je odvisen od tega, od kod jih naročate:

  • Če želite naročiti izdelke iz zaloge podjetja, morate naročilo vnesti kot zahtevo za izdelek. Če uporabljate stran Zahteve za artikle , lahko nastavite zahtevo tako, da prejmete artikle kot delne dostave. To pomeni, da lahko odložite porabo določene količine izdelkov, dokler ne bodo potrebni.
  • Če želite naročiti predmete pri zunanjem prodajalcu, morate naročilo ustvariti kot naročilnico na strani Naročilnica .

opomba,

Odpremnice za prodajni nalog, povezan s projektom, ni mogoče preklicati, če so bili izdelki že označeni za pakiranje.

V spodnji tabeli so navedeni načini za naročanje izdelkov in porabo izdelkov.

Način Namen Poraba transakcij z izdelki
Prodajni nalog Vnesite transakcijo neposredno v časovni in materialni projekt. Transakcije z izdelki se porabijo, ko je knjižen račun za stranko.
Evidenca zalog Hitro vnesite in vzdržujte evidenco izdelkov. Če želite na primer vnesti zahtevo za izdelek na podlagi natisnjenega seznama, lahko uporabite evidenco zalog. Transakcije z izdelki se porabijo, ko je knjižena evidenca.
Zahteva za izdelek Vnesite izdelke, ki jih ne boste takoj porabili. Ta metoda vam omogoča sledenje številu izdelkov, ki so bili porabljeni v enem zapisu zahteve za posamezni izdelek. Transakcije z izdelki se porabijo s posodobitvijo odpremnice. Z drugimi besedami se zahteva za izdelek ustvari, ko je vknjižena odpremnica.
Naročilnice Vnesite transakcije na eni od treh lokacij glede na načina nakupa. Transakcije z izdelki se porabijo s posodobitvijo odpremnice ali ob izdaji računa za stranko ali dobavitelja.

Obdelava računov projekta

Vrsta projekta določa, kateri postopek izdajanja računov je treba uporabiti. Zaračunati je mogoče samo obe zunanji vrsti projekta (Čas in material in Fiksna cena). Časovni in materialni projekti ter projekti s fiksno ceno so vedno priloženi projektni pogodbi.

Preden ustvarite račun za stranko projekta, lahko ustvarite predračun ali predlog računa. V predlogu računa lahko izberete projektne transakcije, ki jih želite vključiti v račun projekta. Nato lahko pregledate podatke o računu, preden knjižite račun projekta in ga pošljete stranki ali drugemu viru financiranja.

Za več informacij o tem, kako obdelati projektne račune, glejte Projektno fakturiranje.

Izračun stroškov za dokončanje projekta

Ko ustvarite oceno, lahko izberete metodo, ki se uporablja za izračun stroškov za dokončanje projekta. Izberete metodo v polju Cena za dokončanje metode na strani Ustvari oceno . Izbrana metoda se uporablja ločeno za vsako vrstico cene v oceni stroškov. Medtem ko ima vrstica status Ustvarjeno, lahko spremenite metodo, ki je uporabljena zanjo v Oceni stroškov stran.

Spodnja tabela opisuje metode za izračun stroškov za dokončanje projekta.

Način Opis
Skupni strošek – dejanski Ocenjene stroške je treba ročno vnesti. Ko je izpolnjen stolpec Skupni stroški ali Skupna količina na strani Ocena stroškov, se dejanski stroški odštejejo od skupnih zneskov, ki jih je vnesel uporabnik. Rezultat so stroški za dokončanje projekta. Razvoj stroškov se običajno ne spremlja na podlagi števila nočitev v hotelu in obrokov, zabeleženih v posameznem obdobju. Namesto tega. Sledenje običajno temelji na primerjavi s skupnim številom ocenjenih ur. Ta pristop ne zahteva uporabe modela napovedi, skupne stroške ali skupno količino pa je mogoče spremeniti ročno. Ko vnesete vrednost v stolpec Skupni stroški ali Skupna količina, rešitev Finance to vrednost primerja z dejanskimi transakcijami, ki so bile knjižene v tem obdobju, nato pa zmanjša vrednost v stolpcu Količina za dokončanje ali Strošek za dokončanje.
Skupni proračun – dejanski Dejanski stroški se primerjajo z modelom napovedi, ki ste ga izbrali za določitev stroška. Ta metoda uporablja model celotnega proračuna, ki vključuje napovedane transakcije. Za natančnejši pregled projekta lahko prilagodite proračunski model, medtem ko je projekt v teku. Če morate prilagoditi napoved, sledite temu splošnemu postopku:
  1. Kopirajte napovedane transakcije v drug model napovedi.
  2. Primerjajte napovedane transakcije z dejanskimi transakcijami.
  3. Ohranite, zmanjšajte ali povečajte ocene za naslednje obdobje.
Rešitev Finance ne zmanjša napovedanih ocen samodejno. Zato je dobro ohraniti prvotni model napovedi za projekt s fiksno ceno, da se vzpostavi izhodišče za primerjavo po zaključku projekta.

OPOMBA: Ko izberete to metodo, uporabite vsaj dva modela napovedi. En model mora vsebovati prvotno napoved. Za drugi model morate kopirati napovedane transakcije iz tretjega modela. Ta metoda velja samo za projekte s fiksno ceno in investicijske projekte.
Preostali proračun Ta metoda uporablja model preostalega proračuna za izračun stroškov za dokončanje projekta. Z uporabo te metode se seštejejo dejanski stroški in predvideni zneski v modelu preostalega proračuna. Rezultat so skupni stroški. Preden uporabite to metodo, morate nastaviti model preostalega proračuna, ki bo odštel transakcije na podlagi dejanskih transakcij, ki so zabeležene v sistemu. Na strani Modeli napovedi se prepričajte, da so polja označena v skupini Samodejno zmanjšanje napovedi. Običajno je preostali proračun kopiran iz prvotnega proračuna. Z vnosom transakcij se zmanjšajo transakcije preostalega proračuna. Če med izvajanjem projekta ugotovite, da je treba prilagoditi preostali proračun, zaračunajte napovedane transakcije preostalemu proračunu.

OPOMBA: To metodo je mogoče uporabiti le, če je oceni priložen model napovedi.
Kot pri prejšnji oceni Uporabi se ista metoda ocenjevanja kot v prejšnjem obdobju. Za to metodo je potreben model napovedi, če je bil potreben tudi v predhodnem obdobju.
Nastavite strošek za dokončanje na nič Običajno se ta metoda uporablja pred izločitvijo ocenjevalnega projekta. Ta metoda ujema skupne ocene z dejanskimi transakcijami, ki so bile knjižene, in počisti stolpec Strošek za dokončanje. Posledično je delež dokončanja vedno 100-odstoten. Polje Napovedovanje ni izbrano za vsako vrstico cene, ki jo ustvarite, skupna ocena pa se kopira iz prejšnje ocene stroškov. Dejanska poraba za ocenjeno obdobje se odšteje od stroška za dokončanje projekta. Ta metoda ne zahteva modela napovedi.
Iz predloge stroškov Uporabljena je metoda s stroškom za dokončanje, ki je nastavljena v predlogi stroškov, povezani z izbranim ocenjevalnim projektom.

Analiza projekta

Na najosnovnejši ravni se projekt uporablja za združevanje transakcij, ki beležijo stroške, nato pa te stroške knjiži v glavno knjigo.

Na splošno so te transakcije rezultat poslovnih dokumentov, kot so časovni listi, poročila o stroških, računi dobaviteljev ali transakcije zalog. Življenjski cikel projekta se običajno začne z ocenami, napovedmi in proračuni, ki pomagajo načrtovati in predvideti delo in finančni vpliv projekta. Ko analizirate projekt, lahko ocenite ne samo transakcije, ki so se zgodile med projektom, temveč tudi natančnost vaših ocen in napovedi, stopnjo izkoriščenosti članov projektne ekipe in splošni uspeh projekta.

Analiza denarnega toka

Uporabite funkcijo nadzora denarnega toka za pregled napovedanih denarnih tokov in dejanskih denarnih tokov za projekt. Pregledate lahko denarne tokove med izvajanjem projekta ali pa denarne tokove zaključenega projekta.

Z nadzorom denarnih tokov lahko ocenite posamezen projekt, uporabite poročila za ogled več projektov in prenesete denarne tokove projektov v napovedi denarnih tokov v glavni knjigi.

Napovedovanje denarnega pritoka

Glede na vaše nastavitve lahko napoveste denarni pritok za izbrani projekt. Primer: če je datum projekta 5. marec 2012 in račun izstavite 31. marca 2012, lahko napoveste datum zapadlosti in pričakovani datum plačila prodaje, kot je navedeno v nadaljevanju:

  • Datum projekta: 5. marec 2012.
  • Datum računa: 31. marec 2012. Ta datum se določi na podlagi pogostosti računov. V tem primeru nastavite pogostost računa na trenutni mesec. Tako bodo vse transakcije, knjižene v mesecu marcu, fakturirane zadnji dan v mesecu.
  • Rok: 14. april 2012. Ta datum se določi na podlagi plačilnih pogojev, ki so bili določeni za projekt. V tem primeru ste izbrali plačilne pogoje v obliki 14 dni. Zato se datumu računa doda 14 dni, tako da se datum zapadlosti prestavi na 14. april 2012.
  • Predvideni datum plačila prodaje: 27. april 2012. Ta datum se izračuna tako, da se doda število dni v polju Splošni vmesni dnevi v Parametrih vodenja projekta in računovodstva strani do števila dni v polju Posamezni vmesni dnevi na strani Projektne pogodbe in nato dodajte skupaj s številom dni v polju Datum zapadlosti . Za ta primer ste vnesli 3 v polje Splošni vmesni dnevi in 10 v polju Posamezni vmesni dnevi . Zato se datumu zapadlosti doda 13 dni, tako da se datum pričakovanega plačila prodaje prestavi na 27. april 2012.

Splošni vmesni dnevi lahko nadomestijo posamezne vmesne dni ali pa se dodajo posameznim vmesnim dnem:

  • Če želite uporabiti splošne vmesne dni kot nadomestilo posameznih vmesnih dni, vnesite povprečno število dni med datumom zapadlosti in dejanskim datumom plačila za stranke.
  • Če želite dodati splošne vmesne dneve posameznim vmesnim dnevom, v polje Splošni vmesni dnevi vnesite oceno števila dni med dnevom, ko stranka pošlje plačilo in dan, ko vaša organizacija prejme plačilo.

V projektni pogodbi določite posamezne vmesne dni. Dnevi so izračunani na podlagi datuma zapadlosti računa o prodaji in izkušenj vaše organizacije s plačilnim vzorcem stranke.

Dejanski denarni pritok

Dejanski denarni pritok je podoben napovedi, vendar lahko za izračun vzamete datum prvega računa. Primer:

  • Datum računa: 2. marec 2012.
  • Rok: 16. marec 2012. Plačilni pogoji so nastavljeni na 14 dni.
  • Pričakovani datum plačila prodaje: 29. marec 2012. Izračun vključuje tri splošne vmesne dni in 10 posameznih vmesnih dni.

Napovedovanje stroškov

Na podlagi določenih dni se lahko datum plačila stroškov razlikuje od projektnega datuma. V tem primeru se datum plačila stroškov izračuna tako, da se število dni od projektnega datuma doda številu dni v plačilnih pogojih.

Projektni datum transakcije je na primer 5. marec 2012 in določeni so naslednji plačilni pogoji:

  • Ure: Trenutni mesec (M)
  • Stroški: 14 dni (D14)
  • Predmeti: 30 dni (D30)

Na podlagi teh nastavitev so spodaj navedeni datumi plačila stroškov za vsako vrsto transakcije:

  • Ure: 31. marec 2012, ki je zadnji dan izbranega meseca.
  • Stroški: 19. marec 2012, kar je 14 dni po datumu transakcije.
  • Postavke: 4. april 2012, kar je 30 dni po datumu transakcije.

opomba,

Ko je ustvarjen projektni prodajni nalog, je datum zapadlosti prodajnega naloga določen na podlagi transakcije dobaviteljev. Datum zapadlosti ni določen s privzetimi nastavitvami.

Datum plačila stroškov se ne računa za vmesne dni. Ko je projekt končan in zaključeno vsakršno obračunavanje stroškov in izdajanje računov, se stroški in prodaje knjižijo v izkaz poslovnega izida.

Ko so izpolnjeni vsi prodajni računi in računi dobaviteljev, si lahko ogledate razmerje med polji na strani Denarni tok in polji na Izkazi projekta stran.

Stran z dotokom denarja

  • Denarni pritok
  • Denarni odtok
  • Neto denarni tokovi

Stran s projektnimi izjavami

  • Prihodki
  • Skupni stroški
  • Stopnja bruto dobička

Pregled stroškov

Stroške, ki jih ima vaša organizacija med projektom, lahko spremljate na strani Nadzor stroškov . S primerjavo prvotnih predvidenih stroškov projekta ter trenutnih dejanskih stroškov in potrjenih stroškov lahko ugotovite, ali je projekt na dobri poti oz. ali je nad ali pod proračunom.

opomba,

Ko uporabljate stran Nadzor stroškov za ogled trenutnega stanja stroškov projekta, uporabite modele napovedi, ki so bili izbrani za prvotni in preostali proračun. Če med izračunom stroškov izberete druge modele napovedi, rezultati izračuna ne bodo točni.

Ogled preostalih predvidenih zneskov

Če je Preostali proračun izbran kot način nadzora stroškov na strani Upravljanje projekta in računovodski parametri , Stran za nadzor stroškov izračuna stroške, ki niso bili objavljeni kot dejanski ali označeni kot prevzeti. Natančneje, zneski na zavihku Splošno v spodnjem podoknu strani Nadzor stroškov so izračunani na naslednji način načine:

  • Dejanski stroški – Skupni znesek, ki je bil porabljen za projekt za izbrano stroškovno vrstico. Dejanski znesek stroškov se izračuna na strani Ledger updates .
  • Prevzeti stroški – dodatni znesek stroškov, ki se jih je pravna oseba zavezala plačati. Posebni zneski dodeljenih stroškov so izračunani na strani Prevzeti stroški .
  • Preostali proračun – znesek prvotnega proračunskega zneska, ki je še na voljo za izbrano stroškovno vrstico. Preostali proračunski znesek se izračuna na strani Predogled glavne knjige .
  • Skupni stroški – vsota dejanskih stroškov, dodeljenih stroškov in preostalih proračunskih zneskov.

Na strani Nadzor stroškov na zavihku Odstopanje si lahko ogledate primerjavo skupnih pričakovanih stroškov z prvotni proračun. Ta primerjava pokaže morebitne razlike med temi zneski. Zato lahko vidite, kje se podatki ne ujemajo. Zneski odstopanj se izračunajo na naslednje načine:

  • Prvotni proračun – znesek, ki je bil prvotno predviden v proračunu za izbrano stroškovno vrstico. Prvotni proračunski znesek je izračunan na strani Predogled glavne knjige .
  • Skupni stroški – vsota dejanskih stroškov, dodeljenih stroškov in preostalega proračuna, kot je navedeno na zavihku Splošno .
  • Odstopanje – razlika med skupnimi stroški in prvotnim proračunom.
  • Varianca glede na količino – skupna razlika med prvotno in skupno napovedjo. To razliko lahko matematično izrazimo kot (skupna napovedana količina) × (prvotna povprečna cena – skupna povprečna cena). Ta izračun velja le za projektne ure.
  • Varianca na podlagi cene – Skupna razlika med prvotno napovedjo in skupno napovedjo. To razliko lahko matematično izrazimo kot (skupna napovedana cena) × (prvotna napovedana količina – skupna napovedana količina). Ta izračun velja le za projektne ure.

Ogled skupnih predvidenih zneskov

Če je Celotni proračun izbran kot način nadzora stroškov na strani Upravljanje projekta in računovodski parametri , stran Nadzor stroškov izračuna dejanske stroške in skupne stroške projekta, da vam pomaga odkriti morebitne razlike med obema. Natančneje, na strani Nadzor stroškov so zneski v stolpcih v spodnjem podoknu na zavihku Splošno izračunana na naslednje načine:

  • Skupni predvideni stroški – skupni proračunski znesek za izbrano stroškovno vrstico.
  • Dejanski stroški – Skupni znesek stroškov, ki so do danes nastali pri projektu za izbrane stroškovne postavke.
  • Prevzeti stroški – Skupni znesek, ki je bil dodeljen za izbrano stroškovno vrstico.
  • Varianca – razlika med vsoto dejanskih in odobrenih stroškov ter skupnimi stroški. Odstopanje kaže, ali je treba za celotni proračun navesti dodatne stroške.

Na strani Nadzor stroškov na zavihku Odstopanje si lahko ogledate razliko med skupnim proračunom in prvotni proračun tako, da si ogledate naslednja polja:

  • Prvotni proračun– znesek, ki je bil prvotno predviden v proračunu za stroškovno vrstico. Prvotni proračun je izračunan na strani Predogled glavne knjige .
  • Skupni proračunski stroški – skupni stroški, ki so bili prvotno predvideni za stroškovno vrstico. Skupni proračunski stroški so izračunani na strani Predogled glavne knjige .
  • Odstopanje – Odklon za stroškovno vrstico. Ta znesek se izračuna tako, da se od prvotnega proračuna odštejejo skupni stroški.
  • Odstopanje glede na količino – skupna razlika med prvotnim in skupnim proračunom. Ta znesek se izračuna tako, da se od prvotnih proračunskih ur odštejejo skupne proračunske ure, nato pa se razlika pomnoži s prvotno predvideno lastno ceno. To razliko lahko matematično izrazimo kot (prvotna predvidena lastna cena) × (prvotne proračunske ure – skupne proračunske ure). Ta izračun velja le za projektne ure.
  • Odstopanje glede na ceno – Ta znesek se izračuna tako, da se odšteje skupni proračun ur od prvotnega proračuna ur in nato razlika pomnoži s skupnim številom porabljenih ur. To razliko lahko matematično izrazimo kot (skupne porabljene ure) × (prvotne proračunske ure – skupne proračunske ure). Ta izračun velja le za projektne ure.

Analiza izkoriščenosti

Stopnja izkoriščenosti je odstotek časa, ko delavec opravi plačljivo ali produktivno delo v določenem delovnem obdobju. Plačljive ure so delavčeve ure, ki jih je mogoče zaračunati določeni stranki.

Stopnja izkoriščenosti delavca se izračuna tako, da se število plačljivih ur deli s številom delovnih ur v določenem obdobju. Primer: če ima delavec v določenem obdobju 30 plačljivih ur, število delovnih ur v istem obdobju pa znaša 40, je stopnja izkoriščenosti delavca 75-odstotna.

Ko izračunate stopnjo izkoriščenosti delavca, lahko izračunate tudi obračunsko stopnjo ali stopnjo učinkovitosti:

  • Plačljiva stopnja – razlika med plačljivimi in neobračunskimi urami ali normiranimi urami.
  • Stopnja učinkovitosti – razlika med produktivnimi in neproduktivnimi urami ali normiranimi urami. Produktivne ure so ure, ki jih delavec porabi za prispevanje k določenemu projektu. Produktivne ure se strankam običajno zaračunajo, razen pri internih projektih. Neproduktivne ure se stranki nikoli ne zaračunajo.

Stopnje izkoriščenosti izračunate na strani Izkoriščenost ur . Izračuni temeljijo na privzetih nastavitvah. Te nastavitve določajo tudi, kako se izračunajo ure z dodelitvijo Utilization ali Burden za vsako vrsto projekta. To velja za izračune obračunskih stopenj in izračune stopenj učinkovitosti.

  • Izkoriščenost – Ure, ki so sporočene za izbrano vrsto projekta, se vedno upoštevajo za zaračunljivo ali izkoristek učinkovitosti.
  • Obremenitev – Ure, ki so sporočene za izbrano vrsto projekta, se vedno upoštevajo kot neobračunljiva ali neučinkovita uporaba.
  • V skladu z lastnostjo vrstice – Lastnosti vrstice določene urne transakcije določajo, ali se ure upoštevajo kot plačljive ali izkoriščene učinkovitosti.
  • Ni vključeno – Ure niso vključene v izračun zaračunane ali izkoriščene učinkovitosti.

Na strani Izkoriščenost ur si lahko poleg skupnega odstotka stopnje izkoriščenosti za delavca ali projekt ogledate število ur, ki so bile porabljene za izračune stopnje izkoriščenosti za vsakega naslednjih vrst ur:

  • Nevključene ure – Te ure niso vključene v stopnjo izkoriščenosti ur.
  • Vključene ure – Te ure se izračunajo s seštevanjem ur izkoriščenosti in ur obremenitve. Te ure so vključene v stopnjo izkoriščenosti.
  • Obremenitvene ure – Če izračunavate obračunsko stopnjo, so te ure enake neobračunljivim uram. Če računate stopnjo učinkovitosti, so te ure enake neproduktivnim uram.
  • Ure uporabe – Če izračunavate plačljivo stopnjo, so te ure enake kot plačljive ure. Če računate stopnjo učinkovitosti, so te ure enake produktivnim uram.

Ko izračunate stopnjo izkoriščenosti delavca, lahko uporabite običajne ure ali vključene ure. Če uporabljate vključene ure, morate zagotoviti, da delavci beležijo ves svoj delovni čas za obdobja v časovnem listu, saj je izračun izražen kot odstotek vnesenih ur. Ko izračunate stopnjo izkoriščenosti ur za projekt, projektno pogodbo, zapis o stranki ali kategorijo, morate za izračun uporabiti vključene ure.

Pregled projektnih izjav

S projektno izjavo si lahko ogledate hiter pregled napredka projekta. Ko zaženete izjavo projekta, lahko določite merila, ki se uporabljajo za izračun izjave, tako da izberete na zavihku Splošno na Projekt strani z izjavami . Z izbiro lahko vključite ali izključite naslednje informacije:

  • Vrste projektov
  • Vrste transakcij
  • Datum projekta/datum glavne knjige
  • Podatki

Ko je izjava izračunana, si lahko ogledate naslednje informacije na različnih zavihkih na strani Izjave o projektu :

  • Splošno – Splošne informacije o osnovni strukturi dobička in izgube projekta.
  • Dobiček in izguba – Informacije o vnaprej vračunanih prihodkih.
  • WIP – Informacije o stanju na računu WIP.
  • Poraba – Informacije o porabi ur, postavk, stroškov in plačilnih transakcij.
  • Račun – Informacije o računih in fakturiranju na računu.
  • Urna postavka – Urne postavke za ure, ki so knjižene v račune prihodkov in stroškov.