Formalizacija sporočil in opozoril
Ko pošiljate e-poštna obvestila in Microsoft Teams sporočila, jih včasih morda ne želite poslati kot sebe, vendar vseeno želite zagotoviti, da vas osebe, ki jih prejmejo, lahko dosežejo.
Uporabite skupne pošiljatelje
Pošiljanje sporočil iz Power Automate as sebe je v redu v majhnih primerih, ko pa postane postopek bolj formaliziran, priporočamo pošiljanje sporočil kot skupnega pošiljatelja. To pomaga prejemnikom vedeti, da je bilo sporočilo poslano prek avtomatizacije in ne kot osebno nagovarjanje. Ima dodatno prednost, da vas ljudje ne bodo poskušali motiti neposredno kot odgovor na nekaj, kar je zgolj informativno. Za konektor Microsoft Teams imamo nekaj dejanj »Objavi kot Flow bot«, ki so zelo primerna za to. Outlook ima dejanje »Pošlji e-pošto iz skupnega nabiralnika«, čeprav boste morali prinesti svoj nabiralnik. Ta nasvet velja tudi za posodabljanje vstopnic, ustvarjanje zapisov itd., vendar se podrobnosti razlikujejo glede na priključek.
Dodajte podpis
Ko uporabljate avtomatizacijo za pošiljanje e-pošte in objavljanje sporočil, želite, da ljudje vedo, od kod prihajajo. Skupni nabiralnik pomaga prejemniku ugotoviti, da sporočilo ne prihaja neposredno od vas. Če pa se avtomatizacija pokvari ali začne prehitro sprožati, morate biti zlahka dosegljivi, da odpravite težavo. To je še posebej pomembno, če avtomatizacija deluje z ljudmi zunaj vaše organizacije ali v zunanjih sistemih, kjer prejemnik morda ne pozna vašega toka. Ljudje bodo morda celo želeli stopiti v stik z vami in predlagati načine za izboljšanje vašega toka! Uporabljamo podpis, kot je »Poslano z Power Automate. Obrnite se na <vaš e-poštni naslov> z vprašanji.« Morda vam bo prav tako pomagala povezava do določenega toka, da ga boste lahko hitro našli, če vam nekdo posreduje e-poštno sporočilo.