Sproži odobritve iz SharePoint knjižnice dokumentov

Ta članek vam pokaže, kako ustvarite tok odobritve za nove dokumente (račune), ko so dodani v SharePoint knjižnico dokumentov, in kako priložite dokument zahtevi za odobritev.

V postopku odobritve se vsakič, ko je v SharePoint knjižnico dodan nov račun, pošlje zahteva, da nekdo pregleda njegovo vsebino. Če je zahteva odobrena, se datoteke z računi premaknejo v mapo.

Za dokončanje te vadnice sledite tem korakom.

1. Ustvarite dve mapi, na primer: Vhodni računi in Pregledani računi.

   

2. Pojdite na predlogo Začnite odobritev za novo datoteko, da jo premaknete v drugo mapo . Ta predloga nam ponuja tok, ki je konfiguriran za nastavitev postopka odobritve za SharePoint knjižnico dokumentov. Potrdite, da imajo vse navedene povezave zeleno kljukico, nato pa izberite Nadaljuj.

   

3. Ko je tok ustvarjen, konfigurirajte te elemente.

   • Naslov spletnega mesta - Na sprožilni kartici izberite SharePoint mesto, ki vsebuje vaš seznam. Če SharePoint spletnega mesta ni na seznamu, samo vpišite svoj SharePoint URL spletnega mesta.

   • ID mape: - Izberite mapo, v katero boste shranili dohodne datoteke, ki jih je treba pregledati z odobritvijo.

   • Na kartici Ustvari datoteko vnesite isti naslov spletnega mesta kot prej in nato izberite mapo, v kateri želite datoteke, ki jih je treba premakniti, ko bodo odobrene.

   • Na kartici Izbriši datoteko vnesite isti naslov spletnega mesta kot prej. To dejanje bo izbrisalo datoteko iz prve mape, ko bo odobrena in kopirana v novo mapo.

     

4. Zamenjajte dejanje Začni odobritev z drugim dejanjem odobritve, ki vam bo omogočilo pripenjanje datotek.

   • Izbrišite dejanje Začni odobritev iz toka.

     

   • Kjer je bilo dejanje odobritve, izberite navpično črto, da dodate novo dejanje.

     

   • Poiščite in nato izberite Začni in počakajte na odobritev.

     

   • Kot vrsto odobritve izberite Odobri/Zavrni – prvi odgovori .

     

   • Zahtevi za odobritev dajte naslov in jo nato dodelite odobritelju. Odobritelj ste lahko celo vi!

     

   • Izberite Pokaži napredne možnosti in nato izberite Ime priloge – 1.

     Na desni strani se odpre lebdeča plošča, kjer boste videli vse podatke, ki jih lahko dobite s sprožilcem SharePoint .

   • Izberite Ime datoteke.

     

   • Izberite Vsebina prilog – 1 in nato izberite Vsebina datoteke.

     

5. Razširite kartico Pogoj in v levem besedilnem polju izberite Izid.

   Na ta način, če odobritelj odobri zahtevo, se izvede dejanje za kopiranje datoteke v drugo mapo.

   

Končali smo s konfiguracijo toka. Zdaj pa ga preizkusimo.

1. Izberite gumb Shrani v zgornjem desnem kotu.

   Preverjevalnik poteka lahko prejme opozorilo. Varno ga je zavrniti.

   

2. Ko je tok shranjen, izberite gumb Test .

   

3. Izberite, Izbral bom dejanje sprožilcain nato izberite Shrani in preizkusi.

   

4. Power Automate vam pokaže, ko je pretok v testnem načinu. Ko je, dodajte novo datoteko v mapo dohodnih datotek v SharePoint knjižnici dokumentov, ki ste jo določili prej.

   

5. Zdaj lahko vidite, da tok teče.

   

Oseba, ki ste ji dodelili odobritev, zdaj prejme zahtevo za odobritev na različnih mestih, kjer jo lahko odobri ali zavrne. Datoteka za pregled je priložena zahtevi za odobritev za lažjo uporabo.

Po elektronski pošti

Če e-poštno sporočilo ni prikazano pravilno, se prepričajte, da imate najnovejše posodobitve v aplikaciji Outlook ali uporabite spletno različico Outlooka.

V Power Automate, v razdelku Odobritve elementov dejanja

Ko je zahteva odobrena ali zavrnjena, se izvajanje toka nadaljuje. Če je bila zahteva odobrena, bo datoteka, ki ste jo dali v dohodno mapo, premaknjena v drugo mapo.

Čestitamo! Uspešno ste zagnali svoj tok z zmožnostmi odobritve. Zdaj, ko poznate osnove, lahko nadgradite ta tok in ga prilagodite svojim posebnim poslovnim potrebam.

Naslednji koraki

• Ustvari tokove odobritve