Ločevanje tokov v manjše avtomatizirane procese
Ko nastavljate avtomatizacijo, poskusite oblikovati svoje tokove tako, da ne boste imeli ene same avtomatizacije, ki pokriva celoten proces. Obstaja več razlogov, zakaj bi morali narediti več, manjših tokov:
Vzdrževanje je lažje.
Ni treba, da je obravnavanje napak tako prefinjeno.
Na avtomatizaciji lahko dela več ljudi.
Ni potrebe po ponovnem zagonu avtomatizacije od začetka, če korak ne uspe.
V spodnjem primeru je bila ena avtomatizacija nastavljena za postopek odobritve, ki zajema več procesov z eno avtomatizacijo.
Diagram, ki prikazuje poslovni proces, kjer se ustvari poročilo o stroških. Celoten poslovni proces je zastavljen kot ena sama dolga avtomatizacija z desetimi koraki.
Če na primer postopek denarnega povračila ne uspe, se celotna avtomatizacija šteje za napako. Če se zahteva ali specifikacija za iskanje bančnih podatkov zaposlenih spremeni, bo treba celoten postopek prekiniti, dokler posodobitve niso na voljo.
Namesto tega lahko avtomatizacijo razdelite na module, kot je prikazano na naslednji sliki.
Druga avtomatizacija se začne, ko se status posodobi na Preverjanje skladnosti končano. Če je odobren, se rezultat pošlje po e-pošti in status je odobren. Če je zahteva zavrnjena, bo zahtevala popravke. Tretja avtomatizacija se začne, ko se status posodobi na odobreno. Sistem samodejno poišče bančne podatke zaposlenega in zaposlenemu povrne gotovino ter arhivira poročilo o stroških.
V tem primeru je avtomatizacija št. 2 odvisna od prejšnje avtomatizacije za nastavitev stanja poročila o stroških na »Preverjanje skladnosti končano«. Če pa pride do težave s poštnim sistemom in avtomatizacija št. 2 odpove, bodo naloge v avtomatizaciji št. 1 vseeno dokončane. Znova bo treba zagnati samo naloge v avtomatizaciji #2.