Pregled upravljanja projektima i računovodstvom

Funkcionalnost upravljanja projektima i računovodstvom može se koristiti u više delatnosti za pružanje usluge, proizvodnju proizvoda ili postizanje rezultata.

Projekat je grupa aktivnosti koja je dizajnirana za pružanje usluge, proizvodnju proizvoda ili postizanje rezultata. Projekti troše resurse i generišu finansijske rezultate u obliku prihoda ili sredstava.

Projekti u različitim delatnostima

Funkcionalnost upravljanja projektima i računovodstvom može se koristiti u više delatnosti, kao što je prikazano na sledećoj ilustraciji.

U pozivnom centru, tiket se može koristiti za opisivanje niza radnji koje su potrebne za rešavanje poziva. Konsultantske kompanije, kao što su menadžerske ili tehničke konsultantske organizacije ili reklamne agencije, svoje aktivnosti nazivaju projektima. U marketingu, kampanja predstavlja skup poslova koji se moraju obaviti. U proizvodnji zasnovanoj na projektu, nalog za proizvodnju se odnosi na različite poslove koji se moraju obaviti za proizvodnju nekih gotovih proizvoda. Bez obzira na naziv koji se koristi za njih, ovi projekti uključuju resurse, rasporede i troškove, a upravljanje projektima i računovodstvene funkcije mogu pomoći u planiranju, izvršenju i analizi ovih projekata.

Faze projekta

Iako je sledeći tok procesa usmeren na spoljne projekte ili projekte koji se obavljaju za jednog ili više klijenata, funkcionalnost se primenjuje i na interne projekte koji samo prave troškove.

Kao što je prikazano na prethodnoj ilustraciji, upravljanje projektima i računovodstvo mogu se podeliti u tri faze:

1. Pokreni
2. Izvrši
3. Analiziraj

Pokretanje projekta

Tokom pokretanja projekta, događa se nekoliko ključnih procesa. Možete koristiti ponudu po projektu da klijentu saopštite procenjeni rad, troškove i materijale. Uslove, ograničenja i ugovore za naplatu možete zabeležiti u ugovoru o projektu. Možete koristiti strukturnu analizu posla (SAP) za planiranje i procenu rada. Možete postaviti predviđanja i budžete za vođenje izvršenja projekta. Sledeća ilustracija prikazuje strukturu projekta.

Kreiranje ponuda po projektu

U početnoj fazi prodaje projekta, ponuda po projektu vam omogućava da klijentu pružite neobavezujuću ponudu. Ponuda može sadržati elemente kao što su stavke i usluge koje se nude, osnovne kontakt informacije, posebne trgovinske ugovore i popuste, kao i moguće poreze i doplate.

Takođe možete izdati garantno pismo za transakciju ponude po projektu između vaše organizacije i klijenta. Nakon izrade ponude za projekat, možete kreirati zahtev za garantno pismo za klijenta i predati ga banci. Kada banka odobri zahtev, klijentu se izdaje garantno pismo.

Više informacija potražite u članku Citati projekta.

Kreiranje ugovora o projektu

Kada zaključite ugovor sa klijentom ili drugim izvorom finansiranja za dovršetak projekta, prvo morate da napravite ugovor o projektu. Zatim, kada kreirate projekat, morate ga dodeliti odgovarajućem ugovoru. Tip projekta koji kreirate za ugovor o projektu određuje metodu koji se koristi za fakturisanje klijenata projekta. Možete da izmenite ugovor o projektu i s njim povezani projekat, ali ne možete da promenite tip projekta. Za više informacija o tipovima projekata, pogledajte odeljak „Kreiranje projekata“.

Više informacija o ugovorima o projektu potražite u članku Ugovori o projektu.

Kreiranje strukturnih analiza posla

Stepen detalja u SAP-u zavisi od nivoa tačnosti koji je potreban u procenama i nivoa praćenja koji je potreban u odnosu na te procene. Projekti koji imaju vrlo malu toleranciju na klizanje u rasporedu ili troškovima obično zahtevaju detaljniji SAP, a takođe zahtevaju marljivo praćenje napretka u radu i troškova u odnosu na SAP.

Više informacija potražite u članku Pregled struktura analize rada.

Kreiranje predviđanja i budžeta projekata

Predviđanje možete koristiti ako vaša organizacija ima operativnu perspektivu i ako se fokusira na prihode i troškove koji potiču od određenih transakcija. Međutim, ako se organizacija više fokusira na finansijske iznose, možete da koristite budžetiranje. Svaka metoda ima svoje prednosti. Više informacija potražite u članku Predviđanja projekta i budžeti.

Kreiranje projekata

Možete da kreirate šest tipova projekata u usluzi Finance. Svaki tip projekta podešava se drugačije za priznavanje troškova i prihoda. Tip projekta koji odaberete zavisi od svrhe projekta. Sledeća tabela opisuje tipičnu upotrebu svakog tipa projekta.

Tip projekta	Opis
Vreme i materijal	U projektima vremena i materijala, klijentu se naplaćuju svi troškovi nastali na projektu. Ovi troškovi uključuju cene po satu, troškove, predmete i naknade.
Fiksna cena	U projektima sa fiksnom cenom, fakture se sastoje od transakcija na računu. Projekt sa fiksnom cenom fakturiše se prema rasporedu naplate koji se zasniva na ugovoru o projektu. Prihod za projekat sa fiksnom cenom može se izračunati i knjižiti tokom celog projekta primenom metode procenta dovršenosti. Alternativno, prihod se može izračunati i knjižiti kada se projekat završi, primenom metode izvršenog ugovora. Kompanije često mogu imati koristi od vrednosti posla u toku (PUT) za izračunavanje stepena završenosti projekta ili grupe projekata.
Investicije	Investicioni projekti su projekti koji ne donose neposrednu zaradu. Obično se koriste za dugoročne interne projekte gde troškovi moraju biti kapitalizovani. Za investicioni projekat mogu se evidentirati samo cene za stavke, sati i troškovi. Troškovi u investicionom projektu se prate i kontrolišu pomoću funkcionalnosti procene. Investicioni projekti se mogu postaviti sa opcionalnom maksimalnom kapitalizacijom. Kako investicioni projekat napreduje, njegove troškove evidentirate na PUT računima, gde se troškovi zadržavaju sve dok projekat ne bude završen. Kada se projekat eliminiše, vrednost PUT prenosite na osnovno sredstvo, račun glavne knjige ili novi projekat. NAPOMENA:Transakcije na investicionim projektima nisu prikazane na stranici "Knjiženje troškova", "Akumuliraj prihod" ili "Kreiranje predloga faktura ".
Projekat troška	Poput investicionih projekata, projekti troškova se obično koriste za praćenje internih projekata i za njih se mogu evidentirati samo sati, troškovi i predmeti. Međutim, projekti troškova su obično kraćeg trajanja od investicionih projekata. Pored toga, za razliku od investicionih projekata, projekti troškova ne mogu se kapitalizovati na računima bilansa stanja. Umesto toga, njihove transakcije projekta se knjiže samo na račune dobiti i gubitka. NAPOMENA:Transakcije o projektima troškova se ne odražavaju na stranicu "Knjiženje troškova", "Akumuliraj prihod" ili "Kreiranje predloga faktura ". Budući da se projekti troškova obično koriste za praćenje internih projekata, oni obično ne moraju da budu povezani sa računom klijenta. Međutim, ako vaše podešavanje zahteva da se za porudžbine kreiraju zahtevi za stavke, projekat troškova morate povezati sa klijentom. Ovo povezivanje je obavezno, jer se zahtevima za stavke upravlja kao linijama naloga za prodaju, a sistem zahteva da se navede klijent. Međutim, ovo podešavanje neće prouzrokovati automatsko kreiranje zahteva za stavkama iz porudžbenice. Za projekte troškova, podešavanje Kreiranje zahteva za stavkom se zanemaruje. Ako vam je potreban zahtev stavke u projektu troškova, možete ga kreirati ručno, pod uslovom da je klijent povezan sa projektom.
Interni	Interni projekti se koriste za praćenje troškova na projektu koji je interni za vašu organizaciju. Interni projekti mogu pružiti alat za planiranje za upravljanje potrošnjom resursa. NAPOMENA: Transakcije na internim projektima se ne odražavaju na stranicu "Akumuliraj prihod" ili " Kreiraj predloge faktura ".
Vreme	Vremenski projekti koriste se za praćenje vremena povezanog sa nenaplativim i neproduktivnim aktivnostima, kao što je projekat za praćenje bolovanja radnika. Transakcije u vremenskim projektima se ne knjiže u glavnu knjigu. Umesto toga, one su uključene u izveštaje o ukupnoj iskorišćenosti radnika. U vremenskim projektima mogu se evidentirati samo transakcije sati. Koristite dnevnik sati ili vremenski raspored da biste ta vremena prijavili u projekat. Nakon registracije sati, oni se pojavljuju kao transakcije projekta, ali nemaju odgovarajuće transakcije vaučera. NAPOMENA:Transakcije na vreme projekti se ne odražavaju na stranicu "Knjiženje troškova", "Akumuliraj prihod" ili "Kreiranje predloga faktura ".

Dodelite radnike, kategorije i resurse

Resurse za radnike možete zakazati na osnovu zahteva i rasporeda projekta ili na osnovu veština i raspoloživosti radnika. Korišćenjem mogućnosti raspoređivanja resursa možete efikasno i efektivno rasporediti radnike svoje organizacije. Možete brzo pronaći najkvalifikovanije radnike koji su dostupni za rad na vašem projektu. Takođe možete lako videti kako bi se ti radnici mogli efikasnije koristiti tokom projekta.

Evo nekoliko načina na koje možete koristiti funkcionalnost raspoređivanja resursa:

• Koristite informacije o atributima radnika, kao što su obrazovanje, veštine, certifikati i iskustvo u projektima, kako biste radnika uskladili sa zahtevima projekta.
• Koristite informacije o kalendaru i dostupnosti radnika kako biste raspored radnika uskladili sa kalendarom projekta.
• Pregledajte kapacitet svakog radnika i odredite način na koji se koji kapacitet trenutno koristi. Na primer, ako se radnik nedovoljno koristi, radnik može biti dodeljen projektu koji odgovara njihovoj dostupnosti i atributima.
• Pregledajte dostupnost radnika da biste se uverili da nema neusaglašenosti kalendara sa zadacima radnika.
• Pregledajte informacije o iskorišćenosti radnika u rezimeu pregleda (na primer, po odeljenjima ili radnicima) ili u detaljnom prikazu (na primer, radnika u odeljenju ili u nedeljnim detaljima za svakog radnika).
• Izmenite dodele resursa za različite jedinice vremena, kao što su dan, nedelja ili mesec, kako biste optimizovali način na koji se radnici koriste.

Izvršavanje projekta

Tokom izvršenja projekta, članovi tima ili menadžeri beleže rad i nastale troškove korišćenjem vremenskih rasporeda, izveštaja o troškovima i druge poslovne dokumentacije. Menadžeri projekata imaju alate koji im omogućavaju da nadgledaju potrošnju budžetiranih iznosa za projekat. Menadžeri projekata takođe mogu da naručuju, biraju ili nabavljaju materijale za projekte pomoću naloga za kupovinu i drugih poslovnih dokumenata. Fakture se pripremaju i odobravaju, tako da klijentima mogu biti naplaćeni tekući radovi. Konačno, prihod se prepoznaje tokom ovog procesa da bi uticao na finansije organizacije.

Upravljanje strukturnom analizom posla

SAP je opis posla koji će biti završen za projekat. SAP je hijerarhija zadataka. Predstavlja ne samo rad za svaki zadatak, već i veličinu, cenu i trajanje zadatka.

Više informacija potražite u članku Pregled struktura analize rada.

Upravljanje predviđanjima i budžetima projekata

Postoje dva načina da upravljate i kontrolišete svoje projekte: predviđanja projekata i budžeti projekata. Predviđanje možete koristiti ako vaša organizacija ima operativnu perspektivu i ako se fokusira na prihode i troškove koji potiču od određenih transakcija. Međutim, ako se organizacija više fokusira na finansijske iznose, možete da koristite budžetiranje.

Više informacija potražite u članku Predviđanja projekta i budžeti.

Kreiranje naloga za proizvodnju

Nalog za proizvodnju vezan za projekat može se povezati sa porudžbinom ili zahtevom za artiklom ili metodom gotovih stavki ili metodom potrošenih stavki. Pored toga, ako je proizvodni nalog kreiran ručno, ne postoji veza između naloga za proizvodnju i naloga za prodaju ili zahteva za artiklom (nema veze do naloga). Međutim, ako je proizvodni nalog kreiran automatski da bi se ispunio nalog za prodaju ili zahtev za stavkom, postoji veza između naloga za proizvodnju i naloga za prodaju ili zahteva za stavku (veza do naloga).

Na osnovu kombinacija ovih faktora, koristite jednu od sledećih metoda:

• Završen artikal/veza sa porudžbinom – Povežite projekat sa ulaznom porudžbinom ili zahtevom artikla. Kada koristite ovu metodu, stvarni troškovi projekta se knjiže kada se fakturiše porudžbina ili kada se ažurira otpremnica za zahtev za stavku. Trošak se knjiži kao gotova stavka.
• Završen artikal/no veza sa porudžbinom – Stvarni troškovi se ne mogu knjižiti dok ciklus proizvodnje za artikal ne dobije status "Završeno ". Trošak gotovog predmeta se knjiži kao pojedinačna transakcija.
• Utrošen artikal/veza sa porudžbinom – Povežite projekat sa zahtevom artikla. Korišćenjem ove metode možete da vidite stvarne troškove projekta kada proizvodnja ima status Započeto ili se prijavljuje kao završena. Troškovi se knjiže kao višestruke transakcije stavki projekta za sirovine i sate potrošene za proizvodnju. Kada se otpremnica ažurira u skladu sa zahtevom predmeta, ne knjiže se troškovi projekta. Takođe možete definisati nivo u hijerarhiji specifikacije materijala na kojem se prate projekti u proizvodnji.
• Utrošen artikal/nema veze sa porudžbinom – Povežite projekat sa zahtevom artikla. Korišćenjem ove metode možete da vidite stvarne troškove projekta kada proizvodnja ima status Započeto ili se prijavljuje kao završena. Troškovi se knjiže kao višestruke transakcije stavki projekta za sirovine i sate potrošene za proizvodnju. Takođe možete definisati nivo u hijerarhiji specifikacije materijala na kojem se prate projekti u proizvodnji.

Nabavka proizvoda i usluga

Kupovina i prodaja predmeta su pretežne aktivnosti u mnogim preduzećima usmerenim na projekte.

Porudžbenice za projekte

Svrha porudžbenice određuje kada se porudžbenica koristi i, stoga, kada se stavke naplaćuju projektu.

Metod	Svrha	Potrošnja stavki
Kreirajte porudžbenicu direktno.	Kupujte stavke od spoljnog prodavca za potrošnju na projektu. Izlaznu porudžbinu možete kreirati na sledeće načine: Iz samog projekta. U ovom slučaju, projekat je već definisan za porudžbenicu. Navigacijom do porudžbenice za projekat. Morate izabrati prodavca i projekat za koji ćete kreirati porudžbenicu.	Stavke se koriste kada se faktura dobavljača ažurira.
Kreirajte porudžbenicu direktno iz ulazne porudžbine.	Kupujte stavke kada kreirate porudžbenicu iz projekta.	Stavke se koriste kada se porudžbenica fakturiše klijentu.
Kreirajte porudžbenicu na osnovu zahteva za stavku.	Kupujte stavke stavki kada kreirate zahtev za stavku iz projekta.	Stavke se koriste kada se ažurira otpremnica zahteva.

Porudžbine za projekte

U upravljanju projektima i računovodstvu, potrošnju stavki možete registrovati na nekoliko načina. Možete prodavati stavke ili kupovati stavke iz projekta ili rezervisati stavke za projekat.

Stavke za potrošnju na projektu možete naručiti iz inventara kompanije. Alternativno, možete kupiti predmete od spoljnog dobavljača. Stavke se mogu trošiti na svim vrstama projekata osim na vremenskim projektima.

Način na koji naručujete stavke zavisi od toga odakle ih naručujete:

• Da biste naručili stavke iz inventara kompanije, morate uneti porudžbinu kao zahtev za stavku. Ako koristite stranicu "Zahtevi artikla", možete podesiti zahtev tako da artikle primate kao delimične isporuke. Zbog toga možete odložiti potrošnju neke količine stavki dok te stavke ne zatrebaju.
• Da biste naručili artikle od eksternog dobavljača, morate kreirati porudžbinu kao izlaznu porudžbinu na stranici Izlazna porudžbina.

Belešku

Otpremnica za narudžbenicu u vezi sa projektom ne može se otkazati ako su predmeti već označeni za pakovanje.

Sledeća tabela navodi metode naručivanja stavki i opisuje kako se stavke troše.

Metod	Svrha	Potrošnja transakcija stavki
Ulazna porudžbina	Unesite transakciju direktno u projekat vremena i materijala.	Transakcije stavki se troše kada se proknjiži faktura klijenta.
Dnevnik zaliha	Brzo unesite i održavajte evidenciju stavki. Ako, na primer, želite da unesete zahtev za stavku na osnovu odštampane liste, može se primeniti dnevnik zaliha.	Transakcije stavki se troše kada se knjiži dnevnik.
Zahtev za stavku	Unesite stavke koje se neće potrošiti odmah. Ova metoda vam omogućava da pratite broj stavki koje su potrošene u jednom zapisu zahteva za stavkom.	Transakcije stavki se koriste kada se ažurira otpremnica zahteva. Drugim rečima, zahtev za stavkom se kreira kada se proknjiži otpremnica.
Porudžbenice	Unesite transakcije na jednoj od tri lokacije, u zavisnosti od načina kupovine.	Transakcije stavki se troše kada se ažurira otpremnica ili kada se fakturiše klijentu ili prodavcu.

Obradite fakture projekta

Tip projekta određuje koji postupak fakturisanja treba primeniti. Mogu se fakturisati samo dve spoljne vrste projekata (vreme i materijal i fiksna cena). Projekti vremena i materijala i projekti sa fiksnom cenom uvek su priloženi uz ugovor o projektu.

Pre nego što kreirate fakturu klijenta za projekat, možete kreirati preliminarnu fakturu ili predlog fakture. U predlogu fakture možete izabrati transakcije projekata koje ćete uključiti u fakturu projekta. Zatim možete pregledati detalje o fakturi pre nego što proknjižite fakturu za projekat i pošaljete je klijentu ili drugom izvoru finansiranja.

Više informacija o obradi projektne fakture potražite u članku Fakturisanje projekta.

Izračunavanje troškova za završetak projekta

Kada kreirate procenu, možete da izaberete metodu koja se koristi za izračunavanje troškova za dovršetak projekta. U polju Trošak za dovršavanje metoda birate na stranici " Kreiranje procene ". Metoda koju odaberete primenjuje se odvojeno na svaku liniju troškova u proceni troškova. Dok red ima status "Kreirano", možete da promenite metod koji je primenjen na njega na stranici "Procena troška ".

Sledeća tabela opisuje metode za izračunavanje troškova za završetak projekta.

Metod	Opis
Ukupna cena – stvarne vrednosti	Procenjeni troškovi moraju se uneti ručno. Kada se popuni kolona Ukupna cena ili Ukupna količina na stranici Procena troškova, stvarni troškovi se oduzimaju od ukupnog iznosa koji je uneo korisnik. Rezultat čini cena za završetak projekta. Napredak troškova se obično ne prati na osnovu, na primer, broja hotelskih boravaka i obroka koji se beleže u svakom periodu. Umesto toga. Praćenje se obično zasniva na poređenju sa ukupnim iznosom procenjenih sati. Ovaj pristup ne zahteva model predviđanja, a ukupna cena ili ukupna količina mogu se ručno promeniti. Kada se vrednost unese u kolonu Ukupni troškovi ili Ukupna količina, Finance upoređuje tu vrednost sa stvarnim vrednostima transakcija koje su proknjižene u periodu, a zatim smanjuju vrednost u koloni Količina do završetka ili Trošak do završetka.
Ukupan budžet – stvarne vrednosti	Stvarni troškovi se upoređuju sa modelom predviđanja koji izaberete da biste utvrdili troškove. Ova metoda koristi model ukupnog budžeta koji uključuje predviđene transakcije. Da biste dobili tačniji prikaz projekta, možete prilagoditi model budžeta tokom trajanja projekta. Ako morate da podesite predviđanje, sledite ovaj opšti proces: Kopirajte predviđene transakcije u drugi model predviđanja. Uporedite predviđene transakcije sa stvarnim transakcijama. Održavajte, smanjujte ili povećavajte procene za sledeći period. Finance ne smanjuje automatski predviđene procene. Zbog toga je dobra ideja da zadržite originalni model predviđanja na projektu sa fiksnom cenom kako bi se uspostavila osnova za poređenje kada se projekat završi. NAPOMENA:Kada izaberete ovaj metod, koristite najmanje dva modela predviđanja. Jedan model treba da sadrži originalno predviđanje. Za drugi model, trebalo bi da kopirate predviđene transakcije iz drugog modela. Ova metoda važi samo za projekte sa fiksnom cenom i investicione projekte.
Preostali budžet	Ova metoda koristi preostali model budžeta za izračunavanje troškova za završetak projekta. Kada koristite ovu metodu, stvarni troškovi i predviđeni iznosi u preostalom modelu budžeta se sabiraju. Rezultat je ukupan trošak. Pre nego što budete koristili ovu metodu, morate postaviti preostali model budžeta za odbijanje transakcija na osnovu stvarnih transakcija koje su evidentirane u sistemu. Na stranici Modeli predviđanja, uverite se da su polja označena u grupi Automatsko smanjenje predviđanja. Preostali budžet se obično kopira iz originalnog budžeta. Kako se unose transakcije, tako se smanjuju transakcije sa preostalim budžetom. Kako projekat napreduje, ako utvrdite da preostali budžet mora biti prilagođen, predviđene transakcije naplaćujete na preostali budžet. NAPOMENA:Ovaj metod se može primeniti samo ako je model predviđanja priložen uz procenu.
Kao i prethodna procena	Primenjuje se ista metoda procene koja je korišćena u prethodnom periodu. Ova metoda zahteva model predviđanja ako je prethodni period zahtevao model predviđanja.
Postavljanje troška do završetka na nulu	Ova metoda se obično koristi pre nego što se projekat procene eliminiše. Ova metoda poredi ukupne procene sa stvarnim transakcijama koje su proknjižene i briše kolonu Trošak do završetka. Dobijeni procenat završetka je uvek 100 procenata. Polje Predviđanje nije izabrano za svaku liniju troškova koju kreirate, a ukupna procena se kopira iz prethodne procene troškova. Stvarna potrošnja za procenjeni period oduzima se od troškova za završetak projekta. Ova metoda ne zahteva model predviđanja.
Iz predloška troškova	Primenjuje se metoda troška do završetka koja je postavljena u predlošku troškova koji je povezan sa izabranim projektom procene.

Analiziranje projekta

Na najosnovnijem nivou, projekat se koristi za grupisanje transakcija koje evidentiraju troškove, a zatim te troškove knjiži u glavnu knjigu.

Ove transakcije su obično rezultat poslovnih dokumenata, poput vremenskih rasporeda, izveštaja o troškovima, faktura dobavljača ili transakcija zaliha. Životni ciklus projekta obično započinje procenama, predviđanjima i budžetima koji pomažu u planiranju i predviđanju rada i finansijskog uticaja projekta. Dok analizirate projekat, možete da procenite ne samo transakcije koje su se dogodile tokom projekta, već i tačnost vaših procena i predviđanja, stope iskorišćenosti članova projektnog tima i ukupni uspeh projekta.

Analiziranje toka novca

Koristite nadgledanje toka novca za pregled predviđenih tokova novca i stvarnih tokova novca za projekat. Možete pregledati tokove novca dok je projekat u toku ili možete pregledati tokove novca završenog projekta.

Praćenjem tokova novca možete da procenite jedan projekat, da koristite izveštaje za pregled više projekata i da prenesete tokove novca projekata u predviđanja toka novca u glavnoj knjizi.

Predviđanje priliva novca

Na osnovu vašeg podešavanja, možete predvideti prilive novca za izabrani projekat. Na primer, ako je datum projekta 5. marta 2012. godine, a fakturu izdate 31. marta 2012. godine, evo kako možete predvideti datum dospeća i očekivani datum plaćanja prodaje:

• Datum projekta: 5. mart 2012.
• Datum fakture: 31. mart 2012. Ovaj datum se određuje na osnovu učestalosti faktura. U ovom primeru, učestalost fakture postavljate na tekući mesec. Stoga se sve transakcije koje se knjiže u mesecu martu fakturišu poslednjeg dana u mesecu.
• Datum dospeća: 14. april 2012. Ovaj datum se određuje na osnovu uslova plaćanja koji su postavljeni za projekat. Za ovaj primer ste odabrali uslove plaćanja od 14 dana. Stoga se datumu fakture dodaje 14 dana da bi rok dospeo 14. aprila 2012.
• Očekivani datum plaćanja prodaje: 27. april 2012. Ovaj datum se izračunava sabiranjem broja dana u polju Opšti bafer danina stranici "Upravljanje projektima i računovodstvenim parametrima " brojem dana u polju "Pojedinačni bafer dani " na stranici "Ugovori o projektu ", a zatim se ukupan zbir dodaje broju dana u polju Datum dospeća . U ovom primeru, uneli ste 3 u polje "Opšti bafer dani " i 10 u polje "Pojedinačni bafer dani ". Stoga se datumu fakture dodaje 13 dana da bi krajnji rok očekivanog datuma plaćanja dospeo 27. aprila 2012.

Opšti broj dana u rezervi može ili da zameni pojedinačni broj dana u rezervi ili da mu se doda:

• Da biste koristili opšti broj dana u rezervi kao zamenu za pojedinačni broj dana u rezervi, unesite prosečan broj dana između krajnjeg roka i stvarnog datuma dospeća za klijente.
• Da biste dodali opšte dane bafera pojedinačnim bafer danima, u polje Opšti bafer dani unesite svoju procenu broja dana između dana kada kupac šalje uplatu i dana kada vaša organizacija prima uplatu.

U ugovor o projektu postavite pojedinačni broj dana u rezervi. Dani se izračunavaju na osnovu krajnjeg roka dospeća fakture prodaje i iskustva organizacije sa načinom plaćanja klijenta.

Stvarni priliv novca

Stvarni priliv novca podseća na predviđanje, ali izračunavanja možete započeti od datuma prve fakture. Evo primera:

• Datum fakture: 2. mart 2012.
• Datum dospeća: 16. mart 2012. Uslovi plaćanja su postavljeni na 14 dana.
• Očekivani datum plaćanja prodaje: 29. mart 2012. Izračunavanje uključuje tri opšta dana u rezervi i 10 pojedinačnih dana u rezervi.

Predviđanje troškova

Na osnovu broja dana koji su definisani, datum plaćanja troškova može se razlikovati od datuma projekta. U ovom slučaju, datum plaćanja troškova izračunava se dodavanjem broja dana od datuma projekta do broja dana u uslovima plaćanja.

Na primer, datum projekta transakcije je 5. mart 2012. godine, a postavljeni su sledeći uslovi plaćanja:

• Časovi: Tekući mesec (M)
• Troškovi: 14 dana (D14)
• Artikli: 30 dana (D30)

Na osnovu ovih podešavanja, evo datuma plaćanja troškova za svaku vrstu transakcije:

• Časovi: 31. mart 2012, koji je poslednji dan izabranog meseca.
• Troškovi: 19. mart 2012, što je 14 dana od datuma transakcije.
• Artikli: 4. april 2012, što je 30 dana od datuma transakcije.

Belešku

Krajnji rok porudžbenice se zasniva na transakciji dobavljača kada se kreira porudžbenica projekta. Krajnji rok nije određen nijednim podrazumevanim podešavanjima.

Datum plaćanja troškova se ne izračunava u danima u rezervi. Nakon završetka projekta, kada se završe svi troškovi i fakturisanje, i troškovi i prodaja se knjiže na račune dobiti i gubitka.

Kada se sve fakture za prodaju i dobavljača završe, možete da prikažete odnos između polja na stranici "Tok gotovine" i polja na stranici "Izvodi projekta ".

Stranica toka novca

• Prilivi novca
• Odlivi novca
• Neto tokovi novca

Stranica sa izjavama o projektu

• Prihod
• Ukupni troškovi
• Bruto marža

Pregled troškova

Troškove koje vaša organizacija snosi tokom projekta možete pratiti na kontrolnoj stranici "Troškovi ". Upoređivanjem izvornih budžetiranih troškova za projekat sa trenutnim stvarnim troškovima i dodeljenim troškovima, možete utvrditi da li je projekat na pravom putu, preko budžeta ili unutar budžeta.

Belešku

Kada koristite kontrolnu stranicu "Troškovi" da biste videli trenutni status troškova projekta, koristite modele predviđanja koji su izabrani za originalni i preostali budžet. Ako izaberete druge modele predviđanja prilikom izračunavanja troškova, rezultati izračunavanja neće biti tačni.

Pregled preostalih budžetiranih iznosa

Ako je preostali budžet izabran kao metod kontrole troškova na stranici "Upravljanje projektima" i "Računovodstveni parametri ", kontrolna stranica "Trošak " izračunava troškove koji nisu proknjiženi kao stvarni ili označeni kao posvećeni. Konkretno, iznosi na kartici "Opšte postavke " u donjem oknu kontrolne stranice "Trošak " izračunavaju se na sledeće načine:

• Stvarni trošak – Ukupan iznos koji je potrošen na projekat za izabrani red troška. Stvarni iznos troška se izračunava na stranici "Ažuriranje knjige ".
• Posvećeni trošak– Dodatni iznos troškova koje je pravno lice obavezalo da plati. Određeni iznosi posvećenih troškova se izračunavaju na stranici "Posvećeni troškovi".
• Preostali budžet – Iznos prvobitno budžetiranog iznosa koji je još uvek dostupan za izabrani red troška. Preostali iznos budžeta se izračunava na stranici " Pregled glavne knjige".
• Ukupni troškovi– Zbir stvarnog troška, posvećenih troškova i preostalih iznosa budžeta.

Na kontrolnoj stranici "Trošak", na kartici "Odstupanje " možete da prikažete poređenje ukupnog očekivanog troška sa originalnim budžetom. Ovo poređenje pokazuje sve razlike između ovih iznosa. Stoga možete videti gde se podaci ne podudaraju. Iznosi odstupanja izračunavaju se na sledeće načine:

• Originalni budžet – Iznos koji je prvobitno budžetiran za izabrani red troška. Originalni iznos budžeta se izračunava na stranici " Pregled glavne knjige".
• Ukupan trošak– Zbir stvarnog troška, posvećenog troška i preostalog budžeta, kao što je prijavljeno na kartici Opšte postavke .
• Devijacija – Razlika između ukupnog troška i originalnog budžeta.
• Odstupanje na osnovu količine – Ukupna razlika između prvobitnog predviđanja i ukupnog predviđanja. Ova razlika se može matematički izraziti kao (Ukupna predviđena količina) × (Originalna prosečna cena – Ukupna prosečna cena). Ovaj proračun se odnosi samo na sate projekta.
• Odstupanje na osnovu cene – Ukupna razlika između prvobitnog predviđanja i ukupnog predviđanja. Ova razlika se može matematički izraziti kao (Originalna predviđena cena) × (Originalna predviđena količina – Ukupna predviđena količina). Ovaj proračun se odnosi samo na sate projekta.

Pregled ukupnih budžetiranih iznosa

Ako je ukupan budžet izabran kao metod kontrole troškova na stranici "Upravljanje projektima" i "Računovodstveni parametri ", kontrolna stranica "Trošak" izračunava stvarne troškove i ukupne troškove projekta da bi vam pomogla da otkrijete bilo kakvu razliku između njih dvoje. Konkretno, na kontrolnoj stranici "Trošak" iznosi u kolonama u donjem oknu na kartici "Opšte postavke " izračunavaju se na sledeće načine:

• Ukupan budžetiran trošak – Ukupan budžetiran iznos za izabrani red troška.
• Stvarni trošak – Ukupan iznos troškova koji su nastali u projektu do danas za izabrane redove troška.
• Trošak posvećen – Ukupan iznos koji je zaduћen za izabrani red troška.
• Odstupanje – Razlika između zbira stvarnih i posvećenih troškova i ukupnog troška. Varijansa pokazuje da li se za ukupni budžet moraju navesti dodatni troškovi.

Na kontrolnoj stranici "Trošak", na kartici "Devijacija " možete videti razliku između ukupnog budžeta i originalnog budžeta tako što ćete pogledati sledeća polja:

• Originalni budžet– Iznos koji je prvobitno budžetiran za red troškova. Originalni budžet se izračunava na stranici " Pregled glavne knjige".
• Ukupan budžetiran trošak – Ukupan trošak koji je prvobitno budžetiran za red troška. Ukupan budžetirani trošak se izračunava na stranici "Pregled glavne knjige".
• Odstupanje – Odstupanje za red troška. Ovaj iznos se izračunava oduzimanjem ukupnih troškova od prvobitnog budžeta.
• Odstupanje na osnovu količine – Ukupna razlika između originalnog i ukupnog budžeta. Ovaj iznos se izračunava tako što se ukupni sati budžeta oduzmu od prvobitnih sati budžeta, a zatim se razlika pomnoži sa prvobitnom budžetiranom cenom koštanja. Ova razlika se može matematički izraziti kao (originalna budžetirana cena koštanja) × (originalni sati budžeta – ukupni sati budžeta). Ovaj proračun se odnosi samo na sate projekta.
• Odstupanje na osnovu cene – Ovaj iznos se izračunava oduzimanjem ukupnih budžetskih časova od prvobitnih budžetskih časova, a zatim množenjem razlike sa ukupnim brojem utrošenih sati. Ova razlika se može matematički izraziti kao (ukupan broj potrošenih sati) × (prvobitni broj sati budžeta – ukupan broj sati budžeta). Ovaj proračun se odnosi samo na sate projekta.

Analiziranje iskorišćenosti

Stopa iskorišćenosti je procenat vremena u kojem radnik obavlja naplativ ili produktivan posao u određenom radnom periodu. Naplativi sati su sati radnika koji se mogu naplatiti određenom klijentu.

Stopa iskorišćenosti radnika izračunava se tako što se broj naplativih sati podeli brojem radnih sati u određenom periodu. Na primer, ako radnik ima 30 obračunskih sati u određenom periodu, a broj radnih sati u istom periodu je 40, stopa iskorišćenosti radnika je 75 procenata.

Kada izračunate stopu iskorišćenosti za radnika, možete izračunati ili naplativu stopu ili stopu efikasnosti:

• Naplativa tarifa – Razlika između časova naplate i časova koji se ne mogu naplatiti ili časova norme.
• Stopa efikasnosti – Razlika između produktivnih časova i neproduktivnih časova ili časova norme. Produktivni sati su sati koje radnik provodi doprinoseći određenom projektu. Produktivni sati se obično naplaćuju klijentima, osim u slučaju internih projekata. Neproduktivni sati se klijentu nikada ne naplaćuju.

Cene korišćenja izračunavate na stranici " Sat korišćenja ". Izračunavanja se zasnivaju na podrazumevanim željenim opcijama. Ove željene opcije takođe određuju način izračunavanja časova dodeljivanjem iskorišćenosti ili opterećenja svakoj vrsti projekta. To se odnosi na izračunavanja naplativih stopa i stopa efikasnosti.

• Iskorišćenost – Časovi koji se izveštavaju za izabrani tip projekta uvek se smatraju za korišćenje naplate ili efikasnosti.
• Opterećenje – Sati koji se jave za izabrani tip projekta uvek se smatraju za neisplativu ili neesesivu iskorišćenost.
• Prema svojstvu reda – Svojstva reda određenog sata transakcije određuju da li se časovi smatraju za korišćenje naplate ili efikasnost.
• Nije uključeno – Časovi nisu uračunati u obračun iskorišćenosti naplate ili efikasnosti.

Na stranici "Sat iskorišćenosti ", pored ukupnog procenta iskorišćenosti za radnika ili projekat, možete da videli i broj časova koji su korišćeni za obračun stope iskorišćenosti za svaku od sledećih vrsta časova:

• Nisu obuhvaćeni časovi– Ovi sati nisu uključeni u stopu iskorišćenosti sata.
• Uključeno radno vreme– Ovi časovi se izračunavaju dodavanjem časova korišćenja i radnog vremena opterećenja. Ovi sati su uključeni u stopu iskorišćenosti.
• Radno vreme opterećenja– Ako računate naplativu tarifu, ovi časovi su isto što i radno vreme koje se ne naplaćuje. Ako računate stopu efikasnosti, ovi sati su isti kao i neproduktivni sati.
• Radno vreme korišćenja – Ako računate naplativu tarifu, ovi časovi su isti kao i časovi naplate. Ako računate stopu efikasnosti, ovi sati su isti kao i produktivni sati.

Kada izračunavate stopu iskorišćenosti za radnika, možete da koristite normirane sate ili uključene sate. Ako koristite uključene sate, morate osigurati da radnici evidentiraju celo svoje radno vreme za periode vremenskog rasporeda, jer se izračunavanje izražava kao procenat unetih sati. Kada izračunate stopu iskorišćenosti sati za projekat, ugovor o projektu, evidenciju klijenta ili kategoriju, za izračunavanje morate koristiti uključene sate.

Pregled izjava o projektu

Možete da napravite izjavu o projektu da biste videli brzi snimak napretka projekta. Kada pokrenete izvod projekta, možete da navedete kriterijume koji se koriste za izračunavanje izvoda tako što ćete napraviti izbor na kartici "Opšte postavke " na stranici "Izjave projekta ". Možete izabrati da uključite ili izuzmete sledeće informacije:

• Tipovi projekata
• Tipovi transakcija
• Datum projekta / datum glavne knjige
• Podaci

Nakon izračunavanja izvoda, na stranici "Izjave projekta" možete pogledati sledeće informacije na različitim karticama :

• Opšte – Opšte informacije o osnovnoj strukturi profita i gubitka projekta.
• Dobit i gubitak – Informacije o akumuliranim prihodima.
• PUT – Informacije o saldima naloga za PUT.
• Potrošnja – Informacije o potrošnji časova, artikala, troškova i transakcija platnog spiska.
• Faktura – Informacije o fakturama i fakturisanju na računu.
• Sat. – Sat vremena za časove koji se knjiže na konta prihoda i troškova.